STANDART DOSYA PLANI EVRAK DOSYALAMA VE ARV HZMETLERNE

STANDART DOSYA PLANI

EVRAK DOSYALAMA VE ARŞİV HİZMETLERİNE DAİR MEVZUAT Kanun No: 3473 28 Eylül 1988 Yayımlandığı Resmi Gazete: 04/10/1988 Sayı: 19949 Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Tarih: 16/05/1988 Yayımlandığı Resmi Gazete: Sayı: 19816 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 1991/17 sayılı ve 13/8/1991 tarihli Haberleşme Kodu Uygulaması ile ilgili Başbakanlık Genelgesi Yayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004 Sayı: 25658 Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik 25/03/2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Konulu Başbakanlık Genelgesi Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 18/10/2012 tarihli ve B. 02. 0. İGB 542 -864 sayılı yazısı Milli Eğitim Bakanlığının İdari Birim Kimlik Kodu ile ilgili 2012/43 sayılı genelgesi

TANIMLAR Dosya; Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu, Tümleşik Dosya; Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı (Personel Dosyası, Dava Dosyası, Proje Dosyası vb. ) Dosya Planı; Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini, Standart Dosya Planı; 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planını

TANIMLAR İdari Kimlik Birim Kodu; Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez (unique) nitelikteki koddur. Dosyalama; Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini, Ortak Alan; Standart dosya planında 000 -099 ve 600 -999 sayısal aralığındaki Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış dosya planlarını

TANIMLAR Ana Hizmet Faaliyetleri; Kurum ve kuruluşların kendilerinin hazırlamakla yükümlü oldukları 100 -599 sayısal aralığındaki dosya planlarını Ana Dosya; Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği dosyaları Saklama Kodu; Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodları ifade eder.

KURUMLAR KENDILERI 1 HAZIRLAR 2 100 -599 Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırladı. 3 Ortak Alanlar (000 -099 / 600 -999)

STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb. ) için 000 -099 sayısal aralığı kullanılmıştır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb. ) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta benzer faaliyet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb. ) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında 600 -999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

STANDART DOSYA PLANI Kurumların her biriminde var olması muhtemel olan bu dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir. (000 -099 aralığı)

600 -999 aralığındaki dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Dosya Planlarının 000 -099 ve 600 -999 sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100 -599 sayısal aralığında yer alan konuların ise kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içeriği unutulmamalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Kurum dışından gelen bir yazıda 100 -599 sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Örnek; Bayındırlık ve İskan Bakanlığına bağlı bir kurumdan gelen 147. 04. 02. 00 dosya numaralı “Dershane Açılması” konulu bir yazının cevabı Müdürlüğümüzden 410. 01. 00 dosya numaralı “Özel Dershane İşleri” konulu bir yazı şeklinde olmalıdır. 147 Eğitim ve Spor Yapıları 410 Özel Yaygın Eğitim Kurumları

01 02 03 04 99 102 103 105 01 02 03 04 05 06 99 110 01 02 03 04 05 99 115 01 02 03 04 05 06 99 Eğitim ve Öğretim İşleri (Genel) Eğitim ve Öğretim Programları Okul Öncesi ve İlköğretim Programları Hazırlama/Geliştirme Uygulama Değerlendirme Revizyon Genel Ortaöğretim Programları Mesleki Ortaöğretim Programları Yaygın Eğitim Programları Diğer 101. 01'in alt açılımları 101. 02 -101. 04 için de aynı usulde uygulanabilecektir. Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi Ölçme ve Değerlendirme Okul, Kurum Açma, Kapatma, Devir, Ad Verme İşleri Okul, Kurum, Program Açma/Kapatma/Devir İşlemleri Alan/Dal Açma/Kapatma/Devir İşlemleri Okullara Ad Verme İşlemleri Pansiyon Açma/Kapatma/Kapasite Belirleme İşlemleri Mülga İşlemleri Halk Katkılarına Ait İşlemler Diğer Kontenjanların Belirlenmesi Okul Düzeyinde Eğitim Bölgesi Düzeyinde Yatılı İlköğretim Öğrenci Yatılı Öğrenci Mesleki ve Teknik Ortaöğretim Kurumları Alan/Dal Diğer Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül)/Ders Kitapları Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül) Temel Ders Kitapları Öğretmen El Kitapları Yardımcı Ders Kitapları MEB Ders Kitaplarının Yazılması İş ve İşlem Yaprakları Diğer Saklama Kodu 01 EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi 100 101 3. Alt Konu 2. Alt Konu 1. Alt Konu Ana Dosya MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI 15 A 15 C 5 10 15 D D A 15 5 C D 5 B C C B C

