Stratejik Planlarn Genel Yaps Durum Analizi Balarken Planlama
Stratejik Planların Genel Yapısı, Durum Analizi
Başlarken… Planlama bir amaç değildir, başarının araçlarından sadece biridir. 2
İzmir MEM 2015 -2019 Stratejik Planı Hazırlık Programı AMAÇ İzmir İl Milli Eğitim Müdürlüğünün Stratejik Plan Hazırlık Programının temel amacı, il ve ilçe millî eğitim müdürlükleri ile her tür ve kademedeki eğitim kurumlarının ikinci plan dönemi stratejik planlarının (2015 -2019) hazırlanma sürecine rehberlik etmektir.
İzmir MEM 2015 -2019 Stratejik Planı Hazırlık Programı YÖNTEM VE SÜREÇ Kapsama dâhil tüm kurumların ikinci dönem “Stratejik plan hazırlık süreci” dört aşamalı olarak yürütülecektir. Ø Hazırlık Dönemi Çalışmaları ve Hazırlık Programı, Ø Durum Analizi, Ø Geleceğe Yönelim, Ø İzleme ve Değerlendirme.
Durum Analizi Durum analizinde, kuruluşun yasal yükümlülükleri çerçevesinde yürüttüğü faaliyetler ve sunduğu hizmetler ortaya konulur. “Neredeyiz? " sorusu yanıtlanmaktadır.
Durum analizi çalışmasında; a. Tarihsel gelişim, b. Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat analizi, c. Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetler, d. Paydaş analizi, e. Kurum içi ve kurum dışı analizleri, f. Paydaş belirleme, önceliklendirme, görüş alma, g. SWOT, PEST, e. Üst politika belgelerinin analizi yapılır, sorun alanları oluşturularak bunun üzerinden gelişim alanları belirlenir. 6
Tarihsel Gelişim Kuruluşun hangi tarihte, hangi amaca hizmet etmek için kurulduğu ve geçirdiği kritik aşama ve değişimlerin değerlendirildiği bölümdür. 7 7
İZMİR AR GE BİRİMİ Tarihsel Gelişim 3 temel soruya yanıt aranır, Kurum/Kuruluş: • Hangi tarihte kurulmuştur? • Hangi amaca hizmet eder? • Geçirdiği kritik aşama ve değişimler nelerdir? 8 8
2. 1. Tarihi Gelişim İzmir Ar-Ge (Okul/Kurumun Tarihi Gelişimi Hakkında BİLGİ VERİLECEK) Geçmiş Yıllarda Görev Yapan Okul Müdürleri S ı r a Adı – Soyadı 7 Ocak 2022 Cuma OKUL STRATEJİK PLAN ŞABLONUMUZDA Görev Yılları 1 9
7 Ocak 2022 Cuma Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Kuruluşun mevzuattan kaynaklanan yükümlülükleri tespit edilir. Yasal yükümlülükler ve mevzuat analizinin çıktıları daha sonraki aşamada faaliyet alanlarının belirlenmesine ve kuruluşun misyonunun oluşturulmasına katkı sağlar. İzmir Ar-Ge Faaliyet alanını düzenleyen mevzuat gözden geçirilir ve yasal yükümlülükler listesi oluşturulur. 10 10
İzmir Ar-Ge Kuruluş strateji belirleme aşamasında yasal yükümlülüklere başvurmak zorunda kalabileceği için bölümde belirlemeler yapılırken; Çalışmalarımız hangi mevzuat kapsamında yürütülüyor? Çalışmalarımızı etkileyebilecek (olumlu-olumsuz) düzenlemeler nelerdir? sorularına yanıt araması gerekir. Örneğin; Okula devamsızlıkların azaltılması için öğretmenlerin akşamları evlere veli ziyareti yapması? Öğretmenlerin yurt dışı okullardaki örnekleri görebilmesi 11 için yurt dışı okul ziyareti-proje? 7 Ocak 2022 Cuma Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi 11
(Kurumun YASAL görev ve sorumlulukları, HAKKINDA BİLGİ VERİLECEK) ………………. Müdürlüğü temel faaliyet alanlarına ve misyonuna götürecek ilgili mevzuat kısaca aşağıda belirtilmiştir. § 1702 Sayılı İlk ve Orta Tedrisat Muallimlerinin Terfi ve Tecziyeleri Hakkında Kanun § 222 Sayılı İlköğretim ve Eğitim Kanunu § ………………. § ……………. İzmir Ar-Ge 2. 2. Yasal Yükümlülükler ( Mevzuat Analizi ) 7 Ocak 2022 Cuma OKUL STRATEJİK PLAN ŞABLONUMUZDA 12
Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi Kuruluşun ürettiği temel ürün ve hizmetler belirlenir ve belirli faaliyet alanları altında toplulaştırılır. FAALİYET ALANI 1 - EĞİTİM Ürün / Hizmet Rehberlik Hizmetleri Görev / Faaliyet / Çalışma Rehberlik/Tanıtım Yönlendirme Çalışmaları FAALİYET ALANI 2 - YÖNETİM İŞLERİ Ürün / Hizmet Görev / Faaliyet / Çalışma Öğrenci İşleri Hizmeti Seçmeli Ders İşlemleri 13
Paydaş Analizi Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, kuruluştan etkilenen veya etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. İç paydaş, Dış paydaş ve yararlanıcılar olarak gruplanabilir. Paydaş Analizi ile; Stratejik planın temel unsurlarından biri olan katılımcılık sağlanabilir, Paydaşların dikkate alınması sağlanacak ve plan sahiplenilecektir, Verilen hizmetlerin yararlanıcıların ihtiyaçlarına göre şekillendirilmesi sağlanacaktır. 14
Paydaş Analizi 1. Paydaşların tespiti , 2. Paydaşların önceliklendirilmesi , 3. Paydaşların değerlendirilmesi, 4. Görüş ve önerilerinin alınması ve değerlendirmesi, aşamalarından oluşur. 15
7 Ocak 2022 Cuma Paydaşların Tespiti İzmir Ar-Ge Kuruluşun, Faaliyetleri ile ilgili olanlar kimlerdir? Faaliyetlerini yönlendirenler kimlerdir? Hizmetlerinden yararlanan kimlerdir? Faaliyetlerinden etkilenenler kimlerdir? Faaliyetlerini etkileyenler kimlerdir? 16 16
Paydaşların Tespiti/ Önceliklendirilmesi İzmir Ar-Ge 7 Ocak 2022 Cuma Kuruluşun paydaşlarına ilişkin listeler oluşturulur. Bir paydaşta farklı özellik ve önemde alt gruplar varsa bu alt gruplarda belirtilmelidir. Örneğin iç paydaş olarak kurum çalışanlarını tespit etmek yerine yönetici, denetim elemanı, öğretmen, memur gibi alt gruplara bölünmelidir. Bu aşamada paydaşlar iç paydaş, dış paydaş ve yararlanıcılar olarak gruplandırılırlar. 17 17
İlçe MEM Okul İzmir Ar-Ge İl MEM 7 Ocak 2022 Cuma Bakanlık 18
İzmir Ar-Ge 7 Ocak 2022 Cuma Sıra No Önceliği Hizmet Alan Dış Paydaş İç Paydaş Adı 19
İl Milli Eğitim Müdürlüğü Tedarikçi Stratejik Ortak Temel Ortak Hizmet Alan Çalışanlar 7 Ocak 2022 Cuma İzmir Ar-Ge Millî Eğitim Bakanlığı Lider Paydaş Kaymakamlık İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Öğretmenler 20
Zayıf Güçlü Önemsiz Önemli İzle Bilgilendir Çıkarlarını gözet, çalışmalara dahil et Birlikte çalış ETKİ, paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücünü, ÖNEM, kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder. İzmir Ar-Ge Etki 7 Ocak 2022 Cuma Paydaşların Değerlendirilmesi Etki/ Önem Matrisi 21 21
Zayıf İzle Millî Eğitim Bakanlığı İl Milli Eğitim Müdürlüğü Güçlü Bilgilendir Önemsiz Çıkarlarını Gözet Çalışmalara dâhil et Önemli Birlikte çalış 7 Ocak 2022 Cuma Önemli Paydaşlar Taleplerine Verilen Önem İzmir Ar-Ge Paydaşın Okula Etkisi Kaymakamlık İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Öğretmenler 22
7 Ocak 2022 Cuma Paydaş Görüşlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi Paydaş görüşleri alınırken; Mülakat, Anket Uygulaması, Atölye Çalışması, Toplantı, gibi yöntemlerden faydalanılır. İzmir Ar-Ge Bu aşama öncelikli paydaşların kuruluş hakkındaki görüş ve önerilerinin alınması ve plana yansıtılmasını oluşturur. 23 23
