SUNUM GNDEM 1 Birlik Bakan Sayn Suat YALKINn

SUNUM

GÜNDEM 1. Birlik Başkanı Sayın Suat YALKIN’ın toplantıyı açış konuşması 2. Birlik Eğitim Müdürü Metin İÇTEM’İN sunumu Ø Esnaf ve sanatkarlar meslek kuruluşlarında, Genel Sekreterlik ve Eğitim Müdürlüğü Ø Zamanı faydalı kullanmanın yöntemleri 3. Üyelerin görüşleri 4. Soru ve cevaplar 5. Kapanış Toplantı yeri : Birlik toplantı salonu Tarih : 28 Mayıs 2007 Pazartesi Saat : 14: 00

EĞİTİM MÜDÜRÜ VE GENEL SEKRETER

GENEL SEKRETERLİK 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek kuruluşları Kanun’umuzun Genel Sekreterler başlığını taşıyan Madde 57 de Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının işlemlerini, mevzuat ana sözleşmeleri ve yönetim kurulu kararları doğrultusunda yürütmekle görevli bir Genel Sekreter bulunur. Genel Sekreterler birden fazla esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşunda görev yapamazlar. Genel Sekreter yönetim kurulu toplantılarına katılır, ancak oy kullanamaz. İhtiyaç duyulması halinde on binden fazla üyesi olan odalar ile birlik ve federasyonlarda bir, Konfederasyonda üç genel sekreter yardımcısı çalıştırılabilir.

Giderler, başkan veya vekili ile genel sekreterin ortak imzası ile yapılır. Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşları adına yazılacak yazılarda aynı şekilde imzalanır. Ancak; yönetim kurulu, kuruluş içi konularda genel sekretere tek başına imza yetkisi verebilir. Konfederasyonun Genel Sekreteri, yönetim kurulunun izni ile harcama yetkisi dâhil, görev ve yetkilerinden bir bölümünü her yıl başında yeniden tespit edilmek kaydıyla yardımcılarına devredebilir. Genel Sekreterin atanması, terfi, cezalandırılması ve görevine son verilmesi yönetim kurulu kararı ile yapılır. Yönetim kurulu üyeleri ve bunların eşleri çocukları ve çocuklarının eşleri GENEL SEKRETER olarak atanamaz.

Genel sekreterin tezkiye amiri, ilgili meslek kuruluşunun başkanıdır. Genel Sekreter personelin birinci tezkiye amiri olup, personelin atanma, cezalandırma ve işten uzaklaştırma işlemleri teklifi üzerine yönetim kurulunca yapılır. Birlik genel sekreteri, Birliğe üye odaların genel sekreterleri, temmuz ve aralık aylarında, Birlik Başkanının gözetiminde yılda en az iki kez eğitim ve değerlendirme toplantısı yaparlar. Genel Sekreter ve Genel Sekreter yardımcısı olarak atanacakların 657 sayılı Devlet memurları Kanununun 48 inci maddesindeki şartları taşımaları gereklidir;

Bu şartlar şunlardır: • 1. Türk vatandaşı olmak • 2. Genel olarak 18 yaşını tamamlamış olmak • Birlik ve federasyon Genel Sekreter ve yardımcılarının en az iki yıllık Yüksek okul mezunu olmaları, Oda Genel Sekreter yardımcılarının en az lise ve dengi okul mezunu olması, konfederasyon Genel Sekreteri ve yardımcılarının ise üniversitelerin

• • İşletme İktisat Hukuk Siyasal Bilgiler İktisadi ve İdari Bilimler Fakülteleri mezunu veya muadili bir alanda yüksek tahsil yapmış olmaları şarttır. Ø Genel Sekreterlerin İktisadi ve idari sahada tatbiki bilgi ve tecrübe sahibi olmaları ile yabancı dil bilmeleri tercih sebebidir. Ø Yasamız, Genel Sekreteri görev yaptığı kuruluşu, o kuruluşun yönetim kurulu başkanı veya vekili ile birlikte kuruluş adına yapılacak harcamaları yine o kuruluşun Başkan veya vekiliyle birlikte yapan ve kuruluşun adına yazılan yazıları da birlikte imzalayan kişidir, diye belirtilmiştir.