100 101 02 03 04 05 99 Saklı Nüfus Ölen Kardeşin Kaydını Kullanma İddası Onsekiz Yaşından Büyük Bulunmuş Özürlü Kişiler Ad ve Soyadı Nüfus Yazımı / Yazım Dışı Kalanlar Diğer Evlenme 102 01 02 99 Mal Bildirimi Başvuru Formu Evliliğin Feshi / İptali Diğer Boşanma Kayıt Düzeltme 103 104 01 99 Dava Takip Dosyası / Tebligatlar Diğer Ölüm 105 01 02 03 99 Ölüm ve Mirasçı Bildirimleri Gaiplik / Gaipliğin Feshi Vasiyetname Bildirimi / İptali Diğer Olaylar Saklama Kodu 3. Alt Konu NÜFUS ve VATANDAŞLIK OLAYLARI İŞLERİ (100 - 149) Nufus Olayları İle İlgili İşlemler Doğum 01 106 2. Alt Konu 1. Alt Konu Ana Dosya İÇİŞLERİ BAKANLIĞI

805 3. Alt Konu 2. Alt Konu 1. Alt Konu Ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal Ana Konu STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI İDARİ VE SOSYAL İŞLER Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri Belge Yönetimi 01 karakterler kullanılmıştır 01 Saklama Süreli Dosya Planı 02 Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi 02 01 Devir-Teslim İşlemleri 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri 01 Ayıklama ve İmha 02 Uygunluk Görüşü 99 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 04 İnceleme ve Denetleme 05 Arşivlerden Yararlanma Diğer

STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı: 38421890 -805. 02. 01/347 A A: İdari B Birim Kimlik Kodu, B: Dosya Numarası, C: Evrak Kayıt Numarası. C

OKUL ÖZEL KODLARI ÖZEL KODLAR 01 Anasınıfları 02 Ana Okulları 03 Uygulama Sınıfları 04 İlk Öğretim Okulları 05 Liseler 06 Anadolu Liseleri 07 Fen Liseleri İşleri 08 Anadolu Güzel Sanatlar Liseleri 09 Spor Liseleri 10 Sosyal Bilimler Liseleri 11 Endüstri Meslek Liseleri/Meslek Liseleri 12 Teknik Liseler 13 İkili Mesleki Eğitim Merkezleri 14 Yetişkinler Teknik Eğitim Merkezleri 15 Anadolu Meslek Liseleri 16 Anadolu Teknik Liseleri 17 Pratik Sanat Okulları 18 Kız Meslek Liseleri/Meslek Liseleri MEB-EK (2)

