Starten met ewerken een stappenplan Faculteit Politieke Sociale

Starten met ewerken: een stappenplan Faculteit Politieke & Sociale Wetenschappen Departement Communicatiewetenschappen Onderzoeksgroep Strategische Communicatie Prof. dr. Michel Walrave

duurzaam ewerken = projectplan

Stappenplan I. Initiatief II. Definitie III. Voorbereiding IV. Implementatie V. Evaluatie

I. INITIATIEF: motieven voor vraag Oorsprong vraag? Top-down: § mobiliteit § decentralisering § productiviteit § flexibiliteit § retentiebeleid § kansenbeleid … Bottom-up: § mobiliteit § evenwicht werk/privé § productiviteit (storing) … Multidisciplinair projectteam

II. DEFINITIE: projectcontract Stuurgroep ewerken: multidisciplinair team § Kerntaken: 1. Formuleren ewerk(piloot)projectplan 2. Uitvoeren (piloot)project: activiteitenclusters 3. Rapporteren over vorderingen/evaluaties aan top

II. DEFINITIE: Activiteitenclusters ICT • Hardware • Bestaande situatie • Bijkomende hardware? • Software LEGAL • Arbeidscontract • Bestaande situatie • Addendum (voorwaarden, kosten) • Op pc of op server? • Toegang tot bronnen • Arbeidsreglement • Kabel/ADSL • VPN • Beveiliging • Verzekeringen • Verbindingen • Helpdesk/advies • Site/telefoon • Cursus • Facilitymanagement • Kantoorinnovatie… • Bestaande situatie • Aanpassingen • Uitbreiding? • Voorwaarden • e. Work policy • Afspraken • veiligheid • bereikbaarheid • controle • gebruik ICT HR • Telewerkbaarheid • Criteria • Methode • Communicatieplan • Management • Ewerkers • Niet-ewerkers • Selectie • Intakegesprek • Aanvraagprocedure • Test • Trainingen • MBO • Timemanagement • Software • Evaluaties • Survey • Interviews

III. VOORBEREIDING: ewerkbaarheid Aandachtspunt: objectiveren selectie 1. Geschiktheid functie § Job hoofdzakelijk informatieverwerking alle nodige data online? § Job met voldoende zelfstandigheid weinig supervisie, face-to-face interactie nodig? § Job met meetbare output kwantitatieve en/of kwalitatieve meting mogelijk? § Job vereist mobiliteit en/of is lokatie-onafhankelijk mobiel off-site werk of werk in thuiskantoor mogelijk?

III. VOORBEREIDING: ewerkbaarheid 2. Geschiktheid kandidaat: competenties § Hard skills: omgaan met ICT en software § Soft skills: e-communicatie, werkattitude, timemanagement, remote management, … 3. Geschiktheid kandidaat: karaktertrekken § Autonoom & resultaatgericht § Zelfdiscipline & motivatie § Betrouwbaar & stipt

www. tijdvoortelewerk. be – www. anderswerken. org

III. VOORBEREIDING: Selectiemethode ewerkers: 1. Aanvraagprocedure: § Schriftelijk formulier t. a. v. stuurgroep/ leidinggevende § Self-assessment instrument 2. Interview: § Manager/afdelingshoofd § Potentiële telewerker (intakegesprek) 3. Survey: § Voor start telewerkproject: attitudes/ervaringen/verwachtingen

IV. IMPLEMENTATIE: kick-off & opvolging § Invoering: startvergadering (kick-off meeting) § Communicatie over aanleiding en doelstellingen § Uitleg over de basisaspecten, concrete richtlijnen: § « ework policy » § « ICT-users policy » § Getuigenissen telewerkers/managers (intern/extern) § Bijkomende informatie § bronnen (intranet/brochures) § trainingen (collaborative tools, timemanagement, MBO, . . . ) § Interne media: informatie (niet-)ewerkers

V. EVALUATIE: meten resultaten § § § Tussentijdse evaluaties § Survey (online) bij telewerkers/niet-telewerkers en managers § Diepte-interviews en/of focusgroep(en) Eindevaluatie pilootproject § Compilatie van de resultaten (diverse meetmomenten) § Laatste survey omtrent evaluatie project § Nagaan drop-out (exit-interview) § Diepte-interviews en/of focusgroep(en) § Conclusies omtrent kosten/baten Rapportering van projectteam aan topmanagement Voortzetting/uitbreiding/stopzetting ewerken?

Valkuilen § Weerstand (cultuur, controle) § Discrepantie verwachtingen § Gebrek afspraken frequentie, doelen, bereikbaarheid & aanwezigheid § Vervagen grens werk/privé Succesfactoren § Kosten/baten analyse § Multidisciplinaire voorbereiding § Objectiveren telewerkbaarheid § Objectieve selectiecriteria § Kinderziektes project (ICT) § Opstellen « eworkpolicy » § Gebrek informatie aan nietewerkers & werkbelasting § Informeren, adviseren, trainen § Gebrek centrale online info § Vertrouwen & meten § Onduidelijkheid gevolgen loopbaan & opleidingskansen § Integreren in HR-beleid

Meer info? www. bta. be www. tijdvoortelewerk. be Onderzoek> Handleiding> Hyperlinks>