Statlig frvaltning och statstjnstemannarollen Jimmy Everitt Bolagsverket Martin

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Jimmy Everitt, Bolagsverket Martin Hamrin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV

Upplägg • • Presentation Programmet – Statstjänstemannarollen – Att handlägga ett ärende – Diskussionsuppgift – Offentlighet och sekretess

Regler för statstjänstemän • • • Ärendehandläggning m. m. Offentlighet och sekretess Offentlig anställning Skadeståndsskyldighet Straffrättligt ansvar Granskning

Vad gäller för gåvor till anställda? • • • Spelar det någon roll vad som erbjuds? Har det någon betydelse vem som är mottagare? Är tidpunkten för erbjudandet avgörande?

Att tänka på! • Gör en samlad bedömning av alla omständigheter som kan vara av betydelse, exempelvis: – gåvans art och värde – din relation till gåvogivaren – din roll och ditt inflytande på myndighetens tjänsteutövning

Jäv • • Rubbar förtroendet för anställds opartiskhet Gäller all ärendehantering Den som påverkar ärendets utgång Ska anmälas självmant

Bisysslor • • Tillfälligt eller permanent Privatlivet är inte bisyssla Tillåtna • • • √ Politiska uppdrag Fackliga uppdrag Statliga uppdrag Kommunala uppdrag Förtroendeuppdrag Otillåtna X • Förtroendeskadliga • Arbetshindrande • Konkurrerande

Dataintrång • Ta bara del av uppgifter du behöver för utförandet av dina arbetsuppgifter! • Ansvar för dataintrång även om du har behörighet att ta del av en uppgift • Behandlingshistorik förs

Diskussionsövning jäv och dataintrång Diskutera utdelade frågor vid borden.

Serviceskyldighet • • Hjälpa och svara på frågor Ta emot besök och ha öppet Lämna inte förhandsbesked! Enkelt och begripligt språk

Att handlägga ett ärende Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Ett ärende väcks • • Serviceskyldighet Ansökan, anmälan, ex officio, allmänna ärenden Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Registrering • • • Posthantering • Registrering/diarieföring Tjänstepost Inkommen handling – e-post, traditionell post och e-tjänst samma regelverk Ett ärende väcks Registrering Granskning Arkivering Utredning Beslut och expediering Överklagande

Granskning • • Jäv Tolk Ombud och biträde Förvaltare, god man och andra ställföreträdare Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Utredning • • Enkelt, snabbt och billigt Muntlig handläggning Tjänsteanteckning Kommunikation Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Beslut och expediering • • Olika typer av beslut Motivering av beslut Underrättelse om beslut Rättelse Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Överklagande • • Omprövning Överklagande Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Arkivering • Myndighetens arkiv – Allmänna handlingar • Arkivering tillgodoser – Rätt att ta del av allmänna handlingar – Rättskipningens och förvaltningens behov av information – Forskningens behov av information • • Är en del av det nationella kulturarvet Arkivering Vårda, organisera, gallra Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Diskutera 1 • Vad innebär det i praktiken att vara statstjänsteman? Vad är skillnaderna mot att jobba privat? – Ge gärna exempel utifrån era olika yrkesroller

Diskutera 2 • Varför måste vi som är statstjänstermän kunna förvaltningsrätt (reglerna om hur man handlägger ett ärende)? – Fundera på syftet med reglerna i förvaltningslagen

Diskutera 3 • Beskriv för dina kollegor runt bordet vad du stöter på i ditt dagliga arbete med utgångspunkt från den information (om statstjänstemannarollen och förvaltningsrätt) som du fått idag? • Finns det likheter i era olika verksamheter?

Offentlighet och sekretess

Diskutera Har allmänheten rätt att ta del av följande handlingar? • En ansökan som kommit in elektroniskt via myndighetens etjänst kl. 23. 30 en fredagskväll. • En sammanställning av information som kräver omfattande arbete för att myndigheten ska kunna få fram den. • Ett läkarintyg för en anställd som är sjukskriven som finns hos personalfunktionen. • Ett oläst e-postmeddelande som finns i GD: s/landshövdingens inkorg. • Anteckningar som en handläggare skrivit som stöd för att sammanfatta ett ärende.

