Sveuilite u Zagrebu Ekonomski fakultet OPERATIVNO POSLOVANJE NABAVE

Sveučilište u Zagrebu Ekonomski fakultet OPERATIVNO POSLOVANJE NABAVE Doc. dr. sc. Ivan Kovač

Operativno poslovanje nabave obuhvaća sve aktivnosti: – Pripreme I izvršenja kupnje – Isporuke – Dopreme – Prijama – Skladištenja predmeta inputa + – Njihovo disponiranje u skladu sa zahtjevima korisnika = sve aktivnosti nakon utvrđivanja/opisivanja potreba I izrade plana nabave Proces Nabavljanja Postupak Nabavljanja Odvijanje Procedure Nabave

TRADICIONALNI PROCES NABAVLJANJA Uočavanje potreba Zahtjev (nalog za nabavu) Zahtjev za materijalom (trebovanje) naručivanje Aktivnosti poslije naručivanja Upit Ponuda (pregovaranje) Narudžba Potvrda primitka narudžbe Otpremnica Obavijest o isporuci Primka Račun Plaćanje

Proces nabavljanja q potrebno je koordinirati usklađeno djelovanje uz što manje praznih hodova ili kvalitativnih pogoršanja q posebnu pozornost treba usmjeriti procesima stvaranja vrijednosti q eliminirati aktivnosti koje ne doprinose stvaranju vrijednosti

Čimbenici koji utječu na vrijeme nabavljanja: ASORTIMAN PREDMETA NABAVE I NJIHOVIH VARIJANATA - Nabava mora pribaviti mnogo vrsta I različite varijante proizvoda pa se I povećava utrošač vremena u procesu nabavljanja ORGANIZACIJA I MJESTO NABAVE - U odnosu na lokaciju dobavljača dolazi do različitog utroška vremena u obavljanju pojedinih aktivosti u procesu nabavljanja TIJEK DOBARA - Utječe preciznost plana nabave, kakvoća organizacije logičkih procesa, usklađenost informacijskih I fizičkih procesa, raspoloživa transportna sredstava, način utovara, pretovara I istovara robe

Elementi procesa nabavljanja ZAHTJEV ZA NABAVU Nalog za nabavu zahtjevnica Interna narudžba Trebovanje Elementi: šifra I naziv proizvoda, potrebna količina, tko je izradio nalog, datum, namjena, podaci o načinu pakiranja, prijedlog potencijalnog dobavljača, mjesto dostave, (posebna obilježja I tehnički zahtjevi) • Izdaju ih organizacijske jedinice kojima s potrebni materijali, robe ili usluge

• Pojedinačna opskrba zahtjev je potrebno izdati u pisanom obliku suglasnost centralne tehničke I financijske službe (ona ispituje raspoloživa financijska srestva I dostavlja zahtjev službi nabave) • Opskrba s vlastitih zaliha zahtjevi se dostavljaju skladišnoj službi te će ona na temelju toga pripremiti I izdati tražene materijale korisnicima materijali se stalno nadopunjuju u uvjetima ručne obrade koristila se prijenosna kartica (umjesto obrazaca za zahtjeva za nabavu)

• Korisnik u svakom trenutku može pristupiti informacijama o izvršenju zahtjeva temeljem evidencije knjiga (dateoteka) narudžbi Donošenju odluke o nabavi prethodi utvrditi je li: - predmet nabave jednoznačno specificiran - zahtjevana vrsta I količina predmeta nabave predviđena planom nabave - normirane količine I rokovi nabave - postoji ekonomska opravdanost nabave ili mogućnost supstitucije s raspoloživim/jeftinijim materijalom - mogu li se predmeti pribaviti recipročnom nabavom/kooperacijom u nabavi/postoji mogućnost najma - zahtjevi sadrže potrebne podatke/potpisani od strane ovlaštene osobe

UPIT ü Zahtjev dobavljaču da dostavi ponudu ili infomacije o proizvodima/uslugama Kada se šalju upiti? Ø Nabava mora na temelju plana potreba ili zahtjeva korisnika pribaviti predmete rada u količinama I vrijednosti za koje očekuje da će postići značajne uštede izborom najpovoljnijeg rješenje Ø Nabava želi iskoristiti povoljnu tržišnu situaciju Ø Javljaju se teškoće u opskrbi postojećih izvora, a potrebno se orijentirati na nove izvore nabave Ø Potencijalne dobavljače se želi upoznati s očekivanim specifičnim potrebama u sljedećem planskom razdoblju I ispitati tržište Ø Prikupljanje informacija o mogućnostima I uvjetima nabave

Temelj – podaci iz vanjskih izvora (baze podataka, katalozi, oglasi, žute stranice u telefonskim imenicima, web mjesta…) Omogućavaju spoznaju tržišnih mogućnosti I orijentaciju na prave izvore s obzirom na ekonomske I ekološke uvjete nabave • Pri odabiru odgovarajućih/prikladnih dobavljača potrebno je voditi računa o značenju predmeta nabave za poduzeće, ukupnoj količini rijednosti predmeta nabave, lokaciji potencijalnih dobavljača, tržišnoj ponudi I dr.

