Sttn okresn archiv Brnovenkov se sdlem v Rajhrad

Státní okresní archiv Brno-venkov se sídlem v Rajhradě �Stručný návod pro správné odesílání dokumentů datovou schránkou s nejčastějšími chybami obcí, městysů a měst okresu Brno-venkov � 1. Obce s listinnou spisovou službou � 2. Obce s elektronickou spisovou službou � V případě dotazů se obraťte na ochotné pracovníky archivu � Kontakty viz http: //brno-venkov. mza. cz/publikace/uvod

1. Obce s listinnou spisovou službou jak správně odesílat dokument datovou schránkou 1. A. ŠPATNÝ POSTUP ZASLÁNÍ DOKUMENTU 1. B. SPRÁVNÝ POSTUP ZASLÁNÍ DOKUMENTU

1. A. Špatný postup zaslání dokumentu datovou schránkou obcí s analogovou spisovou službou � Špatně: naskenovaný dokument orazítkovaný, podepsaný ručně nebo (i) elektronicky úřednicí úřadu, posláno datovou schránkou. � Musí podepsat statutární zástupce (starosta – starostka, nebo tajemník úřadu, pokud ho úřad má) � Správně: text návrhu � Správně: číslo jednací

1. B. Správný postup zaslání dokumentu datovou schránkou obcí s analogovou spisovou službou � Jsou možné dva postupy: � 1. Dokument vyhotovíte v listinné podobě, starosta (tajemník úřadu) ho ručně podepíše (+ razítko) a tento dokument se konvertuje z moci úřední do digitální podoby s ověřovací doložkou přes Czech Point, zašlete i s přílohami DS. � 2. Wordový dokument převedete (vytisknete) do PDF, které elektronicky podepíše s časovým razítkem starosta (tajemník), dole na dokumentu by mělo být jméno starosty (tajemníka) a pod ním „(podepsáno elektronicky)“, zašlete i s přílohami DS. � 2. varianta viz obrázek.

2. Obce s elektronickou spis. službou jak správně odesílat dokument datovou schránkou 2. A. ŠPATNÝ POSTUP ZASLÁNÍ DOKUMENTU 2. B. SPRÁVNÝ POSTUP ZASLÁNÍ DOKUMENTU

2. A. Špatný postup zaslání dokumentu datovou schránkou obcí s elektronickou spisovou službou � Špatně: naskenovaný dokument s razítkem, podpisem starosty a dalších pracovníků úřadu, elektronicky podepsaný úřednicí úřadu, odesláno s přílohami datovou schránkou.

2. B. Správný postup zaslání dokumentu datovou schránkou obcí s elektronickou spisovou službou � Správně: dokument vytvořen buď ve Wordu nebo přímo v elektronickém systému spisové služby, převeden v e. SSL do formátu PDF/A, přiloženy přílohy, elektronicky podepsáno starostou nebo tajemníkem úřadu s časovým razítkem, posláno datovou schránkou. � Mimo povinné číslo jednací může mít PID (JID) – jedinečný identifikátor (čárový kód vpravo nahoře).