STANDARD OPERATING PROCEDURES SOP NNG SUT CHT LNG

STANDARD OPERATING PROCEDURES ( SOP ) (NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG) DIỄN GIẢ : BÙI THỊ HƯƠNG GIANG v Master of business ( Marketing ) v Swinburne University of Technology v Director of AT Group

1. SOP là gì ? SOP là thuật ngữ sử dụng thường xuyên trong một số ngành nghề ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên, việc giải thích rõ SOP là gì, SOP là viết tắt của từ gì thì ngay cả với nhân viên làm việc lâu năm cũng không phải là điều dễ dàng. Chính vì vậy bài viết hôm nay sẽ giải thích giúp bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ này cũng như vai trò của nó. SOP là một từ được viết tắt. Theo đó tương đương với mỗi chữ sẽ là một từ. Chữ S được viết tắt bởi Standard, chữ O được viết tắt bởi Operating, chữ P được viết tắt bởi Procedure. Như vậy Sop được viết tắt bởi “Standard Operating Procedure” hoặc cũng có thể được viết tắt bởi “Standing Operating Procedure”, nghĩa tiếng việt là quy trình thực hiện chuẩn.

• 2. Ý NGHĨA CỦA THUẬT NGỮ SOP được viết tắt từ Standard Operating Procedure nhằm chỉ quy trình thao tác chuẩn. Trong rất nhiều ngành nghề như Giáo dục, Hàng không, Y tế… thì hệ thống các quy trình chuẩn là cơ sở để dựa vào hướng dẫn nhân viên thực hiện và duy trì công việc với chất lượng hiệu quả tốt nhất. SOP được sử dụng với mục đích tiết kiệm thời gian người lao động hoà nhập với công việc, cải thiện năng suất làm việc, tránh lãng phí những tài nguyên của công ty.

3. QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN CỦA SOP

THẾ NÀO LÀ QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN (SOP)? Việc đầu tiên bạn cần hiểu quy trình thao tác chuẩn SOP là gì. SOP được viết tắt từ Standard operating procedure – SOP. Đây được biết là một hệ thống quy trình, được tạo ra để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Quy trình chuẩn giúp tránh khỏi các sai sót nếu làm theo đúng các bước trong quy trình, nó cũng giúp người mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc Sau đây là 5 nguyên tắc cơ bản nhất về quy trình thao tác chuẩn của SOP. Đây là những nguyên tắc cơ bản nhất bạn cần biết khi muốn xây dựng, quản lý một SOP trong công việc

NGUYÊN TẮC 1: TẤT CẢ CÁC CÔNG VIỆC ĐỀU PHẢI CÓ SOP. Phải xây dựng quy trình thao tác chuẩn (SOP) cho tất cả các công việc về quản lý cũng như chuyên môn kỹ thuật của phòng xét nghiệm. Quy trình quản lý là các quy trình quy định, hướng dẫn cách thức thực hiện các công việc trong quản lý hệ thống chung của phòng xét nghiệm như quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình kiểm soát hồ sơ, quy trình quản lý trang thiết bị, quy trình lưu mẫu…thậm chí ngay cả việc biên soạn quy trình thao tác chuẩn cũng cần có hướng dẫn (SOP). Quy trình kỹ thuật là các quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện các xét nghiệm tại phòng xét nghiệm như quy trình lấy máu tĩnh mạch, quy trình lấy nước tiểu, quy trình xét nghiệm đường máu…Tóm lại bất cứ công việc gì bạn thực hiện trong phòng xét nghiệm nó đều phải tuân thủ theo các quy trình chuẩn đã được ban hành.

NGUYÊN TẮC 2 NỘI DUNG RÕ RÀNG, TẤT CẢ NH N VIÊN ĐỀU CÓ THỂ LÀM ĐƯỢC. Nội dung trong quy trình thao tác chuẩn phải được biên soạn rõ ràng, súc tích, đầy đủ, dễ hiểu và tuân thủ đúng các tài liệu hướng dẫn. Hiện nay có 2 loại quy trình là quy trình dài và quy trình ngắn : Quy trình dài là quy trình đầy đủ, chi tiết, các bước thực hiện rõ ràng và mọi nhân viên chỉ cần làm đúng các bước trong quy trình là có thể thực hiện được. Quy trình này dùng để đào tạo nhân viên, đánh giá nhân viên. Quy trình ngắn hay quy trình rút gọn là loại quy trình chỉ trình bày các đề mục chính, áp dụng để nhắc nhở các bước công việc cho các nhân viên đã làm thành thạo theo quy trình dài. Quy trình này dùng để các nhân viên chuyên trách tự kiểm soát và đánh giá kỹ thuật của mình.

