Strategi for konomi og Erhvervsudvalgets omrde Nye samarbejdsrelationer

Strategi for Økonomi og Erhvervsudvalgets område • Nye samarbejdsrelationer og/eller udlicitering • Analyse af administration og drift af Lemvig Kommunes bygninger og ejendomme • LEAN-projekt for administrationen • Serviceniveau Lemvig Kommune

Nye samarbejdsrelationer og/eller udlicitering • Hvilke opgaver kan indgå i administrative fællesskaber eller udliciteres? • Erfaringer med udlicitering i Lemvig Kommune • Effektiviseringspotentiale Lemvig Kommune

Opgaver der kan løses i administrative fællesskaber eller udliciteres • Høj standardiserbarhed: processer som ikke varierer på tværs af kommuner og aftaleenheder kan varetages i et fælles administrativt center uden tab af fleksibilitet • Opgavens autonomi: støtteprocesser som kan afgrænses fra kerneprocesserne Lemvig Kommune

Eksempler på opgaver der kan løses i administrative fællesskaber • IT-området – 1) Serverdrift – 2) Support it og telefoni (Servicekontrakt) – 3) Udvikling via digitalisering – 4) IT-indkøb – 5) Kontraktstyring • HR/Løn og personaleadministration: – Lønbehandling og udbetaling – HR Lemvig Kommune

Eksempler på opgaver der kan løses i administrative fællesskaber • Økonomi: – Kreditor-/debitorbogholderi • Indkøb og forsikring: – Nyt indkøbssystem – Kommunalt udbudsfælleskab • Udbud af kørselsordninger Lemvig Kommune

Eksempler på opgaver der kan løses i administrative fællesskaber • Fælles kantine/køkkendrift mellem Lemvig Rådhus, Trivselshuset og Lemvig Området. Eventuel fælles madproduktion. • Centralisering af bogføring Lemvig Kommune 6

Før der indgås aftaler Opgaver, som skal klarlægges og vurderes for at sikre, at potentiale realiseres, og serviceniveauet i fælleskabet ikke forringes. • Fordele: Effektiv opgaveløsning, Stordriftsfordele, Mindre sårbarhed • Ulemper: En præcis opgavebeskrivelse, som indgår i en juridisk bindende kontrakt manglende fleksibilitet • Tekniske (Samme standarder) • Juridiske (Må vi? ) • Risiko faktorer (Ventetider/fejlprocenter) • Administrative procesbeskrivelser (Samarbejde og udlicitering) Lemvig Kommune

Erfaringer med udlicitering og fælles kommunale opgaver i Lemvig Kommune • I 2009 blev der udarbejdet en business case på outsourcing af serverdriften i Lemvig. På daværende tidspunkt var besparelsen minimal og både Direktions- og Økonomi- og Erhvervsudvalget besluttede ikke at arbejde videre med outsourcing af serverdriften bl. a. pga. usikkerhed om serviceniveau. • Lønservice har været udliciteret til Visma i perioden marts 2009 til 31. december 2011. Kontrakten blev opsagt, fordi der var for mange fejl i lønberegningerne. Der var ansat 5, 5 stilling i Visma til lønproduktion til en samlet økonomi på 2, 8 mio. kr. (inkl. øvrig drift)+ en stilling i HR til øvrige lønopgaver samlet udgift 3, 3 mio. kr. Der anvendes i dag samlet 5, 5 stilling til lønproduktion i Lemvig Kommune til en økonomi på 2, 2 mio. kr. Lemvig Kommune

Erfaringer med udlicitering og fælles kommunale opgaver i Lemvig Kommune • Lemvig Kommune indgår pt. i et Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 (Kom. Udbud). Det er et samarbejde mellem 15 jyske og fynske kommuner. Formålet med samarbejdet er gennem fælles udbud at opnå økonomiske besparelser for de enkelte kommuner. Det er Holstebro Kommune, som varetager Lemvig Kommunes udbudsforpligtigelse. • Rengøring skal i udbud for tredje gang fra 2016. Udgiftsniveau 11, 0 mio. kr. – Besparelse 2007 ca. 1, 0 mio. kr. – Besparelser 2011 ca. 1, 8 mio. kr. Lemvig Kommune

Hvad anvendes på opgaven i dag: Effektiviseringspotentiale • IT-området: 20 mio. kr. : KMD-software 10, 2 mio. kr. , bredbånd og licenser 5, 2 mio. kr. , løn 4, 6 mio. kr. • HR/Løn og personaleadministration: – Lønbehandling og udbetaling(2, 2 mio. kr. ) – HR (0, 8 mio. kr. ) Lemvig Kommune

