System obsugi zlece na zaopatrzenie w wyroby medyczne

System obsługi zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne Szczecin, grudzień 2019 r. 1

§ Podstawy prawne • Ustawa z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych zmieniona: • Ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1515) • Ustawą z dnia 6 grudnia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z e-skierowaniem oraz listami oczekujących na udzielenie świadczenia opieki zdrowotnej (Dz. U. poz. 2429) • Ustawa z dnia 16 maja 2019 r. o zmianie ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1096) • Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie wykazu wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie • Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 marca 2019 r. w sprawie zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne oraz zlecenia naprawy wyrobu medycznego (Dz. U. poz. 582) • Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 2 sierpnia 2019 r. w sprawie zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne oraz zlecenia naprawy wyrobu medycznego (Dz. U. poz. 1555) 2

Interesariusze • Pacjent • Osoba uprawniona do wystawiania zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne (lekarz, pielęgniarka, położna, felczer, fizjoterapeuta) • Świadczeniodawca realizujący zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne • Płatnik (NFZ) 3

Proces obecny Wystawienie zlecenia Potwierdzenie zlecenia Realizacja zlecenia Obowiązujący proces obsługi kart i wniosków na zaopatrzenie w wyroby medyczne wymaga wizyty pacjenta w placówce macierzystego OW NFZ (W przypadku błędnie wystawionych zleceń kilkukrotnej) 4

Proces po optymalizacji Operacje wykonywane są on-line Wystawienie zlecenia żądanie odpowiedź Potwierdzenie zlecenia Weryfikacja zlecenia Potwierdzenie uprawnień Realizacja zlecenia Nowe rozwiązania NFZ pozwolą znacznie ograniczyć potrzebę wizyt pacjenta w NFZ i tym samym zwiększą dostępność do wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie, szczególnie dla pacjentów z małych miejscowości, skąd do placówek Funduszu jest daleko. Pacjent będzie mógł otrzymać od razu zlecenie gotowe do 5 realizacji.

Spodziewane korzyści wynikające z realizacji projektu 6

Pacjent • Brak potrzeby wizyty pacjenta w siedzibie OW NFZ w celu potwierdzenia zlecenia • Możliwość korekty błędnie wystawionego zlecenia w trakcie wizyty po otrzymaniu zwrotnej informacji z systemu NFZ (obecnie korekta zlecenia wymaga ponownej wizyty pacjenta) • Oszczędność kosztów i czasu - szczególnie odczuwalna dla pacjentów mieszkających z dala od siedziby NFZ • Wyeliminowanie konieczności wizyty pacjenta we właściwym OW NFZ zgodnie z rejonizacją wynikającą z adresu zamieszkania pacjenta 7

Osoba uprawniona do wystawiania zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne (lekarz, pielęgniarka, położna, felczer, fizjoterapeuta) • Możliwość uzyskania informacji o błędnie wystawionym zleceniu już podczas wizyty pacjenta • Uniknięcie kolejnych wizyt pacjentów, mających na celu korygowanie danych zlecenia • Natychmiastowa informacja dla wystawiającego o posiadaniu, bądź nie posiadaniu uprawnień do świadczenia • Niektóre dane mogą być wypełnianie oraz zostać zautomatyzowane w systemie informatycznym świadczeniodawcy (dane pacjenta, dane podmiot). 8

Świadczeniodawca realizujący zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne • Automatyzacja wprowadzania danych do systemu świadczeniodawcy realizującego zlecenie • Zabezpieczenie transakcji sprzedaży wyrobu – pewność refundacji • Wyłączność na realizację przez świadczeniodawcę realizującego zlecenie, który dokonał zgłoszenia przyjęcia zlecenia do realizacji 9

Portal SZOI Nadawanie uprawnień dla administratora ZZ 10

Nadawanie uprawnień w Portalu SZOI Krok pierwszy Nadanie uprawnienia administratora użytkownikowi, który będzie zarządzał operatorami Systemu ZZ. 11

Portal ZZ Zlecenia na wyroby medyczne Wersja systemu do pilotażu: https: //ezwm. nfz. gov. pl/ap-zz/ Wersja systemu do testów: https: //test-ezwm. nfz. gov. pl/ap-zz-test/ 12