Vrste upita a) Konstrukcijski orijentiran upit (RFQ) – detaljno se određuju obilježja predmeta nabave, u skladu s našim rješenjima I zahtjevima, a dobavljač bi trebao ponuditi upravo takvo rješenje, bez ikakvih izmjena b) Funkcionalno orijentirani upit (RFP) – sadrži podatke o zahtjevima (tehničkim I ekonomskim) koje mora ispuniti predmet nabave u funkcionalnom smislu za predviđenu namjenu, a dobavljaču se prepušta da iskoristi svoja iskustva, znanje I kreativne sposobnosti, kako bi ponudio rješenje za koje smatra da je najpovoljnije

Sadržaj upita: – Naziv I adresa poduzeća koje šalje upit – Datum upita I šifra upita – Neutralni opis predmeta za koji se šalje upit – Količina potreba u određenim rokovima – Rok isporuke predmeta nabave – Adresa odredišta za koju se otprema roba – Način plaćanja – Zahtjev da se raščlani ponuđena ukupna cijena – Rok dostavljanja ponude – Opći uvjeti nabave – Drugi specifični zahtjevi (tehnički propisi, jamstvo kakvoće proizvoda…)

• Kod određivanja dobavljača kojima ćemo poslati upite, odnosno koliko ćemo upita poslati određuje se na temelju sljedećih kriterija: ü Kakvo je značenje potrebne robe s obzirom na njezinu vrijednost I količinu prema klasifikaciji u ABC analizi? ü Nabavlja li se roba po prvi puta ili se naručivanje ponavlja? ü Kakva je ponuda potrebne robe? ü Kako se određuje cijena robe?

• Skupina A (roba s visokim godišnjim potrebama) kod prve nabbave barem 6 upita • Skupina B (roba sa srednjim godišnjim potrebama) barem 4 upita • Skupina C (roba s malim godišnjim potrebama) poznate tržišne cijene, svake 1 -2 godine poslati 1 -2 kontrolna upita

PONUDA • Od ponuđača izražena pismena ili usmena suglasnost jednoj ili više odrđenih osoba za izvršenje konkretnog djela uz definirane uvjete S pravnog gledišta “ponuda je prijedlog za sklapanje ugovora upućen jednoj ili više određeih osoba” • Prijedlog upućen neodređenom broju osoba smatrat će se samo pozivom da se uputi ponuda Da bi ponuda bila valjana mora sadržavati sve bitne dijelove ugovora: ugovorne stranke, datum I mjesto, predmet ugovaranja, količina, cijena

Ponuda se moće I opozvati, ali povlaćenje ponude mora ponuđenome stići prije nego što pošalje izjavu o prihvatu ponude ili u isto vrijeme kada I ponuda Iznimke: - ako je ponuda neopoziva I to je na njoj naznačeno - ako je ponuđeni razumno vjerovao da je ponuda neopoziva, a to poizlazi iz njegova ponašanja

Dobavljači mogu ponude dostaviti samoinicijativno ili na temelju: v. Usmenog ili telefonskog upita kupca v. Pismenog upita kupca v. Objavljenog javnog nadmetanja pismenim putem za nabavu robe I/ili usluga v. Nadmetanja pismenim putem po pozivu u ogrničenom postupku nabave roba i/ili usluga

ISPITIVANJE PONUDA Pravovaljanost –Jesu li ponude zaprimjene u roku? Jesu li u skladu s upitom, oglasom ili pozivom? Elementi ispitivanja ponude • Zadovoljava li ponuđena kakvoća predmeta nabave naše zahtjeve? • Je li ponuđena količina predmeta u skladu s količinom u upitu? • Je li cijena predmeta nabave primjerena tržišnim cijenama? • Jesu li uvjeti I način plaćanja u skladu s tržišnom situacijom? • Tko snosi troškove pakiranja te rizike otpreme I transporta? • Može li dobavljač ispuniti zahtijevani rok isporuke? • Koji su ostali kriteriji značajni za poslovne odnose I kako ih ispunjava pojedini ponuđač?