OKUL ÖZEL KODLARI (DEVAM) ÖZEL KODLAR 19 20 21 22 23 24 25 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 Anadolu Kız Teknik Liseleri/Anadolu Teknik Liseleri Kız Teknik Liseleri/Teknik Liseler Anadolu Kız Meslek Liseleri/Anadolu Meslek Liseleri Çok Programlı Liseler (Erkek Teknik, Kız Teknik, Ticaret Turizm) Mesleki ve Teknik Eğitim Merkezleri (Erkek Teknik, Kız Teknik, Ticaret Turizm) Kız Teknik Öğretim Olgunlaşma Enstitüleri Pratik Kız Sanat Okulları Ticaret Meslek Liseleri Anadolu Otelcilik ve Turizm Meslek Liseleri Anadolu İletişim Meslek Liseleri Adalet Meslek Liseleri Turizm Eğitim Merkezleri Öğretmen Liseleri İşleri Anadolu Öğretmen Liseleri İmam Hatip Liseleri Anadolu İmam Hatip Liseleri Özel Ana Okulları İşleri Özel Kreşler Özel İlk Öğretim Okulları İşler Özel Orta Öğretim Liseleri İşleri Özel Teknik Öğretim Liseleri İşleri Özel Kız Teknik Liseleri İşleri Meslek Eğitim Merkezleri İşleri Halk Eğitim Merkezleri İşleri Yurt Dışı İlköğretim Okulları Yurt Dışı Anadolu Liseleri Yurt Dışı Anadolu Kız Meslek Liseleri Yurt Dışındaki Özel Okul İşleri İşitme Engelliler İlköğretim Okulu İşlemleri İşitme Engelliler Meslek Liseleri İşlemleri Görme Engelliler İlköğretim Okulu Ortopedik Engelliler İlköğretim Okulları İşlemleri Ortopedik Engelliler Meslek Liseleri İşlemleri İlköğretim Okulu ve İş Okulu (Eğitilebilir Zihin Engelliler) Eğitim-Uygulama Okulu ve İş Eğitim Merkezi (Öğretilebilir Zihin Engelliler) İş Eğitim Merkezleri (Bağımsız-Öğretilebilir Zihin Engelliler) Bilim ve Sanat Merkezleri Otistik Çocuklar Eğitim Merkezleri Hastane İlköğretim Okulları Görme Engelliler Basımevi ve Akşam Sanat Okulu Rehberlik ve Araştırma Merkezi MEB-EK (2)

STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Sayı: 12345678 -821. 04. 00[06]/345 A B C ANA DOSYA (Kültür, Tanıtım İşleri) 1. Alt Konu (Tur ve Gezi) Anadolu Lisesi 2. Alt Konu 3. Alt Konu (Anadolu Lisesi) A: İdari Birim Kimlik Kodu, B: Dosya Numarası, C: Evrak Kayıt Numarası

STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Örnek -622. 01/69: Talep ve Şikayetler (Bayburt) -724. 01. 03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) -050. 02. 04[54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı -641. 04[2004/13]: 2004/13 no’lu idari dava dosyası -903. 07. 02[C-46]: C-46 Görevlendirmesi -604. 02. 03[TBAG-719]: TBAG-719 raporlama) -604. 02. 03/06[TBAG-719]: Ankara ili ile ilgili TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi Sicil Numaralı no’lu Selvet Tübitak Saraç’ın Yurtiçi Projesi(izleme ve

STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Sayı: 45678912 -160. 02. 00[15]/224 A B C Özel Eğit. Reh. Ve Dan. Hiz. Reh. Programları Sağlık Meslek Lisesi Anadolu Meslek Liseleri A: İdari Birim Kimlik Kodu, B: Dosya Numarası, C: Evrak Kayıt Numarası

STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Sayı: 12345678 -903. 02. 01[A-2530]/612 A İlkokul B C Personel Özlük İşleri Terfi ve İntibak İşleri Hizmet Değerlendirmesi A: İdari Birim Kimlik Kodu, B: Dosya Numarası, C: Evrak Kayıt Numarası Sicil No

ÖZEL KODLAR KURUL, KOMİSYON VE TOPLANTI ÖZEL KODLARI MEB-EK (1) 101 Talim Terbiye Kurulu 102 Eğitim Bölgesi Müdürler Kurulu 103 Eğitim Bölgesi Danışma Kurulu 104 Eğitim Bölgesi Zümre Başkanları Kurulu 105 Öğretmenler Kurulu 106 Zümre Başkanları Kurulu 107 Zümre/Sınıf Zümre Öğretmenler Kurulu 108 Sınıf/Şube Öğretmenler Kurulu 109 Öğrenci Kurulu 110 Öğrenci-Veli Toplantıları 111 Değerlendirme Kurulu (Türkiye’de Öğrenim Gören Yabancı Uyruklu Öğrenciler) 112 Mahalli Heyet Koordinasyon Kurulu 113 İl İstihdam ve Mesleki Eğitim Kurulu 114 Müdürler Komisyonu 115 İl Milli Eğitim Komisyonu 116 Okul Aile Birliği

