Struktur Upah Sahid Jaya 27 Nopember 2013 Forum

Struktur Upah Sahid Jaya, 27 Nopember 2013 Forum HRD BEKASI

• Fasilitator: Dinarwulan Sutoto (TOTO)

HOUSEKEEPING

Kesepakatan : Untuk disepakati………. • Santai dan serius • Aktif berpartisipasi, bertanya • Menghargai (pihak) lain • HP, Silent mode • Merokok? . .

Workshop Objectives, Peserta diharapkan memahami: • Konsep dasar penyusunan sistem remunerasi • Tahapan yang harus diperhatikan dalam mendesign system remunerasi • Mengetahui proses pelaksanaan dan kegunaan job evaluasi dan ragam metoda yang digunakan • Mengetahui cara menetapkan struktur upah

Apa tugasnya? . . . . SETIAP AKHIR BULAN 1 Laporan Penggajian. . Tahap pertama proses penggajian. Diperlukan untuk persetujuan pembayaran gaji. · Ekstrasi data jam lembur, hari kehadiran, hasil produksi karyawan, perhitungan 'shift', klaim kesehatan, dan lain-lain. · Pemasukan data potongan kasbon, pinjaman, potongan koperasi, SPSI, dll. · Perhitungan pajak, perhitungan Jamsostek, dana pensiun, dll. 2 Daftar Transfer Bank, . untuk karyawan yang pembayaran gajinya dilakukan melalui transfer bank, atau pemasukan data 'take home pay' ke dalam program transfer bank yang disediakan oleh bank. 3 Daftar Pembayaran Tunai, . untuk karyawan yang gajinya dibayar secara tunai. 4 Slip Gaji, . untuk setiap karyawan. Mencakup seluruh mata penghasilan dan potongan, serta Pajak dan Jamsostek. Slip Lembur, untuk karyawan yang diperhitungkan lembur dan kehadirannya dalam perhitungan gaji. 5 Laporan Lainnya: . Laporan Potongan Dana Pensiun, Koperasi, SP, Pinjaman, dan sebagainya. 6 Laporan Pemotongan Pajak, . untuk peyetoran pajak PPh-21 dan pengisian SPT Masa, tanggal 10 bulan berikutnya. 7 Laporan Jamsostek, . Form 1 -A, 1 -B, dan 1 -C, tanggal 15 bulan berikutnya.

Infrastruktur Human Capital Job Position Organization structure Job Analysis Job Evaluation Job Grade Reward System Job Cluster Competency Model Performance System 1. Bonus/incentive 2. Salary increament 3. Career devl’t. Finis h Business Process Assessment. . . . > Gap Mapping Business Plan Training & Development Road Map Strategy MPP Start Deploy to emloyee Casecade to function

Pemahaman Umum THP GARIS MID/ GARIS KEBIJAKAN GAJI POKOK

Variable/at risk • Untuk pencapaian dari target finansial/ operasional jangka pendek Fix/Guaranteed Komposisi Remunerasi • Untuk 100 % pencapaian pekerjaan yg menjadi tanggungjawabnya Incentive Jangka panjang Incentive Jangka pendek • Untuk pencapaian dari target finansial/ operasional jangka panjang Benefits/ manfaat • Agar bersaing di pasar, sesuai ketentuan yg berlaku dan karakater pengajian dari suatu wilayah Tunjangan • Untuk memberikan perlindukankebutuhan mendasar pegawai, terkait dng kompensasi non-tunai Gaji Pokok PERUSAHAAN HARUS MENENTUKAN KOMPOSISI YG OPTIMAL GUNA MENUNJANG BERJALANNYA STRATEGI PERUSAHAAN, SEKALIGUS MENJAGA KESEIMBANGAN HAK-KEWAJIBAN SETIAP PIHAK (SHAREHOLDER-STAKEHOLDER)

Komponen Upah Tunjangan Tidak Tetap Upah Pokok Tunjangan Tetap Upah Pokok =75% x (75% x Upah) Tj Tetap = 25% x (75% x Upah) Tj Tidak Tetap = 25% Upah

