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SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS BASES PARA LA MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE PROCESOS AGOSTO DE 2013

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA La Norma Técnica GP 1000: 2009 indica: “La entidad debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: a) demostrar la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio, b) asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, y mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto debe comprender la determinación de los métodos aplicables, incluidas las técnicas estadísticas y el alcance de su utilización. El modelo estándar de control interno indica: Establecer mecanismos de medición, evaluación y verificación, que permitan valorar de forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los planes y programas y la efectividad del Sistema de Control Interno.

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS POLITICAS EN EL INSTITUTO 1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE “El IGAC tiene como política garantizar la respuesta oportuna a las peticiones, quejas y reclamos de los clientes, según lo indicado en el código de ética y buen gobierno, por medio de las siguientes acciones: a) análisis a cargo del área involucrada, b) formulación y ejecución de acciones correctivas o preventivas según aplique, c) proyección de la respuesta y, d) aprobación y envío por el responsable o quien haga sus veces”. 2. MEJORA CONTINUA La mejora continua (eficacia, eficiencia y efectividad) forma parte de la cultura de la entidad y se obtiene gracias a la realización de las siguientes actividades: Encuestas de satisfacción del cliente, Auditorías internas y externas, Análisis de datos, Acciones correctivas preventivas, Revisión del Sistema por parte de la Dirección General, Seguimiento a la Política y objetivos de calidad y en el seguimiento que se lleva a cabo en los distintos procesos.

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS ¿CÓMO LO HACEMOS? ANÁLISIS DE DATOS Con base en las actividades de seguimiento y medición que se llevan a cabo en los diferentes procesos, se obtienen datos cuyo análisis permite demostrar la eficacia del Sistema de Gestión Integrado e identificar dónde puede realizarse la mejora. En el IGAC el análisis de datos proporciona información sobre la satisfacción o insatisfacción de los clientes y proveedores, conformidad con los requisitos, características y tendencias de los procesos y productos, entre otras.

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS MECANISMOS DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 1. SATISFACCIÓN DE CLIENTES Mecanismos de comunicación y medición de la perspectiva del cliente • Se establecen acuerdos claros con el cliente a través de compromisos en cuanto a los documentos que debe presentar o requisitos que debe cumplir. • Buzones de sugerencias. • Quejas y reclamos. • Encuesta específica post-venta aplicada a los clientes • Audiencia pública de rendición de cuentas.

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS MECANISMOS DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 2. AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS Las auditorías periódicas programadas por el auditor líder tienen en cuenta la importancia de los requisitos, áreas y procesos a auditar tomando como marco de referencia los resultados de auditorías anteriores. Las acciones correctivas derivadas de la auditoría y su plazo de implementación, son documentadas y puestas en práctica por los funcionarios y contratistas auditados.

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS MECANISMOS DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 3. INDICADORES DE GESTIÓN El IGAC diseñó el formato Ficha Técnica de Indicadores de Gestión, como instrumento para recopilar y analizar los datos que sirven para la mejora continua.

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS MECANISMOS DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Tenga en cuenta para generar los indicadores de gestión los siguientes 10 pasos: 1. Contar con objetivos y estrategias (escala, Horizonte, Responsable) 2. Identificar las variables a controlar (recursos, proceso, clientes, eficacia, eficiencia, productividad, etc. ) 3. Definir indicador ( eficacia, eficiencia y efectividad) 4. Determinar la meta y los rangos de aceptación • Diseñar la medición 2. 6. Determinar y asignar recursos para realizar la medición

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS 7. Medir y ajustar ( conveniencia del indicador, valores, fuente, proceso de toma, usuarios, meta, etc. ) 8. Formalizar 9. En el IGAC se mide el cumplimiento de las metas mediante un semáforo dentro de las fichas del indicador, rojo: incumplimiento, verde: cumplimiento, amarillo: rango aceptable) 10. Si presenta medición con tres colores iguales consecutivos (rojo o amarillo) se debe tomar una acción correctiva y ser ingresada al aplicativo ACPM, por el contrario si el indicador siempre esta en verde quiere decir que esta medición no es significativa para el proceso y es mejor enfocarse en otra cosa. Si necesita más información consulte la guía para la definición y medición de indicadores de gestión ubicada en el siguiente link: http: //igacnet 2. igac. gov. co/intranet/User. Files/File/procedimientos/Guias/2 010/G 120000110 V 2%20 Definicion%20 y%20 medicion%20 de%20 indicadores. pdf

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS MECANISMOS DE MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 4. ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA El IGAC cuenta con un aplicativo de Acciones CPM en la Igacnet, donde se registran las Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento de cada uno de los procesos, describiendo el análisis previo, las actividades, responsables, fechas de programación y ejecución y su respectiva evaluación de la efectividad de las acciones.

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