SAKLAMA KODLARI Genel Açıklamalar u Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A 1 : Örnek Yıllar Gönderilir A 2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A 3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez v Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren geçen süreyi ifade eder. w 100 -599 sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet faaliyetleri için ortak olanlardaki dosya kodları ve saklama süreleri dikkate alınacaktır. x Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. MEB EK-1 ve MEB EK-2'de belirlenen okul ve kurul özel kodları, ihtiyaç duyulduğu hallerde köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. ÖRNEKLER: 205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) 821. 04[05] (Liseler için il dışı okul gezisi) 050. 04[101] (Talim Terbiye Kurulu Kararları) 045. 02[101] (Talim Terbiye Kurulu Mütalaaları) 050. 04[105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) 050. 06. 03[114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)

A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A 1 : Örnek Yıllar Gönderilir A 2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A 3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez 310 01 01 02 02 03 04 05 99 315 01 02 99 316 317 320 325 330 01 02 03 04 99 335 01 02 03 04 05 06 99 340 01 02 03 99 349 Saklama Kodu Saklama Kodlarının Açılımı 01 02 03 99 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) Öğrenci Meclisleri Okul Öğrenci Meclisi İl Öğrenci Meclisi Türkiye Öğrenci Meclisi Diğer Müsamereler, Yarışmalar Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar Özel Resmi Halkoyunları Yarışmaları Müzik Yarışmaları Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri Sponsorluk Diğer Kardeş Okul Uygulamaları Yurt İçi Yurt Dışı Diğer Dost Aile Uygulamaları Misafir Öğrenci Uygulamaları Öğrenci/Çocuk Kulüpleri Toplum Hizmeti Çalışmaları Spor Faaliyetleri İlköğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları Ortaöğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları Dünya Liseler Arası Spor Yarışmaları Sponsorluk Diğer İzcilik Faaliyetleri İzcilik Kampları İzci Ünitelerinin Kurulması İzci Evleri Arama, Kurtarma, İzci Birliği İl İzci Kurulları İzcilerin Eğitimi Diğer Öğrenci Eğitim Faaliyetleri (Kamplar) Öğrenci Eğitim Yaz Kampları Öğrenci Eğitim Kış Kampları Uluslar Arası Öğrenci Eğitim Kampları Diğer Sosyal ve Kültürel Faaliyetlerle İlgili Diğer İşler Saklama Süresi 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Ana Dosya 300 305 SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER 5 D 5 5 C D 5 15 C A 15 15 10 5 5 10 C A D D 10 10 C D 10 5 C D 5 10 D C

Saklama Süresi Saklama Kodu Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Kodlarının Açılımı ÖĞRENCİ İŞLERİ 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-Kabul B D 210 Nakil ve Geçişler 5 D 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş Örnek Yıllar Gönderilir 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği Örnek Seçilenler Gönderilir 99 Diğer 5 C Denklik İşleri B C 10 C 5 D 15 D A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A 1 : A 2 : 215 A 3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez 01 Yurtdışı Eğitim Denkliği 02 Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 99 Diğer 220 Devam-Devamsızlık 225 Ödül ve Disiplin İşleri 01 Ödül İşleri 01 Teşekkür Belgesi 02 Takdirname Belgesi 03 Onur Belgesi 04 Başarı Belgesi 05 Üstün Başarı Belgesi 02 Disiplin İşleri 99 Diğer 230 Öğrenci Askerlik İşlemleri 5 D 235 Yabancı Uyruklu Öğrenciler (İlk ve Orta Öğretim) B C 240 Mezunların İzlenmesi D 10

STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Dosya planında “Diğer” (99) adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerincelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir. Bu tür dosyalar tanımlandığı konu grubunun alt konularından her hangi birini ilgilendirmeyen yazıların

