STANDART DOSYA PLANI Taner ERASLAN Deneti https facebook

STANDART DOSYA PLANI Taner ERASLAN – İç Denetçi https: //facebook. com/mevzuatdoktoru/ teraslan 76@gmail. com 1

SUNUM PLANI q 1. İLGİLİ MEVZUAT VE PROSEDÜRLER q 2. TANIMLAR q 3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ q 4. DOSYALAMA YÖNETİMİNİN FAYDALARI q 5. DOSYALAMA YÖNETİMİNE GEÇİLMEMESİNİN ZARARLARI q 6. STANDART DOSYA PLANI q 7. DOSYA NUMARASININ VERİLMESİ q 8. DEĞERLENDİRME VE SONUÇ 2 2

Mevzuat ve prosedürler § 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. § BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi, 2009. § 1991/17 sayılı Kurum Kodları Genelgesi. § 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesinin 2009 yılı güncelleme versiyonu

Kavramlar: - Dosya Tasnif Planı - Dosyalama Sistemi - Konu Başlıkları Şeması - Dosya Listesi

Tanım ve kullanım Dosya Planı: Birbiri ile fonksiyonel ilişkisi bulunan belge ve dosyaların, nasıl dosyalanıp düzenleneceğini gösteren konu başlıkları şeması. Dosya planı, belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında ve belgelerin konulduğu dosya, klasör, zarf, kutu vb. araçlarda kullanılır. Dosya plan uygulaması, kütüphanecilikte kitapları sınıflandırma işine benzer. Ancak aralarında bir fark vardır: Kütüphanecilikte konu anlayışı, arşivcilik ve belge yönetiminde ise fonksiyon (yapılan iş) esastır.

§ Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek amacıyla Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinasyonunda “Standart Dosya Planı” çalışmaları başlatılmış ve Kamu Kurum ve kuruluşlarının kendi “Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı” nı hazırlamaları 11/06/2002 tarih ve B. 02. 0. 0. PPG. 0. 12 -320. 8880 sayılı yazı ile talimatlandırılmıştır. § 11. 06. 2002 tarih ve 8880 sayılı Başbakanlık yazısı üzerine içişleri Bakanlığınca Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı görevlendirilmiştir. § Başbakanlığın, 24 Mart 2005 tarihli ve 2005/7 sayılı genelgesi ile Standart dosya planının uygulanması istenmiştir. § Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca yapılan çalışmalar neticesinde; 08. 12. 2006 tarih ve 631 sayılı Bakanlık Genelgesi ile “İçişleri Bakanlığı Standart Dosya Planı” oluşturularak Merkez Birimlerine, 81 İl Valiliğine ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne bildirilmiştir. 1. İLGİLİ MEVZUAT VE PROSEDÜRLER(2) 6

§ Ayrıca, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’nın 19. 03. 2007 tarih ve 234 sayılı yazı ile Standart Dosya Planına Belediye ve İl Özel İdareleri konu grupları ilave edilerek 30. 03. 2007 ve 968 sayılı yazı ile İçişleri Bakanlığının bütün birimlerine tebliğ edilmiştir. § Uygulamada tüm haberleşme kodları Strateji Başkanlığı’nca belirlenmekte ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca uygulanmaktadır. § Çalışma Muhteviyatı ü Genel İşler, (Ortak Alanlara Ait Dosya Planı) ü Ana Hizmet Faaliyetleri, (Bakanlığımıza Ait Dosya Planı) ü Danışma-Denetimle ilgili Faaliyetler, (Ortak Alanlara Ait Dosya Planı) ü Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetleri, (Ortak Alanlara Ait Dosya Planı) 1. İLGİLİ MEVZUAT VE PROSEDÜRLER(3) 7

§ Ortak Alanlara Ait Dosya Planı ; Genel İşler, Danışma-Denetimle ilgili Faaliyetler ve Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler den oluşmakta olup kamu, kurum ve kuruluşları tarafından ortak kullanılan alanlardır. § Kamu, kurum ve kuruluşlarınca gelen talepler doğrultusunda Standart Dosya Planı ortak alanlar Başbakanlık, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından değerlendirilip revize edilmekte ve duyurulmakta. Bu duyuruya istinaden kamu, kurum ve kuruluşlarınca yılbaşı itibari ile güncellenerek ilgili Birimce duyurulmaktadır. § Ana Hizmet Faaliyetleri; Bakanlığımız kullanımına ait olup, Birimlerden gelen talep doğrultusunda Başkanlığımızca işlem yapılmakta ve her yılbaşı itibari ile güncellenip, yayınlanmaktadır. 1. İLGİLİ MEVZUAT VE PROSEDÜRLER(4) 8

