SURAT MENYURAT DAN FAIL 1 PENTADBIRAN PEJABAT KEBANYAKANNYA

SURAT- MENYURAT DAN FAIL 1. PENTADBIRAN PEJABAT KEBANYAKANNYA DIURUSKAN MELALUI REKOD BERTULIS DAN SURAT MENYURAT MERUPAKAN SATU ASPEK YANG PALING PENTING. 2. PENERIMAAN SURAT 2. 1 Melayani surat-surat yang diterima Surat masuk diberi perhatian segera. 2. 2 Memeriksa Mel Masuk a. Surat-surat yang diterima dari luar patut diberi kepada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab pada hari itu. 11

b. Jika surat itu dialamatkan untuk perhatian seorang pegawai tertentu maka ia hendaklah dihantar terus kepadanya tanpa dibuka. c. Tiap-tiap surat masuk hendaklah terlebih dahulu dicop atau ditulis di atasnya tarikh diterima. 2. 3 Memasukkan surat ke dalam fail 22

3. REKOD SURAT-SURAT MASUK 3. 1 Daftar Mel (AP. 71). 3. 2 Cara merekodkan surat berpengelasan peringkat keselamatan a) direkodkan tarikh tandatangan pengirim surat; dan b) juga nombor fail yang surat-surat itu telah dimasukkan. 33

4. MINIT FAIL 4. 1 Menulis Minit Kertas minit disediakan untuk merekodkan surat keluar/masuk dan untuk menulis minit. 4. 2 Cara-cara menulis Minit a) Semua perenggan b) Minit dalam tulisan tangan ditulis dengan jelas dan terang. c) Minit yang panjang hendaklah ditaip. d) Dalam memulakan minit, hanya perlu menyebut ringkasan jawatan pegawai yang diminit, dan minit diakhiri dengan tandatangan penuh dan ringkasan jawatan penulis. 44

4. 3 Minit untuk mendapat keputusan / tindakan a) Minit hendaklah ditulis dengan ringkas tetapi lengkap kandungannya b) Surat dan fail yang dirujuk dicatitkan dalam minit dan disertakan sekali c) Pandangan jabatan lain (jika ada) hendaklah disebut dan d) Pendapat penulis minit tentang keputusan/ tindakan yang diperlu 55

5. Bentuk surat a) JELAS b) KEPALA SURAT RASMI c) SALAMAN – Surat rasmi dimulakan dengan perkataan ‘Tuan’ atau ‘Puan’ sahaja diakhiri dengan ‘Saya yangmenurut perintah’ sebelum tandatangan pegawai. d) NOMBOR RUJUKAN FAIL - mustahak bagi mengesan surat-surat dan untuk mengambil tindakan lanjut yang diperlukan. Sebutkan rujukan surat yang dibalas itu. 66

e) f) g) h) i) TAJUK –Tajuk itu sebaik-baiknya membayangkan – kandungan surat yang berkenaan. NOMBOR PERENGGAN DAN LAMPIRAN – Semua perenggan surat, melainkan perenggan pertama, hendaklah diberi nombor yang berturutan. Nomborkan tiap-tiap muka surat, demikian juga bagi lampiran yang disertakan misalnya ‘Lampiran 1’ atau ‘Lampiran A’. SATU PERKARA – Lazimnya tiap-tiap surat hendaklah dihadkan kepada satu perkara sahaja. Mencampurkan beberapa perkara di dalam sepucuk surat boleh menimbulkan beberapa masalah Lampiran-lampiran ditandakan. Tanda nama ringkas penulis/jurutaip. 77

6. KIRIMAN SURAT a) JABATAN LAIN – dialamatkan kepada Ketua Jabatan mengikut gelaran rasmi jawatan. Jika kandungan surat perlu ditujukan kepada pegawai tertentu, boleh dialamatkan untuk perhatianya. “ u. p: Encik. . . . ” b) ORANG RAMAI - atau PERSEORANGAN ditulis dengan jelas nama dan alamat penerima pada surat dan sampul surat sebutkan pangkat gelaran kebesaran, jika ada, ada didahului dengan kata hormat yang sesuai sebelum gelaran itu. 88

c) FIRMA / BADAN BERKANUN /PERTUBUHAN d) Orang awam atau firma yang menggunakan PEGUAM segala surat menyurat hendaklah melalui peguamnya dan bukannya orang perseorangan atau firma itu. 99

7. PENGELASAN KESELAMATAN BAGI SURAT-SURAT KE LUAR: a) Surat-surat yang dikeluarkan perlu diberi pengelasan keselamatan mengikut peringkat keselamatan fail surat-surat itu b) Cara-cara pengirimannya hendaklah mengikut ‘Panduan Keselamatan’ dan c) Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk menentukan keselamatan surat-surat yang dihantar supaya rahsia-rahsia kerajaan terjamin dari dibocorkan. 1010