Nadawanie uprawnień w Systemie ZZ Krok trzeci Po nadaniu wszystkich potrzebnych uprawnień, operator loguje się do aplikacji, korzystając z danych dostępowych do Portalu SZOI. 13

Nadawanie uprawnień w Systemie ZZ Krok drugi Nadanie odpowiednich uprawnień operatorom, którzy mają mieć dostęp do zleceń. 14

Nadawanie uprawnień w Systemie ZZ Uprawnienia dostępne na liście są domyślnie ustawione jako nieaktywne, a są to: Praca z modułem użytkownika – zalogowanie do systemu AP-ZZ Zarządzanie modułem zleceń zaopatrzenia – zarządzanie uprawnieniami pozostałych operatorów świadczeniodawcy przez administratora W przyszłości planowane jest rozszerzenie listy uprawnień o kolejne pozycje. 15

Portal ZZ Sposób wystawiania zleceń w systemie informatycznym wspierającym proces elektronicznego potwierdzania zleceń na zaopatrzenie pacjenta w wyroby medyczne 16

Wchodzimy w zakładkę Szukaj według: Ø ID świadczeniobiorcy Ø Nr zlecenia Ø Kod wystawiającego Ø REGON wystawiającego Ø Nazwa wystawiającego Ø NPWZ (dotyczy lekarza wystawiającego) Statusu zlecenia: Ø Zarejestrowane Ø W trakcie weryfikacji Ø Zweryfikowane pozytywnie Ø Zweryfikowane negatywnie Ø Anulowane Ø Zrealizowane 17

Zlecenia na wyroby medyczne Zawartość kolumny Operacje jest uzależniona od etapu procesu i jego statusu: edytuj, pobierz, anuluj Zlecenia mogą być wystawiane w trzech trybach: ØJednorazowe ØComiesięczne pierwotne ØComiesięczne kontynuacja 18

Dodawanie zlecenia Aby dodać nowe zlecenie na wyroby medyczne, należy skorzystać z opcji Dodaj zlecenie. 19

Dodawanie zlecenia Data wystawienia zlecenia - nie może być różna od daty bieżącej. Edycja zlecenia w kolejnych dniach po wykonaniu rejestracji wymaga zmiany daty wystawienia na bieżącą. Dane podmiotu pobierane są automatycznie z CWS na podstawie informacji o świadczeniodawcy operatora, który uzupełnia formularz. Nie edytowalne. 20

Dodawanie zlecenia Wybieramy miejsce udzielania świadczeń – jeżeli podmiot ma ich więcej niż jedno

Dodawanie zlecenia Płeć i data urodzenia wypełnia nam się automatycznie Kliknięcie na rozwija typ identyfikatora Wpisujemy imię i nazwisko 22

Dodawanie zlecenia Wybór odpowiedzi „nie” oznacza, że prawo do świadczeń potwierdzone będzie elektronicznie Z listy rozwijalnej wybieramy potwierdzenie prawa do świadczeń na podstawie dokumentu lub oświadczenia Z listy rozwijalnej wybieramy tytuł uprawnień zgodny z obowiązującymi przepisami. W zależności od wybranego tytułu uprawnień z menu rozwijalnego wybieramy rodzaj dokumentu. 23

Ograniczenia uprawnień dodatkowych 1. Jeśli wiek pacjenta ustalony na dzień wystawienia zlecenia (kalendarzowo) jest większy niż 18, nie można wskazać uprawnienia 47 DN. 2. Jeśli wiek pacjenta ustalony na dzień wystawienia zlecenia (kalendarzowo) jest mniejszy niż 16, nie można wskazać uprawnienia 47 ZN. Pacjent musi w dniu wystawienia zlecenia rozpocząć 17 rok życia lub być starszy, aby można było wybrać 47 ZN. 3. Jeśli wiek pacjenta ustalony na dzień wystawienia zlecenia (kalendarzowo) jest większy niż 16, nie można wskazać uprawnienia 47 ZND. Pacjent w dniu wystawienia zlecenia nie może mieć więcej niż 16 lat , żeby można było wskazać 47 ZND. 24

