Strategier for planlegging og gjennomfring av elektive operasjonsprogram

Strategier for planlegging og gjennomføring av elektive operasjonsprogram Masteroppgave i helsevitenskap NTNU NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Veiledere • Professor dr. med Sven Erik Gisvold, Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk • Post. doc. Andreas Seim, Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap (IDI) • Forsker Eva Amdahl (SINTEF Teknologi og samfunn) NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Teoretisk referanseramme • Operasjonsstue logistikk – Dexter, F et al. (2003, 2009) – Macario, A (1999, 2000, 2006) – Saleh, K et al. (2009) – Overdyk FJ et al. (1998) – Marjamaa, R et al. (2007, 2008) – Seim, A (2009) • Organisasjonsteori – Jacobsen, DI og Thorsvik, J (2002) – Glauberman, S og Mintzberg, H (2001) NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Teoretisk referanseramme • Trygg kirurgi – WHO (2011) – Gawande , A. (2009) – De Vries, E (2010) – Haynes, AB et al. (2009) – Lingard, L et al. (2008) • Non-technical skills – Flin R et al. (2007) NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Problemstilling Hvordan kan planlegging og gjennomføring av operasjonsprogram være med på å skape en god dag ved operasjonsavdelingen? Forskningsspørsmål 1. Hva er de største utfordringene ved planlegging og gjennomføring av operasjonsprogram? 2. Hvilke strategier og tiltak kan benyttes for å møte utfordringen ved planleggingen? 3. Hvilke strategier og tiltak kan benyttes for å møte utfordringen ved gjennomføringen? NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Flermetodedesign Kvantitativ • Retrospektiv studie av operasjonsprotokoller fra 2009 – alle elektive operasjoner ved St. Olav Hospital – 17405 operasjoner • Prospektiv datainnsamling høsten 2010 – 5 operasjonsstuer – 5 klinikker – 10 dager Kvalitativ • Intervju høsten 2010 – 21 personer – 5 operasjonsteam – 6 klinikker NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Begrepsavklaringer • • Overforbruk av tid på en operasjonsstue Underforbruk av tid på en operasjonsstue Tid mellom to operasjoner Tidsmatrise NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Resultat I Opr. avd. Antall opr avsluttet etter 15: 30 Antall opr avsluttet 15: 30 -17: 00 Antall opr avsluttet 17: 00 -24: 00 % av siste opr avsluttet etter 15: 30 Antall heldags -opr tatt inn før 9: 00 og avsluttet etter 17: 00 Antall timer samlet overforbruk Antall opr avsluttet mellom 13: 30 og 15: 30 Antall timer samlet underforbruk Antall min. mellom to opr på samme op. stue Median og (IQR) A 297 238 59 12, 9 49 16 272, 1 1224 1143, 8 25 (17 -39) B 118 103 15 15, 0 8 0 90, 5 345 315, 1 25 (13 -40) C 231 200 31 19, 1 23 4 183, 6 581 549, 8 30 (17 -45) D 87 73 14 14, 7 4 2 81, 3 217 218, 1 58, 5(50 -73) E 30 28 2 4, 4 0 0 13, 9 387 385, 8 7 (3 -27) F 107 79 28 18, 1 40 14 132 310 35 (25 - 45) G 28 25 3 8, 5 2 1 21, 3 144 157, 6 20 (13 - 39) H 109 86 23 14, 4 14 4 104, 3 411 391, 7 25 (17 - 35) SOH 1007 832 175 13, 9 140 41 899 3619 3471, 9 Det retrospektivt datamateriale fra 2009 viser over- og underforbruk av tid på operasjonsstuene ved SOH fordelt på åtte operasjonsavdelinger (N=7259) NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Resultat II 2010 NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Resultat III 2009 NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Resultat IV Årsak Begrunnelse Mangelfull planlegging Pas. nr 2 flyttet. Dagkir. pas. inn i stedet Rtg. pre. opr + konsultasjon kirurg Ikke bestilt trucut biopsi, anoscop, ultralyd Pas. lå på dagkir og ble lett etter Tilsyn an. lege + rtg. preopr Tung pas. å leire og snu. Lite bemanning Endret anestesi p. g. a. leie under operasjon Planlagt for dårlig tid pre. og post opr Årsak ikke oppgitt 1. pas. migreneanfall. Vanskelig å legge epidural Ikke møtt avtalt tid Pas. forkjølet, forsøkt spinal, ble narkose Pas. ikke fastende før kl. 13: 00 Vanskelig intubasjon krevde spesialutstyr Pas. forsinket fra post + ventet på kir peropr Endringer med 2. pasient Sedasjon ikke nok, pas. fikk narkose Dårlig pas. som ble prioritert. Lang innledning Vanskelig kateterinnleggelse krevde urolog Hente rack fra Akutten Problemer med endoscopi utstyr Manglet utstyr, ble hentet fra Akutten Feil på anestesiapparat Hente riktige hansker Pussvask med Vircon Ventet med å hente pas. p. g. a. alarm ventilasjon An. lege og operatør forsinket fra annen operasjon Opplæring an. lege, ekstra krevende forberedelse Op. spl. opptatt, vaskelig kateterinnleggelse Opplæring av spes. elev Kir. 2 kommer etter visitt. Personalmangel Opplæring av an. lege tok 20 min ekstra Opptatt med journal Sykdom an. spl Kirurg ikke pålogget, vanskelig å få tak i Relatert til pasient Relatert til utstyr og op. stue Relatert til personel NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