8. REKOD SURAT-SURAT KE LUAR: a) dihantar dengan tangan – surat direkodkan dalam bukukiriman tangan dan tandatangan penerima diperolehi. b) Secara berdaftar - perlu direkodkan dalam buku surat - surat berdaftar. 1111

SISTEM FAIL 1. Apakah Sistem Fail 1. 1 Satu proses kelasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod, supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki. 1. 2 Seorang Pengurus pula hendaklah sentiasa mengetahui teknik penyimpanan fail dan rekod-rekod pentadbiran juga perlu menentukan apakah sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan, peralatan yang patut diberi dan personnel yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail. 1212

2. Sistem Pengkelasan Fail 2. 1 Abjab 2. 2 Nombor 2. 3 Abjad dan nombor 3. Keperluan Terhadap Sistem Fail Yang Baik 3. 1 Kepadatan minima. 3. 2 Asesibiliti seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang - Mudah untuk dirujuk. 1313

3. 3 Ekonomi - Menentukan sistem penyimpanan fail adalah dengan kos yang minima. 3. 4 Keanjalan - Bagi maksud pembesaran ruang di masa hadapan. 3. 5 Lokasi - Hendaklah diletakkan ditempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa berlengah. 1414

3. 6 Rujukan Silang - Supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. 3. 7 ‘Retention’ - Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan. 3. 8 Kelasifikasi - Untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan. 1515

4. PUSAT PENDAFTARAN Fungsinya: 4. 1 Menerima mel/surat masuk dan memasukkannya dalam fail-fail yang berkaitan. 4. 2 Membahagikan fail-fail kepada pegawai berkenaan untuk tindakan. 4. 3 Mengawal pergerakan semua fail. 4. 4 Menyimpan fail-fail dengan selamat. 4. 5 Mendaftar semua fail dengan memberi siri-siri nombor dan mengadakan indeks bagi setiap fail. 1616

4. 6 Simpan dalam perhatian untuk dikemukakan kepada pegawai berkenaan bagi tindakan di masa akan datang. 4. 7 Menghantar mel/surat keluar. 4. 8 Mengesan fail-fail apabila dikehendaki oleh pegawai-pegawai yang mengambil tindakan. 4. 9 Memindahkan fail-fail lama dan tidak digunakan lagi ke Arkib Negara. 1717

5. ORGANISASI PUSAT PENDAFTARAN 5. 1 Kebaikan Pusat Pendaftaran 5. 1. 1 Memudahkan kawalan yang berkesan. 5. 1. 2 Penggunaan peraturan dan kaedah yang standard. 5. 1. 3 Tanggungjawab dapat dipastikan. 5. 1. 4 Mengelakkan dokumen-dokumen bertindih. 1818

5. 2 Keburukan 5. 2. 1 Fail sukar dikesan dengan cepat. 5. 2. 2 Kemungkinan fail hilang kerana ramai menggunakannya. 5. 2. 3 Kelewatan mungkin berlaku kerana bilangan fail dikendalikan terlalu banyak. 1919

5. 3 Kebaikan Pusat Pendaftaran dipecahkan 5. 3. 1 Perkhidmatan yang lebih licin dan cepat. 5. 3. 2 kawalan Bilangan fail yang dikehendaki adalah kecil dan adalah lebih kemas 5. 3. 3 Mudah dikesan. 2020

PENGURSAN REKOD-REKOD KERAJAAN 1. Apakah dia Rekod-Rekod Kerajaan? Termasuklah surat, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima dan yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan kerajaan dalam menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka. 2121

2. Kegunaan Rekod i) sebagai bahan sejarah. ii) proses pentadbiran. iii) sebagai bukti. iv) sebagai rujukan. v) membuat penyelidikan/kajian. 2222

3. Tanggungjawab Mengendalikan dan Menjaga Rekod-Rekod Kerajaan i) Melantik seorang pegawai kanan sebagai pegawai Rekod Jabatan. ii) Setiap rekod-rekod Kerajaan hendaklah dijaga dan disimpan dengan baik. iii) Ada satu Jabatan/Badan yang khas tugasnya menyimpan dan memelihara rekod-rekod Kerajaan yang bernilai. iv) Membuat pemeriksaan/kajian terhadap rekod- rekod Kerajaan yang tidak digunakan lagi. v) Adakan perbekalan undang-undang mengenai rekod yang bernilai. 2323