01 01 02 02 03 04 05 99 315 01 02 99 316 317 320 325 330 01 02 03 04 99 335 01 02 03 04 05 06 99 340 01 02 03 99 349 Saklama Kodu 310 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) Öğrenci Meclisleri Okul Öğrenci Meclisi İl Öğrenci Meclisi Türkiye Öğrenci Meclisi Diğer Müsamereler, Yarışmalar Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar Özel Resmi Halkoyunları Yarışmaları Müzik Yarışmaları Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri Sponsorluk Diğer Kardeş Okul Uygulamaları Yurt İçi Yurt Dışı Diğer Dost Aile Uygulamaları Misafir Öğrenci Uygulamaları Öğrenci/Çocuk Kulüpleri Toplum Hizmeti Çalışmaları Spor Faaliyetleri İlköğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları Ortaöğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları Dünya Liseler Arası Spor Yarışmaları Sponsorluk Diğer İzcilik Faaliyetleri İzcilik Kampları İzci Ünitelerinin Kurulması İzci Evleri Arama, Kurtarma, İzci Birliği İl İzci Kurulları İzcilerin Eğitimi Diğer Öğrenci Eğitim Faaliyetleri (Kamplar) Öğrenci Eğitim Yaz Kampları Öğrenci Eğitim Kış Kampları Uluslar Arası Öğrenci Eğitim Kampları Diğer Sosyal ve Kültürel Faaliyetlerle İlgili Diğer İşler Saklama Süresi 01 02 03 99 3. Alt Konu 2. Alt Konu 1. Alt Konu Ana Dosya Faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen yazı kodlamasında ve dosyalamasında kullanılacak 300 305 SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER 5 D 5 5 C D 5 15 C A 15 15 10 5 5 10 C A D D 10 10 C D 10 5 C D 5 10 D C

STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI Ana hizmet birimlerinin numaralandırıldığı 100 -599 sayısal aralığında dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce, -Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı 000 -099 ile 600 -999 sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl sonunda yapılacaktır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar” (000 -099/600 -999) www. basbakanlik. gov. tr ve www. devletarsivleri. gov. tr web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.

STANDART DOSYA PLANINA GÖRE DOSYALAMA

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişemediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Örneğin yıl içerisinde “Personel İşleri”ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda ” 900 Personel İşleri” kodu ile açılacak dosyada bu belgelerin toplanması

STANDART DOSYA PLANINA GÖRE DOSYALAMA Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında 100 -599 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak; yardımcı hizmet, danışma, denetim veya genel konuları ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise, 000 -099 ve 600 -999 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır. Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. “Genel” adı ile açılan dosyada bulunan alt ve tali konulardaki belgelerin ayırımını sağlamak amacıyla “yarım kapak dosya” veya “ayraç” kullanımı belgenin düzeni ve erişimi açısından olumlu sonuç verecektir.

AYNI KONUYA AIT BELGELERIN YOĞUNLUĞU DIKKATE ALINARAK ALT KONULARA GÖRE DOSYALANMASI GEREKTIĞI DURUMLARDA COĞRAFIK, ALFABETIK VEYA KRONOLOJIK AYRIMLAR YAPILARAK AYRI DOSYALAR AÇILABILECEKTIR.

YOĞUNLUĞU AZ OLAN FARKLI DOSYALAR BIR DOSYADA TOPLANABILIR. HER DOSYA GRUBU AYRAÇLA AYRILMALIDIR.

901 İş İstekleri 902 Personel Alımı 903 Atama İşleri 900 -929 Personel İşleri 903. 07 903. 06 Görevlendir meler İşten Ayrılma, İstifa veİşe Son Verme

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlanıncaya kadar “İşlemdeki Yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek asıl dosyasına konulmalıdır.

Ø Açılacak dosya üzerindeki etiketleme Standart Dosya Planına uygun olarak yapılır. T. C. OLTU KAYMAKAMLIĞI İLÇE MİLLÎ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ 38421890 330. 02 ORTAÖĞRETİM KURUMLARI ARASI SPOR YARIŞMALARI 2013

Devlet (Devlet yazar ! için arşiv önemlidir. ) Söze mühür vurulmaz!