STKLARDA ETKL YNETM Yrd Do Dr Ltfi Sunar

STK’LARDA ETKİLİ YÖNETİM Yrd. Doç. Dr. Lütfi Sunar 05 Ekim 2013 Cumartesi Edirne

Planlama ve Yönetim Sistemi 6 N, 2 K + 7 T • Ne, Niçin, Nasıl, Nerede, Ne Kadar, Ne Zaman • Kim, Kime • Tahayyül, Tetkik, Tahkik, Takvim, Tatbik, Takip, Tekamül Önce hayal et, her büyük iş 'tahayyül' ile başlar. Ancak her hayal gerçek olmayabilir. Bunun için 'tetkik' gerekir. Ardından derinlemesine bir 'tahkik' yapılmalı. Plansız, programsız işin yürümesi mümkün değildir. Bu sebeple, 'takvim' belirlenmeli. Sırada işin 'tatbiki' vardır. Ancak olay burada bitmez. Zira işin 'takibi' diğer aşamalar kadar önemlidir. Takip edilmeyen bir iş neticelenmez. Son aşamada ise 'tekamül' gelir: 'İşi, mükemmel hale getir, öyle bitir. '

Stratejik Yönetim Nedir? • Stratejik Yönetim, bu günü analiz edip, yarını tasarlamaya ve gerçekleştirmeye yardım eden bir bakış açısı, bir düşünme yöntemidir. • Stratejik yönetim, bir organizasyonun gelecekte varmak istediği hedefleri ve bu hedefe nasıl ulaşılacağını gösteren süreci analiz eder (Barry) • Stratejik yönetim bir teknikler yığını değildir. Analitik düşünme ve kaynakları eyleme dönüştürme kararlılığıdır (Drucker) 3

Stratejik Yönetim Değerlendirme Stratejik Planlama Sürekli İyileştirme Döngüsü Performans İzleme ve Raporlama Planı Uygulama Kaynak (İnsan, Sermaye, Bilgi Teknolojileri) Planlaması Bütçeleme 4

Stratejik Yönetimin Aşamaları • Kurumun stratejilerini, misyonunu ve amaçlarını tanımlar ve açıklar • Kurumun güçlü ve zayıf yönlerini tanımlar • Dış çevreden gelen tehdit ve fırsatları değerlendirir • Stratejik sorunları belirler ve süreç içinde alternatif stratejiler üretir • Stratejiyi yürütür ve gerçekleştirir • Stratejinin başarısını denetler ve gözden geçirir 5

Stratejik Planlama Planlar hiçbir şeydir. Planlama her şeydir. Eisenhower 6

Stratejik Planlama Nedir? • • • Sonuçların planlanmasıdır. Değişimin planlanmasıdır. Gerçekçidir. Kaliteli yönetimin aracıdır. Hesap verme sorumluluğuna temel oluşturur. Katılımcı bir yaklaşımdır. Günü kurtarmaya yönelik değildir. Bir şablon değildir. Sadece bütçeye dönük değildir. 7

STK’larda Stratejik Planlamanın Önemi • Politika belirleme ve plan-program-bütçe ilişkisinin kurulmasına yardımcı olur • Amaç ve hedeflere dayalı bir bütçeleme anlayışını geliştirir • Planlama ve uygulama faaliyetlerinde etkinlik, yerindelik, katılımcılık, saydamlık, hesap verme sorumluluğu ilkelerini yerleştirir • Sistematik veri toplama ve sonuçları analiz etme alışkanlığı kazandırır • Katılımcı yönetim anlayışını geliştirir • Kurumun hizmetlerinden yararlananların taleplerine olan duyarlılığını artırır • Vizyon değerlendirmesi ile hizmet kalitesi, etkinlik, rekabet, yenilikçilik, çeşitlilik ve sürekli değişim anlayışını yerleştirir 8

