Studieplanering i Min Plan Varfr Min Plan Universitetet

Studieplanering i Min. Plan

Varför Min. Plan? • Universitetet skall ordna undervisning och studiehandledning så att heltidsstuderande kan avlägga examina inom den tid som föreskrivs (universitetslagen) • Varje studerande för lägre eller högre högskoleexamen gör upp en personlig studieplan för sin utbildning…En godkänd studieplan är en förutsättning för inskrivning för läsåret och för betygets utskrivande…. På det sätt som fakulteten bestämmer (examensstadgan) 2

Beskrivning av Min. Plan-projektet • Målsättning Utveckla och ta i bruk en för hela Åbo Akademi enhetlig studieplaneringsprocess, som omfattar alla de direkt eller indirekt berörda aktörernas intressen, behov och nyttoförväntningar. Hösten 2005 utveckla och ta i bruk ett för hela Åbo Akademi gemensamt IT-verktyg i syfte att stöda studieplaneringen och uppgörande av individuella studieplaner – Skall stöda hela studieplaneringsprocessen, dvs. erbjuder redskap för olika intressegrupper – studerande, lärare, tutorer, egenlärare, ämnen, fakulteter, handledare, intresseföreningar – ”utomstående”, så som abiturienter och sökande, arbetsgivare, alumner osv 3

Studieplaneringsprocess för livslångt lärande STUDIEUTBUD REKRYTERING & & ÅRSPLANERING VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING FORTBILDNING & & SLUTINTYG KOMPLETTERING • Stöder en studerandes hela livscykel – potentiell studerande: evaluerar Akademin som en potentiell studieplats – ny studerande: gör sin första studieplan – äldre studerande: har studieplanen som en rutin i sin årscykel – alumni: planerar sin vidareutbildning efter slutförd examen – extern studerande: planerar att ta enskilda kurser vid Akademin … 4

Centrala begrepp • Programplan – knuten till ett färdigt program – innehåller studiernas struktur för hela examen, huvudämne och ev. biämnen, obligatoriska kurser, generellt tidsschema • Undervisningsplan – studiehelheter och detaljerade kursbeskrivningar för inkommande år – utsedda egenlärare för olika studentgrupper • Studieplan – plan och struktur för egen examen eller utbildning – kopplad till en person, baserad på programplan eller helt individuell – innehåll: karriärvision, valt huvudämne, valda biämnen, kurser som skall avklaras (inkommande år per termin, senare (per termin eller år)), kurser eller helheter utanför ÅA, avklarade kurser, datum för examen, anvisad egenlärare • Egenlärare – stöder och följer upp ”egna” namngivna studerandes studier – studenten har alltid en egenlärare, personen kan variera 5

