Support la Recherche Prospectives LPNHE Paris Biennale 2016

Support à la Recherche Prospectives LPNHE Paris Biennale 2016 04/10/2016 – Pise

Déroulement Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Méthode de travail du Groupe de Travail (GT) • Les fonctions support dans le CNRS et localement • Bilan de l’enquête • Pistes de discussion 2

Méthode de travail du GT • Composition du GT: – – – Patricia Warin-Charpentier – informatique Thomas Audo – informatique Evelyne Mephane – administration Magali Carlosse – administration Bernard Canton – services généraux Michaël Roynel – services généraux Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Des réunions élargies sur des thèmes – Accueil (Gesper, …) : GT + François Legrand, Diego Terront, Isabelle Cossin, Laurence Marquet – Doctorants: GT + Rémy Le Breton • Une enquête auprès du personnel – Enquête en ligne + des interviews 3 • 40 personnes: 11 ITA et 29 chercheurs dont 7 doctorants • Représentativité des groupes, des services et des représentants des

• Les fonctions support dans le CNRS et localement Qu’est ce que le support? Biennale 2016 04/10/2016 – Pise – Ensemble des compétences qui fournissent des services aux fonctions métier de l’établissement mais sans être en lien direct avec le cœur de métier. – Périmètre : finance, achat, ressources humaines, patrimoine, système d’information, services généraux, communication, juridique, secrétariat de direction, restauration • Personnels concernés au LPNHE – Service administratif (dont Pôle financier, Pôle RH, Pôle communication) – Service informatique (la partie support) – Services généraux – Des fonctions individuelles • Assistant de Prévention (AP) • Correspondant Formation (Co. Fo), • Correspondant Valorisation 4

• Les fonctions support dans le CNRS et localement Fonctions support au CNRS – RGPP a entrainé Plan d’Action 2012 -2015 au CNRS Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Optimisation des fonctions supports (taux de 11, 8%) • 1 COMUE = 1 DR nouvelle répartition des labos dans les DR • Service mutualisé IDF à Villejuif: IFSe. M – Achats transverses, Formation collective, Patrimoine immobilier et logistique, Systèmes d’informations partagées • Dématérialisation de la chaîne des dépenses – Achats en ligne – Plateforme de réception centralisée des factures à Nancy • Protocole de travail pour un SI partagé – CNRS, Universités, AMUE • Déploiement d’une Offre de Services au unités – Mail, Hébergement web, My. Core, My. Com, etc… – MAP succède à RGPP et nouveau Plan d’Action 2016 -2019 au CNRS • Développement de la numérisation des procédures • Optimisation des activités 5

• Les fonctions support dans le CNRS et localement Fonctions support sur campus Jussieu – Biennale 2016 04/10/2016 – Renforcement du rôle des services de l’UPMC depuis 2010 Pise • Direction de la logistique et des campus (DLC): – Service de Sureté » Contrôle d’accès (programmation clefs Kaba et serrures) – Service de Sécurité Incendie » Assistance à personnes DATI – Service soutien » Ménage prestataire Labrenne » Courrier centralisé au Bâtiment Esclangon – Mise en place des Chefs de site » Relais entre labos et services UPMC : DLC, DPI, et autres » Contacts obligés pour Maintenance, Incidents, etc … • Direction du Patrimoine Immobilier (DPI) – Services Techniques » Entretien et Réparations – Service du patrimoine et de la Maitrise d’ouvrage » Gestion des garanties de construction (GPA) Infiltrations, Fenêtres » Mise en place des Demandes de travaux (DPI) » Tous les travaux passent par la DPI 6

• Les fonctions support dans le CNRS et localement Fonctions support au LPNHE – Effectifs Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Départ en mutation : 1 Technicien depuis 01/2016 Pas remplacé • Départ en détachement : 1 Ingénieur à partir 01/11/2016 • 1 Technicien à 80% à partir mi-septembre 2016 • Départ en retraite : 1 Ingénieur en 2018 Risque d’une baisse plus importante? – Compétences • Adaptation aux évolutions des tutelles, des outils et de nos équipements – Gestion adminsitrative des Véhicules par IFSe. M Prestataire d’analyse des coûts d’entretien – Equipements audio-vidéo de l’amphi Charpak – Outils communs en informatique : serveur mail, et sauvegarde par CCIN 2 P 3 – Outils de gestion : Ges. Lab, Facturation centralisée, Agate, Simbad, Webcontrat, Reseda, etc… • Expertise – Formateurs : Accompagnement des gestionnaires, Communication – Observatoire des métiers (OMES) : groupe de travail fiche métier 7

Bilan de l’enquête • Infos générales dans LPNHE – Multiplicité des outils Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Redondance et saisie multiple – Gesper / Fichier de gestion des personnels sous Excel – Formulaire des missions / Simbad / Agate – Foodle / Meeting! / Doodle – Site web LPNHE • Ergonomie site web LPNHE peu pratique • Infos pas toujours à jour – Souhait de documents bilingues – Améliorer la communication au sein LPNHE • Vers qui ? • Comment ? Mail, Web, Ecran Led, Indico, Atrium, oral, papier … 8

