Suivi de ProjetProgramme Sminaire SuiviEvaluation des programmes de

Suivi de Projet/Programme Séminaire Suivi/Evaluation des programmes de santé au niveau du district: Applications pratiques CESAG du 14/06 au 02/07/2010 Dakar, Sénégal

Objectif général Faire acquérir aux participants les compétences nécessaires pour réaliser un suivi adéquat des composantes d’un projet/programme Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Objectifs spécifiques A la fin du cours les participants doivent être capables de : § Définir le suivi d’un projet/programme; § Décrire les étapes d’élaboration du tableau de bord du suivi; § Interpréter l’état d’avancement d’un projet/programme; § Analyser la performance d’un projet/programme; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Plan de session § Définition des concepts de suivi; § Étapes d’élaboration du tableau de bord du suivi; § Suivi de l’état d’avancement des activités; § Analyse de l’état d’avancement des activités; § Suivi de la performance d’un projet/programme; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Méthodes pédagogiques Participatives avec: § Exposé introductif; § Discussion; § Travaux pratiques; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Vocabulaire de suivi/évaluation § Des termes et des synonymes particuliers sont utilisés en suivi/évaluation; § Des nuances existent selon les organismes; § Voir le manuel du participant Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Définition des concepts de suivi q Trois questions majeures § Qu’est- ce que le suivi? § A quoi sert- il? § Sur quoi porte t-il ? Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Qu’est-ce que le suivi ? § Fonction de gestion continue qui consiste à contrôler régulièrement l’exécution progressive des activités d’une intervention Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

A quoi sert le suivi? § Permet de répondre à la question: « que faisons –nous? » § Vérifie si les activités sont en train d’être exécutées telles que planifiées; § Suit, contrôle, analyse les progrès ou non progrès et les documente; § Indique quelles activités ont été conduites et quels sont les résultats atteints; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

A quoi sert le suivi? § Fournit aux administrateurs et aux parties prenantes(OCB, communautés, structures de santé, ONG) des informations régulières et des indications précoces contribuant à l’amélioration du projet/programme; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Sur quoi porte t-il? § Le suivi considère aussi bien les processus que les changements induits; § Le suivi met l’accent sur les intrants, les activités, les produits et les résultats probables; § Le suivi couvre les dimensions différentes du programme (quantité, qualité, coûts, etc…) Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les étapes d’élaboration d’un tableau de bord du suivi Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Identification des activités clés § Le suivi porte sur des activités ayant fait l’objet d’une planification; § la planification est basée sur les objectifs du projet/programme; § Et pour chaque objectif, des stratégies et des activités essentielles qui concourent à l’obtention des résultats souhaités sont mises en œuvre; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les activités clés § Définition: C’est une activité repère du projet/programme Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les activités clés: caractéristiques § Doit être opérationnelle; § Découle des objectifs du projet/programme; § Formulée clairement telles quelles correspondent à des indicateurs (de processus ou d’extrants); Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les activités clés: caractéristiques (suite) § Écrit au temps passé; § Agencée en respectant la chronologie d’exécution; § Comporte des sous activités; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les activités clés: caractéristiques(suite) § Niveau de détail dépend: ü du niveau de responsabilité des acteurs; ü et de l’amplitude du projet/programme; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les activités clés: caractéristiques (fin) § Au niveau de la direction: ü le protocole de l’évaluation est adopté; ü Les données sont collectées; ü Les résultats préliminaires sont présentés; ü le rapport final est disséminé; ü Les comptes sont clôturés; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les sous activités § Au niveau du superviseur: § Le protocole de l’évaluation a été adopté • les membres de l’équipe ont été recrutés • ………. . • ……………. § La logistique de l’étude a été assurée • le transport a été assuré • Perdiems ont été distribués • ………. . Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les sous activités (suite) Exemple: Intervention: Evaluation des obstacles à la mise en œuvre des nouveaux centres DVA ü Le protocole pour l’évaluation est finalisé et adopté; ü Les données pour l’évaluation sont collectées et saisies; ü Les résultats préliminaires ont été planifiés; ü Le rapport de l’évaluation est finalisé et disséminé; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les sous- activités(suite) § Exercice 1: Pour chaque activité, identifier les sous activités qui sont des étapes intermédiaires (sous entendues); Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les sous- activités(suite) § Corrigé: § Activité 1: le protocole est finalisé et adopté Sous activités: - échantillon est terminé - Procédé d’évaluation adopté - Questionnaire développé Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les sous- activités(suite) Corrigé § Activité 2: les données pour l’évaluation sont (collectées) et saisies § Sous activités: Les enquêteurs sont formés Le prétest terminé et révisions sont faites Les enquêteurs sont revenus du terrain Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les sous- activités (suite) Corrigé: § Activité 3: les résultats préliminaires ont été présentés § Les sous activités: La saisie a été corrigée; Le plan d’analyse adoptée; L’analyse a été finalisée; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Les sous- activités (fin) Corrigé: § Activité 4: le rapport de l’évaluation est finalisé et disséminé § Sous activités: - le rapport préliminaire a été corrigé et validé; - le rapport de l’évaluation est finalisé et disséminé; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Formulation des activités clés § Exemple 1: Avant: les besoins en formation sont recensés Après: les besoins en formation clinique PF des équipes nationales sont renforcées tel que décrit dans le rapport de recensement des besoins (norplant, DIU etc…) Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Formulation des activités clés (suite) § Exemple 2: Avant: formation en gestion de logistique Après: 10 dépositaires IB du district X formés en gestion de la logistique des médicaments Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Formulation des activités clés (fin) Exercice : 2 § Améliorer la formulation de quelques activités clés (voir le manuel du participant) Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Analyse de la réalisation des activités § Nécessite un suivi régulier de l’état d’avancement des activités; § grâce à un outil appelé tableau de bord; § Qui fonctionne à partir d’informations simples collectées du système de routine; § Informations qui contribuent à la prise de décisions et à l’établissement de l’exercice effectif des responsabilités; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Le tableau de bord § Outil de suivi; § Les activités planifiées découlent des objectifs; § Les objectifs sont formulés avec des verbes d’action (infinitif); § La formulation des activités est telle qu’elles correspondent à des indicateurs(de processus au d’extrants); § Résultat attendu: temps du verbe au passé; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Le tableau de bord No Activités clés Responsable Date début Statut ou Exécution/ suivi Planif/réelle État d’avancement Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010 Date fin Planif/rée lle