Uppgörande och uppdatering av kursbeskr. L Fastställande av utbildningsstrukturen F Uppgörande av undervisningsschemat F Anvisande av tutorer och egenlärare Godkännande av undervisningsplanen F F Uppgörande av förhandsifyllda programplaner F Tryckning av undervisningsoch utbildningsinformationen A REKRYTERING OCH VÄGLEDNING Studieutbud och årsplanering ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Rekrytering och vägledning Studierådgivning (självbetjänande. /personlig) Evaluering av utbildningsalternativ Programbaserad S Intresseanmälan för utbildningsinriktning Icke-programbaserad Uppgörande av individuell studieplan S Brister S - Genomförbarhet - Ändamålsenlighet - Formella krav - Tillgodoräknande - Karriäraspekter - Finansiering Granskning av individuell studieplan S Uppföljning av intresseanmälan F Marknadsföringsmaterial och -åtgärder F ANSÖKAN OCH ANTAGNING STUDIEUTBUD OCH ÅRSPLANERING Potentiella sökande OK F ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Ansökan om studieplats Bekräftelse av studieplats och starttid A Mottagande av välkomstbreven S S S Programbaserad Icke-programbaserad Ny stud. Rangordning och antagning F Godkännande och arkivering av individuell studieplan F Uppgörande av välkomstbreven A Akademins antagning F A - Beviljande av studierätt - Aktivering av programplan eller individuell studieplan Notering av bekräftade studieplatser (Harek) A A Generering av datoranvändarrättigheter (DC) A INSKRIVNING OCH ÅRSANMÄLAN REKRYTERING OCH VÄGLEDNING Ansökan och antagning A ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Utexaminering och slutintyg OK S STUDIER UNDER LÄSÅRET Brister = studieplanen uppdateras Brister Slutlig plan för examen S Slutlig karriärrådgivning (Arbetsforum) Aktivering av slutgranskning S Granskning av studieprestationer mot formella krav F OK Slutbedömning F L Utfärdande av betyg/ slutintyg F FORTBILDNING OCH KOMPLETTERING Medgivande till utfärdande av betyg Nej = studieplanen uppdateras A ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Fortbildning och komplettering Programbaserad Se: ansökning och antagning för programbaserad utbildning Studierådgivn. och evaluering av utbildningsalternativ Icke-programbaserad Se: ansökning och antagning för genomförande av individuell studieplan Anmälan om Alumnimedlemsskap Fortbildning företag UTEXAMINERING OCH SLUTINTYG S Fortbildning för individ Uppgörande och uppdatering av studieplan Upprättande och upprätthållande av personprofil S S Process för hantering av fortbildningskurser Ide – Planering – Marknadsf. – Genomföring - Avslutande S Notering av Alumnianmälningar Uppdatering av intressentregistren Marknadsföring och specialanbud A A A Uppföljning av utnyttjande av tjänster A Estimering av kommande behov A ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Inskrivning och årsanmälan Uppgörande av personlig studiehandbok Revidering av studieplanen S S ANSÖKAN OCH ANTAGNING S Anhållan om tillgodräkn. och erstättande Anhållan om externa studierättigheter S S S Uppgörande av alternativa studieplaner S S Uppgörande av den första studieplanen S A Aktivering av datoranv. rätt (DC) A Årsanmälan/ ändrad årsanmälan S Nyinskrivning och studieorientering Registrering som ÅAstuderande Äldre stud. - Studierådgivning för lågprod. studerande - Byte av egenlärare HAR INTE godkänd studieplan Inlämning av studieplan för godkännande S Godkännande och arkivering planen S F F L * Godkänd studieplan = preliminär kursanmälan Granskning av studieplan Granskning av planens innehåll och struktur Uppföljning av intresset för egna kurser Beslut om tillgodoräknande STUDIER UNDER LÄSÅRET Äldre stud. Uppdatering av studieplan inför årsanmälan och formell gransk. Nya stud. F HAR godkänd studieplan ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Studier under läsåret Upprätthållande av CV S * Smärre förändringar under läsåret Anmälan till kurs eller prestation S Rangordning och accepterande av deltagare. L Förändringar i undervisningsplanen L Genomförande av studieprestation S L - Deltagande i kurs (S) - Undervisning och handledning (L) - Tentanmälan (S) - Tentamen (S) - Examination (L) Registrering av kursresultat & prestation Uppdatering av existerande studieplan F S Uppföljning av egenstuderandes framsteg L Karriärrådgivning (Arbetsforum) UTEXAMINERING OCH SLUTINTYG INSKRIVNING OCH ÅRSANMÄLAN * Förändringar med formella konsekvenser under läsåret * Läsåret tar slut A 12 ROLLERNA: S = studenten L = läraren F = fakulteten A = akademiförv

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING FORTBILDNING & & SLUTINTYG KOMPLETTERING STUDENTEN • Tillgång till uppdaterat studieutbud i ett tidigare skede i elektroniskt format LÄRAREN • Uppgörande av kursfordringar och undervisningsschema för följande läsår tidigareläggs • Möjlighet till förhandsinformation om ungefärligt antal deltagare på kurserna • Kursbeskrivningar införs i Akademins gemensamma kursdatabas, där man också kan ange krav på förhandsanmälan • Uppdragen som egenlärare fördelas per studentgrupp per år FAKULTETEN • Varje studentgrupp anvisas egenlärare • Programplaner blir verktyg för rekrytering • Planeringen av följande läsår tidigareläggs AKADEMIFÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONE RNA • Tryckning av undervisningsprogram och studiehandböcker utgående från kursdatabasens uppgifter, dock i mindre upplaga. Tyngdpunkten ligger i elektronisk publicering. • Alltid aktuell kursinformation. 13

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING STUDENTEN ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING FORTBILDNING & & SLUTINTYG KOMPLETTERING • Val av utbildning och karriär med hjälp av alumniprofiler • Programplaner blir (elektroniskt) tillgängliga för individuell studierådgivning (självbetjänande/personlig) • Intresseanmälan kan göras för mer riktad information (t. ex. för vissa program) LÄRAREN FAKULTETEN AKADEMIFÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONE RNA • Den individuella studieplanen för behörighetsgivande studier granskas, godkänns och arkiveras innan ansökan göras • Den godkända, individuella studieplanen delges den sökande och bifogas ansökan 14

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING STUDENTEN ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING FORTBILDNING & & SLUTINTYG KOMPLETTERING • Välkomstbrevet innehåller lösenord för tillgång till förhandsifylld programplan och den första personliga studiehandboken LÄRAREN FAKULTETEN (SPT, FC) • För programbaserad utbildning kopplas varje individ ihop med den relevanta programplanen AKADEMIFÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONE RNA • Datacentralen ger tillfälligt lösenord till dem som antagits. 15

