STRATEJ GELTRME BAKANLII SRELERNN TANIMLANMASI 26 02 2020
STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI İŞ SÜREÇLERİNİN TANIMLANMASI 26. 02. 2020
SUNUM PLANI • Sunumun Amacı • Süreç Tanımı • Sürecin Bileşenleri • Sürecin Özellikleri • Süreç Yönetimi Aşamaları • Süreç Hiyerarşisi • Süreç Dokümantasyonu 2/34
SUNUMUN AMACI KONTROL ORTAMI “Kontrol Ortamı Standartları” Kamu idarelerinin kurumlarında Süreç Yönetimini oluşturması gerekliliğini ortaya koymaktadır. RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Raporlama İç Denetim Personelin Yeterliliği ve Performansı Görevler Ayrılığı Kayıt ve Dosyalama Sistemi Yetki Devri Hiyerarşik Kontroller Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri 3/34
SUNUMUN AMACI 2. 6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. KONTROL ORTAMI 4. Yetki Devri 4. 1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. 4/34
SUNUMUN AMACI 2. 6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. 4. 1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. E. 2. 6. 1 İş süreçlerinin Strateji Geliştirme Başkanlığı'nın belirlediği standartlar doğrultusunda güncellenmesi ve uygulanması E. 2. 6. 2 Güncellenen iş süreçlerine ait iş akış şemalarının Strateji Geliştirme Başkanlığı'nın belirlediği standartla doğrultusunda güncellenmesi ve uygulanması E. 4. 1. 1 Merkez Birimler ile İl Sağlık Müdürlüklerince iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercilerinin (Sorumluluk Matrisleri) mevzuat doğrultusunda belirlenmesi 5/34
SÜREÇ TANIMI Tedarikçiler Hizmet Alanlar Bir amaca/sonuca ulaşmak veya bir görevi yerine getirmek için ‘İnsan, makine, malzeme, para, bilgi, zaman gibi bir girdiyle başlayan kaynaklarla işleyip değer katarak hizmet alanın istek ve beklentilerini karşılayacak çıktıları üreten birbiriyle bağlantılı adımlar, eylem ve işlemler dizisi’dir. 6/34
SÜRECİN BİLEŞENLERİ • Başlatan (Tetikleyici) • Girdiler • Tedarikçiler • Süreç Adımları (İşlem Adımları) • Çıktılar • Hizmet Alan(lar) 7/34
SÜRECİN BİLEŞENLERİ Bir ihtiyaç, talep veya görev İşlemler için gerekli olanlar Girdi Tetikleyici Yapılan işlemler SÜREÇ ADIMLARI İşlem malzeme insan makina Karar para İşlemler sonucunda elde edilenler Çıktı mal veya hizmet Çıktıları Kullananlar Hizmet Alan bina bilgi KAYNAKLAR Tedarikçi Girdileri Sağlayanlar İnsan, Taşınır, Taşınmaz, Zaman 8/34
SÜRECİN ÖZELLİKLERİ • Tekrarlanabilen • Ölçülebilen • Bir sahibi ya da sorumlusu olan • Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen, birimler arasında gerçekleşen • Katma Değer yaratma özelliği olan 9/34
SÜREÇ NE DEĞİLDİR? • Süreklilik göstermeyen işler (projeler), • Her defasında farklı sıralarda yürütülen, • Tek adımlı (tek faaliyetli), • Diğer süreçlerle girdi-çıktı ilişkisi kurulamayan, • Katma değer yaratmayan iş ve işlemler süreç değildir. 10/34
SÜRECİN ÖZELLİKLERİ Tekrarlanabilen; Süreçlerin sistematik olarak tanımlanmasını, kontrol altında tutulmasını, aksaklıkların tespit edilmesini ve önceki dönem verileriyle karşılaştırılmasını mümkün kılar. Tekrarlanabilir Tedarikçiler Hizmet Alanlar 11/34
