Syfte och kravbild Syftet med dagens vning r
Syfte och kravbild Syftet med dagens övning är att studenten skall en första insikt och förståelse för hur inköp är organiserat och fungerar generellt. Påbörja en upphandling av transporter enligt instruktioner i Fallet Ko. S.
Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalitet Rätt plats Rätt kvantitet genom att välja rätt leverantör
Trender som skapat förändring Ökad teknisk komplexitet – specialisering Fokus på kärnverksamhet – outsourcing Andel inköpt värde i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion Ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör
Professionella inköpare – Högre utbildade (handelshögskola, master) – Ansvariga för mer pengar – Oftare kvinnor – Förhandlar oftare fram långtidsavtal – Inblandade i outsourcingbeslut – Tar den globala marknaden i beaktning – Minskar kostnader och antal leverantörer
Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A. J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Internal customer Avgöra Lev. produkt val spec Operative purchasing / order Skriva kontrakt Order läggning styrning Sourcing Supply Buying Procurement Efter leverans hantering Leverantör
Varför starta en upphandlingsprocess? • Lägre pris eller totalkostnad • Högre teknisk nivå eller prestanda • Bättre kvalitet eller mindre felfrekvenser • Kortare ledtider eller högre leveransprecision • Ny marknad eller produkt • Konkurrensutsätta nuvarande leverantörer
Marknad • Lokal marknad • Regional marknad • Global marknad
Att välja leverantörsmarknad • • Geografi Macroekonomi Logistik Teknologi Kostnadsnivå Kommunikation Kulturer
Marknadsundersökning Macro-economic research Meso-economic research Micro-economic research Europe adapted from Faes and de Weerd, 1983 BASF Ford Steel Chrysl Shell er Bayer. GM Automotive e. g. Chemical industry US Japan US
Request For Information (RFI)
(RFI) Förfrågan – Innehåll Ø Non Disclosure Agreement (NDA) Ø Syfte med förfrågan Ø Omfattning Ø Information om företaget Ø Information om produkter Ø Hur svaret skall se ut Ø Kontaktpersoner Ø Tidsplan Ø Villkor vid en eventuell RFQ
Arbetsgång • Befintliga leverantörer • Latenta leverantörer • Presumtiva lev – Leverantörs marknad
Upphandlingsprocess 1. Projektmobilisering • Etablera projektteam • Övergripande planering • Planera kickoff möte 2. Definiera värde och omfattning • Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc • Detaljplanera projektet • Justera mål och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrategi • Analysera marknadskonkurrens och påverkan på bolagets affärer • Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation • Beslut om gruppering map geografi och varugrupper 4. Välj leverantörer för offert förfrågan • Ta fram kandidatlista • Samla in interna krav • Skicka ut leverantörsmarknadsundersökning • Välj leverantörer för offertförfrågan 5. Besluta specifikation och urvalskriterier • Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikationer • Samla in krav och besluta om standardiserade urvalskriterier och viktning 6. Val av leverantör och avtal • Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan • Besluta om manuell eller elektronisk förhandling • Utveckla förhandlingsstrategi och förhandla • Genomför lverantörsbedöm ning enl. ISO • Välj leverantör och teckna avtal 7. Operationell implementering • Ta fram organisation och plan för implementering • Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörs -marknaderna 8. Kontinuerlig uppföljning • Säkra implementering av avtal • Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar • Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmar knaden • Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskraf tiga villkor • Leverantörsut veckling
Code of conduct • All anställning hos leverantören skall vara frivillig • Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder • Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. • Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar • Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal • Alla anställda måste behandlas humant • Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut • Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler • Leverantören måste ha en beredskapsplan • Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler • Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.
CSR OMFATTAR Ø vår egen verksamhet Ø vår relation till våra anställda Ø vår relation till samhället Ø vår relation med våra partners Ø vår relation med våra kunder Ø vår relation med våra leverantörer 16
CSR länktips www. csrsweden. se CSR - EU, http: //ec. europa. eu/enterprise/csr/index_en. htm http: //ec. europa. eu/employment_social/soc-dial/csr/index. htm http: //ec. europa. eu/enterprise/csr/policy. htm European Multi Stakeholder Forum on CSR http: //circa. europa. eu/irc/empl/csr_eu_multi_stakeholder_forum/info/data/en/csr%20 ems%20 forum. htm Svenska Jobs and Society, www. jobs-society. se Nyföretagarcentrum, www. nyforetagarcentrum. se CSR-blogg, http: //www. csrmedia. blogspot. com/ en till CSR-blogg, www. csripraktiken. se Amnesty Business Group, www. amnestybusinessgroup. se Mallen Baker, www. mallenbaker. net Global Compact, www. globalcompact. com ILO, www. ilo. org OECDs riktlinjer, www. oecd. org David Grayson, www. davidgrayson. net Charity Rating, www. charityrating. se We are what we do, www. wearewhatwedo. org Globe Forum, www. globeforum. com Swedwatch, www. swedwatch. org Fair Trade Center, www. fairtradecenter. se Sverige 2000 -institutet, www. sverige 2000. se Bidra. nu, www. bidra. nu Camino Magasine, www. caminomagasin. se CSR Wire, www. csrswire. com den 31 december 2021 17