NGUYÊN TẮC 3: QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN (SOP) PHẢI ĐƯỢC PHÊ DUYỆT VÀ BAN HÀNH. Trước khi đem vào áp dụng cho tất cả các nhân viên thì quy trình thao tác chuẩn phải được Lãnh đạo đơn vị hoặc người có thẩm quyền phê duyệt và ban hành cho từng quy trình riêng lẻ. Muốn đưa ra được quy trình thao tác chuẩn thì cần trải qua 3 bước. • Đầu tiên cán bộ có chuyên môn có nhiệm vị biên soạn. Cán bộ này phải là người làm trực tiếp, có kinh nghiệm. • Sau khi biên soạn sẽ trình để cán bộ quản lý kỹ thuật xem xét. Người xem xét thường là người trưởng nhóm, trưởng khoa. Đây là người có trình độ chuyên môn cao hơn, đã từng thực hiện và có nhiều kinh nghiệm trong quy trình đó. • Cuối cùng quy trình sẽ được trình lên lãnh đạo cao nhất của đơn vị để ban hành như Giám đốc, phó giám đốc… Quy trình phải được ban hành xong mới có thể áp dụng thực hiện cho tất cả các nhân viên.

NGUYÊN TẮC 4: QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN PHẢI LUÔN ĐƯỢC XEM XÉT LẠI VÀ CẬP NHẬT MỚI. Quy trình thao tác chuẩn phải được xem xét, rà soát định kỳ hằng năm. Thường thì quy định một năm một lần hoặc 1 năm 2 lần. Nếu có bất cứ thay đổi nào dù nhỏ hay lớn đều phải cập nhật và phê duyệt lại. Với những thay đổi nhỏ thì cần ghi trong mục nội dung xem xét sửa đổi, ngày sửa đổi và người sửa đổi. Nếu có những thay đổi lớn ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình thậm chí quy trình còn không được đúng nữa thì cần hủy quy trình đó và xây dựng ban hành lại quy trình khác thay thế. Nếu không thay đổi không phải phê duyệt lại nhưng phải lưu hồ sơ việc xem xét. Tức là nếu không có thay đổi gì thì không cần phê duyệt lại nhưng bạn cần ghi chép lại rằng tài liệu đã được xem xét và không có thay đổi gì.

NGUYÊN TẮC 5: NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CÓ THỂ THAY ĐỔI ĐỂ PHÙ HỢP CHO TỪNG ĐƠN VỊ Có rất nhiều loại hình đơn vị xét nghiệm vì vậy nội dung và hình thức trình bày quy trình thao tác chuẩn của mỗi cơ sở có thể được điều chỉnh cho phù hợp với đơn vị của mình nhưng phải bảo đảm các yêu cầu tối thiểu sau

ĐỐI VỚI QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN QUẢN LÝ BAO GỒM TỐI THIỂU CÁC NỘI DUNG SAU: -TÀI LIỆU THAM KHẢO. - MỤC ĐÍCH - PHẠM VI ÁP DỤNG - NỘI DUNG THỰC HIỆN - TRÁCH NHIỆM - ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT; - TÀI LIỆU LIÊN QUAN - LƯU TRỮ HỒ SƠ

- Mục đích; - Phạm vi áp dụng; - Trách nhiệm; - Định nghĩa, thuật ngữ và chữ viết tắt Đối với quy trình thao tác chuẩn kỹ thuật bao gồm tối thiểu các nội dung sau: - - Nguyên lý; - Trang thiết bị và vật tư; - Kiểm tra chất lượng; - An toàn - Nội dung thực hiện - Diễn giải kết quả và báo cáo; - Lưu ý (cảnh báo Lưu trữ hồ sơ; - Tài liệu liên quan; - Tài liệu tham khảo

4. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN: - Hướng dẫn công việc: đảm bảo mọi nhân viên đều thao tác như nhau để cho sản phẩm có chất lượng trước sau như một; - Tiêu chuẩn hiệu năng: cơ sở để đánh giá mọi nhân viên về mức độ hoàn thành công việc; - Công cụ đối chiếu: giúp đỡ nhân viên dễ dàng nhớ thao tác. Tiết kiệm thời gian khi đào tạo nhân viên mới; - Căn cứ kiểm tra: thông tin cơ sở cho việc kiểm tra chất lượng hay thẩm định hệ thống; - Hồ sơ hiệu năng: nền tảng để sửa đổi, bổ sung hay cải tiến điều kiện kinh doanh hay quy trình; - Tài liệu kinh doanh: tài liệu để xem lại khi có vấn đề liên quan đến sự phân phối khiếu nại hay thu hồi sản phẩm).

5. Khi sử dụng Quy trình thao tác chuẩn bạn có thể nhận được những lợi ích như sau: o Tiết kiệm thời gian làm việc, cải thiện hiệu suất. o Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên do không thao tác chuẩn. o Ổn định chất lượng đầu ra, năng suất làm việc ổn định: công việc thực hiện theo SOP lần nào cũng được hoàn thành và hoàn thành theo cách giống nhau. o Những lợi ích như vậy nên công việc chúng ta có một quy trình thao tác chuẩn (SOP) là một điều rất cần thiết. Có như thế chúng ta làm việc sẽ được suôn sẻ và ngày một hoàn thiện ổn định hơn.

6. MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ SOP TRONG CÁC NGÀNH 1. NHÀ HÀNG - KHÁCH SẠN: Check in cho khách NGHỀ - Chào khách. • - Nếu khách đã đặt phòng thì hỏi thông tin của khách (tên công ty hoặc người đặt) và đối chiếu với trên hệ thống. Nếu thông tin chính xác thì xác nhận lại với khách, còn nếu không có tên trên hệ thống, danh sách thì báo lại với bộ phận đặt phòng để xử lý. - Với khách chưa đặt phòng thì giới thiệu những phòng còn trống để khách lựa chọn. - Làm thủ tục check in: • Đối với khách Việt, xin chứng minh nhân dân và yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán hết tiền phòng. Nếu do công ty đặt phòng thì khách có thể thanh toán tiền phòng khi khách làm thủ tục check out. Đối với khách nước ngoài, nhân viên lễ tân hỏi mượn Passport của khách. Sau khi cập nhật những thông tin cần thiết, nếu khách được công ty đặt phòng thì trả lại Passport. Còn với trường hợp khách tự thanh toán thì yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán tiền phòng rồi sau đó trả lại Passport, nếu khách chưa thanh toán thì giữ lại Passport. Hướng dẫn khách ký vào mẫu đăng ký để xác nhận là khách có ở tại khách sạn. Nhắc khách về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn và giao chìa khóa phòng cho Bellman để dẫn khách lên phòng. Làm thủ tục checkin trên máy và hoàn tất hồ sơ của khách.

2. TRONG Y TẾ : Trang thiết bị và vật tư Thiết bị: Liệt kê các loại thiết bị sử dụng trong quá trình thực hiện xét nghiệm. Cần nêu rõ thông số kỹ thuật và mã trang thiết bị chính (nếu có) Ví dụ: Kính hiển quang học vật kính 100 x, mã XYZ-01 Vật tư: Liệt kê các dụng cụ, hóa chất/sinh phẩm và mẫu bệnh phẩm cần thiết Phần này bạn có thể chia nhỏ ra thành các phần riêng như Dụng cụ: Ví dụ: bộ lấy máu tĩnh mạch. . . Hóa chất: Ví dụ: Dung dịch giemsa gốc. . . Bệnh phẩm: Ví dụ: Máu mao mạch hoặc tĩnh mạch chưa chống đông hoặc chống đông bằng EDTA. . .

CẢM ƠN CÁC BẠN ĐÃ THEO DÕI BÀI GIẢNG MỌI THÔNG TIN CHI TIẾT ĐÓNG GÓP CÁC BẠN CÓ THỂ GỬI VỀ : MS. BUI THI HUONG GIANG HOTLINE : [. . . . ] EMAIL : [. . . . ]