SURAT BISNIS Penulis surat bisnis harus memahami tiga

SURAT BISNIS Penulis surat bisnis harus memahami tiga hal Masalah yang akan dikonfirmasikan Bentuk atau teknik penulisan surat Bahasa dan istilah bisnis Istilah bisnis bersifat khas dan berlaku universal

TERMINOLOGI BISNIS UMUM • After sales service =Layanan purna jual • Air way bill/AWB = Surat angkutan barang yang dikirim dengan kapal udara • B/L Bill of Lading = Konosemen = Surat angkutan barang yang dikirm dengan kapal laut • CCB = Claim Constatering bewijs = Tanda bukti kerusakan barang • Claim = Tuntutan • Confidential = Rahasia • Consignment = Konsinyasi = Perdagangan titip jual • Accomodation, akomodasi = semua yang memenuhi keperluan seperti penginapan dan transportasi • Mail order selling = penjualan barang melalui pos • Manual = buku pedoman pengoperasian barang

TERMINOLOGI BISNIS • Brosur = lembaran berita yang umumnya berisi gambar dan keterangan singkat mengenai suatu produk • Cargo = muatan • Certificate of origin = surat keterangan yang menyatakan asal barang diimpor. • Commercial Invoice = faktur untuk perdagangan internasional • Faktur = surat perhitungan mengenai barang-barang yang dijual (tanda Bukti jual beli barang) • Joint venture = gabungan beberapa perusahaan untuk bekerjasama dengan Cara bagi hasil. • Leasing = penyewaan • Long term loan = pinjaman jangka panjang lebih dari lima tahun.

TERMINOLOGI BISNIS • • Monster, sample = contoh barang Packaging = pengepakan Packing list = daftar rincian barang dalam peti Patent = hak dari pemerintah kepada orang atau badan yang menemukan hasil atau karya lain Ready stock = persediaan barang yang siap untuk dikirim. Retail outlet = toko eceran SE & O (salvo errore at ommisionem) atau sering juga disebut E & O (error and ommissions excepted) = perhitungan dapat dibetulkan jika terdapat kesalahan. Underwriter = pemegang resiko, orang atau perusahaan yang menangani masalah asuransi

TERMINOLOGI BISNIS CARA PEMBAYARAN • DP (down payment)/bayar dimuka = barang-barang dibayar sebelum barang diterima atau sebelum barangnya ada. • Cash/tunai = barang dibayar tunai bersama surat pesanan • Dibayar dibelakang = pembayaran dilakukan beberapa saat setelah barang diterima • CAC/ Cash and Carry = harga barang dibayar dahulu sebelum barang dibawa • COD Cash on Delivery = harga barang dibayar dilakukan pada waktu barang diserahkan • Secara rembers = pembeli menyerahkan pembayaran kepada pengangkut barang pada waktu barang diserahkan

TERMINOLOGI BISNIS POTONGAN HARGA • Potongan tunai • Korting atau discount • Rabat • Rafaksi Potongan berat • Tarra = potongan berat kotor barang • Ekstra tarra = potongan barang karena pembungkusnya yang luar biasa misalnya peti yang memakai pelat besi. • Tarra netto = potongan berat yang diberikan setelah barang ditimbang dengan sungguh-sungguh. • Tarra faktur = potongan berat kotor barang yang resmi dicantumkan pada barang yang dikirim.

PROSEDUR UMUM SURAT BISNIS Penjual Penjual S. Perkenalan S. Permintaan Penawaran S. Penawaran Calon Pembeli S. Pesanan Pembeli S. Pengiriman Pesanan Pembeli S. Penuntutan S. Penagihan

CHAPTER 2 SURAT PERKENALAN

II. SURAT PERKENALAN Surat perkenalan adalah surat dari penjual kepada calon pembeli mengenai informasi perusahaannya atau produk/ jasa. Tujuan : mengatur atau memberikan konfirmasi janji, memberitahukan promosi penjualan, dan memberitahukan produk baru. Agar surat perkenalan dapat efektif ke sasaran yang dituju, maka perlu memperhatikan: 1. Pemahaman tentang calon konsumen 2. Kemungkinan dibutuhkannya barang/jasa yang ditawarkan 3. Keterangan produk 4. Keunggulan produk yang ditawarkan dibandingkan produk sejenis 5. Cara menghubungi bila calon pembeli berminat 6. Penawaran-penawaran khusus lebih diutamakan