Ø Bir diğer ifadeyle Genel Sekreterin imzası, o kuruluş adına yapılan her türlü hukuki işlerin, yazılan yazıların, yapılan harcamaların kurucu unsurlarından biri olarak görmektedir. Ø Hukuk düzenimiz, kurucu unsurlardan biri eksik olan işlemi geçersiz saymaktadır. Bu bakımdan Genel Sekreter son derece büyük fonksiyon görmekte ve o derecede de büyük sorumluluk altındadır. Ø Genel Sekreter çalıştığı kuruluşun yönetim kurulu tarafından atanır. Genel Sekreter yönetim kurulu ve Başkanı ile birlikte Genel kurula karşı sorumludur. Yani hukuki sorumluluğu vardır. Seçimle gelmediği için siyasi sorumluluğu yoktur.

Ø Yönetim Kurulu kararlarının uygulamasını yapacak olan genel sekreterin, son derece bilgili, son derece konuya hâkim ve belli bir düzeyi aşmış olması gerekir. Ø Genel Sekreter, katıldığı yönetim kurulunda alınan kararların çok açık ve net şekilde karar defterine yazılmasını sağlamalıdır. Bu yazılışın hukuka uygun şekilde yazılması çok önemlidir. Ø Genel Sekreter, öncelikle görev aldığı kuruluşun kanunu olan 5362 sayılı kanunu kuruluşun statüsünü ve uygulama yönetmeliklerini çok iyi okumalıdır. Ø Genel Sekreter, üst kuruluştan gelen genelgeleri dikkatle okumalı incelemeli Başkan ve diğer idarecileri bilgilendirmeli, alt kuruluşları varsa genelgeyi süratle iletmelidir

Ø Genel Sekreter, Yönetim kuruluna girerken gündeme ilişkin konularda bilgili olmalı ve gerekli dokümanı yanında getirmelidir. Ø Genel Sekreter kendisine başvuran Esnaf ve sanatkarlara yöneticilere nazik davranmalı sorulan soruları açık ve net olarak cevaplandırabilecek bilgiye sahip olmalıdır.

EVRAK İMHASI Son muamele tarihinden 5 sene geçtiği takdirde defterler hariç olmak üzere, imha edilecek evrakın tespitini yapmak için Genel Sekreterce belirlenecek bir daimi komisyon kurulur. Gerekli görülen yetkililerin görüşleri alınmak suretiyle komisyon çalışmalarını yürütür. İmha edilecek evrakı tespit ve 3 nüsha halinde işlerini tanzim eder ve bu listeler saklanır.

İMHA KARARI Komisyonca tespit edilecek gerekli malzeme listeleri yönetim kurulunun tasdikinden sonra kesinleşir. Evrak ve belgelerle ilgili komisyon huzurunda önceden tespit edilmiş bir yerde yakılmak suretiyle imha edilir. Genel Sekreter ve sekreterler yazışma kurallarını iyi bilmek zorundadırlar. Genel sekreter izine ayrılabilir, hasta olabilir, o zaman Genel Sekreter yardımcısı bu süre içinde tüm sorumluluğu yüklenecek yazışmalarda mutlaka imzası olacaktır.

ODA EĞİTİM MÜDÜRÜNÜN NİTELİKLERİ 1. Herhangi bir esnaf ve sanatkâr teşkilatında seçimle gelmiş yönetici olarak bulunmamak 2. Eğitim alanında ( Tercihen mesleki eğitim ) bilgi ve tecrübe sahibi olmak 3. Eğitim alanında bilgi ve tecrübe sahibi olmakla birlikte eğitim ve öğrenmeye yatkın olmak 4. En az lise mezunu olmak vb. nitelik kriterleri göz önünde bulundurmak.

• • • ODA EĞİTİM MÜDÜRÜNÜN GÖREVLERİ Eğitim Müdürü görev yaptığı odanın mevzuat ve diğer düzenlemelerinde görev alarak verilen her türlü; Eğitim faaliyetleri Eğitim yazışmaları Eğitimle ilgili toplantılara iştirak Eğitim toplantıları düzenlemek Hizmet içi eğitim faaliyetleri düzenlemek Kurslar düzenlemek ve benzeri faaliyetleri yapmak Oda genel sekreterine bağlı olarak onun direktifleri doğrultusunda bu işlemleri yürütür.