SÜRECİN ÖZELLİKLERİ Ölçülebilen; Sürecin performans ölçüt / göstergeleri ile izlenebilme özelliğidir. Ölçülebilir Süreç Performans Ölçümü Hizmet Alanlar Tedarikçiler Ölçülebilir Müşterinin Sesi 12/34
SÜRECİN ÖZELLİKLERİ Bir sahibi ya da sorumlusu olan; Süreç performansını takip eden ve sürekli gelişiminden sorumlu kişidir. Her sürecin bir sahibi olmalıdır. Tedarikçiler Hizmet Alanlar 13/34
SÜRECİN ÖZELLİKLERİ Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen, birimler arasında gerçekleşen; Hizmetler birimlerin ortak çalışması sonucu ortaya çıkmaktadır. . i X im Bir Y Z Tedarikçiler i im Bir i Hizmet Alanlar 14/34
SÜRECİN ÖZELLİKLERİ Katma Değer yaratma özelliği olan; Hizmet alanın talep ettiği, yapılmazsa mutsuz olacağı, bedelini kabul ettiği çıktının oluşturulmasıdır. Sürecin amacı hizmet alanın istediği değeri katmaktır. Bu değer çıktı ile girdi arasındaki farktır. 15/34
SÜREÇ YÖNETİMİ Süreçlerin tanımlanması, sahiplerinin, tedarikçilerinin, hizmet alanların ihtiyaçlarının belirlenmesi, gerekli adımlarda ölçümler alınarak performansının izlenmesi gerekli iyileştirmelerin yapılmasını içeren faaliyetlerin tümüdür. 16/34
SÜREÇ YÖNETİMİ AŞAMALARI SÜREÇ İYİLEŞTİRME SÜREÇ HİYERARŞİSİ SÜREÇ İZLEME SÜREÇ DOKÜMANTASYONU 17/34
SÜREÇ HİYERARŞİSİ Süreç hiyerarşisi, süreçlerin kademeli olarak yapılandırılmasıdır. Bu yapılandırmada esas olan süreçlerin kapsamlarıdır. Hiyerarşi kapsamı en büyük olan süreçten başlanarak yapılandırılır. Ana Süreç Alt Süreç Faaliyetler(İş Adımları) Kurumun iş sonuçları üzerinde direkt etkisi olan ve stratejik öneme sahip üst seviyede süreçlerdir. Ana süreçler bir kuruluşun vizyon, misyon ve hedeflerini doğrudan ilgilendirir. Ana süreçleri oluşturan ve birbirleri ile etkileşimde olan süreçlerdir. Süreçler ise kuruluşun bölümlerini ilgilendirir. Süreçleri oluşturan ve iki veya daha fazla fonksiyonu ilgilendiren faaliyetlerdir. Aynı fonksiyon içinde bir veya birkaç kişi tarafından gerçekleştirilen ve alt süreçleri oluşturan faaliyetlerdir. 18/34
SÜREÇ YÖNETİMİ AŞAMALARI SÜREÇ İYİLEŞTİRME SÜREÇ HİYERARŞİSİ SÜREÇ İZLEME SÜREÇ DOKÜMANTASYONU 19/34
SÜREÇ DOKÜMANTASYONU 20/34
SÜREÇ DOKÜMANTASYONU 21/34
SÜREÇ DOKÜMANTASYONU Süreç tanımlamasının etkin olarak gerçekleştirilebilmesi için; • İlgili çalışma yönergesinde belirtilen sıralama ile numaralandırmaya başlanacaktır. • Ana Süreç: 1. , 2. , 3. , ……; • Süreç: Bağlı bulunduğu temel sürecin kodunu başına alarak 1. 1. , 1. 2. , 2. 1. , 3. 1. , ……; • Alt Süreç: Bağlı bulunduğu sürecin kodunu başına alarak 1. 1. 1. , 1. 1. 2. , 1. 2. 1. , 2. 1. 1. , 3. 1. 1. , ……; • Faaliyet: Bağlı bulunduğu alt sürecin kodunu başına alarak 1. 1. , 1. 1. 2. 1. , 1. 2. 1. 1. , 2. 1. 1. 1. , 3. 1. 1. 1. , ……numaralarını alır. • Ana Süreçler, Daire Başkanlığı/Başkanlığı; • Süreçler, Daire Başkanlığına/Başkanlığa bağlı birimleri; • Alt Süreçler, Birimlerde yürütülen işleri; • Faaliyetler ise işin nasıl yürütüldüğünü ifade eden adımları belirtmelidir. • Faaliyetler yazılırken cümle sonu –mesi, -ması ifadeleri ile bitirilmelidir. 22/34