Dodawanie zlecenia Rodzaj dokumentu – wartość uzależniona od wybranego tytułu uprawnienia Pole wymagane w zależności od wybranego rodzaju dokumentu Nr dokumentu, Data ważności, Data wystawienia - pola wymagane lub ukryte zależnie od wybranego rodzaju dokumentu Sekcja występuje tylko, jeśli pacjent jest kobietą 25

Dodawanie zlecenia – wyrób jednorazowy Informacja dla zlecenia jednorazowego. Kod ICD 10 i Kryterium przyznania wyrobu wymagane są zawsze niezależnie od wskazanego wyrobu – wybierane ze słownika 26

Dodawanie zlecenia – umiejscowienie Sekcja występuje, gdy w słowniku wybrano wyrób, który może występować dla prawej i lewej strony ciała. Zaznaczone umiejscowienie ma wpływ na zleconą liczbę sztuk – jeśli zaznaczono prawą i lewą stronę, liczba sztuk musi być parzysta. 27

Ograniczenia uprawnień dodatkowych Jeżeli wymagane jest skrócenie okresu użytkowania wyrobu, należy podać uzasadnienie tej decyzji. 28

Dodawanie zlecenia – osoba wystawiająca Jeśli osoba ma więcej niż jeden rodzaj uprawnienia z podanej grupy – operator musi zdecydować które. Jeśli zalogowany jest operator kontrahenta typu osoba personelu, automatycznie ustawiane są dane tej osoby bez możliwości zmiany. Wpisujemy NPWZ osoby wystawiającej zlecenie 29

Dodawanie zlecenia Przy braku danych system nie pozwoli zapisać zlecenia (sygnalizuje na czerwono). Zlecenie niekompletne lub błędne nie będzie zapisane w system

Dodawanie zlecenia Klikamy przycisk „odśwież listę” Zlecenie po zapisaniu ma status „w trakcie weryfikacji”, gdyż jest weryfikowane, czy jest wystawione poprawnie, czy pacjent ma prawo do świadczeń i czy nie został wystawiony już podobny wyrób medyczny dla tego pacjenta. Wyświetla się jako pierwsze na liście zleceń.

Dodawanie zlecenia Wyświetla nam się status „zweryfikowane pozytywnie” Należy pobrać zlecenie

Pobranie wyników weryfikacji zlecenia Wybór opcji Dalej rozpocznie proces generacji Po wygenerowaniu pliku z wynikami weryfikacji można pobrać dokument w formacie PDF 33

Pobranie wyników weryfikacji zlecenia Każda strona zlecenia zawiera unikalny numer identyfikacyjny zlecenia nadawany przez NFZ Po wydrukowaniu zlecenia musi być ono podpisane przez lekarza i opatrzone pieczątką imienną 34

Statusy zlecenia Zlecenie zarejestrowane w NFZ Zarejestrowane Dotyczy zleceń, które zostały przyjęte do systemu NFZ – zlecenia poprawne pod względem technicznym i merytorycznym – otrzymały numer zlecenia wg NFZ Zlecenie w trakcie weryfikacji W trakcie weryfikacji Zlecenie oczekuje na weryfikację, bądź jest w trakcie weryfikacji 35

Statusy zlecenia Zlecenie zweryfikowane pozytywnie Zweryfikowane pozytywnie 1. Zlecenie, dla którego system zwrócił pozytywny wynik weryfikacji zlecenia 2. Należy pobrać i wydrukować pierwszą oraz drugą części zlecenia (3 strony), na których dostępne będą informacje dotyczące: - Limitu finansowania wyrobu medycznego wskazanego na zleceniu, - Okresu, w jakim zlecenie może być zrealizowane, - Indywidualnego i niepowtarzalnego numeru zlecenia. Po otrzymaniu pozytywnie zweryfikowanego zlecenia, świadczeniobiorca będzie mógł udać się do realizatora zaopatrzenia w celu realizacji zlecenia. 36