Stratejik Planlamadan Beklenen Yararlar • Misyona dayalı kamu yönetimi anlayışını geliştirir • Vizyon oluşturma ve geleceği öngörme yeteneğini geliştirir • Kurumun içsel güçlü ve zayıf yönleri ile dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri dikkate alan ve değişimleri izleyen bir yönetimi zorunlu kılar • Kurumun çevresi ve paydaşları ile olan bağlarını ve hizmet alanlara karşı sorumluluklarını güçlendirir • Kurumlar arasındaki girişimci ve rekabetçi unsurları öne çıkarır • Kurum çalışanlarının katılımcılığını ve yaratıcılığını geliştirir; ekip çalışması ve işbirliğini güçlendirir • Yöneticilere stratejik düşünme ve davranma yeteneği kazandırır 9

Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? – Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? – – – Misyon ve İlkeler Vizyon Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? – Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? – – İzleme Değerlendirme ve Performans Ölçümü 10

Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? – Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? – – – Misyon ve İlkeler Vizyon Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? – Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? – – İzleme Değerlendirme ve Performans Ölçümü 11

Durum Analizi Kapsamı: • Kuruluşun iç yapısının analizi (kuruluşun görevlerinin, performansının, sorunlarının, potansiyellerinin, kurumsal kültürünün, insan kaynaklarının, teknolojik düzeyinin, vb. analizi). • Çevre analizi (kuruluşun faaliyet gösterdiği ortamın ve dış koşulların analizi). • Kuruluşun gelecekte karşılaşabileceği ve etkilenebileceği gelişmelerin analizi. • İlgili tarafların (kuruluşun hedef kitlesi ve kuruluş faaliyetlerinden olumlu/olumsuz yönde etkilenenlerin) analizi. 12

Durum Analizi Temel Yöntem: GZFT (SWOT) Analizi Kuruluş İçi Analiz Güçlü Yönler Zayıf Yönler Çevresel Analiz Fırsatlar Tehditler 13

Kuruluş İçi Durum Analizi • • • Kuruluşun geçmişi Kuruluşun yönetim yapısı Kuruluş içi iletişim ve karar alma süreci Kuruluş personelinin sayısı ve nitelikleri Kuruluşun finansman kaynakları Kuruluş çalışanlarının motivasyon düzeyi ve kuruluşun durumuna dair değerlendirmeleri ve beklentileri Kuruluşun teknolojik alt yapısı ve teknolojiyi kullanma düzeyi Kuruluşun araç ve bina envanteri ve diğer varlıkları Kuruluş faaliyetlerini izleme ve değerlendirme sistemi Kuruluşun gerçekleştirdiği ve yürütmekte olduğu önemli faaliyetler ve projeler 14

Çevresel Durum Analizi • Kuruluşun faaliyet alanında dünyadaki durum ve gelişme eğilimleri • Kuruluşun faaliyet alanında ülkemizdeki durum ve gelişme eğilimleri • Dünyada ve ülkemizdeki temel eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular. Bu konuların kuruluşu nasıl ve ne yönde etkileyeceği • Kuruluşun faaliyetlerinin ilgili alandaki kamu politikaları ile uyumu • Kuruluşun faaliyetlerini yürütürken karşılaştığı temel riskler ve belirsizlikler 15

Hedef Kitle ve İlgili Taraflar Analizi Hedef kitle: Bir kurumun, ürettiği hizmetleri ve/veya mallarını kullanan, alan ve yararlanan kişi ve gruplardır. İlgili taraflar: Bir kurumdan, doğrudan veya dolaylı, maddi veya manevi, olumlu veya olumsuz yönde etkilenen kişi veya gruplardır. 16

Hedef Kitle ve İlgili Taraflar Analizi Temel Noktalar: • Faaliyetlerini sürdürmesi için kuruluşa girdi sağlayan kuruluş dışı birimler • Kuruluş faaliyetlerinin yürütülmesi sürecinde işbirliği yapılması gereken temel kurum ve kuruluşlar • Öncelik sırasına göre kuruluşun ilgili olduğu ve hizmet sunduğu kesimler ve bu kesimlerin kuruluş ile ilgili temel beklentileri • Hedef kitle ve diğer ilgililerden gelen görüş ve şikayetleri değerlendirme sistemi • Hedef kitle ve diğer ilgililerin kuruluş çalışmaları ile ilgili tatmin düzeylerinin nasıl ölçüldüğü/ölçülebileceği 17

Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? – Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? – – – Misyon ve İlkeler Vizyon Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? – Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? – – İzleme Değerlendirme ve Performans Ölçümü 18

Geleceğe Bakış • • • Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi İlkeler Bildirimi Stratejik Amaçlar Hedefler 19

Misyon Bildirimi • Misyon kuruluşun üst yönetimi tarafından planlama ekibi ile birlikte geliştirilir. • Kuruluşun sunduğu tüm hizmet ve faaliyetleri kapsayan bir şemsiye kavramdır. • Daha alt seviyedeki birimlerin misyon bildirimleri ise, birim yöneticileri ve diğer ilgili personel tarafından kuruluşun misyon bildirimine uyumlu bir şekilde geliştirilir. 20

Misyon Bildiriminin Esasları: • Kısa, açık ve çarpıcı şekilde ifade edilir. • Hizmetin yerine getirilme sürecini değil, hizmetin amacını tanımlar. • Yasal düzenlemelerle kuruluşa verilmiş olan görev ve yetkiler çerçevesinde belirlenir. • Kuruluşun hizmet verdiği kişi ve kuruluşlar belirtilir. • Kuruluşun sunduğu hizmet ve/veya ürünler tanımlanır. 21

Misyon Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken Sorular: • Kuruluşun var olma nedeni nedir? • Kuruluş kimlere hizmet sunuyor? • Kuruluş hangi alanda çalışıyor? • Kuruluş hangi ihtiyaçları karşılıyor? • Kuruluşun yerine getirmek zorunda olduğu yasal görevler nelerdir? • Kuruluşun amacı ilk kurulduğundan bu yana değişti mi? 22

Vizyon Bildirimi Vizyon kuruluşun geleceğini sembolize eder. Kuruluşun uzun vadede neleri yapmak istediğinin güçlü bir anlatımıdır. Değişimin kritik faktörüdür. Vizyon bir kuruluşun farklı birimleri arasında birleştirici bir unsurdur. Vizyon bildirimi kuruluşun kendisi için istediği geleceğin iddialı ve aynı zamanda ulaşılabilir bir ifadesidir. 23

Vizyon Bildirimi Güçlü bir vizyon: • İdealisttir; yürekten gelmesi, hissedilmesi gerekir. • Özgündür; kuruluşa aidiyeti belirgindir. • Ayırt edicidir; kuruluşun vizyonunu diğerlerinden ayırt edici özelliğe sahiptir. • Çekicidir; kuruluş içinden olan ve olmayan kişilerin ilgisini çeker. İyi ifade edilmiş bir vizyon: • Kısa ve akılda kalıcıdır. • İlham verici ve iddialıdır. • Gelecekteki başarıları ve ideal olanı tanımlayıcıdır. • Tüm kuruluş çalışanları, hizmet sunulan kitle ve diğer kişiler için çekicidir. 24

Vizyon Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken Sorular: • Kuruluşun ideal geleceği nedir? • Kuruluş nasıl algılanmak istiyor? • Kuruluşun bir vizyon ifadesi var mı? Varsa, yenilenmesi gerekiyor mu? 25

İlkeler Bildirimi • İlkeler, kuruluşun vizyonu ve misyonunun gerisinde yatan değer ve inançların temelidir. Bu ilkeler kuruluşun kararlarına, seçimlerine ve stratejilerinin belirlenmesine rehberlik eder. • İyi ifade edilmiş bir ilkeler bildirimi aşağıdaki gibi olmalıdır: – Temel değerleri ve inançları açık ve kesin bir dille ortaya koymalıdır. – Çalışanların işlerini en iyi şekilde yapacakları şartlara ilişkin temel düşünceyi belirtmelidir. – Kuruluşun vizyonunu gerçekleştirmesini sağlayacak sistem ve süreçleri desteklemelidir. 26