§ Standart Dosya Planı’nın kullanılmasının amacı; kamu ve kamu tüzel niteliği taşıyan tüm kurum ve kuruluşlar arasında üretilen belgelerin konu baslıklarına aynı numaraların verilmesi sayesinde standardizasyonun sağlanması ve dosya bütünlüklerinin oluşturulması olup böylece devletin yazışma arşivinin bir düzen içinde tutulmasını sağlamaktır. AMAÇ 9

1. BELGE 2. RESMİ BELGE 3. RESMİ BİLGİ 4. RESMİ YAZI 5. DOSYA 6. TÜMLEŞİK DOSYA 7. DOSYA PLANI 8. STANDART DOSYA PLANI 9. DOSYA YÖNERGESİ 10. DOSYALAMA 11. HABERLEŞME KODU 12. ORTAK ALAN 13. ANAHİZMET FAALİYETLERİ 14. ANA DOSYA 15. SAKLAMA KODU 1. Belge; Yürütülen faaliyetler neticesinde kendiliğinden teşekkül eden, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyali, 2. Resmi Belge; Kamu kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları/ gönderdikleri/ sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri, 2. TANIMLA R 10

2. TANIMLAR(2) 3. Resmi Bilgi; Kamu kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları/gönderdikleri/sakladıkları bilgileri, 4. Resmi Yazı; Kamu kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazıyı, 5. Dosya; Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu, 6. Tümleşik Dosya; Her bir işlem için açılan ve işlemlerle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu personel, dava, proje dosyalarını, 7. Dosya Planı; Belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini, 8. Standart Dosya Planı; 2005/7 Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planını, 9. Dosya Yönergesi; Belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimatı, 11

10. Dosyalama; Belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde 2. TANIMLAR(3) tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini, 11. Haberleşme Kodu; 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesiyle yürürlüğe konulan yazının hazırlandığı birimi bağlı bulunduğu teşkilatla birlikte tanımlayan ve alt birimlere kadar kullanacakları kodları, 12. Ortak Alan; Standart dosya planında 000 -099 ve 600 -999 aralığındaki Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış dosya planları, 13. Ana Hizmet Faaliyetleri; Kurum ve kuruluşların kendilerinin hazırlamakla yükümlü oldukları 100 -599 aralığındaki dosya planları, 14. Ana Dosya; Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği dosyaları, 15. Saklama Kodu; Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodları, 12

§ 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesinde geçen ifadeyle, “kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. ” 13

3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ 1. Alfabetik Dosyalama Sistemi 2. Kronolojik Dosyalama Sistemi 3. Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi 4. Numaralı Dosyalama Sistemi 5. Karma Dosyalama Sistemi 14

3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ(2) 1. Alfabetik Dosyalama Sistemi; Bu sistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. § Sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili ve aramada isimlerin ön planda olması gerekmektedir. 15

3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ(2) 01. 06. 1975 30. 06. 1975 01. 05. 1975 30. 05. 1975 01. 04. 1975 30. 04. 1975 01. 03. 1975 30. 03. 1975 01. 02. 1975 28. 02. 1975 01. 1975 31. 01. 1975 2. Kronolojik Dosyalama Sistemi; Bu sistemde dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedirler. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler. 16

3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ(3) 3. Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi; Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır. Belgeler, ait olduğu coğrafik bölge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi tutulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır. 17

3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ(4) 4. Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi; Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulur. Bunlar § 1) Ana Konular, § 2) Alt Konular, § 3) Tek Konulardır. 18

3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ(5) 67 -752 -013 67 -752 -011 65 -752 -105 65 -752 -034 63 -752 -126 63 -752 -125 4. Numaralı Dosyalama Sistemi; Bu sistemin uygulanabilmesi için dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtiva etmesi gerekmektedir. Belgeler, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanır ve bu sayılar dikkate alınarak arşivlenir. Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb. ) ihtiyaç duymaktadır. 19