Görüş alma sorumluları belirlenir, Paydaşlara göre görüş alma yöntemleri belirlenir, Görüş alma kapsamı: Görüş alma yöntemlerine göre soru içerikleri ve formlar belirlenir, İzmir Ar-Ge Görüş Alma Süreci 7 Ocak 2022 Cuma Paydaş Görüşlerinin Alınması Görüş alma süreci belirlenir: Görüş alma takvimi. Görüşlerin analizi: Zaman, yöntem ve sorumluları da içerecek şekilde görüşlerin raporlanması ve değerlendirilmesi sürecinin planlanması ve analizi. 24
Paydaş Görüşlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi 7 Ocak 2022 Cuma Paydaş görüşlerinin alınmasında ölçülmek istenen başlıklar ise temel olarak şunlardır: İzmir Ar-Ge Hangi faaliyetlerimiz ve hizmetlerimiz paydaş için önemlidir? Olumlu veya olumsuz bulduğu yönlerimiz nelerdir? Geliştirmemiz gereken yönlerimiz nelerdir? Bizden beklentileri nelerdir? Görüş alma aşamasında paydaşın derecelendirmesi çok büyük önem arz etmektedir. Örneğin; İl/İlçe MEM planı hazırlama aşamasında İl Valisi/İlçe Kaymakamı veya İl/İlçe Milli Eğitim Müdüründen anket ile görüş alınamaz. Lider konumundaki bu kişilerin her adımda fikirlerini birebir almak gerekir. 25 25
Kuruluşun ve Çevrenin Analizi Stratejik planlamanın en önemli unsurlarından biri olan kurum içi ve çevre analizi bölümü; Kurumun kendi örgütsel durumunun yanı sıra dışarıdaki yapıyı da analiz ettiği bölümdür. Kurum İçi ve Çevre analizi olarak ikiye ayrılır. 26
Kuruluşun ve Çevrenin Analizi Kuruluş içi analiz ve çevre analizinde kullanılacak temel yöntemlerden birisi GZFT (SWOT) analizidir. GZFT analizi, kuruluşun kendisinin ve kuruluşu etkileyen koşulların sistemli olarak incelenmesidir. GZ kuruluş içi analiz kısmını, FT ise çevre analizi kısımlarını oluşturur. 27
Kuruluş içi Analiz 1) Kuruluşun yapısı, 2) Beşeri Kaynakları, 3) Kurum Kültürü, 4) Teknoloji, 5) Mali Durum, başlıklarının dikkate alındığı analiz türüdür. Belirlenen güçlü yönler kuruluşun hedeflerine, zayıf yönler ise kuruluşun alacağı tedbirlere ışık tutacaktır. 28
İzmir Ar-Ge 1 - Kuruluşun Yapısı Ø Örgüt yapısı Ø Birimler ve yetki çakışmaları, Ø Kuruluş yapısında ve görev alanındaki önemli değişimler, Ø Kuruluş yapısında ve görev alanında yapılması düşünülen önemli değişiklikler, Ø İzleme ve değerlendirme sistemi 2 - Beşeri Kaynaklar Ø Kuruluş personelinin sayısı ve dağılımı Ø Personelin eğitim düzeyi, yetkinliği ve deneyimi 7 Ocak 2022 Cuma Kuruluş içi Analiz 29
4 - Teknolojik Yapı Ø Kuruluşun teknolojik alt yapısı Ø Teknolojiyi kullanma düzeyi 5 - Mali Durum Ø Mali kaynaklar Ø Bütçe büyüklüğü Ø Kuruluşun araç, bina envanteri ve diğer varlıkları İzmir Ar-Ge 3 - Kurum Kültürü Ø İletişim süreçleri Ø Karar alma süreçleri Ø Gelenekler ve değerler 7 Ocak 2022 Cuma Kuruluş içi Analiz 30
İzmir Ar-Ge Ø Kurum içi analizde Stratejik Planlamanın geleceğe yönelim bölümünde hedeflemelerinde yapılacağı başlıklar ile yukarıda yer alan 5 temel başlık hakkında yeterli düzeyde istatistiki verilmesi gereklidir. Ø Verilecek istatistiki bilgilerin Resmi İstatistiklerle uyumlu olmasına ve kaynak belirtilerek verilmesine dikkat edilmelidir. Ø Bilgilerin karşılaştırılabilir olması ve stratejik hedeflerin çizdiği gerçekçiliğin sorgulanabilmesi için geriye dönük en az 2 yılı kapsaması gerekir. 7 Ocak 2022 Cuma Kuruluş içi Analiz 31
