SuchtSelbsthilfe der Freien Wohlfahrtspflege in Hessen Anleitung zur

Sucht-Selbsthilfe der Freien Wohlfahrtspflege in Hessen Anleitung zur Erhebung von Personendaten mit Excel™ Arbeitsmappe Für Gruppenverantwortliche Angehörige 966 22. 2% Zielgruppen n = 4. 360 Altersgruppen 620 883 539 Suchtkrank e 2964 68, 0% Inter essierte 430 9. 9% 348 167 101 29 Frauen Hessen 732 514 236 155 36 bis 60 1271 29. 2% bis 50 862 19. 8% Rudi Stadler über 60 1503 34. 5% bis 21 65 1, 5% bis 30 bis 40 256 403 5, 9% 9. 2% Männer lick usk den a it it M r m eren m e t i i We navig asten Esc“ r ilt it „ ode Pfe en m h rec Januar 2015 1 Abb KV Odenwaldkreis e. V. Guttempler in Hessen HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx n = 4. 360 Altersstruktur

Hilfsmittel zur HLS-LKSH Erhebung in Hessen Datenerfassung mit dem PC auf Gruppenebene Für die erstmalige Erfassung Es empfiehlt sich die aktuellste Datei der Excel™ Arbeitsmappe von der „KB GG Service-Seite“ herunterzuladen. Wichtig: Vor dem Beginn der Dateneingabe sollte der Dateiname umbenannt werden. Z. B. „Erhebung-x……x_201 x. xls Sprechender Name für die Gruppe Erhebungsj ahr http: //www. kreuzbund-grossgerau. de/service. html Es ist se einzur hr sinnvoll, s ichten ich zu , um d Ja könne a m n. Der it die D hresbeginn k di o a das ge samte ntinuierliche ten zeitnah u ese Arbeitsm Ja nd akt Er sich da uell er appe nn bei hr und ist jew hebungsauf fassen m wand v Folgej eils nic Erstell z ahres. e r h e t t e n g i l d t sich a u roß. De es Erh Signifi noch n u r e k b f Z ant ge otwend ringere ungsbogens eitvorteil ze ig. i g r Zeita i m t Januar ufwand d e s ist daf ür dan n Bei wiederholender Erfassung Zu Beginn eines neuen Erhebungsjahres, vor Dateneingabe, sollte der Dateiname aktualisiert werden (Erhebungsjahr). „Erhebung-x……x_201 x. xls Aktualisier tes Erhebungsj archivieren nicht ahr Sprechender Name für die Gruppe Die Vorjahresdatei zu vergessen! HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler Januar 2015 2

Die Excel ™ - Arbeitsmappe hat 3 Arbeitsblätter Erklärung zum Ausfülle n Blatt 1 „ERKLÄRUNG zur Arbeitsmappe“ (abgebildet) Blatt 2 Blatt 3 „SUMMENBLATT“ SUMMENBLATT „Eingabe PERSONENDATEN“ Eingabe: 1 Erhebungsjahr 2 Verbands-/Gruppendaten 3 Datum / Unterschrift Dies ist der Erhebungsbogen zum ausdrucken HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Hier werden Zielgruppe und die personenspezifischen Daten eingegeben Rudi Stadler Januar 2015 3

Arbeitsblatt 1 „Erklärung zur Arbeitsmappe“ Erklärung zum Ausfüllen Arbeitsschritte Kurzfassung Kurzbeschreibung der Details. Arbeitsmappe werden nachfolgend erklärt Weiter zum Vergrößern HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler immer Januar 2015 4

Arbeitsblatt 2 „Summenblatt“ (Erhebungsbogen ) Ins Summenblatt werden nur Kopf- und Fußdaten direkt eingegeben. Alle anderen Felder sind durch Formeln mit Summendaten aus dem Blatt 3 gefüllt! Summenblatt 20 xx Drogen/Alkoholhilfe e. V. D/A Hilfe Hessen e. V. Marburg Rolf Kaiser 12344 567899 Schritt 1: Hier die Jahreszahl der Erhebung (in Zelle F 1) eingeben / aktualisieren. Diese ist auch für die Berechnung der 3, "Eingabe Altersgruppen im Blatt 3 Personendaten“, erforderlich. Personendaten" Schritt 2: Hier Verbands- und Gruppendaten eingeben! (in -Zellen D 13) (in Zellen D 9 D 13) D 9 - eingeben! Schritt 3: Nach der kompletten Erfassung der Personendaten im Blatt 3, auf Summen Personendaten, Summen Fehlerauf Fehler und Plausibilität prüfen, ggfs. prüfen ggfs. Änderungen im Blatt 3 vornehmen. Schritt 4: Nach der kompletten Erfassung der Personendaten und vor dem Drucken hier das Datum eingeben Unterschrift! Unterschrift HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler Januar 2015 5