3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ(6) 5. Desimal Dosyalama Sistemi; Yazıların konusu ön plana çıkarılarak, konu bazında ayrımını esas alır. Hizmetler; on ana konu grubuna bölünür ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılır. Numaralandırmada dikey bölünme “onlu” olarak sınırlı iken, yatay bölünme sınırsızdır. Desimal dosya tasnif sisteminde “ 0”rakamı ile biten numaralar daima “Genel”i; “ 9” ile biten rakamlar ise, daima “Diğer İşler”i ifade etmektedir. Yazı, plana göre hangi konuyu ihtiva ediyorsa bu konu için belirlenmiş numara yazının sayı bölümüne yansıtılacaktır. Bu şekilde bir uygulama, yazının hangi konuyu ihtiva ettiğinin göstermesi yanında, işlemi tamamlandıktan sonra hangi dosyaya kaldırılacağını da belirleme özelliğini taşımaktadır. 20

3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ(6) ANA KONULAR 00 Mevzuat 5. Desimal Dosyalama Sistemi 10 Araştırma, Planlama 20 Personel, Eğitim 30 Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri 40 İdari, Mali, Yapı ve Onarım 1. ALT KONULAR 50 Hukuk, Teftiş, Savunma, 20 Personel, Eğitim 60 Kültür Faaliyetler 2. ALT KONULAR 21 Kadro İşlemleri, 22 İş Talepleri ve Atamalar 23 Personel Özlük İşleri 24 İzin İşleri 25 Emeklilik İşleri 26 Disiplin ve Ödüllendirme 27 Hizmetiçi Eğitim İşleri 28 Burs İşlemleri 29 Diğer İşlemler 230 Personel Özlük İşleri 231 Tezkiye İşlemleri 232 Terfi İşlemleri, 233 İntibak İşlemleri 234 Asalet Tasdik İşlemleri 235 Nakiller 236 . . 239 Özlük konusunda diğer işlemler 21

3. DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ(7) 235. Nakiller 234. A. Tasdik 233. İntibak 232. Terfi 231. Tezkiye 230. Özlük Dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. Belirlenmiş konu numaraları tüm teşkilatta aynen kullanılmalıdır. 22

4. DOSYALAMA YÖNETİMİNİN FAYDALARI 1. İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır, 2. Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır, 3. Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir, 4. 09/10/2003 tarih ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu ile karşılanması zorunluluk haline gelen vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanacaktır, 5. İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe sevk etmeyecektir, 6. Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, idarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak, kararların doğru ve isabetli alınmasına etki edecek ve işlemlerde hata payının minimuma indirgenmesi mümkün olacaktır, 23

4. DOSYALAMA YÖNETİMİNİN FAYDALARI(2) 7. İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, bürolarda göze hiç de hoş görünmeyen evrak birikimleri ortadan kalkacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir, 8. Belge ve dosyanın kaybolması söz konusu olmayacaktır. Dosya yönetimi geçici olarak verilen dosya veya belgenin kaydının tutulmasını ve iadesini sağlayacaktır, 9. Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir, 10. Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkanı, arşivlerde belge aramak için harcadığımız zaman ve iş kaybını asgari seviyeye düşürecektir, 11. Güncelliğini kaybeden (saklanmasına lüzum görülmeyen) belgeler rahatlıkla tespit edilecektir, 12. İhtiva ettiği bilgi sebebiyle uzun yıllar muhafazası gereken diğer bir deyişle arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin tespit edilecektir, 13. Gerek birim, gerekse kurum (merkez) arşivlerinde dosyalar rahatlıkla düzenlenecektir, 14. Kurumların yürürlükteki arşiv mevzuatı doğrultusunda yükümlü oldukları iş ve işlemleri rahatlatarak, iş ve işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesine imkan sağlayacaktır. 24

5. DOSYALAMA YÖNETİMİNE GEÇİLMEMESİNİN ZARARLARI 1. İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim mümkün olamaz, 2. Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları, alınması gereken kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller, 3. Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder, verimliliği azaltır, 4. Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama, kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur, 5. Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebep olur, 6. Arşiv iş ve işlemlerinin, arşivcilik metod ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülebilmesi imkanını ortadan kaldırır, 7. Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet verir, 25