ODA EĞİTİM MÜDÜRÜNÜN SORUMLULUĞU Oda Eğitim Müdürü Oda bünyesinde kurulan İşyeri Denetleme ve Danışmanlığı Grubu (İ. D. D. G) ile Oda Mesleki Eğitim Danışmanlığı Birimi (M. E. D. B) ve sınav komisyonlarının mevzuat çerçevesinde yapmaları gereken bütün çalışmalarının ön hazırlığından, sekreteryasından ve uygulamasından sorumludur.

BİRLİK EĞİTİM MÜDÜRÜ • • 1. 2. Birlik Yönetim Kurulu tarafından atanır Birlik Genel Sekreterine bağlıdır. GÖREV ve SORUMLULUKLARI İSTESOB genel çalışma kurallarına uymak Her türlü eğitim faaliyetlerini (eğitim yazışmaları ilgili toplantılara iştirak, toplantı düzenlemek hizmet içi eğitim faaliyetleri ve kurslar düzenlemek vb. ) organize etmek

3. 4. Birlik bünyesinde kurulan İşyeri Denetleme ve Danışmanlığı Gurubu (B. İ. D. DG) Birlik Mesleki Eğitim Danışmanlığı Birimi (B. M. E. D. B) ve sınav komisyonlarının mevzuat çerçevesinde yapılması gereken bütün çalışmaların ön hazırlığından, sekretaryasından ve uygulamalarından sorumlu olmak Ülke genelinde düzenlemiş ve düzenlenecek olan esnaf ve sanatkârlarımız ile yanlarında çalışan çırakların çalışma şartlarının iyileştirilmesi ve yasalara uygun çalışmalarını sağlamak amacı ile düzenlenen bir dizi eğitim seminerlerinde danışman olarak görev almak

• • • ASGARİ NİTELİKLERİ Branşı ile ilgili yüksek okul mezunu olmalıdır Bilgisayar, faks ve daktilo gibi büro araç ve gereçlerini kullanabilmelidir İnsan ilişkileri ve iletişim konusunda başarılı olmalıdır Eğitimcilik fonksiyonuna sahip olup, en az 10 yıllık deneyimi olmalıdır EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE VEK LET Eğitim müdürünün olmadığı durumlarda yerine Genel Sekreterin belirleyeceği biri vekâlet eder.

ZAMAN KAVRAMI VE ÖNEMİ : Zaman nedir? Zaman sahip olduğumuz en önemli ve değerli hazinedir. Her ne kadar; Vakit nakittir , Time is Money veya Zeit ist Geld diyerek tüm dünya insanları zamanı parayla eş tutsalar da, aslında zaman paradan önemli ve değerlidir.

Ø ZAMAN çok değerli bir sermayedir. Ø ZAMAN mutlak kardır. Ø ZAMAN satın alınmaz. Ø ZAMAN saklanmaz ve depolanmaz. Ø ZAMAN çoğaltılamaz. Ø ZAMAN kesinlikle bir daha geri gelmemek üzere akıp gider. Ø Doğan her yeni gün, kişi için karşılıksız ve geri ödemesi olmayan yüz milyarlarca kredi değerindedir.

YAŞAMIMIZDAKİ BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ ACABA NEDİR? Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200. 000) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30 - 40 ' nı kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?

Ø Netleşmemiş hedefler, Ø Planlamada yapılan hatalar, Ø Plansızlık, Ø Önceliklere gerekli önemi verememe, Ø Sürekli erteleme, Ø Öze inememe, Ø Detayla fazla uğraşma,

BİR GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ? Bir günde 24 saat vardır ve bu herkes için aynıdır. Farklı olan ise bu 24 saatin kullanış şeklidir. Aşağıdaki tabloda 24 saatin insanlar tarafından genelde nasıl harcandığı görülmektedir.

FAALİYET SÜRE (SAAT) UYKU 8 TEMIZLIK 1 YEMEK 3 SEYAHAT 2 ÇALIŞMA 8 + ------- TOPLAM 22 Yukarıdaki tabloya göre bir gün içinde kendimize ayıracak 2 saat zamanımız kalıyor. Birde çalışma saatlerinin genelde 8 saatin üzerinde olduğu düşünülecek olursa, elimizdeki iki saatin gittiği de görülmektedir.