Çevre Analizi Kuruluşun kontrolü dışında olan ancak kuruluş için kritik olabilecek dışsal değişim ve eğilimlerin fırsat ve tehditler olarak incelenmesidir. Fırsatlar, kuruluş için avantaj sağlayacağı, tehditlerin ise kuruluş için olumsuz etkiler oluşturabileceği düşünülür. Her ikisi de kuruluşun kontrolü dışında olan etken yada durumlardır. Analiz kapsamında ekonomik, sosyal, siyasal, demografik, kültürel, çevresel, teknolojik ve rekabete yönelik etkenlerin incelenmesi gerekir. 32
Çevre Analizi Temel başlıklar, Ø Dünyadaki durum ve değişmeler, Ø Ülkemizdeki durum ve değişmeler, Ø İlimizdeki durum ve değişmeler ( İl MEM), Ø İlçemizdeki durum ve değişmeler (İlçe MEM) Ø Tüm coğrafyada ki temel eğilimler ve sorunlardan bizi yakından ilgilendirenler ve nasıl etkileyeceği, Ø Kuruluşun düzenlemesi dışındaki mevzuat, üst belge ve politikalardan etkilenme ve bunlar arası uyum sorunları, Ø Yukarıdakiler haricinde kuruluşun karşılaşabileceği tüm riskler ve belirsizlikler. 33
GZFT Analizi Kurumun kendi kontrolünde olan güçlü ve zayıf yönleri ile kontrolü dışında kalan fırsat ve tehditlerinin belirlendiği bölümdür. 34
GZFT Analizi Şimdiki ve gelecekteki durum …. Kurumsal Kapasite …. . ………. İzmir Ar-Ge Eğitim ve Öğretimde Kalite 7 Ocak 2022 Cuma Güçlü Yönler Eğitim ve Öğretime Erişim ve Tamamlama Zayıf Yönler Eğitim ve Öğretime Erişim ve Tamamlama …………. Eğitim ve Öğretimde Kalite …………. . Kurumsal Kapasite ……………. 35 35
Fırsatlar Eğitim ve Öğretimde Kalite …………. . ……………. . 7 Ocak 2022 Cuma Kurumsal Kapasite Tehditler Eğitim ve Öğretime Erişim ve Tamamlama ………………. Eğitim ve Öğretimde Kalite ………………. Kurumsal Kapasite ……………. İzmir Ar-Ge Eğitim ve Öğretime Erişim ve Tamamlama ………. 36
Sorun Alanları (Gelişim Alanları) Analizi İzmir Ar-Ge 7 Ocak 2022 Cuma ØÖrgütün durum analizi ile ortaya koyduğu temel sorun alanlarının, bir başka deyişle gelişim veya gelişmeye açık alanlarının belirlendiği bölümdür. ØTemel olarak GZFT analizi ve üst politika belgeleri analizi verilerinden faydalanılır. Øİlk olarak tüm sorun alanları liste halinde tespit edilir. Ardından bu alanlarda istenen gelişimin sağlanabilmesi yani hedefleme yapılabilmesi için belirli başlıklar halinde gruplamalar yapılır. 37 37
Sorun Alanları (Gelişim Alanları) Analizi İzmir Ar-Ge 7 Ocak 2022 Cuma ØBelirli başlıklar altında yapılan gruplamalar; stratejik planda ele alacağımız gelişim alanı gruplarını yani Temaları belirtir. Ancak Tema başlıklarının Misyon ve Vizyondan hareketle de netleştirileceği unutulmamalıdır. ØTema başlıklarının belirlenmesinin ardından, ilgili tema başlığı için eksik kalan gelişim alanı önerileri başlık altına eklenir. ØElde edilen listeler durum analizi verileri ve tutarlılık açılarından kontrol edilerek gelişim alanları listeleri tamamlanır. 38 38
İLÇE MEM SP 2015 -2019 7 Ocak 2022 Cuma Tema: Kurumsal Kapasitenin Geliştirilmesi İzmir Ar-Ge Sorun alanları (stratejik konular); • Ücretli öğretmen oranının düşürülmesi • ilçemiz bünyesindeki okulların fiziki yapısında iyileştirmeler yapılması • … 39 39
İzmir Ar-Ge 7 Ocak 2022 Cuma Teşekkürler 40
- Slides: 40