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING FORTBILDNING & & SLUTINTYG KOMPLETTERING STUDENTEN • Årsanmälan för äldre förutsätter årligen godkänd studieplan => studieplanen för inkommande läsår bör göras och godkännas föregående vår • Godkänd studieplan = preliminär anmälan till de kurser som finns insatta i planen • Anhållan om tillgodoräknande och ersättande av studier görs som bilaga till studieplanen • Personlig studiehandbok genereras utgående från godkänd studieplan LÄRAREN • Egenläraren går igenom sina egna studerandes studieplaner på våren (lågproducerande egenstuderande kan identifieras vid granskning av studieplanen) • Godkänd studieplan = preliminär anmälan till de kurser som finns insatta i den godkända planen => kan följa upp det preliminära intresset för sina egna kurser FAKULTETEN • Studieplanernas formella krav, tillgodoräknande och ersättande av studier granskas • Lågproducerande studerande kan identifieras vid granskning av studieplan • De granskade studieplanerna godkänns AKADEMIFÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKT. • Vid inskrivningen kontrolleras att studieplanen för läsåret är godkänd 16

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING FORTBILDNING & & SLUTINTYG KOMPLETTERING STUDENTEN • Kurser valda till studieplanen utgör samtidigt en preliminär förhandsanmälan till kurserna ifråga => fördel vid trängsel • Planen uppdateras automatiskt med avklarade prestationer • Kan följa upp sina egna framsteg i relation till gjorda planer => möjlighet att identifiera problem och söka stöd • Möjlighet att ändra sin studieplan under läsåret • Alternativa studieplaner kan göras • Automatiskt info då förändringar i kursupplägget sker • Kan elektroniskt upprätthålla sin CV i samband med studieplanen LÄRAREN • Preliminär kursanmälan via studieplanerna, möjliggör uppskattning av antal deltagare/kurs • Möjligheter att meddela om förändringar i kurser • Kan följa upp egenstuderandes studier => möjlighet till aktivt stöd FAKULTETEN • Möjlighet till estimat för såväl planer som resultat gällande studiepoäng, examina etc. utgående från studieplaner => stöd för verksamhetsplanering och rapportering AKADEMIFÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONER • Möjlighet till estimat för såväl planer som resultat gällande studiepoäng, examina etc. utgående från studieplaner => stöd för verksamhetsplanering och 17 rapportering • Möjlighet till karriärrådgivning på basis av studieplan

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING STUDENTEN ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING FORTBILDNING & & SLUTINTYG KOMPLETTERING • Möjlighet att beskriva och kontrollera sin examens innehåll före den officiella granskningen • Möjlighet till slutlig karriärplanering på basis av examensplan/ studieplan • Möjlighet att elektroniskt aktivera slutgranskning • Möjlighet att på basis av fakultetens medgivande elektroniskt anhålla om/neka betygs-/ intygsutskrift samt meddela om önskat överlämningsdatum och –sätt. LÄRAREN FAKULTETEN • Granskade examensplaner underlag för utskrift av betyg/intyg • Möjlighet att elektroniskt få studentens medgivande för betygs-/ intygsutskrift AKADEMIFÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONE RNA • Möjlighet till slutlig karriärrådgivning på basis av examensplan/ studieplan 18

Detta förändras per process och roll STUDIEUTBUD & ÅRSPLANERING REKRYTERING & VÄGLEDNING ANSÖKAN & ANTAGNING INSKRIVNING & ÅRSANMÄLAN STUDIER UNDER LÄSÅRET UTEXAMINERING FORTBILDNING & & SLUTINTYG KOMPLETTERING STUDENTEN (Alumni, fortbildningskunder) • Möjlighet att upprätthålla sin alumniprofil och därmed möjlighet att: – fortlöpande få information om ÅA, det egna ämnet, fortbildningsmöjligheter – upprätthålla kontakten till andra alumni (studiekompisarna. . . ) • Möjlighet att långsiktigt planera och ”beställa” sin fortbildning via existerande eller skräddarsydda fortbildningsprogram och –kurser (via en individuell studieplan eller en studieplan företaget) • Möjlighet att ta initiativ till utbildning/beskriva behov LÄRAREN • Möjlighet att rekrytera alumni som föreläsare eller mentor på basis av profil och kunnande FAKULTETEN (CSK, FC) • • AKADEMIFÖRVALTNINGEN, STÖDFUNKTIONER • Möjlighet att följa upp alumnis placering i arbetslivet • Möjlighet att utnyttja alumniprofiler i marknadsföring av utbildning Möjlighet att riktat erbjuda fortbildning enligt alumnis preferenser Möjlighet att knyta alumni till forskning Möjlighet att följa upp och förutse alumnis utnyttjande av fortbildningstjänster Möjlighet att rekrytera alumni som föreläsare på basis av profil och kunnande 19