İlkeler Bildirimi İlkeler bildirimi üç temel alana ilişkindir: – Kişiler: Kuruluş çalışanları ve kuruluş dışındaki kişiler – Süreçler: Kuruluşun yönetim, karar alma ve hizmet üretimi süreci – Performans: Kuruluşun ürettiği hizmet ve/veya ürünlerin kalitesine yönelik beklentiler İlkeler Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken Sorular: – Kuruluşun çalışma felsefesi nedir? – Kuruluşun çalışmalarına temel teşkil eden değerler, standartlar ve idealler nelerdir? – Kuruluşun personeli tarafından benimsenen değerler ve inançlar nelerdir? 27

Stratejik Amaçlar • Stratejik amaçlar belirli bir zaman diliminde kuruluşun ulaşmayı hedeflediği kavramsal sonuçlardır. • Stratejik amaçlar ve hedefler stratejik planlama sürecinde kuruluşun “Nereye ulaşmak istiyoruz? ” sorusuna cevap verir. 28

Stratejik Amaçlar Güçlü Yönler Zayıf Yönler Fırsatlar Kurumun güçlü yönleri ile çevreden gelen fırsatları eşleştiren stratejiler Fırsatları kullanmak amacıyla zayıf yönleri ortadan kaldırmaya yönelik stratejiler Tehditler Güçlü yönleri kullanarak dış tehditleri bertaraf etmeye yönelik stratejiler Kurumsal zayıflıkların dış tehditleri etkili kılmasını önleyecek savunma stratejileri 29

Stratejik Amaçlar Stratejik amaçların özellikleri: • Misyon, vizyon ve ilkelerle uyumlu olmalıdır. • Kuruluşun misyonunu yerine getirmesine katkıda bulunmalıdır. • İddialı, ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. • Kuruluşun şimdiki durumundan gelecekteki arzu edilen durumuna dönüşümünü sağlayabilecek nitelikte olmalıdır. • Ulaşılmak istenen noktayı açık bir şekilde ifade etmeli, ancak buna nasıl ulaşılacağını ayrıntılı olarak açıklamamalıdır. • Stratejik planlama sürecinin daha sonraki aşamaları için bir çerçeve sunmalıdır. Hedeflerin gerçekleştirilmesinde yol gösterici olmalıdır. • Kuruluşun öncelikleri ve durum analizi sonuçlarına göre şekillenmelidir. • Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır. • Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirilmemelidir. 30

Stratejik Amaçların Oluşturulması İçin Cevaplanması Gereken Sorular: • Kuruluş misyonunu yerine getirmek için neler yapmalıdır? • Kuruluş kısa ve orta vadede neleri başarmayı amaçlamaktadır? • Kuruluşun şu andaki faaliyetleri dış çevre ile uyumlu mudur, değilse ne değişmelidir? • Kuruluş diğer kamu kuruluşları ile ortak amaçlara sahip midir? 31

Hedefler, stratejik amaçların gerçekleştirilebilmesi için ortaya konulan spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Stratejik amaçların aksine, hedefler sayısal olarak ifade edilirler ve daha kısa vadeyi kapsarlar. Bir stratejik amacı gerçekleştirmeye yönelik olarak birden fazla hedef belirlenebilir. Hedeflerin özellikleri: • Yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda olmalıdır. • Ölçülebilir olmalıdır. • İddialı olmalı, fakat imkansız olmamalıdır. • Sonuca odaklanmış olmalıdır. • Zaman çerçevesi belli olmalıdır. 32

Hedeflerin Oluşturulması İçin Cevaplanması Gereken Sorular: • Hedefler, kuruluşun misyon, vizyon, ilkeler ve stratejik amaçları ile tutarlı mı? • Hangi spesifik sonuçlara ulaşmaya çalışılıyor? Sonucu etkileyen faktörler nelerdir? • Bir stratejik amaca ilişkin hedefler gerçekleştirildiğinde o stratejik amaca ulaşılabiliyor mu? • Hedefi belirli bir süre içinde gerçekleştirme zorunluluğu var mı? • İstenilen sonuçlara ne kadar zamanda ulaşılabilir? • Bu hedeflere ulaşmak için sağlanan gelişme nasıl ölçülür? • Kıyaslama noktaları nelerdir? Ne kadar gelişme sağlanabilir? 33

Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? – Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? – – – Misyon ve İlkeler Vizyon Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? – Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? – – İzleme Değerlendirme ve Performans Ölçümü 34

Uygulama Stratejisi • Stratejik Amaç ve Hedefleri gerçekleştirecek Faaliyetlerin (Projelerin) Belirlenmesi • Önceliklerin Belirlenmesi • Sorumlulukların Belirlenmesi • Bütçelendirme 35

Faaliyet ve Projeler Faaliyetlerin Ortaya Konulması Sürecinde Cevaplanması Gereken Temel Sorular • Hedefin yerine getirilmesi sürecinde faaliyetin rolü ve önemi nedir? • Hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik olarak kullanılacak yol ve yöntemler tanımlanmış mıdır? • Hangi ölçülebilir kriterler (performans kriterlerine baz olan) üzerine kuruludur? – – Hangi sürede biteceği Miktarı Maliyeti Kalitesi • Hedefleri ve altında yer alan faaliyetleri yerine getirmekten sorumlu olan birimler kimlerdir ve sorumlulukları nelerdir? 36

Önceliklendirme Kaynak ve harcama yapısının mevcut durumu ve potansiyeli nedeniyle, faaliyet ve projelerin önceliklendirilmesi gereklidir. Önceliklendirmede ilkeler: sürdürülebilirlik, etkinlik, verimlilik, etki düzeyi ve uygunluk 37

Bütçelendirme • Kuruluşlar mevcut bütçe uygulamasından hareketle stratejik planlarını oluşturmayacaklar; tam tersine hazırlayacakları stratejik planlarını esas alarak bütçe yapılarını yeniden şekillendireceklerdir. 38

Bütçelendirme • Her bir hedefin faaliyetlerle ifade edilmesi sonrasında faaliyetlerin bütçe ilişkisinin kurulması gerekmektedir. • Temel amaç, bütçe hazırlanması sürecinde kaynak ve maliyet yapılarının ortaya konulması suretiyle her bir politikanın maliyetini ölçebilmenin yanında harcamaların önceliklendirilmesi sürecine de yardımcı olmaktır. 39

Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? – Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? – – – Misyon ve İlkeler Vizyon Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? – Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? – – İzleme Değerlendirme ve Performans Ölçümü 40

İzleme ve Değerlendirme • İzleme stratejik planda ortaya konulan hedeflere ilişkin gerçekleşmelerin sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasıdır. • Değerlendirme ise, uygulama sonuçlarının stratejik amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir. 41

İzleme ve Değerlendirme Temel Sorular: • Ne Yaptık? • Başardığımızı Nasıl Anlarız? • Uygulama Ne Kadar Etkili Oluyor? • Neler Değiştirilmelidir? • Gözden Kaçanlar Nelerdir? 42

İzleme Raporunun Kapsamı: • Stratejik amaçlar • Hedefler • Faaliyet ve projeler (Söz konusu planların uygulanmasından sorumlu daire, bölüm, birim ve sorumluların konumu gibi bilgileri içermelidir. ) • Gerçekleşmeler konusunda açıklamalar ve yorumlar • Mevcut durum hakkında bilgiler 43

Değerlendirme Performans Ölçümü ve Değerlendirmesi • Yönetimin etkinliğini sağlar. • Ölçülebilen hedefler daha kolay gerçekleştirilebilir. • Hizmetlerin kalitesini artırır. • Bütçenin geliştirilmesine ve gözden geçirilmesine yardımcı olur. • Kamu kaynaklarının neden söz konusu faaliyetlere harcandığı sorusunun cevaplandırılmasına yardımcı olur. • Hesap verme sorumluluğuna ve performans denetimine temel oluşturur. 44