StatistikTool fr Bildungstrger Excel Applikation www statistiktool de
Statistik-Tool für Bildungsträger Excel – Applikation www. statistik-tool. de vhs-Vaterstetten - Hubert Schierl Stand: 11. 03. 2008 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Einsatzgebiet Bildungsträger in der Erwachsenenund Jugendbildung ¢ Volkshochschulen ¢ 2 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Zielsetzung ¢ ¢ ¢ ¢ 3 Controlling Entwicklung der Einrichtung, Fachbereichen, Unterfachbereichen Auswertung als „Blitzlicht“ Auswertung als Semestervergleich Entwicklung innerhalb eines Semesters Darstellung in Zahlen und Diagrammen Auswertungen auch kalenderjahrweise Benchmarking von vhsen statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Voraussetzung Einsatz einer Branchensoftware die in der Lage ist, Daten hinsichtlich bestimmter Kriterien (Filter) zu exportieren. Zum Beispiel: ¢ win. Basys; sql. Basis (Kufersoftware); Lissy; Fischer-Software in Vorbereitung ¢ Excel. XP, Excel 2003 oder Excel 2007 ¢ 4 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Greift das Tool in den eigenen Datenbestand ein? NEIN! ¢ Es bereitet den exportierten Datenbestand aus und analysiert diesen ¢ Eigene, benutzerdefinierte Analysen sind darüber hinaus möglich ¢ 5 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Auswertungsmöglichkeiten ¢ ¢ ¢ 6 Standardauswertungen Individuelle Auswertungen (erfordert entsprechende Excelkenntnisse) Fehlerprotokolle Erstellung von Benchmarking-Kennzahlen des bvv To. Do-Listen Kursbezogene Listen mit dem List. Generator statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Standardauswertungen ¢ Interpretation der Kursnummer in Bezug zu definierten Fachbereichen l l ¢ Interpretation dvv/bvv-Statistik in Bezug zu den definierten Fachbereichen l l 7 Grobe Auswertung Feine Auswertung (für Unterfachbereiche) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Standard-Indikatoren Stand der Anmeldungen ¢ Kursanzahl mit Ausfallquote ¢ Gebühren ¢ Unterrichtseinheiten ¢ Teilnehmer-Doppelstunden ¢ Kursbezogene Ausgaben ¢ Deckungsbeitrag ¢ 8 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
bvv-Indikatoren ¢ ¢ ¢ 9 Siehe Standard-Indikatoren Innovationsrate Kursraumauslastung Personalkosten pro Doppelstunde Alle Indikatoren sind als Gesamtschau, Fachbereichs- und Mitarbeiterbezogen dargestellt oder als Vergleich zwischen Semestern darstellbar statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Finanzcontrolling Kalenderjahr ¢ Das Exceltool gibt folgende Indikatoren kalenderjährlich aus: Einnahmen l Ausgaben l DB 1 l ¢ 10 Weitere Indikatoren (Anmeldungen, UEs, etc. können ebenfalls sehr schnell manuell angezeigt werden statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Finanzcontrolling Kalenderjahr Nach Quartalen Nach Monaten 11 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Wieviele Kenntnisse muss ich mitbringen? Keine besonderen ¢ Auswertungen über die Standard. Auswertungen hinaus erfordern spezielle Excelkenntnisse (Umgang mit Pivot-Tabellen: ca. 4 Std. Seminar) ¢ 12 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Kurdaten-Export ¢ 13 am Beispiel Kufer Der Kursdatenexport läuft auf der Basis eines vordefinierten Exportfilters. Dieser wird bei der Installation mitgeliefert. statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Kurdaten-Export ¢ 14 am Beispiel Kufer Aufruf statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Kurdaten-Export ¢ 15 am Beispiel Kufer Kursauswahl (i. d. R. EIN Semester) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Kurdaten-Export ¢ ¢ 16 am Beispiel Kufer Exportfilter auswählen Dateiname (Semkennung_JJJJMMTT. dbf) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Kurdaten-Export ¢ 17 am Beispiel Kufer Export läuft… statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Kurdaten-Export TIPP ¢ ¢ 18 Die Exporte sollten regelmäßig mind. 1 x wöchentlich immer am gleichen Wochentag durchgeführt werden. In der Einschreibezeit (über