STANDART DOSYA PLANI Genel Evrak ve Ariv Mdrl

STANDART DOSYA PLANI Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğü

Amaç Büroların daha düzenli görünmesi ve kağıtların ortadan kaldırılması değil, istenilen belgeye anında erişimin sağlanmasıdır. 2

Standartlaşma Nedir? “Belirli bir faaliyetten ekonomik fayda sağlamak üzere, bütün ilgili tarafların katkı ve işbirliği ile belirli kurallar koyma ve bu kuralları uygulama işlemidir. ” Uluslararası Standardizasyon Örgütü-ISO 3

Standartlaşmanın Faydaları Hizmetler sadeleşir, Hizmetlerin görülmesinde sürat sağlanır, Hizmetlerin belirli bir plan ve programa göre yapılmasına imkan verir, Verimliliği artırır, Hizmet maliyetini düşürür, Zamandan tasarruf sağlar 4

Evrak/Belge/Doküman Nedir? Yürütülen faaliyetler sırasında oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya bilgisayar ortamında üretilmiş materyallerdir. 5

Dosya ve Dosyalama Nedir? Dosya; içeriği aynı olan yazılar grubu veya aynı konudaki yazı ve belgelerin bir bütünüdür. Dosyalama ise; evrak ve kayıtların, belli esaslara göre bir araya getirilerek, bir dosya içerisinde toplanması ve saklanması işlemidir. 6

Sorunlar İhtiyaç duyulan evrak ve dosyalar arandığında bulunamaz, niçin? Dosyalama bir sisteme göre değil, kişilerin veya birimlerin kendi inisiyatifleri doğrultusunda yapılır. Her birim farklı dosyalama yapar, aynı konulu evraklar farklı birimlerde farklı dosyalara konur. Bazen de hiçbir düzene bağlı kalmaksızın gelişigüzel dosyalama yapılır. Arşive intikal eden dosyalar tasnif edilemez. 7

Neler kaybederiz? Bilgi ve belgeye erişemeyiz, Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları ileriye dönük doğru ve isabetli kararlar alınmasına engel olur, Verimliliği azaltır, Kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına yol açar, Tarihi ve kültürel değerlerimiz yok olur, Arşivcilik yapılamaz, Dosyaları koyacak yer bulamayız, Kurumsal ve toplumsal hafıza kaybolur. 8

Dosyalamanın Faydaları Evrakların tasnifi, dosyalanması ve arşivlenmesi kolaylaşacaktır, Birimler arası iletişimde birlik, Kurum içi ve kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinde kolaylık, Verimlilik, Kurum içi ve kurumlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyon ve bilgi ağlarının oluşturulmasına öncülük edecek, altyapı oluşturacak, İçerik ve Doküman Yönetim Sistemlerinin kurulması kolaylaşacaktır. 9

Faydalar Yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması sonucu, arşivlerde toplanan malzemenin düzeni de standartlaşacaktır. Bu da Kurum Arşivinde tasnif, kataloglama, arşiv depolarının verimli kullanımı ve arşivlerden yararlanmada birlik ve kolaylık sağlayacaktır 10

Faydalar Kurum içi evrak ve iş takibini kolaylaştıracaktır. Aranan bir evrakı birime gelen veya giden bütün evrak arasında arama yerine, aynı konu numarasını taşıyan belgeler arasında, daha kısa zamanda ve kolayca bulmak mümkün olacaktır. Belgelere anında erişimle Kurumsal şeffaflık sağlanır. 11

Dosyalama Kuralları Dosya Planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının “sayı” bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. B. 02. 1. TBT. 0. 71. 01 -904. 01 -817 A B C A : Haberleşme Kodu B : Dosya Numarası C : Evrak Kayıt Numarası 12

Haberleşme Kodu Haberleşme kodu (Yazışma Kodu), yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanımı mecbur tutulmuştur. “Sayı” bölümünün ilk unsurudur. 13

Dosya Numarası Yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Resmi yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsurdur. 14

Nasıl Dosya Açacağız Ana hizmet faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet faaliyetleri altında 100 -599 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanarak dosya açılacaktır. 31/01/2006 tarihli Duyuru 15

Nasıl Dosya Açacağız Yardımcı hizmet, danışma, denetim veya genel konuları ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise, 000 -099 ve 600999 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak dosya açılacaktır. 15/04/2005 tarihli Duyuru 16

Nasıl Dosya Açacağız “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birine girmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. 17

İstisnai Durumlar 724. 05. 02. DE Almanya ile Bilimsel İlişki. 730. 06. NATO Nato Proje İlişkileri 622. 01. 06 Vatandaş Talepleri(Ank) 932. 02 s 035: 35 Num. Satınalma K. K 18

Dosya Numarasını Kim Verecek? Yazıyı hazırlayanlar tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenecek, yazıda “Sayı” bölümüne yansıtılacak ve işlemi biten yazılar verilen dosya numarasına ait dosyaya kaldırılacaktır. Bir yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. 19

Birliktelik Aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konulardaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. 20

Klasör/Dosya Sırtı Nasıl Olmalıdır? Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan Kurum Adı veya Rumuzu, Birim Adı veya Rumuzu, ve Birim Kodu Dosya Numarası, Konu Adı İşlem Yılı Mutlaka yazılmalıdır. 21

22

Lütfen !!!! Her konu/faaliyet/proje için tek bir dosya açılacak, değişik konulardaki evraklar bir arada tutulmayacaktır. ”Gelen Evrak”, ”Giden Evrak”, ”Kütük”, ”Genel Yazışmalar” ve “Seri” adı altında dosya açılmayacaktır. 23

Belgeler/Dosyalar Belgelerin asıl nüshaları dosyasında tutulacak, fotokopi ve fax metinleri belge olarak kabul edilmeyecektir. Dosyalar birim arşivlerine kaldırılırken içindeki fazla nüshalar ayıklanacaktır. Dosya içerisindeki evraklar kronolojik olarak tutulacak, en son tarihle işlem gören evrak en üste gelecektir. Kişisel yazılar dosyalanmayacaktır. Belgeler hangi birimde üretilmişse veya hangi birime havale edilmişse o birimde saklanacaktır. 24

Birim Arşivine Devir Birimler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devrederler. Bu işlem sırasında dosyaların asli düzenleri asla bozulmaz. 25

Arşive Nasıl Devredeceğiz? Birimler ellerinde bulundurdukları evrak, belge ve dosyaları her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak ve mevcut asli düzenleri içerisinde saklamakla yükümlüdürler. Dosyalar arşivlere devredilirken klasör sırtlarında standart sağlanarak ve “Devir Teslim Envanter Formu” düzenlenerek teslim edilecektir. 26

27

28

III. BİLİM KONGRESİ 25 -27 KASIM 1971 29

30

Teşekkürler 31