Non Financial Benefits Long & Short Term Incentive - Performance Bonus - Sales Incentive - Executive Share Options Total Variable Benefits - COP - Club Membership - Staff Loan - Health Care - Jamsostek - Pension (DPLK) Total Benefits - Life Insurrance - Personal Accd Ins - Leave - Creadit Cards - Parking Fee Fixed Allowances - Meals & Transport Allowance - Gasoline Allowance Fixed Bonus (THR) BASIC SALARY Annual Basic Guaranteed Cash Total Rewards Total Compensation & Benefits Total Compensation Total C&B + Rewards TOTAL EMPLOYEE’S OPPORTUNITY Career & Development : • Training Opportunity • Skill & Competencies Development • Carrier Opportunity DEPENDS ON : SKILL, COMPETENCY & PERFORMANCE Rewards Matrix – Kompensasi, Benefit & Rewards

Komposisi Remunerasi Berdasarkan Tingkatan Manajemen 2006 100% 80% 24 12 % Komposisi 60% 18 7 9 16 15 6 9 5 12 8 Benefits Allowances Short-term Incentive 40% 56 66 69 68 Base Salary 20% 0% Non. Eksekutif Manajemen Junior Manajemen Menengah Manajemen Senior

Reward Analysis - Internal Analysis • Tahap pertama melakukan analisa internal adalah membuat “scatter diagram” untuk 4 major components dari remunerasi yaitu : –Annual Gross Base Salary (AB) §equal to the 12 month’s salary plus all fixed and guaranteed bonus such as the THR –Total Cash (TC) • equal to the Annual Base plus any fix Variable Bonus - Total Guarantee (TG) • equal to the Total Cash plus all “cash” allowances: Tunjangan Perumahan, Tunjangan Transport, Tunjangan Jabatan, Tunjangan Khusus, Tunjangan Kemahalan, Tunjangan Pengganti Fasilitas Kendaraan, Tunjangan Pengganti Fasilitas Rumah –Total Remuneration (TR) • equal to the Total Earnings plus notional Rupiah values of the “noncash” fringe benefits such as Company Car, Housing, Cellular, Medical/Hospital benefits, Jamsostek.

Reward Analysis - Internal Analysis 100 – Having career management system to sustain the enthusiasm to pursue the change journey (the key enabler to sustain change) HP 72 - 904, Salary = Rp. 63, 561 X Hay Point + Rp 2, 176, 264 80 125% 60 100 % 75 % 40 20 0 0 200 400 600 800 1000

Beberapa Istilah Penting

Golongan dan skala

Reward Analysis - External Analysis • Lakukan perbandingan tingkat remunerasi perusahaan dengan praktek penggajian di kebanyakan indutri/ perusahaan, gunakan data yang paling relevant (mis : Data base Jakarta) • Gunakan indeks kemahalan daerah sebagai faktor penyesuaian, bila akan melakukan untuk lain daerah. • Perbandingan dilakukan dengan pendekatan posisi jabatan atau bobot jabatan

Reward Analysis – External Analysis

STRUKTUR KEP. GAJI Pengusaha menyusun struktur dan skala upah dalam 49/MEN/2004 penetapan upah pekerja / buruh diperusahaan. (Pasal 2) Dalam menyusun struktur dan skala upah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, dilaksanakan melalui : a. Analisa jabatan; b. Uraian jabatan; c. Evaluasi jabatan; Konsekuensi : Penyusunan Struktur Gaji harus sistimatis dan objective = melakukan analisa jabatan, uraian jabatan, dan evaluasi jabatan

Job evaluation Proses untuk mendapatkan “Job-grade” pada dasarnya terdiri dari serangkaian kegiatan yang secara sistematis menyepakati, mengumpulkan, mengkategorikan, membandingkan, menyimpulkan serta mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan tentang suatu jabatan / pekerjaan.