Arbeitsblatt 3 „Eingabe Zielgruppe und Schritt 1: Personendaten“ Dieses Arbeitsblatt dient im Normalfall Angabe zur Art der Gruppe machen 20 XX der Datenerfassung immer eine (Zielgruppe) (in den für Zellen C 5 –nur E 12). Gruppe! Bei mehreren Gruppen ist für Keine Mehrfachnennungen! jede ein Gruppe separater Erhebungsbogen Beispiel: ist für „Suchtkranke und Angehörige“ abzugeben. offen, sie trifft sich 14 -tägig. Erfassungszeitraum ist 1. 1. -31. 12. xxxx. Also „ 1“ in Zelle D 5 , Alle erfassten Personen, die im laufe des Jahres wieder weggeblieben sind Schritt 2: nach einem Rückfall) (z. B. auch Angaben Person machen verbeibenzur in der Jahresstatistik. Erst im Für jedes Gruppenmitglied / jede Hilfe Folgejahr werden sie aus der Erfassung suchende Person ist eine Spalte herausgenommen. vorgesehen (1 – 49 möglich). x. y. z 1980 1 1 Schritt 2 a: Die Zielgruppe (Gruppenteilnehmende) Personenkennzeichen (Kürzel) in werden nach Kategorien Sucht. Reihe 2 den eingeben. Datenschutz kranke, Angehörige und Interessierte, beachten, verschlüsseln! getrennt nach Geschlecht Beispiel: Karl Müller, erfasst. Zelle G 2 Bitte beachten: Jede Person wird nur „x. Beim y. z. “ Wechsel einmal im Jahr. Also erfasst. von einer Info- / Gesprächsgruppe zu 2 b: einer Schritt Selbsthilfegruppe / Gemeinschaft Geburtsjahr K. M. in ist eine Abspracheder der. Person Gruppenverant. Zeile 4 erforderlich eingeben: damit Doppelwortlichen Beispiel: K. M. ist 1980 geboren erfassung möglichst vermieden wird. (Zelle H 4) Also „ 1980“ HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler Januar 2015 6

Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ zur Zielgruppe und Alter x. y. z Schritt 2 c: 2. 1 Zielgruppe für die Person eingeben: (Mann oder Frau) und (suchtkrank oder angehörig oder interessiert). (H 15 - I 17) Keine Mehrfachnennung! Beispiel: K. M. = Mann und suchtkrank 1980 1 Also „ 1“ in Zelle I 15 Nach Eingabe der „ 1“ in der Zielgruppe 2. 1 wurde Alter und Altersgruppe der Person aufgrund Erhebungsjahr und Geburtsjahr errechnet (Zellen G – J 20). 1 Entsprechend wird auch die Altersgruppe unter „ 2. 2. Alter“ automatisch zugeordnet. Beispiel: „Mann“ , „bis 40 Jahre“ 34 bis 40 1 HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler Januar 2015 7

Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ zur Abhängigkeit Schritt 2 d: Aufgrund der Eingabe unter Zielgruppe, dass unser K. M. suchtkrank ist, werden weitere Angaben zu - 2. 3 Art der letzen Behandlung und - 2. 4 Abhängigkeitsform erwartet. 20 XX x. y. z 1 Solange diese Eingaben fehlen zeigt die Prüfung „F“ = Fehler. Auch im Blatt 2, Erhebungsbogen, erscheint ein entsprechender Fehler. Alle Suchtkranken werden entsprehinweis da die Gesamtsummen nicht chend sind ihrer. letzten Behandlung, gleich getrennt nach Geschlecht erfasst. Keine Mehrfachnennungen! Beispiel: K. Müller ist männlich, 1 F Ok und hat eine stationäre Entwöhnungs„Ohne professionelle behandlung gemacht. Behandlung": Bei Entwöhnung ohne berufliche Also „ 1“ / in Zelle I 32 also z. B. Unterstützung Behandlung, „andere nicht stoffgebundene Süchte“, mit Hilfe der Selbsthilfegruppe. Dies 41) Ersind: ist mehrfachabhängig, den er (H-I hatte trifft auch noch zu, wenn zum Zeitpunkt Computer-, Medien -, Alkoholund Internetspiel-, Drogenprobleme. der Abgabe Erfassungsbogens, Mager-, Ess-, des Sex-, Kauf- und Arbeits. Also „ 1“ ingeplant Zelle I 42 eine Behandlung ist, aber noch sucht. nicht in Angriff genommen wurde. Auch Bulimie ist hier zu erfassen. 1 F Ok HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler Januar 2015 8

Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ Schritt 2 e: - zum Rauchen 2. 5 Schritt 2 f: 2. 5 Raucher, unterschieden nach Sucht- 2. 6 Ausbildung: kranken, Anderen und Geschlecht. 1. Personen mit weiterführender Aus- / Fortbildung zur Ausübung der Aufgaben als Gruppenleitungen, oder (in Zellen H 45 – I 46) x. y. z Suchtkrankenhelfende oder betriebliche Suchtkrankenhelfende xxwerden getrennt nach Geschlecht erfasst. Beispiel: Karl Müller ist Raucher und Mehrfachnennungen sind möglich! Suchtkranker 2. Als Gruppenleiterausbildung können auch mehrere themenspezifische Einzelseminare über einen längeren Also „ 1“ Zelle I 45 Zeitraum oderingleichwertige Kenntnisse gesehen werden. - zur Ausbildung 2. 6 - zum Rückfall 2. 7 Schritt 2 f: 2. 6 Ausbildung, unterschieden nach Gruppenverantwortung, Suchtkrankenhelfer, betriebl. Suchtkrankenhelfer und Geschlecht (in Zellen H 49 – I 51). Beispiel: Karl Müller hat die Ausbildung zum Suchtkrankenhelfer absolviert. 1 Also „ 1“ in Zelle I 50 1 Schritt 2 g: 2. 7 Rückfall, 1. Anzahl Rückfälle nach Geschlecht 2. Davon Verbleib in der Gruppe Beispiel: Karl Müller hatte in 2014 zwei Rückfälle. Also „ 2“ in Zelle I 54 2 2 Er verblieb in der Gruppe Also „ 2“ in Zelle I 55 HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx (auch Rückfälle von Personen die nach dem Rückfall im Erhebungsjahr der Gruppe fernblieben erfassen). Rudi Stadler Januar 2015 9

Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ zu ausgewählten Strukturmerkmalen 2. 8 Schritt 2 h: 2. 8 Ausgewählte Strukturmerkmale, unterschieden nach Verband-/Vereinsmitglieder, ehrenamtliche Mitarbeiter/-in, Führerschein, ALG II und Geschlecht (in Zellen H 58 – I 61) Beispiel: Karl Müller ist Vereinsmitglied xx x. y. z 1 1 Also „ 1“ in Zelle I 58 und ehrenamtlicher Mitarbeiter Also „ 1“ in Zelle I 59 1. Die Gruppenteilnehmenden werden erfasst nach den Kategorien Verbands- / Vereinsmitgliedschaft, und/oder aktiv ehrenamtlich Mitarbeitende und/oder Gruppenteilnehmende mit Auflagen für (MPU, Führerschein und/oder ALG II, Arbeitslosengeldbezug ), getrennt nach Geschlecht. 2. Ehrenamtlich Mitarbeitende sind: Gruppenverantwortliche, Personen die aktiv in der Suchtselbsthilfe mitarbeiten, z. B. bei Info-Ständen, Vorträgen, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Verbandsarbeit, und/oder als Delegierte der Suchtselbsthilfe in Gremien. Auch alle Stellvertretende im Sinne der v. g. Aufgaben sind ehrenamtliche Mitarbeitende. HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler Januar 2015 10

Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ zu Kontakten / Aktivitäten 3. 0 Schritt 2 i: 3. 0 Kontakte / Aktivitäten: Alle Schwerpunkte außerhalb der Arbeit in der Selbsthilfegruppe, die unsere Suchtselbsthilfearbeit umfassen, werden in 9 differenzierenden Kategorien erfasst. (zeitnahe Erfassung ist insbesondere hierbei sehr hilfreich). [9] Öffentlichkeitsarbeit, Informationsveranstaltungen: Informationsveranstaltungen Informationsstände, Informationsgespräche in (Fach-) [3] Klinikbesuche: Erst/ und z. Einzelgespräche: Persönliche Erstgespräche zur Information und / oder persönliche Einzel ge[6] Informationsangebot für Patienten im Rahmen von Gruppenstunden / -abende sind als ein Einzelgespräche Kliniken, B. für Klinikpersonal, in. Hilfe Fachambulanzen, in JVAs und in anderen Institutionen. [8] [2] [5] [7] [4]Öffentlichkeitsarbeit, Internetkontakte: Begleitungen Fachklinikbesuche: Hausbesuche: Alle Rahmen Im Informationsangebot Vorträge Kontakte Rahmen dervor in aufsuchenden der denen …: in Schulen, sich zur für Selbsthilfe Hilfesuchende Patienten Hilfe Betrieben, durchgeführten im Begleitungen, Rahmen kirchlichen, über E-Mails von Hausbesuche z. Gruppenstunden gemeindlichen, B. und zu/ Fachambulanzen, oder beisoziales Hilfebedürftigen. kommunalen, / -abende Netzwerk Ärzten, in einer an Internetkontakte Hausbesuchezu. Im…: Kontakt fürje/ Hilfesuchende. Gruppenstunde /in-abend auch in der ein. Hilfesuchende Heimatgruppe, längeres Telefonat der für sein die das Durchführung dann zusätzlich auch unter zumit [1] 1]spräche Telefonkontakte: Telefonate. Könnte denen sich an uns wenden um Rat und. Verantwortlichen Hilfe zu bekommen. Kontakte Informationsaustausch mit Medien (Presse, Rundfunk, Informationsgespräche uns wenden. Fachklinik Ggfs. ist der für. Hausbesuch Suchtkranke (Fach-) auch Kliniken, (Erfassung zusätzlich sonstigen Ämtern, wieein unter Behörden Institutionen Erst. Klinikbesuche / Einzelgespräch etc. . und Gremien [6]Fernsehen). ). und der unter Suchthilfe. [3] zu erfassen. Telefonate erfassen. [ 1 Persönliche ] erfasst werden Einzelgespräche sollte. mit Klinikpatienten in der Kategorie [3] erfassen. Ärzten, etc. . Schritt 2 i: 3. 0 Kontakte / Aktivitäten: Anzahl unterschieden nach der Kategorie 1 – 9 (in Zellen H 64 – H 72). Beispiel: Karl Müller hatte 10 Telefonkontakte, Also „ 10“ in Zelle H 64 10 5 und führte 5 Einzelgespräche durch Also „ 5“ in Zelle H 66 10 15 Hier können noch Notizen zur Person eingegeben werden, z. B. Datum des ersten Gruppenbesuchs, Geburtsdatum etc. HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler Januar 2015 11

Arbeitsblatt 3 Forts. „Eingabe Personendaten“ 1. Bei wiederholender Erhebung: Erhebung Personen, die im Vorjahr erfasst und im Vorjahr weggeblieben sind, im Erhebungsjahr raus löschen. 2. Alle Neuzugänge im Erhebungsjahr, wie am Beispiel des Karl Müller erklärt, erfassen. Möglichst zeitnah. Arbeitsblatt 2 „Summenblatt“ prüfen und drucken 1. Nach der kompletten Erfassung der Personendaten im Blatt 3 das „Summenblatt“, Blatt 2 aufrufen. 2. Prüfen ob Verbandsdaten komplett sind und Datum eingegeben ist. 3. Prüfen der Summendaten auf Fehler / Fehlerhinweis und ggfs. Änderungen im Blatt 3 vornehmen. 1. Erhebungsbogen „Summenblatt“ ausdrucken (eine Kopie, bei Bedarf, für die eigene Ablage) 2. Seite 2 unterschreiben, dann den 3. Erhebungsbogen an Verbandskoordinator/ -in weiterleiten. Für E-Mail Versand sollte über „speichern unter PDF / xps“ ein PDF Dokument erstellt werden. HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler Januar 2015 12

Es ist geschafft ! Danke für Ihre/Eure Bereitschaft an der Erhebung teilzunehmen! Ich hoffe ich konnte mich verständlich machen und wünsche Spaß beim Einsatz dieses Hilfsmittels. Erfolgreiches erfassen der Daten! Gerne beantworte ich Fragen und gebe Unterstützung? Anregungen und Hinweise sind immer willkommen! Rudi Stadler 06152 960542 rudi. stadler@t-online. de HLS LKSH-Erhebung_Anleitung. pptx Rudi Stadler Januar 2015 13