• Prilikom utvrđivanja najpovoljnije ponude treba ih usporediti prema nizu kriterija – kakvoća I cijena, rok I sigurnost isporuke, rok I način plaćanja, pouzdanost, troškovi I dr. (u stvarnosti nije moguće uzimati sve bitne faktore uspredbe; nedostatak vremena) • Kada je riječ o robi Ili uslugama iste kakvoće može se koristiti usporedba ponuda samo na temelju cijene • Usporedba na temelju roka isporuke, opravdana je u slupajevima hitnih potreba, kad kupcu manjak robe uzrokuje zastoj proizvodnje I dr.

• Za predmete nabave velike pojedinačne vrijednosti ili velike ukupne vrijednosti potrebno je ponude uspoređivati prema svim relevantnim kriterijima I koristiti adekvatan sustav ocjenjivanja ponuda I sposobnosti dobavljača da realiziraju ponuđeno • Prilikom ocjenjivanja ponuda I sposobnosti dobavljača valja voditi računa I o vrsti nabave (nova, modifičirana ponavljajuća ili ponavljajuća), o obilježjima dobara, o primjeni dobara, o rizicima nabave I o troškovima nabave

Odluka o izboru ponude: – U nabavnoj službi određuje se do kojeg iznosa vrijednosti nabave u određenom razdoblju mogu donijeti odluku o izboru referenti nabave I rukovoditeji organizacijskih jedinica nabavne službe – Iznad tih iznosa odluke donosi rukovoditelj nabavne službe ili rukovoditelj poduzeća, odnosno posebna tijela na temelju obrazloženog prijedloga I dokumentacije

Manipulacije u ponudama: Etička načela: ü Lojalnost prema vlastitom poduzeću (ciljevi poduzeća imaju prioritet prema vlastitim ciljevima I ciljevima dobavljača) ü Nepristranost (u međusobnim odnosima) ü Njegovati ispunjenje ugovora ü Izbjegavati ovisnosti I riješiti sukobe interesa ü Primjenjivati partnersko informiranje I komuniciranje ü Osigurati povjerenje ü Pridržavati se zakona I propisa

PREGOVORI Ø Sporazumno sučeljavnje inters, zahtjeva, želja, mišljenja, ideja I stavova dviju ili više ravnopravnih osoba s ciljem da postignu rješenje koje smatraju pravednim i/ili prihvatljivim u konkretnoj situaciji Ø Pregovori u postupku nabavljanja vode se s ciljem zaključivanja ugovora ili poboljšanja uvjeta ugovora o nabai ili u situacijama kada prilikom izvršenja ugovora dolazi do otklona od ugovornih odredbi koje valja dogovorno riješiti

Najznačajniji slučajevi I okolnosti kad su pregovori potrebni: o Nabava robe velike vrijednosti I značenja za kupca o Kad nema dovoljno konkurencije, osobito u slučajevima monopola o Kad od primjenih ponuda nijedna nije zadovoljavajuća (zbog visoke cijene, neodgovarajuće kvalitete. . ) o Nabava proizvoda koji se izrađuju prema specifikaciji kupca o Kad specifikacije nisu potpuno jasne I određene o I dr. PISMENO PREGOVARANJE USMENO IZRAVNO USMENO

Rezultati pregovora: - podlogu za sklapanje ugovora - podlogu za pričuvnu alternative - podlogu da se ponuda ili postavljeni zahtjev ne prihvati I da se pregovori prekinu, a problem se rješava na drugi način

UGOVOR ü Izjava volje dviju strana da se posao (nabava, kupnja, prodaja) obavi na određeni način ü Dokument kojim se prodavač obvezuje da će pod određenim uvjetima isporučiti robu ili izvršiti uslugu, a kupac se obvezuje da će robu preuzeti I u ugovorenom roku platiti ugovorenu cijenu

BITNI ELEMENTI UGOVORA OSTALI ELEMENTI UGOVORA • Ugovorne stranke • Predmet ugovora • Cijena • • Kakvoća Način pakiranja Rok Način I mjesto isporuke Uvjeti plaćanja Način transporta Osiguranje Sudska nadležnost

• Ugovori o nabavi se zaključuju u pismenom obliku iz kojeg su vidljive obostrane obveze I prava ugovornih stana • Najčešće e ugovori zaključuju na temelju ponude dobavljača, njezine analize I rezultata pregovora u svezi uvjeta kupoprodaje – Na temelju ponude I prihvata ponude – Na temelju narudžbe I prihvata narudžbe

Kod zaključivanja niza ugovora s istim ili sličnim uvjetima, koriste se obrasci ugovora u kojima su navedeni uvjeti za sklapanje ugovora: üAdhezijski ugovori: ponuđač određuje sadržaj I uvjete ugovora, a ponuđenom ostavlja mogućnost da te uvjete u cijelosti prihvati ili odbije üTipski ugovori: navedeni su uobičajeni alternativni uvjeti ugovora, a stranke mogu izabrati jedno od ponuđenih rješenja koje im odgovara u konkretnoj situaciji