Job evaluation Informasi tentang Uraian Pekerjaan: Pengetahuan dan pemahaman Atas uraian pekerjaan dari para Komite JE ASUMSI : Harus menilai “pekerjaan” Bukan “Pemangku jabatan” Dengan tampilan standar Metoda Job Evaluasi Kesepakatan: Penilaian dari para Job Evaluator Bobot pekerjaan

Harus diperhatikan…… l Yang diukur adalah isi dari pekerjaan, BUKAN orangnya, jadi siapapun orangnya yang menjabat saat ini TIDAK relevan untuk dievaluasi. l Pekerjaan tersebut diukur pada saat ini, bukan bagaimana pekerjaan itu didesain di masa datang, oleh karena itu evaluasi jabatan adalah proses yang dilakukan secara terus menerus.

Metoda job Evaluation: • Non analytical metoda • Job Ranking • Pair comparison • Job classification • Analytical metoda : point factor

Contoh : Job ranking

Contoh Job class : Grade 1: diperlukan instruksi yang specifik, memerlukan pengawasan Yang intensif (clerk) Grade 2 : diperlukan instruksi global berdasarkan alternatif beberapa SOP, Kurang diperlukan pengawasan (junior clerk) Grade 3 : menggunakan dan merevisi beberapa SOP, berdasarkan pengetahuan dan Pengalaman, diperlukan pengawasan sesaat (junior bookkeeper) Grade 4 : memahami beberapa prosedur dalam scope luas (acct. dept) Untuk membuat beberapa keputusan berdampak ringan pada pola kerja Subordinatnya, memerlukan pengawasan ringan, karena batasan performa Kerja perperiode. (supervisor bookkeeper)

Analytical Method : Point Factor Hal penting yang harus diperhatikan: • Menetapkan Factor • Membuat scala rating faktor • Melakukan pembobotan

COMPENSABLE Ayat (2) Pasal 6 FACTOR Kep. 49/MEN/2004 : dan dinilai dalam evaluasi Faktor – faktor yang diukur jabatan antara lain : a. Tanggung jawab; b. Andil jabatan terhadap perusahaan; c. Resiko jabatan; d. Tingkat kesulitan jabatan; Konsekuensi : Kita bisa (dan harus) memilih / mempertimbangkan faktor-faktor lain yang akan dipakai sebagai dasar dalam memberikan kompensasi (compensable factor).

Sebuah ilustrasi……. . FACTOR Tinggi (25 pts) Body (25 pts) Kulit (20 pts) “Ukuran” (15 pts) Tutur kata (15 pts) 20 17 15 13 12 22 20 20 10 13 18 22 18 15 13 TOTAL POINTS 77 85 86

BUMN “X” Compensable Factors 1. 2. 3. INPUT PROCESS Kemampuan/ Kecakapan (Ability) Penyelesaian masalah (problem solving) Pendidikan formal Ketrampilan Pengetahuan 1. 2. 3. Kemampuan analisa Manajemen skill Ketentuan dan prosedur UPAYA(EFFORT) 1. 2. 3. Kewenangan Kemampuan komunikasi Hubungan kerja OUTPUT Hasil/dampak (outcome) 1. 2. Resiko keuangan Kompleksitas

Job factors (Hay Methodology) KNOW-HOW PROBLEM SOLVING ACCOUNTABILITY Technical Know-How Thinking Environment Freedom to Act Management Breadth Thinking Challenge Area of Impact Human Relations Skills Nature of Impact

Job factors (CRG, Methodology) 1. PENGARUH TERHADAP ORGANISASI a. Ukuran Organisasi b. Dampak terhadap Organisasi 2. SUPERVISI a. Jumlah bawahan b. Type bawahan 3. WILAYAH TANGGUNG JAWAB a. Ketidaktergantungan b. Keragaman c. Pemahaman bisnis 4. INTERAKSI a. Kemampuan berinteraksi b. Frekwensi interaksi c. kerangka interaksi 5. KUALIFIKASI a. Pendidikan b. Pengalaman 6. PEMECAHAN MASALAH a. Inovasi b. Operasional/Administrasi 7. KONDISI LINGKUNGAN a. Tingkat kesulitan lingkungan b. Resiko Pekerjaan

Analytical method : point factor (pada umumnya) Skill/knowledge : Pengetahuan, Keahlian, pengalaman untuk prestasi kerja standar yang dapat diterima Responsibility for : l. Hasil dan konsekuensi dari tindakan. l. Efek dari peran terhadap hasil akhir.

