STRATEJK PLANLAMA STRTEJ GELTRME DARE BAKANLII ANKARA2017 SUNUM

STRATEJİK PLANLAMA STRTEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ANKARA-2017

SUNUM PLANI A-STRATEJİ, STRATEJİK YÖNETİM VE STRATEJİK PLANLAMA KAVRAMLARI B-STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİNİN EVRELERİ 1. HAZIRLIK ÇALIŞMALARI 2. DURUM ANALİZİ 3. GELECEĞE BAKIŞ 4. MALİYETLENDİRME 5. İZLEME VE DEĞERLENDİRME

A-STRATEJİ, STRATEJİK YÖNETİM VE STRATEJİK PLANLAMA KAVRAMLARI Strateji; belirlenen hedeflere ulaşmak için; temel amaçlar, gayeler/hedefler ve önemli politikalar bütünüdür. Stratejik yönetim; bir organizasyonun hedefine ulaşabilmesi için doğru stratejiler geliştirmesini, bu stratejileri etkin bir şekilde uygulamasını ve sonuçlarını değerlendirerek hedefine doğru gidip gitmediğini izleyen yönetim sürecidir.

Stratejik Planlama; Ø Kuruluşun bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği durum arasındaki yolu ifade eder. Ø Kuruluşun amaçlarını, hedeflerini ve bunlara ulaşmayı mümkün kılacak yöntemlerin belirlenmesini gerektirir. Ø Uzun vadeli ve geleceğe dönük bir bakış açısı taşır.

Bu çerçevede stratejik planlama: ü ü ü ü ü Sonuçların planlanmasıdır. Değişimin planlanmasıdır. Gerçekçidir. Kaliteli yönetimin aracıdır. Hesap verme sorumluluğuna temel oluşturur. Katılımcı bir yaklaşımdır. Günü kurtarmaya yönelik değildir. Bir şablon değildir. Salt bir belge değildir. Sadece bütçeye dönük değildir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda stratejik plan; «Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren plan» olarak tanımlanmaktadır.

Stratejik Planlama Sürecinde Dikkat Edilecek Hususlar ü Katılımcılık sağlanmalıdır. ü Stratejik planlar ilgili idarenin öz ürünü olmak durumundadır. ü İhtiyaç halinde kuruluş dışından temin edilecek danışmanlık hizmetleri sadece yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetlerini kapsamalıdır.

ü Stratejik plan 5 yıllık bir dönemi kapsar. ü Plan en az 2 yıl uygulandıktan sonra güncelleştirilebilir. ü Güncelleştirme misyon, vizyon ve amaçlar bölümleri değiştirilmeksizin sadece hedefler bölümünde yapılan nicel değişikliklerdir.

Özetle stratejik planlama, bir kuruluşun aşağıdaki dört temel soruyu cevaplandırmasına yardımcı olur: v NEREDEYİZ? v NEREYE GİTMEK İSTİYORUZ? v GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ? v BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER ve DEĞERLENDİRİRİZ?

STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ • Plan ve Programlar • Paydaş Analizi • GZFT Analizi • Kuruluşun varoluş gerekçesi • Temel İlkeler • Arzu edilen gelecek DURUM ANALİZİ MİSYON VE İLKELER VİZYON • Orta vadede ulaşılacak amaçlar • Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler AMAÇLAR VE HEDEFLER • Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri STRATEJİLER • Detaylı iş planları • Maliyetlendirme • Performans programı • Bütçeleme • Raporlama • Karşılaştırma • • Geri besleme Ölçme yöntemleri belirleme Performans göstergeleri Uygulamaya yönelik ilerleme ve sonuçların değerlendirilmesi Neredeyiz? FAALİYETLER VE PROJELER Nereye ulaşmak istiyoruz? Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? İZLEME PERFORMANS ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz?