Hvad anvendes på opgaven i dag: Effektiviseringspotentiale • Økonomi: – Kreditor-/debitorbogholderi (0, 75 mio. kr. ) • Indkøb og forsikring (0, 5 mio. kr. ) – Nyt indkøbssystem – Kommunalt udbudsfællesskab • Fælles kantine/køkkendrift mellem Lemvig Rådhus, Trivselshuset og Lemvig Området (1, 65 mio. kr. -1, 0 mio. kr. = 0, 65 mio. kr. ). Eventuel fælles madproduktion. Lemvig Kommune

Analyse af administration og drift af Lemvig Kommunes bygninger og ejendomme • Administrationen og styring af : – køb, salg, udlejning og udlån, – nybyggeri, renovering- herunder energirenoveringer, indvendig og udvendig vedligehold, • Drift, forbrug af el, vand og varme, drift af udendørs arealer, rengøring, pedeldrift • Mere effektiv disponering af bygninger og arealer. Lemvig Kommune

LEAN-projekt for administrationen • Der er udpeget fire Leankonsulenter, der skal stå for implementering af Lean i Lemvig Kommune • De udpegede Leankonsulenter skal gennemføre en Lean uddannelse • Lean konsulenterne skal i fællesskab udarbejdet en bruttoliste over mulige kommende Lean projekter • Udvælgelse af fire pilotprojekter • Evaluering af projekterne/uddannelse Lemvig Kommune

Serviceniveau • Turisme (1, 2 mio. kr. ). Tilskud til turistforeningen. • Erhvervsservice og iværksætteri (4, 2 mio. kr. ) – Erhvervsservice (0, 9 mio. kr. ): • Kontingent til væksthus Midtjylland (0, 7) • Medlemskab af Nordvestjysk Erhvervsråd (0, 1) – Pulje til erhvervsudvikling (1, 8 mio. kr. ): • Puljen bruges til sponsorater og diverse ansøgninger – Div. Puljer (1, 4 mio. kr. ) • Væksthuse, Landdistriktspulje, pinsestævne, Eventmanager og markedsføring. Lemvig Kommune 14

Serviceniveau • Reduktion i antallet af kommunalbestyrelsesmedlemmer 21 19. – Der skal være mindst 19 medlemmer med et indbyggertal >20. 000 – Besparelse på 172. 000 kr. i fast vederlag. (86. 000 kr. pr. KB medlem) • Fagudvalgene reduceres fra 7 til 5 medlemmer – Besparelse på 160. 000 kr. i udvalgsvederlag (20. 000 kr. pr. udvalgspost der nedlægges) • Serviceniveau administrationen Lemvig Kommune 15

Samarbejde relationer og/eller udlicitering Fordele Samarbejde relationer • Stordriftsfordele • Dobbeltarbejde fjernes • Bæredygtige faglige miljøer • Fleksibilitet i forhold til opgaveløsningen og det faktiske behov Fælles træk • Effektiv opgaveløsning • Stordriftsfordele • Mindre sårbarhed (ferie/sygdom) • Bæredygtige faglige miljøer • Kvalitets forøgelse Lemvig Kommune Udlicitering • døren er udsat for konkurrence og er specialiseret • Kun forpligtet i kontraktperiode • Klare kvalitetsmålepunkter • Øget bevidsthed om, hvad er nødvendige opgaver, og hvilke der er ønskværdige

Samarbejde relationer og/eller udlicitering Ulemper Samarbejde relationer • Manglende lokal tilknytning og forståelse • Servicering af flere, mens alles behov skal tilgodeses • Arbejdsprocesser og systemer, skal standardiseres, for at opnå fleksibilitet. Udlicitering • Manglende forståelse af behov • Leverandøren har egne målsætninger, der er i direkte modstrid Lemvig Kommunes • En præcis opgavebeskrivelse, som indgår i en juridisk bindende kontrakt Fælles træk • Behov for, at opretholde en vis strategisk kompetence på området mhp. , at kunne definere præcise krav og følge op på de leverede ydelser • Forøget bureaukratisering af arbejdsgange og kontrol • Afhængighed, idet der nedlægges egne funktioner og derved ikke længere selvstændig varetagelse af opgaven Lemvig Kommune