Statusy zlecenia Zlecenie zweryfikowane negatywnie - z odmowną decyzją dotyczącą refundacji 1. 2. 3. 4. 5. Zweryfikowane negatywnie Zlecenie, dla którego system wyznaczył negatywny wynik weryfikacji Możliwy wydruk części I i II zlecenia. Wydruk części II zawiera informacje przyczynach negatywnej weryfikacji zlecenia Brak możliwości realizacji takiego zlecenia Zlecenie może zostać poprawione przez Zlecającego poprzez: - wybranie w rubryce operacje „edytuj” , - następnie „błędy” (wyświetla się lista problemów, które można poprawić wskutek edycji zlecenia zaopatrzenia) Jeśli wykryty błąd weryfikacji nie jest możliwy do poprawy przez zlecającego, ale może zostać rozwiązany przez NFZ należy wykonać wydruk zlecenia zaopatrzenia – CZĘŚĆ I i II, podpisać i przekazać świadczeniobiorcy, kierując go do OW NFZ celem potwierdzenia prawa do świadczeń. 37

Zlecenie zweryfikowane negatywnie Przyczyny negatywnej weryfikacji zawarte są na 3 stronie zlecenia zaopatrzenia 38

Edycja i anulowanie zlecenia Można zmienić wynik negatywnej weryfikacji Opcja dostępna dla wszystkich zleceń, prócz pozycji o statusie zrealizowane lub anulowane. 39

Anulowanie zlecenia Rodzaj uprawnienia: Ø lekarz Ø felczer Ø fizjoterapeut a Ø pielęgniarka Ø położna Zasady anulowania zlecenia: - Zlecenie zaopatrzenia przeznaczone do anulowania zostało wystawione przez świadczeniodawcę zlecającego (w ramach tej samej działalności), - Świadczeniobiorca wyraził zgodę na anulowanie zlecenia, - Zlecenie zostało pobrane do realizacji przez realizatora zaopatrzenia - Zlecenie zostało zrealizowane - W przypadku zleceń comiesięcznych, anulowane mogą być tylko okresy wydań: a) późniejsze niż ostatni zrealizowany okres wydania wyrobu b) nie pobrane do realizacji przez realizatora 40

Dodawanie zlecenia – soczewki okularowe Musi być wpisana wartość Aby dodać kolejną soczewkę, należy wybrać typ i uzupełnić wszystkie pola (sfera, cylinder, oś, pryzma) wpisując wartości 41

Dodawanie zlecenia – wyrób comiesięczny Minimalna i maksymalna liczba sztuk możliwa do wpisania wynika z konfiguracji słownika SLORT dla wybranego wyrobu obowiązującej na dzień wystawienia zlecenia Nie może być wcześniejszy niż rok i miesiąc bieżący System automatycznie wpisze kryterium przyznania wyrobu medycznego zgodnie z rozporządzeniem Minimum jeden, maksymalna liczba miesięcy możliwa do wpisania wynika z konfiguracji słownika SLORT dla wybranego wyrobu obowiązującej na dzień wystawienia zlecenia 42

Dodawanie zlecenia – stomia Rodzaj stomii ustalany automatycznie wg wskazanego wyrobu: P. 099. U uostomia P. 099. K koloostomia P. 099. I ileostomia P. 099. PS przetoka ślinowa P. 098 nefrostomia Pole występuje tylko wtedy, gdy w słowniku wybrano wyrób stomijny 43

Portal SZOI Realizacja zleceń zaopatrzenia medycznego 44

Pobranie zlecenia do realizacji Wchodzimy w zakładkę Listę realizacji można przeszukiwać wg: Ø Nr zlecenia Ø Id świadczeniobiorcy Ø Nazwiska świadczeniobiorcy Proces realizacji zlecenia na wyroby medyczne rozpoczyna się od pobrania go do realizacji 45

Pobranie zlecenia do realizacji Po uzupełnieniu rubryk „numer zlecenia” i „PESEL” lub „data urodzenia” klikamy na przycisk „wczytaj dane zlecenia” 46

Pobranie zlecenia do realizacji Data pobrania zlecenia nie może być przyszła Należy wypełnić przy zaopatrzeniu w środki cykliczne: -realizacja od - ilość miesięcy Dane świadczeniobiorcy pobierają się automatycznie, gdyż były one wpisane przez lekarza, przy wystawianiu zlecenia W przypadku, gdy świadczeniobiorca będzie pobierał u realizatora wyroby tylko za jeden miesiąc, należy wpisać ilość miesięcy równą 1. Dla kolejnych miesięcy zlecenie zaopatrzenia będzie ponownie dostępne do pobrania do realizacji.