Stratejik Planda Yer Alması Gereken Temel Unsurlar ü Durum Analizi (Özet) ü Katılımcılığın nasıl sağlandığına ilişkin açıklama ü Misyon, vizyon, temel değerler ü En az bir amaç ü Her amacın altında en az bir hedef ü Hedef ölçülebilir şekilde ifade edilmemişse ölçüm kriterleri (performans göstergeleri) ü Stratejiler ü Tüm amaç ve hedefleri içeren beş yıllık tahmini maliyet tablosu

B-STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİNİN EVRELERİ YAPILACAK ÇALIŞMA İLGİLİ ÇALIŞMA GRUBU Hazırlık Çalışmaları Strateji Geliştirme Kurulu Durum Analizi Hazırlık ve Analiz Çalışma Grubu Stratejik Yönlendirme Geleceğe Bakış Çalışma Grubu Strateji/Faaliyet Oluşturma Strateji Çalışma Grubu İzleme/Kontrol İzleme, Değerlendirme ve Yönlendirme Çalışma Grubu

1. HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Stratejik planlama hazırlığı 5 aşamadan oluşur: Ø Planlama çalışmalarının sahiplenilmesinin sağlanması Ø Organizasyonun oluşturulması Ø İhtiyaçların tespit edilmesi Ø İş planının oluşturulması Ø Hazırlık programının yapılması

1. 1. Stratejik Planlama Organizasyonu Üst Yöneticiler, idarelerinin stratejik planlarının hazırlanması ve uygulanmasından Bakana karşı

Koordinatör birimin görevi stratejik planı hazırlamak değil, plan çalışmalarını koordine etmektir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı bulunan kuruluşlarda koordinatörlük görevi bu birim tarafından yerine getirilir.

1. 2. Stratejik Planlama Ekibi Stratejik planlama ekibinin başkanı Üst Yönetici olup vekilini yardımcıları arasından seçer. Ekip başkanı; ekibin oluşturulması, çalışmaların planlanması, ekip içi görevlendirmelerin yapılması, ekip üyelerinin motivasyonu ile ekip ve yönetim arasında eşgüdümün sağlanması görevlerini yerine getirir.

Bir stratejik planlama ekibi üyesi; ü Grubun oluşturacağı değer ve ilkeleri benimseyebilme, grupla uyumlu çalışabilme niteliklerine sahip olmalıdır. ü Görev yaptığı birimi temsil edebilmelidir. ü Stratejik planlama çalışmalarına yeterli zamanı ayırabilmelidir. ü Çalışmalara katkıda bulunacak bilgi ve birikime sahip olmalıdır. ü Çalışmalara gönüllü olarak katılmalıdır.

Stratejik planlama ekibinde; ü Kuruluşun ana hizmet birimleri yeterince temsil edilmelidir. ü Farklı kademelerdeki yöneticiler bulunmalıdır. ü Farklı uzmanlık alanlarına sahip kişiler yer almalıdır. ü Çalışma süresince üyeler değiştirilmemelidir.

Stratejik planlama ekibi üye sayısının; birlikte karar üretmeyi imkansız hale getirecek kadar çok olmaması, farklı fikir ve birimlerin temsiline izin vermeyecek kadar da az olmaması gereklidir.

1. 3. İhtiyaçların Tespiti ü ü Eğitim ihtiyacı Danışmanlık ihtiyacı Veri ihtiyacı Mali kaynak ihtiyacı

1. 4. Zaman Planı ve Hazırlık Programı Stratejik planlama ekibince oluşturulan hazırlık programında aşağıdaki hususlar yer alır: ü Eğitim ihtiyacı ü Danışmanlık hizmeti ihtiyacı ü Teknik ve mali kaynak ihtiyacı ü Zaman planı ü Stratejik planlama sürecine dahil olacak kişiler ve görevleri