Le tableau de bord § Éléments clés: - Code unique pour identifier chaque activité clé; - Les activités clés (bien formulées); - Les responsables; - Date de début planifiée et réelle; - Statut (état d’avancement) - Une codification fixe ( codes fixes et prédéterminés) ; - Date de fin réelle et planifiée; - Toute l’information nécessaire pour apprécier/interpréter le tableau de bord; - Les étapes clés organisées selon le cadre logique; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Le suivi de l’état d’avancement § Mise à jour à un instant « T » de l’année d’exercice (fiscale, civile) de toutes les activités § Il s’agit de faire la situation de toutes les activités planifiées en fonction de la codification préalablement adoptée: - celles qui restent encore planifiées - celles qui sont en cours (d’exécution) - celles qui sont terminées Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Suivi de l’état d’avancement § Les codes utilisés pour mettre à jour l’état d’avancement: - planifiée: en retard ; à temps - en cours: en retard; à temps; en avance - terminée: en retard, à temps; en avance - abandonnée: pour toujours; ou cette année remplacée par (No du remplaçant) - suspendue (à documenter) Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Quelques repères § S’il n’y a pas de date de début réelle: l’activité est dite planifiée, non commencée; § S’il y a une date de début réelle: l’activité est dite en cours; § S’il y a une date de fin réelle: l’activité est dite terminée; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Suivi de l’état d’avancement § Exercice 3: pré test Mise à jour d’un tableau de bord: remplir la colonne statut en utilisant les codes pré établis; (voir le manuel du participant) Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Appréciation de l’état d’avancement § Analyse ou interprétation de l’exécution de l’ensemble des activités formulées sous forme de résultats attendus ou d’indicateurs de processus ou d’extrants; § Appréciation de la proportion: § des activités exécutées (terminées), § celles qui restent encore planifiées, § ou celles qui sont en cours; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Appréciation de l’état d’avancement (suite) Exercice 4: Niveau 1: Représenter sur un graphique: § la proportion d’activités encore planifiées, § la proportion d’activités en cours; § et la proportion d’activités terminées; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Appréciation de l’état d’avancement (fin) § Exercice 4: Niveau 2: Calculer la proportion: - d’activités encore planifiées en retard ou à temps; - d’activités en cours en avance, à temps ou en retard; - et la proportion d’activités terminées en avance, en retard ou à temps; Faites les représentations graphiques. Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Exercice 5: post test Mise à jour exhaustive d’un tableau de bord: remplir la colonne STATUT Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Synthèse: logique de mise à jour Se référer au manuel du participant Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Analyse de la performance d’un projet/programme § Performance: Mesure dans laquelle une intervention pour le développement réalise des résultats conformément aux objectifs fixés; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Analyse de la performance d’un projet/programme § Suivi de la performance: processus continu de collecte, d’analyse de données permettant de voir comment une intervention de développement est en train de réaliser des progrès; § C’est un important élément du cycle de planification opérationnelle; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Analyse de la performance § Elle se fait grâce aux indicateurs de performance; § Les indicateurs de performance servent à mesurer les changements recherchés définis par un cadre de résultats; § Constitue la base pour l’évaluation des résultats planifiés versus résultats atteints. Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Analyse de la performance § Exercice 6: Étude de cas § (voir manuel du participant) Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Récapitulatif § Le suivi est une fonction de gestion continue; § Concerne certaines composantes du projet; § Comme les intrants, les activités, les produits, les résultats intermédiaires; § Permet d’apprécier les progrès ou les non progrès; § Permet de réagir à temps en cas de dysfonctionnements pour apporter les mesures correctives; Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Conclusion § Un suivi régulier d’un projet/programme permet de: - identifier précocement des écarts; - les corriger; - et préparer les évaluations. Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010

Suivi de projet/programme MERCI pour votre VOTRE AIMABLE ATTENTION Séminaire Suivi / Evaluation des programmes de santé Dakar, Sénégal, 14 juin au 02 juillet 2010