Offentlighetsprincipen • • • Allmänhetens rätt till insyn och kontroll Gäller all verksamhet hos myndigheten SYFTE: att stärka demokratin och garantera – rättsäkerheten – effektiviteten i förvaltningen – effektiviteten i folkstyret

Allmänna handlingars offentlighet Meddelarfrihet för tjänstemän m. fl. Yttrandefrihet för tjänstemän m. fl. Förhandlingsoffentlighet

Allmänna handlingars offentlighet

Handling Informationsbärare Skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avläsas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel

Allmän handling En handling som förvaras hos en myndighet och antingen är inkommen dit eller upprättad där

Handlingar Allmänna Inte allmänna • • • Privata brev och meddelanden • • Bibliotekssamlingar Förvarade Inkomna Upprättade Anbud Minnesanteckningar, utkast och koncept som inte expedierats eller lämnats för arkivering Teknisk behandling etc. för annan

Allmän handling Offentlig ”Hemliga”uppgifter Regleras i Offentlighets- och sekretesslagen = Insynsrätt = Ingen insynsrätt

Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009: 400) Innehåller undantagen från offentlighetsprincipen

”Egenskaper” för sekretess • • • Aktualiseras först vid begäran om handling Myndigheten avgör om det är sekretess Sekretessen kan även variera: från tid till tid, från myndighet till myndighet etc

Uppgiften Det är informationen som sekretessbeläggs – inte handlingen

Sekretessprövning 1. Finns någon tillämplig bestämmelse om sekretess i OSL? 2. Kan den som berörs lida skada eller men om uppgiften lämnas ut? 3. Tidsgräns för sekretess?

Sekretessmarkering 1. Hemligstämpling - Inte bindande, en självständig sekretessprövning ska alltid göras då en handling begärs ut. 2. Skyddade personuppgifter - Sekretess i folkbokföringen för personer som har en hotbild mot sig eller som annars kan riskera att drabbas negativt vid utlämnande av vissa uppgifter - Gäller i allmänhet uppgifter som kan ge ledning om var en person befinner sig eller hur denne kan kontaktas

Diskussionsövningen Har allmänheten rätt att ta del av följande handlingar? • En ansökan som kommit in elektroniskt via myndighetens etjänst kl. 23. 30 en fredagskväll. • En sammanställning av information som kräver omfattande arbete för att myndigheten ska kunna få fram den. • Ett läkarintyg för en anställd som är sjukskriven som finns hos personalfunktionen. • Ett oläst e-postmeddelande som finns i GD: s/landshövdingens inkorg. • Anteckningar som en handläggare skrivit som stöd för att sammanfatta ett ärende.

Övningsuppgiften • Handlingen har kommit in till myndigheten och är därför allmän. Uppgifterna i handlingen måste först prövas mot bestämmelserna om sekretess. Därefter kan den lämnas ut till allmänheten. • Allmänheten kan kräva en hel del ansträngningar från myndighetens sida. Myndigheten är bland annat skyldig att skapa en ny handling genom att sammanställa uppgifter, en s. k. potentiell handling, om den kan skapas utan större svårigheter. • Det beror på vad som framgår av läkarintyget! Se bestämmelserna om sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet i 39 kap. 2 § OSL. • Om e-postmeddelandet rör myndighetens verksamhet är den en allmän handling och ska lämnas ut efter sekretessprövning. • Minnesanteckningar/arbetsmaterial är inte en allmän handling, under förutsättning att de inte tillför ärendet någoting, och de behöver därför inte lämnas ut. Om de däremot arkiveras i ärendet blir de en allmän handling som ska lämnas ut efter sedvanlig sekretessprövning.

Utlämnande av allmän handling • Tryckfrihetsförordningen reglerar (endast kompletterande detaljer i OSL) • • • Inga formkrav för utlämnande Muntligt eller skriftligt Skyndsamt Inte efterfråga vem eller varför Den som ”har vården” prövar

Att lämna ut – eller inte lämna ut • • Ingen sekretess = enkelt, formlöst, skyndsamt Vid sekretess = – Formellt beslut om avslag – Skriftlig form – Överklagbart = besvärshänvisning – Skyndsamt

6 kap 3 § OSL Om en anställd vid en myndighet, enligt arbetsordningen eller på grund av särskilt beslut, har ansvar för vården av en handling, är det i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Myndigheten ska pröva om handlingen ska lämnas ut om 1. den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll som inskränker en enskilds rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen, och 2. den enskilde begär myndighetens prövning. Den enskilde ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

Schematisk hantering 1. Är den begärda handlingen allmän? 2. Finns uppgifter i handlingen som omfattas av sekretess? 3. Lämna ut – antingen formlöst – eller med avslagsbeslut

Viktigt att känna till! • • Insyn och öppenhet är huvudregel Sekretess – begränsning i insynsrätten (kräver stöd i lag) Förbjudet att lämna ut sekretessbelagda uppgifter Ett undantag – meddelarfriheten

Tack för ditt deltagande! Presentationerna är publicerade som en pdf på www. myndighetsnatverket. se