Örnek Dosya Planı ve Kodlaması Örnek Plan 100 Genel İşler 200 Esas Fonksiyonlar … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910 - İşe Alma 920 - Atama 920. 01 - Naklen Atama … 930 - Terfi …

Kullanım - belge T. C. ÜMRANİYE BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü Sayı : M. 34. 0. ÜMR. 0. 12. 00 - 301. 05 – 2467 Konu : İmar planı kararı 12/03/2010 İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA

Kullanım - dosya T. C. Ümraniy e Belediye si 10 Yazı İşleri ve Kararlar md. 301. 0 MECLİS 5 10 Yazı İşleri ve Kararlar Md. 301. 06 MECLİS KARAR DEFTERİ Açıklama notu: 2008 Yılı kararları, 2008/1 -2008/56 2008 F Arşiv yer no: Depo: 01 Raf : 22 Kutu: 135 KARARLARI Açıklama notu: 2008 Yılı kararları, 2008/1 -2008/56 2008 F Yer no: Depo no: 01 Raf no: 22 Kutu no: 143

Alfabetik: Bu sistemde dosyalar, dosya adındaki baş harflere gör alfabetik sıralanır. Kişi özlük dosyaları, firma dosyaları, müşteri dosyaları, öğrenci dosyalarında kullanılır. Sayısal: Bu sistemde her dosyayı bir numara karşılamaktadır. Bu numaralar, organizasyon, şirket, proje, yer adı olay, konu vb. dosya adlarını karşılar. Bu numaralar 1’den başlayarak seri şeklinde devam eder yada ikili basamak 10 -20 -30 olarak kullanılır veya 10. 01. 20 biçiminde dosya, raf, kutu gibi diğer araçları da gösterecek şekilde kullanılır. Alfabetik sistemde insanlar dosyaya doğrudan ulaşabilirken, sayısalda alfabetik dizin gereklidir. Numaraların neyi karşıladığı bilinmeyebilir. Alfa-nümerik: Dosyalara hem numara hem de harflerden oluşan bir kod verilebilir. PER 100: PER, personel işlemlerini gösterirken 100 personel bürosundaki görevlendirme dosyasını ifade eder. MUH 175: Muhasebe işlemleri içerisinde 175 yevmiye defterlerini işaret eder. Desimal: Bu sistemde dosyalar, ana konular ve alt konular şeklinde bölünür. Ardından bu başlıklara üç basamaklı rakamlardan oluşan kodlar verilir. 900 Personel işleridir. 930 Görevde yükseltme işi için ayrılmıştır. Başbakanlık Standart Dosya Planı da bu mantıktan hareket edilerek yapılmıştır. Dosya Düzenleme Sistemleri

Başbakanlık Standart Dosya Planı Başbakanlık, 2005 yılında çıkarmış olduğu 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya planı uygulamasını zorunlu hale getirdi. Plan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından geliştirildi. Mahalli idarelerde kullanılacak dosya planı ise DAGM’nin planı esas alınarak İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünce yeniden düzenlendi.

Alanlar § Plan, desimal anlayışla geliştirilmiştir. § 000’den 999’a kadar olan kod aralığında geliştirilen ana ve alt konu başlıklarından oluşmaktadır. § 000 -099 ve 600 -999 rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerini, § 100 -599 rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin fonksiyonlarını karşılamaktadır.

Ana konular: § 000 § 100 § 200 § 300 § 400 § 500 § 600 § 700 § 800 § 900 GENEL KONULAR ANA HİZMETLER ANA HİZMETLER PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTİŞ BİLGİ İŞLEM, DIŞ İLİŞKİLER, EMLAK ve EĞİTİM İDARİ, KÜLTÜR, MALİ İŞLER ve ÖZEL KALEM PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK İŞLERİ

§ İçişleri Bakanlığı 19. 03. 2007 tarihinde bütün il valiliklerine göndermiş olduğu “Standart Dosya Planı” konulu yazı ile mahalli idarelerin kullanacakları kodları bildirmiştir. § Bu çalışmaya göre “Belediyeler ve İl Özel İdare” faaliyetlerine ilişkin konu grupları, planın 250 -349 kod aralığında sınıflandırılmıştır. İçişleri Bakanlığı yazısı

DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 1 GENEL KONULAR 000 -099 2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100 -599 2. 1 2. 2 2. 3 2. 4 2. 5 2. 6 2. 7 2. 8 Nüfus ve Vatandaşlık Olayları İşleri İller İdaresi İşleri Mahalli İdareler İşleri Sivil Savunma Hizmetleri Kihbi İşleri Dernek İşleri Valilik ve Kaymakamlık İşleri Güvenlik İşleri DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ 3 FAALİYETLER 3. 1 Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri 3. 2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 3. 3 Hukuk İşleri 3. 4 Teftiş İşleri YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ 4 FAALİYETLER 4. 1 Bilgi-İşlem İşleri 4. 2 Dış İlişkiler ve AB İşleri 4. 3 Emlak ve İnşaat İşleri 4. 4 Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri 4. 5 İdari İşler 4. 6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri 4. 7 Mali İşler 4. 8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 4. 9 Personel İşleri 4. 10 Satınalma ve Satış İşleri 4. 11 Sivil Savunma İşleri 4. 12 Sosyal İşler ve Sağlık İşleri 100 -149 150 -249 250 -349 350 -449 450 -469 470 -489 490 -529 530 -549 600 -699 600 -619 620 -639 640 -659 660 -679 700 -999 700 -719 720 -749 750 -769 770 -789 800 -819 820 -839 840 -869 870 -889 900 -929 930 -949 950 -969 970 -999

Belediyelerin Kodları (özet) Mahalli İdareler İşleri 250 -349 250 Mahalli İdareler İşleri 255 Belediye Bütçe İş ve İşlemleri 262 Belediye ve İl Özel İdare İş ve İşlemleri 301 Yazı ve Kararlar 302 Encümen Çalışmaları 304 Zabıta İş ve İşlemleri 309 İtfaiye İşleri 310 Bayındırlık ve İmar İşleri 320 Hesap işleri

255 Belediye Bütçe İş ve İşlemleri 310 Encümen Çalışmaları 302. 03 Encümen Kararları 310 Bayındırlık-İmar İş ve İşlemleri 310. 01 İmar Planları 310. 07 Ruhsat ve İzinler (bina imar/inş. ) 314. 01 Su ve Kanalizasyon İşleri 314. 01 Abone İşlemleri 314. 02 Sulama Suyu İşleri 320 Hesap İşleri 320. 05 Emlak Vergisi

§ Mahalli İdarelere Ait Planın Ayrıntısı § Ek.

Dosyalama işi belge üretilirken başlar. İlk defa açılacak dosya için varsa belge üzerindeki dosya kodu kullanılır. Belgelerde kod yoksa, oluşan belgeler Dosya Planında hangi konuya ait ise plandan bakılarak dosya açılır.

Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın birikmesine ve hacmine göre yapılır. Büroda yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge oluşmuş ise dosya “ 900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır. Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri barındırdığı anlaşılır.

Bir konuda belge hacmi arttıkça alt başlıklara inilir. Elde mevcut belgeler ile ilgili planda bir başlık bulunamaz ise her ana konu başlığının sonundaki “ 99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni başlıklar açılabilecektir. Ancak bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılacaktır.

Önceki Uygulama Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2008/13 numaralı karar ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu “ 301. 05” ile karar numarası olan “ 2008/13” “S” harfi kullanarak “ 301. 05 S 2008/13” şeklinde birleştirilir. Sayı: M……. 00 -301. 05 S 2008/13 -256

Personel özlük dosyaları: “ 903 S 2355” Konu kodu S Personel sicil numarası İhale Dosyaları: “ 604 S 2006/19” Konu kodu S İhale numarası Bina İmar Dosyaları: “ 310. 07 S 99/264” Konu kodu S Müracaat numarası (inş. sicil) Örnekler

Yani Uygulama Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2008/13 numaralı karar ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu “ 301. 05” ile karar numarası olan “ 2008/13” “[]” (köşeli parantez) kullanarak “ 301. 05[2008/13]” şeklinde birleştirilir. Sayı: M……. 00 -301. 05[2008/13]-256