2 -DURUM ANALİZİ Durum analizi, kuruluşun “neredeyiz? ” sorusuna cevap verir ve bu kapsamda genel olarak aşağıdaki değerlendirmeler yapılır: üTarihi gelişim üKuruluşun yasal yükümlülükleri ve mevzuat analizi ü Kuruluşun faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi üPaydaş analizi (kuruluşun hedef kitlesi ve faaliyetlerinden etkilenenlerin, ilgili tarafların analizi) üKuruluş içi analiz (kuruluşun yapısının, insan kaynaklarının, mali kaynaklarının, kurumsal kültürünün, teknoloji düzeyinin vb. analizi) üÇevre analizi (kuruluşun faaliyet gösterdiği ortamın ve dış koşulların analizi).

3 -GELECEĞE BAKIŞ Kuruluşlar, bu aşamada misyon ve vizyonlarını ifade edecek, temel değerlerini belirleyecek, amaç ve hedeflerini ortaya koyacaklardır. Üst yönetici tarafından stratejik planlama ekibine, geleceğe bakışın detaylarının belirlenmesi için bir perspektif oluşturulur. Geleceğe bakış ile stratejik planın sonraki çalışmalarının bu perspektif temelinde yürütülmesi gerekir.

3. 1. Misyon bir kuruluşun varlık sebebidir. Kuruluşun ne yaptığını, nasıl yaptığını ve kimin için yaptığını açıkça ifade eder. Misyon bildirimi kuruluşun üst yönetimi tarafından planlama ekibi ile birlikte diğer birimlerin görüşleri de dikkate alınarak belirlenir.

Gerek görüldüğü takdirde alt birimlerin misyonları, kuruluşun misyon bildirimine uyumlu bir şekilde belirlenir. Misyon, vizyon ve temel değerlerin oluşturulması sonucunda, kuruluşun varması istenilen noktaya nasıl ulaşacağı; amaç ve hedeflerin belirlenmesi ile ortaya çıkar. Bu nedenle misyon, vizyon ve temel değerlerin doğru şekilde ifade edilmesi stratejik planın başarısı üzerinde belirleyici bir rol oynar.

3. 2. Vizyon; kuruluşun ideal geleceğini sembolize eder. Kuruluşun uzun vadede gerçekleştirmek istediği amaç ve hedefleri ile ulaşmak istediği yeri yansıtacak şekilde belirlenir. Vizyon bildirimi, bir yandan çalışanları ve karar alıcıları ilerlemeye teşvik etmeli, diğer yandan da ulaşılabilir olmalıdır. Vizyon bildirimi, misyon bildirimi ile birlikte kuruluş planının çatısını oluşturur.

3. 3. Temel Değerler Temel değerler kuruluşun kurumsal ilkeleri ve davranış kuralları ile yönetim biçimini ifade eder. Çalışanların nasıl davranmalarının beklendiği, hangi ilkelere görev yapmaları ve nelere özen göstererek hizmet sunmaları gerektiğine işaret ederek onları yönlendirir.

3. 4. Amaçlar kuruluşun ulaşmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir. Amaçların oluşturulması için cevaplanması gereken sorular: üKuruluş misyonunu sürdürmek için neler yapmalıdır? üKuruluş orta vadede neleri başarmayı amaçlamaktadır? üKuruluşun faaliyetleri dış çevre ile uyumlu mudur, değilse neler değişmelidir?

3. 5. Hedefler, amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Hedefler, ulaşılması öngörülen çıktı ve sonuçların tanımlanmış bir zaman dilimi içinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir. Hedeflerin miktar ve zaman cinsinden ifade edilebilir olması gerekir.

Hedefler; ü Yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda olmalıdır. ü Ölçülebilir olmalıdır. ü İddialı olmalı, fakat imkansız olmamalıdır. ü Sonuca odaklanmış olmalıdır. ü Zaman çerçevesi belli olmalıdır.

3. 6. Performans Göstergeleri Hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği durumlarda stratejik planda hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilmesi gereklidir. Performans göstergeleri gerçekleşen sonuçların önceden belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılır.

Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilir. Performans göstergeleri girdi, çıktı, verimlilik, sonuç ve kalite göstergeleri olarak sınıflandırılır.

3. 7. Stratejiler, kuruluşun amaç ve hedeflerine nasıl ulaşılacağını gösteren kararlar bütünüdür. Stratejiler, hedeflere yönelik belirlenir. Stratejiler belirlenirken kuruluşun kaynakları ve farklı alanlardaki yetkinliği göz önünde bulundurulmalıdır.

Kurumsal stratejiler oluşturulurken kullanılabilecek yöntemlerden biri “Kritik Sorular Yöntemi”dir. Kritik sorular yöntemi ile amaç ve hedeflere ulaşmada karşılan sorunlar belirlenip bu sorunları en aza indirgemeye yönelik stratejiler geliştirilebilir.

Stratejilerin oluşturulması için cevaplanması gereken sorular: ü Amaç ve hedeflere ulaşmak için neler yapılabilir? ü Olası sorunlar nelerdir ve bu sorunları nasıl aşabiliriz? ü Amaç ve hedeflere ulaşmak için izlenebilecek alternatif yol ve yöntemler nelerdir? ü Alternatiflerin maliyetleri, olumlu ve olumsuz yönleri nelerdir?

Ayrıca GZFT analizinde ortaya konan, kuruluşun güçlü (G) ve zayıf yönleri (Z), dış çevreden kaynaklanan fırsatlar (F) ve tehditler (T) strateji üretmede kullanılabilir.

4. MALİYETLENDİRME Maliyetlendirme sürecindeki temel amaç, geliştirilen politikaların ve bunların yansıtıldığı amaç ve hedeflerin gerektirdiği maliyetlerin ortaya konulması suretiyle politika tercihlerinin ve karar alma sürecinin rasyonelleştirilmesine katkıda bulunmaktır.

Maliyetlendirme, kamu idarelerinin stratejik planları ile bütçeleri arasındaki bağlantıyı güçlendirmeyi ve harcamaların önceliklendirilmesi sürecine yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

Kuruluşun amaç ve hedeflerine yönelik stratejiler doğrultusunda gerçekleştirilecek faaliyet ve projeler ile bunların kaynak ihtiyacı bu aşamada belirlenir. Maliyet tablosunda öngörülen maliyetler ile tahmin edilen kaynakların örtüşmesi gereklidir.

Stratejik planların yıllık uygulama dilimlerini performans programları oluşturur. Stratejik planlar ve bütçeler arasındaki ilişki performans programları aracılığı ile daha ayrıntılı olarak kurulacaktır.

Stratejik planın amaç ve hedeflerini gerçekleştirmeye dönük faaliyet ve projeler ile bunların bütçelendirilmesi performans programında yer alır. Böylelikle bütçelerin performans uygulamasını destekleyen bir yapıya sahip olması sağlanmış olacaktır.

5. İZLEME VE DEĞERLENDİRME İzleme, stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasıdır. Değerlendirme ise, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi, söz konusu amaçlar ile hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir.

Stratejik planda yer alan amaç ve hedefleri gerçekleştirmeye dönük proje ve faaliyetlerin uygulanabilmesi için; ü Amaç, hedef ve faaliyetler bazında sorumluların kimler/hangi birimler olduğu, ü Ne zaman gerçekleştirileceği, ü Hangi kaynakların kullanılacağı, gibi hususların yer aldığı bir eylem planı hazırlanması yararlı olacaktır.

İzleme ve değerlendirme süreci kurumsal öğrenmeyi ve buna bağlı olarak faaliyetlerin sürekli olarak iyileştirilmesini sağlar. Ayrıca, hesap verme sorumluluğunun oluşturulmasına katkıda bulunur.

DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ… Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı sgdb@gazi. edu. tr