Standaardschalen en registratie projectuitvoering Ontstaan Sinds eind mei

Standaardschalen en registratie projectuitvoering

Ontstaan § Sinds eind mei 2009 gebruik van standaardschalen/lump sums binnen ESFAgentschap § Vandaag toegepast in bijna alle oproepen

Algemene principes standaardschalen § Keuze van de standaardschalen àDe keuze moet rekening houden met de activiteiten binnen een project § Berekeningen van de standaardschalen àBerekeningswijze verduidelijkt in financiële nota àRekening houden met 4 voorwaarden: àVooraf bepaald àFair àGelijkberechtigd àVerifieerbaar

Voordelen § Administratieve vereenvoudiging àfocus op de kwaliteit van de activiteiten § Subsidies meer gebonden aan opleveren resultaten/beleidsdoelen

Standaardschalen intern personeel § Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) § junior A 111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 73. 689, 02 euro § senior A 111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 82. 514, 51 euro § senior A 111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 89. 851, 18 euro

Standaardschalen intern personeel § Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) § junior B 111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 54. 334, 33 euro § senior B 111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 59. 043, 31 euro § senior B 111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 62. 831, 36 euro

Standaardschalen intern personeel § Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) § junior C 111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 45. 969, 30 euro § senior C 111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 50. 890, 09 euro § senior C 111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 54. 800, 93 euro

Standaardschalen intern personeel § Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) § junior D 111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 41. 339, 12 euro § senior D 111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 44. 308, 57 euro § senior D 111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 46. 721, 39 euro

Overige kosten § Directe kosten/werkingskosten 10, 37% al opgenomen binnen de standaardschalen § Indirecte kosten forfait ter waarde van 15% van de directe kosten al opgenomen binnen de standaardschalen

Onderbouwing personeelsinzet Directe relatie tussen de opgebouwde planning en de inzet moet duidelijk blijken uit aangevuld te hanteren sjabloon § Planningen die deze garantie niet geven, lopen risico op kortingen bij goedkeuring. § Bij rapportering wordt nagegaan of de vooropgestelde medewerkers de geplande activiteiten realiseerden. Indien niet, kan een korting doorgevoerd worden. § Bij rapportering en eventuele latere controle moet men anciënniteit en niveau van de interne personeelsleden kunnen aantonen

Overige kosten § Projectcoördinator deels onder direct personeel (inhoudelijke uitwerking project) en deels onder indirect personeel (administratief projectbeheer) § Loonkosten deelnemers: minimumbarema’s van de cao van de overeenstemmende sector met nul jaar anciënniteit § Extern personeel (experten/onderaannemers) maximaal 125 euro/uur

A. Registratiewijze Intern en Extern personeel: § Een sluitende registratie is verplicht. § Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt VIER mogelijkheden aan.

A. Mogelijkheid 1 Via VOORAF toewijzing personeelslid op ESFproject § in ondertekende arbeidsovereenkomst OF § in ondertekend addendum aan de bestaande arbeidsovereenkomst OF § in een verklaring op eer door CEO of HR OF § in verslag van gemachtigd bestuursorgaan van de organisatie

A. Mogelijkheid 1 § De toewijzing moet in orde zijn zodra het personeelslid start in het project! § Plus STEEDS met vermelding van § § naam van het project; % toewijzing; functie en opdracht van de persoon in het project én start- en einddatum in het project.

A. Mogelijkheid 1 § Indien geen toewijzing of geen correcte toewijzing naar datum en vorm, wordt er een beoordeling gemaakt van de behaalde resultaten. § Indien resultaten dan niet behaald blijken, (opleidingsuren, begeleidingen of outputs) komen slechts de klassieke registraties met handtekening en tegentekening in aanmerking.

A. Mogelijkheid 2 § Of via ondertekende en tegengetekende agenda (minimaal per maand ondertekend) met vermelding van de ESFprestatie, uitgedrukt in uren per dag. § tip: gebruik hierbij de activiteiten zoals benoemd in de planning bij het projectvoorstel

A. Mogelijkheid 3 § Of via prikklok, enkel indien ESF-project gerelateerde uren een afzonderlijke code hebben

A. Mogelijkheid 4 § Of via prestatiestaten met vermelding van: naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep datum naam lesgever, begeleider, organisator start- en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken personeelslid/-leden (kruisje of paraaf is onvoldoende) § met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF § § § + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

§ deze verklaringen corresponderen logischerwijs met de cursistregistraties tegengetekend door de opleider, begeleider of organisator. § voorbereidingstijd kan worden geïllustreerd a. d. h. v. . agenda’s, verslagen, uitgewerkte cursusteksten, voorleggen van oefeningen en hun uitwerking, registratie … § de registratie van extra-vorming van een intern personeelslid kan via een prestatiestaat gebeuren indien de extra-vorming in de oproep als directe kost wordt gedefinieerd.

B. Registratiewijze Deelnemers § Een sluitende registratie is ook hier verplicht. § Let op! CVS IS GEEN REGISTRATIESYSTEEM Het is slechts de verwerking van de eigenlijke registratie, van de brondocumenten. § Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt vier mogelijkheden aan.

§ Registratie van afwezigheden van de deelnemer(s) met duidelijke vermelding reden en bewijsstuk indien gewettigd.

B. Mogelijkheid 1 § ESF-acties met een deelnemersurenregistratie op basis van handtekenlijsten. § Voorbeelden: opleidingen, loopbaanbegeleiding of overige begeleidingen en activiteiten met test- of werkgroepen.

§ Via handtekenlijsten met vermelding van: naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep datum naam lesgever, begeleider, organisator start- en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken deelnemers (kruisje of paraaf is onvoldoende) § met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF § § § + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

B. Mogelijkheid 2 § ESF-acties met een ‘koppenfinanciering’ die niet gebaseerd zijn op een minimale vereiste op- of begeleidingsduur uitgedrukt in deelnemersuren § Voorbeelden: ervaringsbewijzen, trajectbegeleidingen en screenings

§ Via registratie met : o door cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, o EN fysiek cliëntdossier, o EN handtekeningen van cliënt en betrokken intern of extern personeelslid bij de gedateerde sleutelmomenten. § steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

B. Mogelijkheid 3 § ESF-acties met een deelnemersurenregistratie op basis van een prikklokregistratie voor voltijdse prestatie. § Voorbeelden: opleidingen voor werkzoekenden en WEP’ers § Indien geen voltijdse prestatie moet prikklok een afzonderlijke code hebben.

§ Via registratie met : o door cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, o EN registratie via prikklok (met maandelijkse uitprint die getekend wordt door de betrokken opleider of begeleider). o indien geen prikklokregistratie dient de registratie te gebeuren conform de beschrijving onder mogelijkheid 1. § steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

B. Mogelijkheid 4 § ESF-acties via e-learning (gebaseerd op deelnemersuren): § Een gecentraliseerde registratie van in- en uitlogtijd gekoppeld aan automatische uitlog wanneer de module 10 minuten niet gebruikt wordt. § EN wekelijkse uitprints van de overeenkomstige prestatielijsten gehandtekend door de betrokken opleider of begeleider.

Contactpersoon § Karel Mestdagh Karel. mestdagh@esf. vlaanderen. be 02/ 546 22 17 Saldoseminarie 16/02/2012