SREDSTVA ZA POJAČANJE UGOVORA: Ø Jamstvo – ugovor kojim se jamac obvezuje vjerovniku da će ispuniti pravovaljanu I dospjelu obvezu dužnika ako je ovaj ne bi ispunio Ø Ugovorne kazne – novčani iznos ili druga materijalna korist koju je dužnik obvezan platiti vjerovnika za slučaj poverede ugovora Ø Kamate – plaća dužnik vjerovniku ako je zakasnio s ispunjenjem novčane obveze iz ugovora Ø Kapara – novčani iznos ili druga zamjenjiva stvar koju u trenutku sklapanja ugovora jedna strana daje drugoj kao znak da je ugovor sklopljen I kao sigurnost da će se ugovor ispuniti Ø Odustatnina – plaćanje koje omogućuje ugovornom partneru odustajanje od ugovora

Ø Zalog – oblik osiguranja vjerovnikova potraživanja na način da mu dužnik preka neku pokretnu stvar na kojoj ima pravo vlasništva, kako bi se prodajom te stvari mogao naplatiti iz njene vrijednosti ako mu potraživanje ne bude realizirano do dospjelosti Ø Hipoteka – založno pravo na zemljištu ili nekretninama na temelju kojeg vjerovnik može namiriti svoje potraživanje u slučaju da mu založni dužnik ne ispuni dospjelo potraživanje; stjeće se upisom u zemljišne knjige, a može se ostvariti I upisom u registar na pokretninama, koje prema imovinskom pravu imaju svojstvo nekretnine

NARUDŽBA • Nalog kupca prodavaocu, kojim traži robu ili usluge uz određene uvjete • Najvažnija temeljnica u poslu nabavljanja • Može se dostaviti: – Kao prihvat ponude prodavaoca – Kao nova ponuda – Kao prijedlog za zakljuivanje posla na temelju poznatih uvjeta prodaje dobavljača – Kao nalog za izvršenje dijela isporue robe

Narudžba treba sadržavati: § naziv I adresu kupca (naručioca) koji ispostavlja narudžbu § Naziv I adresu dobavljača (prodavaoca) § Naslov (NARUDŽBA) § Datum § Redni broj predmeta koji naručujemo § Opis predmeta § Uvjete § Rok I mjesto isporuke § Rok I način plaćanja § Način otpreme § Potpis naručioca

KONTROLA ISPUNJENJA ROKOVA ISPORUKE PERIODIČNA KONTROLA - Provodi se tjedno ili svake decade na temelju dateoteke narudžaba I dateoteka zaliha KONTROLA DATUMA ISPORUKE Prethodna naknadna

PRIMKA o Robni document o zaprimanju robe na skladište (količinsko zaduženje skladišta) o Prije mi skladištenje robe započinje isporukom od dobavljača pri čemu se provjerava kvantiteta I kvaliteta primljene robe na temelju otpremnice (dostavnice)

ELEKTRONIČKA NABAVA - Logički je nastavak primjene kompjutora u optimiranju procesa internog poslovanja poduzeća I elektroničke razmjene podataka s dobavljačima - Predstavlja obavljanje nabave uz intenzivnu uporabu ICT tehnologije I mreža - Ima potencijal za značajna poboljšanja učinkovitosti pojedinačnih nabavki, cjelokupnog upravljanja javnom nabavom I djelovanja tržišta ugovora u javnoj nabavi

Prednosti Interneta poduzeću: – Kao komunikacijsko-distribucijskog kanala za unaprjeđenje odnosa s kupcima I širokom javnošću što će rezultirati u poboljšanom imidžu te povećanju prihoda od prodaje – Kao sredstvo za poboljšanje odnosa sa dobavljačima, tj. Za poboljšanje učinkovitosti unutar lanca nabave

VRSTE E-NABAVE Jedan dobavljač – mnogi kupci (prodajno orijentirani pristup) izgrađeni, kontrolirani I održavani od strane dobavljača koji na web postavlja informacije o proizvodima omogućujući kupcu informacije o proizvodima njihovo pregledavanje te odabir I postavljanje proizvoda Više dobavljača – jedan kupac (nabavno orjentiran pristup) kupac na webu publicira potrebe za materijalima I traži ponude od potencijalnih prodavača

Više dobavljača – više kupaca (elektroničke burze) online tržišni prostori na kojima se više potencijalnih kupaca susreće sa više potencijalnih prodavača pokušavajući kupiti/prodati proizvodše po što povoljnijim uvjetima trošak registracije i/ili trošak po izvršenoj transakciji – Neutralna/otvorena elektronička tržišta – Tržišta u privatnom vlasništvu