Personel özlük dosyaları: 903[2355] Konu kodu [Personel sicil numarası] İhale Dosyaları: 604[2006/19] Konu kodu [İhale numarası] Bina İmar Dosyaları: “ 310. 07[99/264] Konu kodu [Müracaat numarası (inş. sicil)] Örnekler

§ Konu, şehir ya da ülke ilgili ise “/” işareti konularak şehrin trafik numarası ve ülkenin kodu yazılır. § 622. 01/19: Talep ve şikayetler (Çorum) § 724. 02. 03/DE: Ülkelerle işbirliği (Almanya) § Ülke kodları ve şehir plaka numaraları SDP genelgesi ekinde verilmiştir.

§ Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “; ” işareti ile birbirinden ayrılacaktır. § Mahkemelik olan bir ihale dosyasının § ihaleyle ilgili “ 2005/26”, mahkeme dosyası için ise “ 2007/152” dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu 604[2005/26; 2007/152] biçiminde olacaktır.

Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu dosyaya konulacak, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası, sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılarak konulacaktır.

§ Olurlar, Sözleşmeler, Şartnameler veya personeli ilgilendiren Görevlendirme evrakı gibi belgeler için dosya planında müstakil dosya kodu açılmış olsa dahi bu belgeler ait oldukları vaka dosyasında (tümleşik dosya) tutulacak; eğer gerekli görülürse bu başlıklarla da dosya açılabilecektir.

İmar Dosyası 610. 07 İnşaat Ruhsat Talepleri 610. 07. 01 İskan Ruhsat Mimari proje Toprak Vizesi 610. 07. 02 610. 09. 01 610. 08. 02

Kurumlarda “Strateji Geliştirme Birimleri”, dosya planlarının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur.

Yazılar, ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri çoksa, ekler yazılarından ayrılarak ayrı dosyalarda, fakat aynı dosya numarasını takip eden sıra numarası verilerek dosyalanmalıdır. Bu tür uygulamalarda yazılardan eklere, eklerden yazılara gönderme yapılmalıdır.

Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken arşive devir ve muhafaza işlemleri, yine bu dosya planlarındaki dosya kodu ve imha planları ile yapılır.

Dosya planında yeni kodların açılması veya kaldırılması gerektiğinde, bu işlem örgütlerdeki ilgili birimin müracaatı Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görmesiyle yapılır. Bu düzeltmeler yıl sonu itibariyle yapılır. Belediyeler dosya planında yapılan düzeltmelerle ilgili olarak İçişleri Bakanlığını haberdar etmek zorundadır. Kurum ve kuruluşlar dosya planlarını kurum wep sayfalarında yayınlayarak kullanıcıların takip etmesi sağlanacaktır.

6. STANDART DOSYA PLANI § STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI 54

Kurumlar kendileri hazırlar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü hazırladı. (Ortak Alanlar 000 -099 / 600 -999) Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb. ) için 000 -099 sayısal aralığı kullanılmıştır. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. 55

Kurumların her biriminde var olması muhtemel olan bu dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir. (000 -099 aralığı) Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. 56

600 -999 aralığındaki dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb. ) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta benzer faaliyet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb. ) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında 600 -999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır. 57

100 -599 aralığındaki dosyaların kullanım şeklini Kurumlar kendileri hazırlar bu bağlamda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’nın 19. 03. 2007 tarih ve 234 sayılı yazısı ile Standart Dosya Planına Belediye ve İl Özel İdareleri konu grupları eklenmiştir. 58

Kurumların kendilerinin hazırladığı Ana Hizmet Konuları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan Ortak Alanlar 000 -099 600 -999 59

§ 6. 1. Belediyelerin Kodları (özet) 6. STANDART DOSYA PLANI(2) Mahalli İdareler İşleri 250349 250 Mahalli İdareler İşleri 255 Belediye Bütçe İş ve İşlemleri 262 Belediye ve İl Özel İdare İş ve İşlemleri 301 Yazı ve Kararlar 302 Encümen Çalışmaları 304 Zabıta İş ve İşlemleri 309 İtfaiye İşleri 310 Bayındırlık ve İmar İşleri 320 Hesap işleri 60

7. STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Planın Kullanımı ve Kurallar 1. Dosyalama işi belge üretilirken başlar. 2. İlk defa açılacak dosya için varsa belge üzerindeki dosya kodu kullanılır. 3. Belgelerde kod yoksa, oluşan belgeler Dosya Planında hangi konuya ait ise plandan bakılarak dosya açılır. 4. Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın birikmesine ve hacmine göre yapılır. 5. Birimde yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge oluşmuş ise dosya “ 900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır. Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri barındırdığı anlaşılır. 7. Bir konuda belge hacmi arttıkça alt başlıklara inilir. 8. Elde mevcut belgeler ile ilgili planda bir başlık bulunamaz ise her ana konu başlığının sonundaki “ 99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni başlıklar açılabilecektir. Ancak bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılacaktır. 61

STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 3 haneli, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 2 haneli sayısal karakter kullanılmıştır. Ana Konu 000 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu 00 00 00 Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu İDARİ VE SOSYAL İŞLER 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01 Belge Yönetimi 01 Saklama Süreli Dosya Planı 02 Kodlama İşlemleri 02 Arşiv Yönetimi 01 Devir-Teslim İşlemleri 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri 01 Ayıklama ve İmha 02 Uygunluk Görüşü 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 04 İnceleme ve Denetleme 05 Arşivlerden Yararlanma 99 Diğer Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir. 62

63

SDP UYGULANMASI 1 -Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. B DOSYA NUMARASI A KOD NUMARASI A BB M 41 C DDD E FF GG HH 1 KBB O 71 01 00 - II 805. 02 C KAYIT NUMARASI - İİ 890/345 A: Haberleşme Kodu, B: Dosya Numarası, C: Evrak Kayıt Numarası. (Birim / Kurum) UYARI! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 1. Alt konu: Arşiv Yönetimi 2. Alt konu: Ayıklama ve İmha İşlemleri Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Ayıklama ve İmha İşlemleri 64

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Grubu Saklama Süresi Saklama Kodu Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 805 Belge Yönetimi 805 01 01 Saklama Süreli Dosya Planı 805 01 02 Kodlama İşlemleri 805 02 01 Devir-Teslim İşlemleri 805 02 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri 805 02 02 01 Ayıklama ve İmha 805 02 02 02 Uygunluk Görüşü 805 02 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 805 02 04 İnceleme ve Denetleme 805 02 05 Arşivlerden Yararlanma 805 99 Arşiv Yönetimi Diğer Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili yazışmaların yer aldığı dosyanın kodu: -805. 02. 02 - olmalıdır. 65

2 -Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani “dosya numarası” uygulaması da sağlanmış olacaktır. Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen konulardan (100 -599) faydalanılarak; Genel konular için (000 -099), Danışma, denetim için (600 -699) Yardımcı hizmetler için (700 -999) sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır. 71. 01 805 Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. 66

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR ü 9. Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmez. ü 10. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır. ü 11. Aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konulardaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. ü 12. Dosya planlarının 000 -099 ve 600 -999 sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100 -599 sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. 67

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR ü 13. Kurum dışından gelen bir yazıda 100 -599 sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. ü 14. Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır. ü 15. Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. (Örneğin, yıl içerisinde “Personel işleri” ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda “ 900 Personel İşleri” kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. “ 900 Personel İşleri” adlı bir dosya, 900 -929 sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir. ) 68

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR ü 16. Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu “ 9” ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış “Diğer” adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır. Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda “ 99 Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiçbirini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır. Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “ 99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. ü 17. Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yılsonunda birimlerincelenip, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilecektir. 69

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR ü 18. Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. ü 19. Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “; ” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; 050. 02. 04 [54/351] : 54/351 sayılı Encümen Kararı 641. 04 [2004/13] : 2004/13 no’lu idari dava dosyası 903. 07. 02 [C-46] : C-46 Sicil Numaralı Personelin Yurt İçi Görevlendirilmesi 604. 02. 03 [TBAG-719] : TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi (izleme ve raporlama) 70

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Örnekler; 301. 05[2008/13]-256 : 2008/13 nolu karar 310. 07[99/264] : 99/264 nolu müracaat inşaat sicil 604[2006/19] : 2006/19 nolu ihale (Proje İşleri) 604[2005/26; 2007/152] : 2005/26 ve 2007/152 nolu ihaleler 903[2355] : 2355 sicil numaralı personel 622. 01/01: Talep ve Şikayetler (Adana) 724. 01. 03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) 71