BİR İŞ GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ? İş ve çalışma zamanımızın kontrolü genel olarak üç ana noktada toplanır. A - AMİR : Çalışma zamanımızın önemli bir kısmı AMİR amirimizin kontrolü altındadır. Bu süre içerisinde onun verdiği işleri yapar ve onun direktiflerini yerine getiririz. B-SİSTEM : Çalışma zamanımızın bir bölümünü de çalışma düzenimiz. (Kurum hiyerarşisi ) alır. C-KENDİMİZ : Nihayet, çalışma zamanımızın bir bölümünü de doğrudan kendimiz kontrol ederiz. Ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza, ne zaman , hangi sürede yapacağımıza kendimiz karar veririz.

“ BOŞ DURMAYIP BİR İŞ YAPIYOR OLSANIZ BİLE, O ANDA YAPILACAK DAHA ÖNEMLİ BIR İŞİNİZ VARSA ZAMANINIZI BOŞA HARCIYORSUNUZ DEMEKTİR. . “ • “ NE YAPTIĞIMIZ DEĞİL , NE İÇİN YAPTIĞl. MIZ ÖNEMLİDİR. ”

PARETO KANUNU : 80: 20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin ; Ø Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20' si sağlar. Ø % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur. Ø Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oluşturur. Ø Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini doğrudan etkiler. Ø Masa üstü çalışmanın % 20' si işteki başarının % 80 ' nini sağlar. 80: 20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist Vi. Ifredo Pareto tarafından 19. Y. Y da ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özel alanda hedefleri tespit edip bunlara ulaşabilmek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir.

ULAŞMAK İSTEDİĞİNİZ HEDEFLER “ İŞ VE ÖZEL YAŞAMDA BAŞARILI OLMAK İÇİN ERİŞMEK İSTEDİĞİNİZ TÜM MESLEKİ VE ÖZEL HEDEFLERİNİZİ AÇIK VE NET OLARAK BELİRLEYİN ! “

1 - Mesleki ve kariyer hedefleriniz : . . . . . . Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : . . . . . . 2 - Arzuladığınız diğer kişisel ve özel hedefler : . . . . . . Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : . . . . . . 3 - Yaşam hedefiniz : . . . . . . Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : . . . . . .

ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIĞI AVANTAJLAR : Ø Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma Ø Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma Ø Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma Ø Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir. Ø Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir. Ø Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir. Ø Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu işinde daha etkin kılar.

Ø Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur, Ø Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter. Ø Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır. Ø Yapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz. Ø Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar.

KISSADAN HİSSE : Adamın biri ormanda dolaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesilmiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguldür. Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz: “Affedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çalışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ? ” Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın. ” diye söylenir. TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?

ZAMAN BÜTÇESİ : Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en azından aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir. Ø Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun. Ø Olmayacak işlere vakit harcamayın Ø Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin Ø Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla zaman ayırmayın Ø Açık kapı politikanızı sınırlandırın Ø İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin Ø Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun.

• YEDEK ZAMANINIZ OLSUN Hiç bir zaman her şey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır. Zamanımızın % 100 'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız. Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz. A- % 60 planlanmış işler için, B- % 20 planlanmamış aniden çıkan, zaman çalan durumlar için, C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özel durumlar)

"DOĞRU İŞİ YAPMAK, İŞİ DOĞRU YAPMAKTAN İYİDİR. "

• • • ABC ANALİZİ : Bu analiz önceliklerin tespitinde kullanılan bir metottur. ABC analizi zaman kullanımında değer analizi yapılması ile olur. Yapılması gereken tüm işler aynı öneme sahip değillerdir. İşimizi taşıdıkları değerlere göre belli kategorilere ayırmak mümkündür. Örneğin: A grubundaki işler çok önemli, B grubundaki işleri önemli, C grubundaki işleri daha az önemli rutin v. s. olarak sınıflandırabiliriz.