Bilan de l’enquête • Activités pour les locaux – Bureaux Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Souhait de ne pas dédier des pièces aux doctorants • Pouvoir ouvrir ou fermer les fenêtres • Résoudre le problème des infiltrations – Salles de réunion • • • Stabiliser l’aménagement (nombre sièges, prises) Fonctionnement climatisation/chauffage Annuler la réservation si la salle n’est pas utilisée Réservation pour amphi Charpak à simplifier Equipements de l’amphi Charpak à améliorer – Visioconférence • Fonctionnement difficile dans certains cas • Attente d’une aide • Multiplicité des solutions Mais souvent pas « plug and play » ! Rien d’automatique pour les salles de réunion 9

Bilan de l’enquête • Activités pour les locaux (suite) – Salles blanches / de tests Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Compléter les équipements des sas – Relation avec l’UPMC • Ménage des locaux à améliorer LPNHE ne maitrise pas • Téléphonie subissant des coupures LPNHE ne maitrise pas • Chauffage/Climatisation piloté par UPMC • Suivi des interventions aléatoires peu de retour par UPMC • Turn-over des responsables UPMC • Activités logistiques – Véhicules • • Souhait de garder véhicules à Paris et à Genève Difficulté à effectuer la maintenance du véhicule de Genève Utilisateurs satisfaits de la location de véhicule au Cern Peu de respect des véhicules par les utilisateurs (surtout à 10

Bilan de l’enquête • Activités logistiques (suite) – Inventaire Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Difficile communication entre inventaire comptable et inventaire physique • Absence d’outil adapté • Démotivation des services – GLPI (informatique et services généraux) • Satisfaction de l’utilisation • Certains tickets avec des temps de traitement long • Fermeture de ticket avant la résolution complète – Résa LPNHE • Ergonomie limitée • Peu adaptée pour réservation véhicule – Absence d’infos réglementaires » Noms des conducteurs et passagers » Destination et étape éventuelle » Engagement des conducteurs sur permis de conduire en règle 11

Bilan de l’enquête • Activités d’accueil de personnes – Circuit d’information à améliorer (avec Gesper ou sans) Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Remontée des informations à la direction • Transmission des éléments à tous les intervenants concernés – – – L’accueillant Responsable de groupe ou service de l’arrivant, Services Administration, Informatique, Généraux Assistant prévention Administrateur Atrium … – Délai d’annonce à respecter pour les arrivants (visiteurs, stagiaires, etc …) – Faciliter les démarches administratives externes (visa, etc. . . ) pour l’arrivant 12

Bilan de l’enquête • Activités financières – Missions • • • Biennale 2016 04/10/2016 – Pise Multitude de documents à remplir Faciliter l’accès aux documents Changement de réservation difficile dans Simbad Délai de remboursement à réduire Avance remplacée par Carte Corporate Nécessite que le remboursement intervienne avant le prélèvement (45 jours) – Achats • Fonctionnement des précommandes trop peu informatisé • Attente du module Achat du CNRS saisie directe par l’acheteur • Suivi des commandes à améliorer – Mettre à disposition la copie de la commande pour l’acheteur – 1 rubrique budgétaire = 1 gestionnaire fonctionnement difficile en cas d’absence, l’acheteur n’est pas toujours prévenu de l’absence 13 • Suivi du budget à améliorer

Bilan de l’enquête • Activités informatiques – Nécessité d’avoir des ASR dans le laboratoire Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Assurer la Sécurité informatique (réseau spécifique LPNHE) • Spécificité du domaine de la physique et des expériences – Améliorer l’information / la formation aux utilisateurs – Développer des outils, des bases de données – Améliorer le Wifi • Augmenter nombre borne Wifi – 25 bornes sur domaine/réseau LPNHE – Environ 10 bornes sur domaine/réseau UPMC (à l’intérieur locaux LPNHE) • Activités pour Appels à Projets (AAP) – – Des procédures très changeantes pour déposer un AAP Attente d’une aide interne pour monter les dossiers Avoir les liens avec les sites des AAP Faire remonter les informations à la direction du LPNHE 14

Pistes de discussions • Aménagement des locaux – Quelle répartition des activités dans les locaux – Quel « confort » souhaitable Biennale 2016 04/10/2016 – Pise • Circulation des informations dans le laboratoire – Comment elles arrivent aux personnes concernées ? Bottom up – Comment elles sont diffusées ? Top down • Comment travailler avec l’extérieur ? – – Collaborateurs UPMC CNRS Autres 15

Pistes de discussions • Vers quel avenir ? – En moyens humains – En moyens financiers – Quelle organisation ? Exemple des véhicules : Moyens financiers + Moyens humains + Organisation Biennale 2016 04/10/2016 – Pise Malgré tout: Personnel du LPNHE globalement satisfait des services support du laboratoire ! 16

Discussion ! • Biennale 2016 04/10/2016 – Pise 17