ca. 2 Wochen hinweg täglich). WARUM? Kursdatenexporte sind „Momentaufnahmen“ zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Momentaufnahmen verschiedener Semester können verglichen werden und Tendenzen eindeutig abgelesen werden. Z. B. Wenn entsprechend die Exporte vorhanden sind: Herbstsemester 2006 / 2007 / 2008 exakt drei Wochen nach den jeweiligen Kursbeginnen vergleichend auswerten. statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Individuelle Auswertungen Prinzipiell können ALLE! exportierten Datenfelder Datenbank aus der Branchensoftware ausgewertet werden. ¢ Beispiele: ¢ l 19 Verlaufskennziffern, freiwählbare Eingabefelder (Kufer), Raumdaten, u. v. a. statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Beispiele aus der Praxis für individuelle Auswertungen ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ 20 Voraussetzung: die Kurse müssen an einem exportierbaren Feld gekennzeichnet sein: Kooperationen mit Nachbar-VHSen oder anderen Institutionen Kurkarte Krankenkassenkursen Kinderkurse Seniorenkurse Veranstaltungsarten Auswertungen für Gebäude oder Raum Rankingtabellen (Dozenten, Deckungbeiträge, etc. ) u. v. m. statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Schnelle Lösungen für Praxisnahe Probleme ¢ Angenommen ein vollgeplanter Gesundheitsraum geht an die Schule – in der man Gast ist – verloren l l 21 In wenigen Minuten lassen sich mit dem Tool Aussagen darüber machen, wie viel Teilnehmer, Kurse, und Dozenten davon betroffen sind. Wie viel UE; TN+UE; Einnahmen etc. davon bedroht sind. Das Tool erstellt eine vorzeigbare Tabelle mit den zugehörigen Diagrammen statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Beispiel Semesterauswertung HPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Anmeldungen 22 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Beispiel Semesterauswertung HPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Kurse m. Ausfallquote 23 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Beispiel Semesterauswertung für einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Anmeldungen) 24 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Beispiel Semestervergleiche für einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Entwicklung von Anmeldungen für ausgewählte Unterfachbereiche) 25 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Beispiel bvv-Kennzahlen Gesamtauswertung 26 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Wozu ein Fehlerprotokoll Vor Abgabe eines geplanten Semesters an den Layouter/Drucker kann man allen Beteiligten das Leben erheblich erleichtern, wenn relevante Kursdaten automatisch geprüft werden. ¢ Die Qualität kann damit gesteigert werden ¢ 27 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Indikatoren für das Fehlerprotokoll ¢ Abfrage auf Plausibilität b. z. w. Vorhandensein von Einträgen l l l l 28 Beginndatum? Raumplanung durchgeführt? Konten- und Kostenstellen eingetragen? Zuständigkeit eingetragen? Dozent eingetragen? bvv/dvv-Statistik eingetragen? u. v. m. excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Beispiel Fehlerprotokoll 29 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Wie arbeitet das Tool: Fehlerprotokoll ¢ 30 Es stellt nur die mit Fehlern behafteten Kurse in einer Tabelle dar und markiert das Fehlende b. z. w. Falsche statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
To. Do-Listen für HMPs ¢ ¢ Das Tool kann genutzt werden um automatisch To. Do-Listen zu generieren Output ist: l l l 31 Absage gefährdete Kurse die über Presse beworben werden sollten Kurse mit Warteliste statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
To. Do-Listen für HMPs ¢ ¢ Das Tool kann genutzt werden um automatisch To. Do-Listen zu generieren Input ist: l l 32 HPM-Namenskürzel Startdatum Zeitfenster Pressevorgabe statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
To. Do-Lisen für HMPs 33 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Der Listgenerator 34 statistik-tool excel-tool dervhs-Vaterstetten(c)