Pobranie zlecenia do realizacji Jeżeli w trakcie oczekiwania na realizację zlecenia świadczeniobiorca nabierze uprawnień dodatkowych to należy je uzupełnić. Aktualizacja danych świadczenioborcy nie będzie możliwa w kolejnych etapach rejestracji realizacji zlecenia. Klikamy na pobierz do realizacji W przypadku, gdy zlecenie zaopatrzenia zostało pobrane do realizacji (np. : przez innego realizatora zaopatrzenia), wyświetlony zostanie komunikat błędu operacji: a) Dla zleceń jednorazowych - Status zlecenia uniemożliwia jego pobranie do realizacji b) Dla zleceń comiesięcznych - Nie wszystkie pola są wypełnione poprawnie i pole Realizacja od będzie oznaczone kolorem czerwonym. W informacji tego pola, wyświetlony zostanie dodatkowy komunikat, np. : W systemie istnieje pobranie na wskazany miesiąc.

Pobranie zlecenia do realizacji Klikamy na „odśwież listę” Zlecenie ma status „pobrane do realizacji” Następnie „realizuj”

Pobranie zlecenia do realizacji Domyślnie data bieżąca. Może być wcześniejsza w przypadku rejestracji realizacji, która z przyczyn technicznych była wykonana z pominięciem systemu Rejestracja realizacji nastąpiła później niż rzeczywiste wydanie wyrobu (data realizacji jest wcześniejsza niż data bieżąca Miejsce w umowie jest listą wybieralną, należy wybrać odpowiedni punkt System automatycznie wyświetla nam informację o potwierdzonych wyrobach medycznych

Pobranie zlecenia do realizacji Produkty handlowe wybierane z listy zgłoszonej przez świadczeniodawcę w umowie

Pobranie zlecenia do realizacji 3) Uzupełniamy kwotę dopłaty świadczeniobiorcy 4) System automatycznie wyliczy nam łączną kwotę za wyrób medyczny 2) Uzupełniamy liczbę sztuk 1) Cena detaliczna sztuki uzupełnia się automatycznie

Pobranie zlecenia do realizacji Przy zaopatrzeniu w środki cykliczne możemy dodać kolejne pozycje zamienników

Pobranie zlecenia do realizacji Imię i nazwisko pracownika wydającego wyrób Potwierdzamy odbiór wyrobu Należy podać PESEL oraz imię i nazwisko osoby odbierającej Na koniec klikamy „zapisz”

Pobranie zlecenia do realizacji Odświeżamy listę Zlecenie ma status pobrane do realizacji i jest w trakcie weryfikacji

Pobranie zlecenia do realizacji Należy pobrać. pdf Status zlecenia zmienił nam się na „zrealizowane”

Pobranie zlecenia do realizacji Wyświetla nam się „nr zlecenia” i „dla kogo” Wybieramy przycisk „dalej” Generuje nam się dokument w postaci pliku. pdf, który możemy pobrać

Pobranie wyników realizacji zlecenia Sprawdzamy, czy to co wypełniliśmy zgadza się z tym co jest w formie papierowej Po wydrukowaniu dajemy osobie odbierającej, aby czytelnie podpisała się na druku zlecenia 58

Realizacja zleceń zaopatrzenia – wynik negatywny i wycofanie zlecenia Wycofanie pobrania zlecenia do realizacji dla zleceń o statusie zrealizowane możliwe w ciągu 60 min od rejestracji wydania i dotyczy sytuacji błędnej rejestracji wydania środków. Po określonym czasie opcja niedostępna – można skontaktować się z OW NFZ Wycofanie pobrania Każdy z wykrytych błędów należy poprawić, wybierając ponownie „realizuj” i w formularzu „Realizacja zlecenia” nanosząc stosowne zmiany, edytując poszczególne pola. 59

Wycofanie pobrania zlecenia do realizacji Zlecenie zaopatrzenia będzie mogło być ponownie pobrane do realizacji przez innego lub tego samego realizatora. 60

Dziękujemy za uwagę Skład zespołu wdrożeniowego e. ZWM przy ZOW NFZ w Szczecinie: Justyna Juchniewicz Sławomir Rega Ewa Morajska Prezentacja została zrealizowana z użyciem ikon przygotowanych przez Freepik www. flaticon. com Licensed by http: //creativecommons. org/licenses/by/3. 0/ Creative Commons BY 3. 0 61