Struktur Organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit

Struktur Organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Istilah Personalia awalnya diberukan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia (SDM), dan bisa dipimpin oleh Wakil Direktur Utama atau bahkan Dirangkap Direktur Utama. Sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil SDM disebut Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / Human Resource Information System / HRIS.

Fungsi Sumber Daya Manusia Kegiatan utama SDM 1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and hiring). SDM membantu pegawai baru ke dalam perusahaan dengan melihat file pelamar, memasang iklan lowongan kerja di media, memberutahukan posisi yang diminta, melakukan wawancara di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan pelatihan Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya : anggota staf SDM dapat membantu analisis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan siklus hidup sistem. 3. Manajemen data SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Administrasi pegawai Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti : Asuransi, kesehatan dan pembagian keuntungan (Jasa produksi). Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja dan melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini adalah untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa datang. Setelah penghentian , SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. Lebih jelasnya fungsi SDM tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar : Fungsi SDM Perekrutan Penerimaan Pendidikan & pelatihan Penghentian Adm. Tunjangan Perusahaan Calon Pegawai Manajemen data Pegawai yang Pensiun

Gambar : Model Sumber Daya Manusia Subsistem perencanaan angkatan kerja Subsistem Input Sistem Informasi Akuntansi Sumber Intern Subsistem Penelitian SDM Sumber Lingkungan Subsistem Intelijen SDM Subsistem perekrutan Database HRIS Subsistem manajemen angkatan kerja Subsistem kompensasi Subsistem benefit Subsistem pelaporan lingkungan Subsistem output PEMAKAI

Subsistem Input SDM 1. Sistem Informasi Akuntansi a. Elemen data personil Merupakan data non keuangan dari SDM yang berkaitan dengan identitas karyawan , contohnya : - nama pegawai, alamat, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan dan jumlah tanggungan. Data pegawai ini disimpan dalam file karyawan dan senantiasa diperbaharui. b. Elemen data Akuntansi. data ini bersifat keuangan, contohnya : Upah perjam, Gaji bulanan, Pendapatan kotor saat ini dan pajak penghasilan tahun berjalan.

Database HRIS SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang bersifat keuangan dan non keuangan. Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM, namun sekarang ini diserahkan pada SIA. Keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian berbentuk penyediaan proses dan data pendukung bagi SIA. 2. Subsistem Penelitian SDM Berfungsi mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, misalnya: a. Penelitian suksesi (sucession studies) b. Analisis evaluasi jabatan c. Penelitian keluhan.

a. Penelitian suksesi Dilakukan untuk mengidentifikasi karyawan yang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. Mungkin seorang kepala departemen akan pensiun, dan manajemen puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke jabatan itu. b. Analisis dan Evaluasi jabatan (Job analysis and Evaluation). Mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan

c. Penelitihan keluhan (Grievance studies) Membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan karyawan untuk berbagai alasan. 3. Subsistem Intelijen SDM Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan / luar perusahaan, meliputi : Pemerintah Pemasok Serikat pekerja Masyarakat global Masyarakat keuangan, dan a. b. c. d. e. f. Pesaing.

A. Intelijen Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan. B. Intelijen Pemasok mencakup seperti perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit, dan lembaga penempatan lulusan Universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan karyawan baru.

C. Intelijen Serikat Pekerja Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahan. D. Intelijen Masyarakat Global Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti : Perumahan, Pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan Internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

E. Intelijen Masyarakat Keuangan Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan karyawan. F. Intelijen Pesaing Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, terjadi perpindahan karyawan yang sering dari satu perusahaan ke perusahaan yang lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber karyawan baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Output HRIS 1. Subsistem Perencanaan Angkatan kerja Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai dimasa yang akan datang. Berikut ini tabel jumlah persh. Yg menggunakan Aplikasi perencanaan angkatan kerja. Jumlah perusahaan yang menggunakan Aplikasi Perencanaan Angkatan Kerja Nama Aplikasi Sedang digunakan dikembangkan Pembuatan bagan organisasi Peramalan gaji Analisis / Evaluasi jabatan Perencanaan pemodelan kerja Total 238 237 176 66 785 58 47 66 29 261 Persentase aplikasi yang sedang digunakan=75%

Subsistem Perekrutan Tabel berikut ini mengidentifikasikan dua aplikasi perekrutan yaitu Penelurusan pelamar yang telah diterapkan secara ektensif dan telah mendapat apresiasi yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan daripada melakukan pencarian Internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada. Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perekrutan Nama aplikasi Penelusuran pelamar Pencarian Internal Sedang digunakan 235 111 Sedang dikembangkan 98 56 Total 346 154 Persentase aplikasi yang sedang digunakan = 69%

Subsistem Manajemen Angkatan Kerja Tabel : Jumlah Perusahaan yang menggunakan Aplikasi Manajemen Kerja Nama Aplikasi Sedang digunakan Sedang dikembangkan Penilaian kinerja 244 60 Pelatihan 216 102 Pengendalian posisi 177 108 Relokasi 121 33 Keahlian / kompetensi 115 107 Suksesi 110 102 Pendisiplinan 61 39 Total 1. 046 551 Persentase aplikasi yg sedang digunakan = 65%

Subsistem Kompensasi Beberapa aplikasi kompensasi yang diterapkan banyak perusahaan seperti yang nampak dalam tabel berikut ini. Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Kompensasi Nama aplikasi Peningkatan penghargaan Gaji Kompensasi Eksekutif Insentif khusus Kehadiran Total Sedang digunakan dikembangkan 404 389 237 230 191 1. 487 Persentaseaplikasi yg esdang digunakan =88% 18 21 39 31 69 196

Subsistem Benefit Tabel : Jumlah Perusahaan yang menggunakan Aplikasi Benefit Nama Aplikasi Defined Contribution Defined Benefit statement Flexible benefit Pembelian saham Pemrosesan saham Sedang Digunakan 275 270 234 195 149 88 Sedang Dikembangkan 18 47 57 55 16 11 Totol 1. 211 234 Persentase aplikasi yang sedang digunakan =84%

Subsistem Pelaporan Lingkungan Tabel : Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Pelaporan Lingkungan Nama aplikasi Sedang digunakan dikembangkan Catatan EEO 402 Analisis EEO 352 Peningkatan serikat pekj. 165 Catatan kesehatan 102 Bahan beracun 80 Keluhan 66 Total 1. 167 43 47 13 41 32 31 207 Persentase aplikasi yang sedang digunakan =85% EEC = Equal Employment Opportunity

Pengguna / Pemakai Sistem Informasi Sumber daya Manusia Pemakai Sistem Informasi Suber Daya Manusia Perencanaan Perekrutan Manajemen Kompensasi Benefit Pelaporan angkatan kerja Direktur SDM Eksekutif lain Manajer kom pensasi Manajer peren canaan SDM Manajer Hub. Pek Manajer EEO Manajer pere krutan Manajer pela tihan Manajer Akuntansi Manajer Gaji Manajer lain lingkungan X X - X X X X - X - - - X X X - - X X - - - X X X X X