2009 Resultat V 2010 Grafene viser variasjonsbredden i tiden mellom to operasjoner målt som minutter fra "pasient ut av stue" til neste "pasient inn på stue". NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Hva er en god dag? ”Plunder og heft er forferdelig og flyt er bra. ” ”At alle prøvene er til stede, man kommer fort i gang, pasienten er ikke forsinket inn på stua og alle jobber med sitt, hjelper hverandre hvis det er nødvendig og jobber parallelt. ” ” En dag uten skjær i sjøen. ” NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Den største utfordringen i planlegging og gjennomføring av operasjonsprogram Uforutsigbarhet ”Jeg tror at stort sett alle slike forsinkelser skaper frustrasjoner jeg. Dårlig planlegging og dårlig gjennomføring skaper frustrasjoner og gjør at folk blir stresset og får en mindre god dag. ” ”Det er litt magefølelsen. Noen ganger har vi is i magen og sier at vi tar sjansen og så går det bra. Andre ganger skjærer det seg. ” NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Strategier for å skape forutsigbarhet i planlegging en av operasjonsprogram Underforbruk Overforbruk Knivtid NSFLOS 08. 11. 2012 Informasjon Mari Bentdal Haugen

Strategier for å skape forutsigbarhet i gjennomføringen av operasjonsprogram Team ”Den gode stemningen på stua synes jeg er veldig viktig fordi den overføres til pasienten. Da føler pasienten seg trygg; det her er et team, de har jobbet sammen og kan det. Ikke stressende. ” • Stress og dårlig kjemi i et team kan føre til lengre operasjonstid, mens team som jobber godt og effektivt sammen gir kortere knivtid. NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Strategier for å skape forutsigbarhet i gjennomføringen av operasjonsprogram Koordinering üTilpasning üKoordinator üStandardisering Kommunikasjon üSafe surgery üNon-technical skills Team Tidsmatrise üVisualiserer tidfestet plan üViser forsinkelser NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Konklusjon • Hovedutfordringen i både planlegging og gjennomføring av operasjonsprogram er å skape forutsigbarhet i en grunnleggende uforutsigbar virksomhet. • Forutsigbarhet er vesentlig for flyt, effektivitet og kvalitet i arbeidet for de ansatte. NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen

Anbefalinger • Sykehuset bør ha en helhetlig tilnærming til operasjonslogistikk som systematisk reduserer uforutsigbarhet – Styrke koordinering i planleggingsfasen – Styrke koordinering i gjennomføringsfasen – Styrke samarbeid og team – Fast oppfølging av • Over-og underforbruk av stuetid • Oppstart første operasjon • Forsinkelser NSFLOS 08. 11. 2012 Mari Bentdal Haugen