4. Pengurusan Rekod-Rekod Kerajaan 4. 1 Ialah satu cara saintifik untuk merekod dan mengawal maklumat-maklumat dari masa ianya diwujudkan sehinggalah ianya dihapuskan. 4. 2 rekod Adalah satu aktiviti yang menentukan supaya semua rekodyang diperlukan oleh mana-mana pihak pengurusan dapat diperolehi dengan cepat dan tepat. 2424

4. 3 Cara-cara menguruskan rekod: i) Memelihara semua rekod yang kekal. ii) Memisahkan dan memindahkan serta menghapuskan semua rekod-rekod yang tidak berguna lagi. iii) Mengadakan jadual untuk menunjukkan tempoh penggunaan rekod. iv) Mengadakan alat kelengkapan yang sesuai untuk rekod. 2525

v) Mengadakan pusat mengelola dan mengawal rekod dalam organisasi. vi) Adakan satu buku peraturan mengenai sistem penyimpanan rekod sebagai panduan. vii) Menyelia dan melatih kakitangan-kakitangan rekod. viii) Mengulangkaji dari semasa ke semasa sistem rekod dalam organisasi. 2626

5. Memelihara Rekod-Rekod i) Bilik simpan rekod mestilah tidak lembab, atap bocor, dinding berlobang dan cukup pusingan udara. ii) Terhindar dari bahaya banjir dan bahang matahari. iii) Awasi dari bahaya tikus dan lain-lain serangga. iv) Bersihkan dengan alat ‘vacum cleaner’ supaya abuk tidak terkumpul. 2727

v) Rekod-rekod yang basah dianginkan kering. vi) Rekod-rekod yang koyak diperbaiki/ditampal. vii) Sediakan Alat Pemadam Api. viii) Bilik rekod jangan digunakan sebagai tempat makan minum, merokok atau menyimpan asid, cat, dakwat dan minyak spirit. 2828

MENJAGA DAN MENYIMPAN REKOD 1. Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan Seksyen 4(1)(d) Undang-undang Arkib Negara 1966, tugas Pengarah Arkib Negara “untuk memeriksa rekod-rekod dalam simpanan mana- mana Pejabat Kerajaan dan menasihatkannya berkenaan dengan simpanan dan pemeliharaan rekod-rekod tersebut” 2929

2. Menjaga Rekod-rekod Pegawai-pegawai Rekod Jabatan bertangungjawab mengurus supaya kesemua rekod-rekod dijagai dengan baik dan tidak mengalami apaapa kerosakan. Tempat simpanannya janganlah dimasuki air dan pancaran matahari yang terus menerus. 3030

3. Pertukaran Udara Untuk Tempat Simpanan Rekod Jika boleh, tempat simpanan rekod-rekod hendaklah mempunyai alat hawa dingin yang dipasang setiap masa, pintu-pintu hendaklah dibuka di waktu hari panas dan kipas-kipas siling dan kipas mengeluarkan udara dihidupkan supaya membolehkan udara berlegar dengan senang. Pintu-pintu dan tingkap-tingkap itu hendaklah dipasang dengan net dawai yang dianyam rapat untuk menyekat serangga terbang masuk ke dalam kawasan simpanan tersebut. 3131

4. Membersihkan Tempat Simpanan Rekod Mestilah sentiasa bersih dan teratur, dan dicuci dengan pencuci hampagas (vacuum cleaner) sekurang-kurang seminggu sekali. 5. Memeriksa Tempat Simpan Rekod Dan Kawasannya Tiap-tiap enam bulan, tempat simpanan rekod-rekod dan kawasan di sekelilingnya hendaklah diperiksa untuk mengawas serangga-serangga. 3232

6. Penggunaan Racun Serangga Tiap-tiap bulan, tempat simpanan rekod-rekod hendaklah disembor dengan racun serangga yang mengandungi bahan-bahan kimia seperti D. D. T. Dieldrin, pyrethrum, gaama benzene hexachloede. 7. Mengawasi Daripada Anai-anai. 8. Larangan Makan. 3333

9. Mengawasi daripada Api 10. Menyimpan Rekod-rekod Di Tempat Sesuai 11. Rekod-rekod Yang Tidak Dipakai. Hendaklah juga dijaga dengan cara yang sama tetapi disimpan berasingan. Rekod-rekod ini hendaklah disenaraikan dipindahkan ke Pusat Perkhidmatan Rekod, Arkib Negara Malaysia. 3434

12. Menjaga Fail 13. Menyelitkan Semula Fail Tertanggal 14. Membaiki Muka Surat Yang Koyak. 15. Membersih Rekod-rekod 16. Langkah-langkah Menghapuskan Serangga Dan Lapok 17. Mengeringkan Rekod Basah 18. Menyelamatkan Rekod-rekod Terendam Air. 3535