Der Listgenerator …wurde im März 2008 auf Wunsch von Anregungen der Anwender eingearbeitet ¢ Zielsetzung sind: Kursbezogene Listen ¢ Basis: Excel-Spezialfilter für vordefinierte oder schnell neu definierte Listen ¢ 35 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Der Listgenerator ¢ Liste der exportierten Felder (Feld kann auch einfach eingetippt, ausgewählt werden) und 36 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) oder
Der Listgenerator ¢ 37 Die Ausgabefelder werden im Ausgabebereich genauso wie im Filterbereich definiert… statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Der Listgenerator 38 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Der Listgenerator ¢ Die Listendefinitionen können abgespeichert und wieder aufgerufen werden 39 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Wozu einen Listgenerator? Schnelle Filter - und Ausgabedefinitionen ¢ Speichern und Rückspeichern der Definitionen ¢ Sehr schnelle Listenerstellung ¢ Einfache Handhabung ¢ 40 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Der Listgenerator eignet sich für… ¢ ¢ ¢ 41 Komplexe, selten genutzte benutzerdefinierte kursbezogenen Listen Immer wiederkehrende kursbezogene Listen lassen sich schnell erstellen. Filter- und Listeausgabe lassen sich leicht abspeichern und wieder aufrufen. Beispiele (mit entsprechenden Hinterlegungen): l Was beginnt in einem Raum/Gebäude am Vormittag l Liste von Kursen mit Anmeldungen die in Kooperation angeboten werden l Liste von Kursen für's Wochenende mit Notizen für Schließdienst/Hausmeister l u. v. m. statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Referenzen Das Tool haben folgende Institution im Einsatz (Stand März. 2008): ¢ ¢ ¢ ¢ Bayr. Volkshochschulverband vhs-Vaterstetten vhs-Rosenheim vhs-Prien vhs-Neubiberg/Ottobrunn vhs-Mühldorf vhs-Kitzingen vhs-Starnberger See ¢ ¢ ¢ ¢ vhs-Grafing vhs-Dachau vhs-Unterhaching vhs-Taufkirchen vhs-Sauerlach vhs-Garmisch vhs-Lkr. Regensburg Darüber hinaus gibt es zahlreiche Anfragen. 42 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Kann das Tool an unsere Bedürfnisse angepasst werden? ¢ Die Art der Kursnummer kann leicht konfiguriert werden: Semesterkennung, ggf. vhs-Kennung (für vhs. Verbund) Anzahl der Stellen, Suffixe 43 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Wie wird das Tool installiert? ¢ ¢ ¢ 44 Bisher wurde das Tool von Hubert Schierl - der eng mit der Entwicklung verknüpft ist – vor Ort bei der jeweiligen Einrichtung installiert, konfiguriert und auf die persönlichen Bedürfnisse angepasst. Eine Einweisung erfolgt gleich im Anschluß Eine weitergehende Schulung (insb. Excel. Pivot-Tabellen) ist möglich. statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Weitere Entwicklung Der bvv möchte das Tool für alle vhsen, die sich am Benchmarking. Projekt beteiligen empfehlen ¢ Vielen vhsen möchten das Tool demnächst implementieren ¢ Bildungseinrichtungen aus Österreich, Italien und Ungarn sind daran interessiert. Geplant ist eine englische Übersetzung des Tools ¢ 45 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Kosten Excel-Tool: 450. - EUR ¢ Installation/Einweisung nach Aufwand 50. - EUR / Std. ¢ Fahrtkosten ¢ 46 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Weitere Tools die an der vhs. Vaterstetten entwickelt wurden Wohnortstatistik (Analyse und Darstellung von Teilnehmerbelegungen als Relation von Wohnort zu Kursort und umgekehrt) ¢ Qualitätssicherung über elektronisch Auswertbare Fragebögen ¢ 47 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Kontakt ¢ Hubert Schierl (stellv. Leiter) ¢ ¢ vhs-Vaterstetten Wendelsteinstr. 10 85591 Vaterstetten +49 (0) 8106 / 35 90 20 Mail: schierl@vhs-vaterstetten. de ¢ Webauftritt des Tools: www. statistik-tool. de ¢ Anfragen für zentrale kostenlose Vorführungen sind willkommen! 48 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
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