İ GRUPLARINA GÖRE SÜREÇ KODLARI ÖRNEK UYGULAMA: 1 - Yıllık Hizmet İçi Eğitim Planının Hazırlanması Süreci 2 - Aday Memur Eğitim Uygulama Süreci 23/34
İ GRUPLARINA GÖRE ANA SÜREÇ KODLARI 24/34
İ GRUPLARINA GÖRE ANA SÜREÇ KODLARI İ 3 -İ 4 -İ 5 GRUBU ANA SÜREÇLER İ 1 GRUBU ANA SÜREÇLER 1 Halk Sağlığı Hizmetleri Ana Süreci 2 Kamu Hastaneleri Hizmetleri Ana Süreci 3 Acil Sağlık Hizmetleri Ana Süreci 4 İlaç ve Tıbbi Cihaz Hizmetleri Ana Süreci 4 Sağlık Hizmetleri Ana Süreci 5 Personel Hizmetleri Ana Süreci 6 Destek Hizmetleri Ana Süreci 7 Destek Hizmetleri Ana Süreci 0 TANIMSIZ SÜREÇ İ 6 GRUBU ANA SÜREÇLER İ 7 -İ 8 GRUBU ANA SÜREÇLER İ 9 GRUBU ANA SÜREÇLER 1 Halk Sağlığı Hizmetleri Ana Süreci 1 Sağlık Hizmetleri Ana Süreci 2 Kamu Hastaneleri Hizmetleri Ana Süreci 2 Destek Hizmetleri Ana Süreci 3 Sağlık Hizmetleri Ana Süreci 0 TANIMSIZ SÜREÇ 4 Personel Hizmetleri Ana Süreci 4 Destek Hizmetleri Ana Süreci 5 Destek Hizmetleri Ana Süreci 0 TANIMSIZ SÜREÇ 25/34
İ GRUPLARINA GÖRE SÜREÇ KODLARI İ 1 GRUBU SÜREÇLER 5 Sağlık Hizmetleri Ana Süreci 5. 1. Sağlık Hizmetleri Süreci 5. 2. Kamu Sağlık Tesisleri Süreci İ 3 -İ 4 GRUBU ANA SÜREÇLER 5 Personel Hizmetleri Ana Süreci 5. 1. Sağlık Personeli Atama Süreci 5. 2. Diğer Personel Atama Süreci 5. 3. Sağlık Hizmetleri İzleme Değerlendirme ve Denetim Süreci 5. 4. Özel Hastaneler Süreci 5. 5. Özel Ayaktan Tanı ve Tedavi Merkezleri Süreci 5. 3. Sağlık Personeli Özlük İşleri Süreci 5. 4. Diğer Personel Özlük İşleri Süreci 5. 6. Sağlık Meslekleri Süreci 5. 5. Disiplin İşlemleri Süreci 5. 7. Eğitim ve Tescil Süreci 5. 6. Eğitim Hizmetleri Süreci=Eğitim Hizmetleri Birimi Görevleri+Eğitim ve Tescil Birimi Görevleri 26/34
İ GRUPLARINA GÖRE SÜREÇ KODLARI İ 7 GRUBU ANA SÜREÇLER İ 5 -İ 6 GRUBU ANA SÜREÇLER 5 Personel Hizmetleri Ana Süreci 5. 1. Atama Süreci=Sağlık Personeli Atama Birimi Görevleri+Diğer Personel Atama Birimi Görevleri Özlük İşleri Süreci=Sağlık Personeli Özlük İşleri Birimi 5. 2. Görevleri+Diğer Personel Özlük İşleri Birimi Görevleri 5. 3. Disiplin İşlemleri Süreci=Disiplin İşlemleri Birimi Görevleri+İnceleme ve Soruşturma Birimi Görevleri 5. 4. Eğitim Hizmetleri Süreci=Eğitim Hizmetleri Birimi Görevleri+Eğitim ve Tescil Birimi Görevleri 4 Destek Hizmetleri Ana Süreci 4. 1. İdari Hizmetler Süreci=İdari Hizmetler Birimi Görevleri+Yatırımlar Birimi Görevleri 4. 2. Mali Hizmetler Süreci 4. 3. Sağlık Bilgi Sistemleri Süreci Atama Süreci=Sağlık Personeli Atama Birimi Görevleri+Diğer Personel Atama Birimi Görevleri Özlük İşleri Süreci=Sağlık Personeli Özlük İşleri Birimi 4. 5. Görevleri+Diğer Personel Özlük İşleri Birimi Görevleri+Eğitim Hizmetleri Birimi Görevleri+Eğitim ve Tescil Birimi Görevleri Disiplin İşlemleri Süreci=Disiplin İşlemleri Birimi 4. 6. Görevleri+İnceleme ve Soruşturma Birimi Görevleri 4. 4. 27/34