ZAMAN KULLANIMINDA DEĞER ANALİZİ : FAALİYETİN DEĞERİ % 65 % 20 A- ÇOK ÖNEMLİ İŞLER % 15 B- ÖNEMLİ İŞLER %20 GERÇEK ZAMAN KULLANIMI % 15 C- AZ ÖNEMLİ (RUTİN) İŞLER %65

Görüldüğü gibi zamanın büyük bölümü C grubundaki işleri halletmekle geçiyor. Ø A- Bu Gruptaki işler en önemli işlerdir. Bunlar yalnızca o işin sahibi sorumlu kişi ya da grup tarafından yapılır, bir başka kişi ya da gruba devredilemez. Ø B- Bu Gruptaki işlerin önemi orta ya da vasat düzeydedir. Bir başka elemana devredilebilir. Ø C- En az değere sahip işler bu grupta bulunmaktadır. ( Rutin işler, okumak, telefon, haberleşme, günlük idari işler, önemsiz toplanı, ani ziyaretler vs. . ) ABC analizi yalnızca A şıkkındaki işlerin analizi halledilmesini ve C şıkkındaki işlerin de bir kenara bırakılmasını öngörmüyor. Aksine tüm bu işleri taşıdıkları öneme göre belirli bir öncelik sırasına koyarak bir işgünü içinde en verimli şekilde halledilmeleri için gerekli ortamı hazırlamayı öngörüyor.

Peki bu işleri günlük plana nasıl oturtabiliriz? Ø A grubu işlerinden yalnızca bir veya ikisini planımıza alabiliriz. (Örneğin; ortalama 3 saat süre için) Ø B grubu işlerinden iki yada üçünü ortalama 1 saat süre ile günlük planımızda öngörebiliriz. Ø C grubu işler içinde ortalama 45 dakika ya da 1 saat süre ayırabiliriz.

A ve B GRUBUNA GİREN İŞLERİN TESPİTİ VE HALLEDİLMESİ : Ø Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği A grubuna giren işlerinizi yazar mısınız? . . . . . . Ø Her gün en az bir veya iki A grubu işini, zaman faktörünü de göz önünde tutarak halletmeniz için yapmanız gerekenleri yazın!. . . . . . Ø Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği B grubuna giren işlerinizi yazar mısınız? . . . . . . Ø Her gün en az iki veya üç B grubu işini zaman faktörünü de göz önünde tutarak yapmanız gerekenleri yazın!. . . . . .

KİŞİNİN GÜN BOYUNCA SAHİP OLDUĞU İŞ GÖRME GÜCÜ : Her insanın kendine özgü yaşam alışkanlıkları vardır; beslenme sosyal ilişkiler, uyku düzeni, çalışma koşulları vs. gibi. Bütün bu bireysel farklara rağmen her insanın doğal yaşam ritminde ortak olan temel özellikler vardır. Bu özelliklerden biride bilim adamlarınca yapılan araştırmalara göre, bir insanın 24 saat boyunca iş görme güçlerinin yani randımanlarının ortak bir ortalama grafiğe sahip olmalarıdır.

ÖĞLE ÖNCESİ • • • • ÖĞLE SONRASI AKŞAM GECE + 50 İ Ş G Ö R M 0 E G Ü C Ü - 50 6 8 10 12 14 16 18 24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN 20 22 24 2 4

24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN Grafikte görüldüğü gibi iş görme gücü yada kişisel randıman en yüksek olduğu zaman öğle öncesidir, bu öğleden sonra düşüş gösterir ve akşam üstüne doğru tekrar yükselir, daha sonra düşme başlar, gece yarısından birkaç saat sonra en düşük seviyeye iner. Her ne kadar grafik genel bir özellik taşısa da, yine de önemli olan kişinin kendi günlük biyolojik ritmini bulabilmesidir. Muhtelif düzeyde önem ve aciliyete sahip işleri grafiği göz önünde tutarak günlük planınıza yerleştirebilirsiniz. Aşağıdaki grafiği kendi özelliklerinize göre doldurun!

ÖĞLE ÖNCESİ ÖĞLE SONRASI AKŞAM GECE + 50 + İ Ş G Ö R M 0 E G Ü C Ü - - 50 6 8 10 12 14 16 18 24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN 20 22 24 2 4

KİŞİNİN 1 SAAT BOYUNCA SAHİP OLDUĞU İŞ GÖRME GÜCÜ: Peki bir insanın bir saat içindeki iş görme gücü ve konsantrasyon kapasitesi nasıldır? . Tıbbi araştırmalar en uygun dinlenme zamanının 1 saatlik çalışma sonunda olduğunu ortaya koyuyor. Bu dinlenme süresinin ise azami olarak 10 dakika olması gerektiğini, çünkü en verimli ve etkili dinlenmenin ilk on dakika içinde gerçekleştiğini, bu süre aşıldığında dinlenmenin etki ve verimliliğinin süratle azaldığını belirtiyorlar. 1 saatlik çalışma sonunda en fazla 10 dakika ara verin. Verimli ve etkin çalışabilmek için düzenli ve kısa aralar vermelisiniz. Bu sizi işinizde daha başarılı kılar. Günlük planınızda düzenli ve kısa aralar öngörebilirsiniz.

