System Obiegu Informacji Multimedialnej w Urzdzie Miasta Pszw

System Obiegu Informacji Multimedialnej w Urzędzie Miasta Pszów System Obiegu Dokumentów: właściwości użytkowe

Projekt celowy KBN nr 8 T 11 C 009 96 C/2995 „System Obiegu Informacji Multimedialnej - pilotujące wdrożenie w Urzędzie Miasta Pszów” Urząd Miasta Pszów osoba odpowiedzialna mgr inż. Michał Lorek Informatyk Urzędu Politechnika Śląska - Instytut Informatyki

System Obiegu Informacji Multimedialnej § Zakres projektu celowego obejmuje m. in. następujące obszary: • • • system obiegu dokumentów i poczty elektronicznej integracja baz danych istniejących systemów zarządzania urzędem interaktywny system informacji telefonicznej system informacji przestrzennej integrację z Internetem, realizację sieci intranet problemy bezpieczeństwa i kompresji danych Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

System Obiegu Dokumentów Właściwości użytkowe

Cel użytkowy realizacji systemu § § Komputeryzacja i usprawnienie sfery obsługi spraw wnoszonych do Urzędu przez mieszkańców miasta Załatwianie spraw podlega następującym uwarunkowaniom: • • wymogom prawa administracyjnego psychologicznym w relacji urząd-obywatel: każdy ocenia sprawność urzędu po tym jak załatwiono jego sprawę Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

Wstępna analiza projektu § § § Instrukcja kancelaryjna Regulamin Urzędu Miasta Wymagania stawiane przez KBN Wymagania użytkowników Wymagania sprzętowe i programowe Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

Podstawowe pojęcia § § § Rzeczowy Wykaz Akt Spisy spraw Rejestry spraw Dekretacja dokumentu Przepływ dokumentu Archiwizacja dokumentu Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

Obieg dokumentów schemat Registratura Wejście dokumentu Warszawa, 09. 10. 2000 Sekretariat Referat 1 Referat 2 Załatwienie sprawy Burmistrz System Obiegu Dokumentów

Obieg dokumentów tradycyjny a elektroniczny • • Ograniczenia prawne Wygodniejszy dokument w ręce Nawyki pracy Bariery technologiczne Warszawa, 09. 10. 2000 • • Szybkość przesyłania informacji Pewność przesyłu Łatwość śledzenia Tworzenie bazy dokumentów System Obiegu Dokumentów

Zadania użytkownika 1. Registratura: 1. 2. 3. 2. rejestracja sprawy w rejestrach (opis) dołączenie zeskanowanego dokumentu uruchomienie przepływu dokumentu Stacje robocze: 1. 2. 3. przeglądanie poczty przychodzącej rejestracja spraw w odpowiednim spisie uruchamianie przepływów dla spraw wychodzących Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

Korzyści § § § Ułatwienie pracy urzędników dzięki automatycznemu przesyłaniu dokumentów na określone stanowisko Eliminacja (ograniczenie) konieczności posługiwania się dokumentami papierowymi Prowadzenie rejestrów i spisów dokumentów w formie komputerowej bazy danych Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

Korzyści § § § Możliwość dołączania i posługiwania się informacjami multimedialnymi pochodzącymi także z innych systemów Szybszy i łatwiejszy dostęp do informacji (dokumentu, sprawy) Kontrolę przebiegu wykonania terminowość załatwiania spraw Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

System Obiegu Dokumentów Demo

Przykład definicji przebiegu

Odbiór zadań w skrzynce pocztowej Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

Obsługa kroku - spis spraw Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

Obsługa kroku - dokumenty dołączone Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

Obsługa kroku - wybór decyzji zakończenia Warszawa, 09. 10. 2000 System Obiegu Dokumentów

Dziękujęmy za uwagę System Obiegu Informacji Multimedialnej w Urzędzie Miasta Pszów System Obiegu Dokumentów: właściwości użytkowe i zastosowane technologie