ü 20. Dosya Planındaki dip notlar dikkate alınmalıdır. Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 050 3. Alt Konu GENEL İŞLER Kurullar ve Toplantılar 01 Genel Kurullar, Senatolar, Meclisler 01 Seçim ve Atama İşleri 02 Davetler ve Gündemler 03 Tutanaklar 04 Kararlar 05 Ödemeler 02 Yönetim Kurulları, belediye Encümeni 03 Danışma, Disiplin, Koordinasyon Kurulları 04 İhtisas Kurulları 05 Konseyler 06 Komite, Komisyonlar 99 Diğer 050. 01’in alt açılımı, 050. 02 -050. 06 için de aynı usulde uygulanabilecektir. Aynı konu numarasını taşıyan birden çok Kurul, Komisyon vb. nin her biri, kurumsal özel bir kodla tanımlanır ve bu özel kodlar köşeli parantez içinde konu numarasının ardından yazılarak, gerektiğinde ayrı 72 dosyalar açılması sağlanır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR ü 21. Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan veya konunun uzmanı “evrak memurları” tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek, yazıya yansıtılacaktır. Birim amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. ü 22. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir. ü 23. Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir. Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için “Genel İşler” bölümünde yer alan “ 020 Olurlar, onaylar” kodu kullanılmamalıdır. Alınması gereken onay satınalma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satınalma kodu ile tanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği “ 020 Olurlar” adı ile açılacak dosyada toplanabilecektir. 73

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR ü 24. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. ü 25. Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. ü 26. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. ü 27. Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir. 74

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR ü 28. Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa “Özel Kodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. Açılacak dosya üzerindeki etiketleme Standart Dosya Planına uygun olarak yapılır T. C ……. BELEDİYESİ Kurum Adı M. 01. 1. ABB. 0. 00. 00 Birim Kodu 050. 02. 04 Dosya Numarası Belediye Encümeni Kararları Konu Adı Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. 22/12 2010 Özel Kod Alanı Dosyanın Yılı 75

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR ü 29. Birimler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde gerekli düzeltmeler yapılacaktır. ü 30. Kurumlar ve Kuruluşlar dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcıların güncel dosya planını takip etmelerini sağlayacaklardır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan "Ortak Alanlar” www. basbakanlik. gov. tr ve www. devletarsivleri. gov. tr Belediye ve İl Özel İdarelerinin anahizmet faaliyetleri ile ilgili konu grupları ise www. migm. gov. tr web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir. 76

STANDART DOSYA PLANINA GÖRE DOSYALAMA 77

§ Aynı konuya ait belgelerin yoğunluğu dikkate alınarak alt konulara göre dosyalanması gerektiği durumlarda coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayrımlar yapılarak ayrı dosyalar açılabilecektir. 78

79

§ Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir. Her dosya grubu ayraçla ayrılmalıdır. 80

81

§ Açılacak dosya üzerindeki etiketleme Standart Dosya Planına uygun olarak yapılır. 82

DOSYALAMA İŞLEMLERİ-ÖRNEKLER 83

DOSYALAMA İŞLEMLERİ-ÖRNEKLER 84

DOSYALAMA İŞLEMLERİ-ÖRNEKLER ………. 903 TAHİR TEKİN 85

DOSYALAMA İŞLEMLERİ-ÖRNEKLER 86

DOSYALAMA İŞLEMLERİ-ÖRNEKLER … BELEDİYESİ

DOSYALAMA İŞLEMLERİ-ÖRNEKLER

DOSYALAMA İŞLEMLERİ-ÖRNEKLER 1 2011

nüshalarının dosyasında tutulması, fotokopi ve faks metinlerinin belge olarak kabul edilmemesi, Dosyalar birim arşivlerine kaldırılırken içindeki fazla nüshaların ayıklanması, Dosya içerisindeki evrakların kronolojik olarak tutulması, en son tarihle işlem gören evrakın en üste gelmesi, Kişisel yazıların dosyalanmaması, Belgeler hangi birimde üretilmişse veya hangi birime havale edilmişse o birimde saklanması 8. DEĞERLEND İRME VE SONUÇ 90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100