Penulisan surat perkenalan Pembuka : informasi bonafiditas perusahaan dan bidang usaha ciri khusus produk Inti : persuasi Penutup : harapan, prospek yang diinginkan keuntungan/manfaat kualitas, kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, peralatan

CHAPTER 3 SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

III. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN Merupakan surat dari calon pembeli kepada penjual yang meminta penawaran. Tujuan : untuk meminta informasi mengenai produk atau jasa yang meliputi katalog, brosur, dll Untuk meminta penawaran barang, perlu menanyakan: 1. Nama dan jenis barang 2. Ciri-ciri khusus(spesifikasi)barang, yaitu type, ukuran, kualitas, kapasitas, dll 3. Harga satuan 4. Potongan 5. Cara pembayaran 6. Cara penyerahan 7. Service gratis, garansi, layanan purna jual

Surat permintaan penawaran jasa, perlu menanyakan: 1. Bentuk layanan jasa yang dapat diberikan penjual 2. Peralatan yang dipergunakan sebagai penunjang 3. Harga 4. Potongan 5. Cara pembayaran Penulisan surat permintaan penawaran Pembuka : pengenalan diri menyatakan maksud Inti : menanyakan meminta keterangan Penutup : harapan, ucapan terima kasih

CHAPTER 4 SURAT PENAWARAN

IV. SURAT PENAWARAN Penawaran produk dari penjual kepada pembeli dapat terjadi karena Ada permintaan penawaran atau tanpa ada permintaan penawaran. Hakikat surat penawaran adalah memberikan informasi tentang produk Dan mengugah minat calon pembeli agar tertarik pada yang ditawarkan Surat penawaran harus memenuhi syarat-syarat : 1. Bahasa surat harus menarik 2. Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi produk yang di tawarkan. 3. Isi surat harus bersifat memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang produk yang ditawarkan 4 Surat penawaran harus berisi keterangan yang lengkap dan se baiknya dilampiri gambar-gambar

Penulisan surat penawaran Pembuka : penunjukan acuan pengenalan diri Inti : informasi detail/spesifik -spesifikasi produk -harga dan potongan harga -pembayaran -layanan purna jual, dll Penutup : harapan, ucapan terima kasih

V. SURAT PESANAN Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang isinya me Mesan produk tertentu. Informasi produk Hal-hal yang perlu disampaikan: 1. nama, jenis, type, ciri-ciri barang yang dipesan 2. Jumlah atau banyaknya barang yang dipesan 3. Cara pembayaran 4. Cara pengiriman barang atau penyerahan 5. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman 6. Harga dan bila perlu kalkulasi harga bila sudah pasti perinciannya 7. Potongan harga

Penulisan surat pesanan Pembuka penunjukan acuan iklan s. penawaran wiraniaga Inti deskripsi barang/jasa Penutup harapan, ucapan terima kasih

VI. SURAT PENGIRIMAN PESANAN DAN SURAT TANDA BUKTI Fungsi surat pengiriman pesanan selain menerangkan pengiriman barang juga sebagai pengantar untuk dokumen yang dikirim. Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan: a. Berdasarkan order yang mana barang dikirim b. Jenis barang apa saja yang dikirim c. Berapa jumlah barang yang dikirim d. Alat angkut yang dipergunakan e. Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan

Dokumen barang yang sering dilampirkan bersama surat pengiriman barang (sesuai dengan kasus) 1. 2. 3. 4. 5. Surat pengantar barang, dan faktur Bila dikirim dengan perusahaan pengangkutan, harus ada surat muatan barang atau surat angkutan barang: a. surat jalan kendaraan darat b. bill of lading (B/L) atau konosemen kapal laut c. air way bill (AWB) pesawat Bila barang perlu dirinci atau dipak, harus dibuat daftar rincian barang sesuai faktur Bila telah dilakukan pembayaran baik seluruhnya atau sebagian dilampirkan kwitansi Bila diasuransikan, dilampirkan polis asuransi.

Pembuka Penulisan surat pengiriman pesanan : acuan pesanan waktu pengiriman Inti : jenis dan jumlah barang pengepakan (bila ada) penyebutan dokumen yang dilampirkan Penutup : estimasi tibanya barang pengharapan