Standar Operasional Prosedur Tim Trainer Tujuan Sesi Memberi

Standar Operasional Prosedur Tim Trainer

Tujuan Sesi : • Memberi gambaran tentang SOP • Bentuk dan Format SOP • Praktik membuat SOP pada delapa standar nasional pendidikan (SNP)

Alur Kegiatan Lembar Kerja Apersepsi Pengantar SOP 10’ 20’ Refleksi Kunjung Karya Praktik SOP 10’ 20’ 35’

• . . Kumpulan VideoElevator. mpeg

• . . Kumpulan VideoMasalah komputer. wmv

Kegiatan 1 Komentar Terhadap Gambar

Mengapa sering terjadi ?

Masih saja ada?

Resiko besar tapi aman & nyaman ?

Mengapa mendunia ?

Coba Bandingkan ?

Apa yang terjadi bila anda mengalami hal ini ?

Kenapa demikian (hal yang di atas) bisa terjadi ?

Ternyata kuncinya ? SOP Standar Operasional dan Prosedur

Gambaran Besar Kurikulum Sarpras Kesiswaan P O S Keuangan Pengelolaa n Kepegawai an Layanan Khusus

Definisi Standar Operasi dan Prosedur (SOP) Adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan guna mencapai suatu tujuan yang terstandar. Berisi rangkaian / langkah proses kegiatan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.

Manfaat dari penyusunan SOP • Memberikan pegangan atau rujukan baku bagi masing pihak mengenai fungsi dan tugas yang harus dilakukan. • Memberikan jaminan pelaksanaan secara akuntabel dan transparan bagi seluruh aktivitas / pelaksanaan kegiatan. • Dapat digunakan sebagai alat ukur capaian kinerja yang disepakati bersama, sehingga memungkinkan dilakukannya pemantauan secara partisipatif bagi seluruh pihak yang terkait. • Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan • Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas • Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan

Prinsip dari Penyusunan SOP • • • Kemudahan / Kejelasan. Efisiensi dan Efektivitas. Keselarasan. Keterukuran. Berorientasi pada Pengguna (mereka yang dilayani) • Dinamis.

Siklus Pengembangan SOP Persiapan 1 Review Kebutuhan SOP Monitoring Evaluasi SOP 2 Pengembangan SOP 5 3 Implementasi SOP 4

Peningkatan Kualitas (Deming – PDCA) A P C D Kualitas (Act) (Plan) (Check) (Do) Waktu

Kegiatan 2 • Peserta mendapat lembar kerja 2. 1. • Secara individu menjawab pertayaan: Unsur apa saja yang ada pada SOP? • Berkelompok membuat kesimpulan unsur apa saja yang ada pada SOP. Hasilnya dituliskan pada kertas HVS warna. • Membuat kesimpulan bersama tentang unsur yang harus ada pada SOP. • Peserta melihat tayangan tentang contoh bentuk-bentuk SOP

Format SOP • Langkah sederhana (Simple Steps) • Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) • Grafik (Graphic) • Diagram Alir (Flowcharts)

Langkah sederhana (Simple Steps) • Dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. • Dapat digunakan dalam situasi di mana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun. Biasanya merupakan prosedur rutin. • Kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek.

Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) • Merupakan pengembangan dari simple steps. • Biasanya cocok untuk digunakan pada prosedur yang lebih panjang (misalnya lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail) dan bila prosedur tersebut hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. • Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan ke dalam sub -sub langkah secara terperinci.

Grafik (Graphic) • Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat dipakai. • Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam subsub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Hal ini memudahkan bagi pegawai dalam melaksanakan prosedur. • Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram.

Diagram Alir (Flowcharts) • Flowchartsbiasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub - langkah berikutnya. • Mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. • Melibatkan beberapa simbol yang umum digunakan dalam menggambarkan proses, Simbol-simbol tersebut antara lain adalah sebagai berikut

Langkah sederhana (Simple Steps)

Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

Grafik (Graphic) Isi Formulir • Guru mengisi form • Petugas TU melihat sisa cuti Persetujuan Kamad • Kamad mempertimbangkan dg kondisi & jadwal • Kamad Menyetujui dan Tanda tangan Mencatat Rencana • Guru Menandatangani penerimaan rencana cuti • Petugas TU mencatat rencana cuti Jadwal Guru Jaga • Menyusun jadwal guru jaga • Memberitahukan kepada guru jaga Melakukan Cuti • Guru melakukan cuti • Guru melaporkan selesai cuti Realisasi Cuti • Petugas TU mencatat realisasi akhir cuti yang diambil

Flowchart 1 Mulai Guru mengisi Formulir cuti TU melihat sisa cuti yang ada Usulan cuti diterima ? A Tidak Kamad berdiskusi dg guru & mengatur kesepakatan baru Ya Kamad tanda tangan persetujuan TU mencatat : - rencana cuti guru - jadwal guru jaga Guru selesai cuti melapor ke TU mencatat : - Realisasi cuti guru Selesai Kesepakatan baru ? Ya Guru mengubah Formulir cuti A Tidak

Flowchart 2

Simbol Flowchart

SOP KKM

SOP Pengembangan Bahan Ajar

Pengembangan Muatan Lokal

Lembar Kerja 2. 1 Dari gambar SOP di atas, unsur apa saja yang ada pada SOP? Tuliskan jawaban Anda pada kertas HVS!

Kegiatan 3 Kerja Kelompok • Kelompok 1: SOP Workshop merumuskan KTSP dokumen 1 • Kelompok 2: SOP Workshop penyusunan rencana kerja Madrasah (RKM) • Kelompok 3: SOP Pendaftaran siswa baru • Kelompok 4: SOP Rekrutmen guru baru • Kelompok 5: SOP pengadaan barang • Kelompok 6: SOP Pencairan dana

Kegiatan 4 Kunjung Karya • Setiap kelompok berkunjung ke kelompok lain secara kolektif dengan cara berputar se arah jarum jam hingga selesai. • Dalam kelompok, dua orang menjadi penjaga pajangan dan yang lainnya belanja ke kelompok lain • Memberikan Komentar/Catatan/Masukan, dll kelebihan da kekurangan kelompok lain • Kembali ke kelompoknya berdiskusi dan membuat perubahan seperlunya

Terima Kasih Mator Sklangkung Australian Aid – managed by Cardno Emerging Markets on behalf of the Australian Government