İ GRUPLARINA GÖRE SÜREÇ KODLARI İ 8 GRUBU ANA SÜREÇLER 4 Destek Hizmetleri Ana Süreci İdari Hizmetler Süreci=İdari Hizmetler Birimi 4. 1. Görevleri+Yatırımlar Birimi Görevleri+Sağlık Bilgi Sistemleri Birimi Görevleri 4. 2. Mali Hizmetler Süreci 4. 3. Atama Süreci=Sağlık Personeli Atama Birimi Görevleri+Diğer Personel Atama Birimi Görevleri Özlük İşleri Süreci=Sağlık Personeli Özlük İşleri Birimi Görevleri+Diğer Personel Özlük İşleri Birimi 4. 4. Görevleri+Eğitim Hizmetleri Birimi Görevleri+Eğitim ve Tescil Birimi Görevleri+Disiplin İşlemleri Birimi Görevleri+İnceleme ve Soruşturma Birimi Görevleri İ 9 GRUBU ANA SÜREÇLER 1 Sağlık Hizmetleri Ana Süreci 1. 1. Halk Sağlığı Hizmetleri Süreci=Halk Sağlığı Başkanlığı altındaki birimlere tanımlanan iş ve işlemler 1. 2. Kamu Hastaneleri Süreci=Kamu Hastaneleri. Başkanlığı altındaki birimlere tanımlanan iş ve işlemler 1. 3. Sağlık Hizmetleri Süreci=Sağlık Hizmetleri Başkanlığı ve İlaç ve Tıbbi Cihaz Başkanlığı altındaki birimlere tanımlanan iş ve işlemler 1. 4. Acil Sağlık Hizmetleri Süreci=Acil Sağlık Hizmetleri Başkanlığı altındaki birimlere tanımlanan iş ve işlemler 28/34
İ GRUPLARINA GÖRE ALT SÜREÇ KODLARI (Ek-3) 29/34
SÜREÇ DOKÜMANTASYONU 30/34
SÜREÇ DOKÜMANTASYONU 31/34
SÜREÇ DOKÜMANTASYONU 32/34
SÜREÇ DOKÜMANTASYONU ATÖLYE ÇALIŞMASI İstanbul İ 1 Sağlık Hizmetleri Başkanlığı Kamu Sağlık Tesisleri Birimi İzmir İ 3 Sağlık Hizmetleri Başkanlığı Tıbbi Cihaz ve Biyomedikal Birimi Bursa İ 4 Halk Sağlığı Hizmetleri Başkanlığı Sağlıklı Beslenme ve Hareketli Hayat Birimi Kocaeli İ 5 Destek Hizmetleri Başkanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Birimi Manisa İ 6 Destek Hizmetleri Başkanlığı İdari Hizmetler Birimi Sakarya İ 6 Destek Hizmetleri Başkanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Birimi Tekirdağ İ 6 İl Sağlık Müdürü Döner Sermaye Muhasebe Hizmetleri Birimi Denizli İ 6 Personel Hizmetleri Başkanlığı Sağlık Personeli Atama Birimi Muğla İ 6 Personel Hizmetleri Başkanlığı Eğitim Hizmetleri Birimi Aydın İ 6 Sağlık Hizmetleri Başkanlığı Özel Hastaneler Birimi Balıkesir İ 6 İl Sağlık Müdürü Hasta Hakları İl Koordinatörlüğü İdari Hizmetler Birimi, Mali Hizmetler Birimi Sağlık Bilgi Sistemleri Birimi Eskişehir İ 6 Destek Hizmetleri Başkanlığı Afyonkarahisar İ 7 Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı İstatistik, Analiz ve Raporlama Birimi Çanakkale İ 8 Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı Hastane Hizmetleri Birimi Kütahya İ 8 Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı Verimlilik ve Kalite Yönetimi Birimi Kırklareli İ 8 Edirne İ 8 Yalova İ 8 Düzce İ 8 Uşak İ 8 Bilecik İ 9 Halk Sağlığı Hizmetleri Başkanlığı Sağlık Hizmetleri Başkanlığı Destek Hizmetleri Başkanlığı Toplum Sağlığı Birimi Bulaşıcı Hastalıklar Birimi Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar Birimi Acil ve Afetlerde Sağlık Hizmetleri Birimi Personel Hizmetleri Birimi 33/34
TEŞEKKÜR EDERİZ Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol Dairesi Başkanlığı Üniversiteler Mah. Dumlupınar Bulvarı 6001. Cad. No: 9 Çankaya/ Ankara 06800 İletişim: 0 (312) 573 71 18 E-posta: strj. ickontrol@saglik. gov. tr
- Slides: 34