Som man frågar får man svar. • Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov • Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat • Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild
Som man frågar får man svar 2. • Tydlighet och ”lika” offerter underlättar jämförbarhet • Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde) • Sena ändringar är ofta dyra ändringar
Olika typer av produkter Ø Måste hanteras olika Ø Har olika datastöd Ø Har olika sakägare Ø Har olika beslutsprocesser Ø Har olika leverantörsmarknadstyper Ø Har olika betydelse Ø Har påverkan på olika ställen på Du. Pont
Vad skall köpas in Ø Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Ø Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Ø Logistisk specifikation Ø Ekonomisk specifikation Ø ”Politisk” specifikation (informell spec)
Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Plåga Utnyttja Lågt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996 Högt
Inköp av produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Utrustning Komponenter Råvaror och material Förnödenheter Tjänster Utveckling Trading/Vidareförsäljning Förfrågan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Komplex, alt önskas Enkel (Tydlig) Enkel (Adm-uppl) Från Enkel till Komplex
(RFQ) Förfrågan – Innehåll Ø Produktbeskrivning med specifikation Ø Kvantitet / Volymer Ø Ritningar eller beskrivningar Ø Kvalitets nivåer Ø Leverans instruktioner Ø Kontraktsinformation Ø Villkor och konditioner Ø Andra krav eller villkor Ø Kontraktsförslag
Vem/vilka skall få en offertförfrågan? Initial assessment Möjliga leverantörer Första urval Offert förfrågan Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order
Skillnader i kvalificering för standardiserade Leverantörer som mottagit RFQ Anbud Budgivning Standardiserade produkter eller hyllvaror komplexa leveranser Leverantörer som mottagit RFQ Anbud Leverantör ’short’listade till förhandling Komplexa eller kundanpassade produkter
Leverantörsbedömning
Metoder • Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Self-assessment) • Kreditupplysningsföretag • Certifierande organisation • Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard) • Auditering • Statistik från inköpssystemet
Arbetsgång, forts Ø Preliminärt val Ø ”Fall back” val Ø Kolla referenser Ø Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv – svarta listor, facket, etc. ) Ø Inhämta (vid behov) godkännande internt
Arbetsgång, forts Ø Geografiskt val 1. 2. 3. Lokal marknad Regional marknad Global marknad Ø Använda eller förändra marknaden? Ø Plats i Kraljics matris ger typ av relation och strategi
Grupparbete • Tag fram ett Följebrev för dagens leverantör samt för 3 -5 nya leverantörer • Komplettera med en specifikation • Mailas till anders. eriksson@effso. se • Beskriv i mailet hur ni tänker utvärdera inkomna offerter – kriterier och ranking senast måndag 23 mars 2015.
Marknadsundersökning ØTeknisk utveckling ØStändiga förändringar ØValuta förändringar ØSkatter och tullar
Olika marknadsstrukturer • • Monopol Oligopol Viss konkurrens Perfekt konkurrens
Läsa mer? http: //www. kkv. se/upload/filer/ trycksaker/infomaterial/ lilla konkurrensboken. pdf Lilla konkurrensboken
Leverantörs faktorer Ø Historik Ø Företagsprofil Ø Företagsledning Ø Affärsstrategi Ø Ekonomisk ställning Ø Projekt/Program Ø Leveransprecision Ø Personal - Tillgång Ø Personal - Kompetens Ø Kompetens i organisationen Ø Lev bas Ø Lokalisering Ø Kapacitet Ø Utveckling affärer Ø Teknisk utveckling Ø Produktivitet Ø Miljö Ø Kvalitetssystem Ø IT mognad
Inköpsrollen Technical dimension Commercial dimension • Determine specifications • Audit suppliers’ quality organisation • Value analysis • Quality Control • Supplier selection • Draw up contract • Supply market research • Supplier visits • Requests for quotations • Evaluate quotations • Negotiations with suppliers Purchasing function Logistical dimension Administrative dimension • Optimisation of ordering policy • Order expediting and follow-up • Incoming inspection • Monitoring delivery reliability • Order handling, expediting and filing • Checking supplier invoices • Checking payments to supplier
Inköps roll i värdekedjan Företagets infrastruktur ar M Förvaltning av humankapital Stödaktiviteter gi Teknikutveckling na M Service i ar g Verksam- Utgående Marknads het logistik föring & Drift försäljning n a l Inkommande logistik l Inköp / anskaffning Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985
Profil Operativ • • Noggrann Stresstålig Kommunikativ Strukturerad Vaksam Skinn på näsan Administrativ förmåga Profil Taktisk • Säljande • Kommunikativ • Social kompetens • Lyhörd • Affärsmässig • Drivande
Inköpens betydelse för verksamheten 60 -85 60 -80 50 -70 60 -80 25 -50 Detaljhandel Datorer Hemelektronik Bilindustri Läkemedel 5 12 Administr. 18 Invest. 3 12 Reservdel. 10 -40 50 Tjänste sektor Typisk struktur Tjänster Handelsvaror Produktion sdelar Bearbetad från Kluge, 1996
Uppföljning
Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy High Financial impact Leverage items Strategic items (Competitive procurement) (Partnership) Standard items Bottleneck items (System agreement + e -business solution) (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002 41
- Slides: 41