“ ZAMANIMIZI, ÖNCE BAŞKALARININ ONA OLAN İHTİYACINI KARŞILADIKTAN SONRA SIRANIN BİZE GELDİĞİNİ DÜŞÜNEREK KULLANMAYA ÇALIŞMIŞIZDIR. AMA SIRA BİZE HİÇ GELMEZ. “ DİKKAT! HIRSIZ VAR… Çevremizde çok, zaman hırsızı vardır. Bunların sayıları giderek artıyor. Burada önemli olan; bu zaman hırsızlarına sizin fırsat vermemenizdir. Bu sorunu aşmak için öncelikle sizin zamanınızı çalan şeyleri saptamanız ve bu zaman hırsızlarına engel olmanız gerekir.

İşimizi engelleyen faktörler en çok 10 -12 ve 14 -16 saatleri arasında doruk noktasına ulaşıyorlar. Ø Örneğin; en az engellendiğimiz saatlerde önemli işlerimizi halledebiliriz. Ø En çok rahatsız edildiğimiz saatlerde en az önemli işlerimizi halledebiliriz. Ø En çok engellendiğiniz saatleri grafikte olduğu gibi çıkarın ve kendinize ayıracak zamanı tespit edin. Ø A ve C grubundaki işlerinizi buna göre planlayın.

ERTELEME Erteleme, insanı güçsüz düşüren, aciz bırakan bulaşıcı bir hastalıktır. En kötüsü, bir alışkanlığa ve yaşam biçimine dönüştürülmesidir. Bir işi ertelemenin nedenleri pek çok ve çeşitlidir. Bazıları şunlardır: Bu iş çok büyük, nereden başlayacağımı bilemiyorum? Ø Bu iş, çok güç bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilemiyorum!? Ø Bu iş hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor! Ø Kendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok Ø Sabah/öğleden sonra ilk saatlerde işe başlamakta güçlük çekiyorum Ø İşlerimi kolay bitiremiyorum! Ø Erteleme krizinden sonra, kendinizi sorgulayın.

MASANIZ VE ÇALIŞMA ALANI Yöneticilerin üçte birinin, düzensizlik sorunu bulunmaktadır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır. Ø Gelen belgelerle başa çıkmak Ø Asıl sorunu bulmak Ø Her şeyi niye masanın üstüne koyuyorsunuz? Ø Dosyalama sistemleri Ø Yetersiz destek

ALIŞKANLIKLAR Ø Alışkanlıklar yaşamın yapı taşlarıdır. Ø Alışkanlıklarımız olmaksızın bu biçimde yaşayamayız. Ø Fakat bize zamanı harcatan alışkanlıklarımızı değiştirmeli yada terk etmeliyiz.

Alışkanlıklarınızı nasıl değiştirebiliriz; Ø Nasıl bir değişiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değişikliği yapın. Ø Bir anda çok şey değiştirmeye kalkmayın. İlk değişiklikte ustalaştıktan sonra ikincisine geçin. Ø Yeni davranışınız için kendinize net ve ölçülebilir başarı standartları belirleyin. Ø Asla ve asla istisna kabul etmeyin. Ø Sonuçların aniden düzelmesini beklemeyin hayal kırıklığı olur. Bu iş zaman ve çaba gerektirebilir.

Başarı için planlama Ø Bize yön vermesi için hedeflere, bu hedeflere ulaşmak için plan yapmaya gereksinimimiz vardır ve kat ettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak karşılaştırmalıyız. Ø Planlamada, ani ve acil işler için zaman toleransı bırakın ama bu boşluğu rezerv işlerle besleyin.

BİRLİK EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ İLGİNİZE TEŞEKKÜR EDER…