Effort/usaha yg diperlukan : l. Pemikiran yang diperlukan untuk menganalisa, mengevaluasi, menciptakan, memberi alasan, mencapai dan menarik kesimpulan. l. Mengukur intensitas proses mental yang menggunakan skill/knwldge untuk mengidetifikasikan, mendefinisikan, dan Lingkungan Kerja : memecahkan masalah Keadaan fisik tempat kerja yang menuntut perhatian karena keunikan tertentu.

Contoh job Evaluasi Pada perusahaan Jasa di bidang: • jasa rental • jasa Cleaning S • jasa keu. S/P • jasa waserda

Job Grading Upaya mengelompokkan (secara bertingkat) beberapa posisi pekerjaan/jabatan yang mempunyai kesamaan/kemiripan (relatif) karakter pekerjaan (tanggung jawab, wewenang dan tugas) Untuk keperluan apa : • pengaturan sistem remunerasi • pengaturan sistem karir dan pengembangan • pengturan sistem insentif • dll

Grading (strata) Pertimbangan Penetapan grade dalam struktur remunerasi: n Sejalan dengan filosofi kompensasi (dalam hal kemampuan pegawai /Pengetahuan/ketrampilan), sebagaimana disyaratkan dalam pekerjaan. n Berdasarkan tingkatan (lapis) organisasi n Sejalan dengan strategi bisnis, yang memungkinkan terjadinya perpindahan lintas unit kerja n Upaya memotifasi pegawai, melalui adanya peluang untuk menempati grade yg lebih tinggi dalam periode waktu tertentu. n Berdasarkan bobot pekerjaan.

Analisa Hasil Job evaluatian (“job score”) dengan metoda FES Grade Min Point Mid Point Max Point 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Ses III 38 343 646 949 1252 1555 1858 2161 2464 2767 3070 3373 3676 3979 4282 4585 4888 190 493 796 1099 1402 1705 2008 2311 2614 2917 3220 3523 3826 4129 4432 4735 5038 342 645 948 1251 1554 1857 2160 2463 2766 3069 3372 3675 3978 4281 4584 4887 5190

Grade Min - Max 1 1641 – 1846 2 1334 – 1609 3 1080 - 1318 4 968 - 1072 5 813 – 953 1846 1641 1207 1080 986 968 710 6 570 – 812 7 389 – 460 8 271 9 246 570 389 246

High complexity

Dual Grading

PENINJAUAN & PENYESUAIAN UPAH Dengan menggeser garis kebijakan gaji, Atau hanya menyesuaikan CR Rp 1 2 3 4 5 GRADE

PENINJAUAN & PENYESUAIAN UPAH Rp CR > 100 MID CR < 100 ALT 1 Rp ATAU GRADE MID 2 CR < 100 MID 1 CR < 100 ALT 2 ATAU GRADE

Konsep Penyesuaian imbal jasa % Inflasi yang memang harus diantisipasi oleh bisnis COLA Gunakan untuk : • Menjaga Upah > UMK • Menjaga External Equity FIXED + COMPANY PERFORMANCE VARIABLE Komponen upah yang diberikan berdasarkan output bisnis tidak membebani dalam jangka penjang sesuai kemampuan

Terima Kasih

Komponen Upah Tunjangan Tidak Tetap Upah Pokok Tunjangan Tetap Upah Pokok =75% x (75% x Upah) Tj Tetap = 25% x (75% x Upah) Tj Tidak Tetap = 25% Upah

Reward Analysis – External Analysis