STANBUL NVERSTES 2019 2023 STRATEJK PLANI STANBUL NVERSTES

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ 2019 -2023 STRATEJİK PLANI

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ 2019 -2023 STRATEJİK PLANI Hukuki Dayanak • 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu • 26. 05. 2006 tarih 26179 sayılı resmi gazetede yayımlanan “Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” • 30. 04. 2015 tarih ve 29342 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlara Dair Tebliğ” Yardımcı Kılavuz ve Rehberler • Üniversiteler İçin Stratejik Planlama Rehberi 1. Sürüm, 2016 (Taslak), Kalkınma Bakanlığı

STRATEJİK PLAN 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na göre Stratejik Plan ; • “Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren plan” olarak tanımlanmıştır.

STRATEJİK PLAN SÜRECİ Stratejik Plan Hazırlık Süreci Durum Analizi Geleceğe Bakış Farklılaşma Stratejisi Strateji Geliştirme İzleme ve Değerlendirme

STRATEJİK PLAN SÜRECİNDE ROL ALAN AKTÖRLER Rektör Yönlendirme Kurulu Strateji Geliştirme Birimi Stratejik Planlama Ekibi Harcama Birimleri

STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ AŞAMALARI • Planın sahiplenilmesi • Planlama Sürecinin Organizasyonu • Hazırlık Programının Oluşturulması

STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ YÖNLENDİRME KURULU Yapısı Rektör ya da bir yardımcısının başkanlığında üniversitenin harcama birimi yöneticilerinden oluşur Görevleri • Sürecin ana aşamalarını ve çıktılarını kontrol etmek, • Sorumlu oldukları harcama birimlerinin stratejik planlama sürecine aktif katılımını sağlamak, • Alternatif misyon ve vizyon taslaklarını uygun görüşle rektörün onayına sunmak, • Taslak amaçları ve hedef kartlarını değerlendirmek ve uygun görüşle rektörün onayına sunmak, • Eylem planlarını rektörün onayına sunmak üzere uygun görüş vermek

STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ STRATEJİ GELİŞTİRME BİRİMİ Yapısı Üniversitelerde strateji geliştirme daire başkanlıklarını ifade eder Görevleri • Strateji geliştirme biriminin görevi stratejik planı hazırlamak değil, plan çalışmalarını koordine etmektir • Plan çalışmalarında; Toplantıların organizasyonu, Üniversite içi ve dışı iletişimin sağlanması, Belge yönetimi ve her türlü resmi yazışma strateji geliştirme biriminin görevleri arasındadır

STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ STRATEJİK PLANLAMA EKİBİ Yapısı • Rektör yardımcısının başkanlığında, strateji geliştirme biriminin koordinasyonunda, harcama birimi temsilcilerinden oluşur Görevleri • Stratejik planlama sürecinin hazırlık programına uygun olarak yürütülmesi, • Gerekli faaliyetlerin koordine edilmesi, • Yönlendirme kurulunun uygun görüşüne ve üst yöneticinin onayına sunulacak belgelerin hazırlanması

STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ STRATEJİK PLANLAMA EKİBİ • Stratejik planlama ekibi üyeleri; • Görev yaptığı birimi temsil edebilmeli, • Çalışmalara katkıda bulunacak bilgi, birikim ve tecrübeye sahip olmalı, • Stratejik planlama çalışmalarına yeterli zamanı ayırabilmelidir • Stratejik planlama ekibinde; • Ana hizmet birimleri ve Strateji Geliştirme Birimi yeterince temsil edilmeli, • Farklı uzmanlık alanlarına sahip kişiler yer almalı, • Çalışma süresince üyelerin devamlılığı sağlanmalı, • Üye sayısı birlikte karar almayı imkansız hale getirecek kadar çok; farklı fikir ve birimlerin temsiline izin vermeyecek kadar da az olmamalıdır

STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ HARCAMA BİRİMLERİ Yapısı • Ödenek gönderme belgesi ile kendisine ödenek gönderilen, fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokulu, araştırma ve uygulama merkezi ve bölümlerden oluşan akademik birimler ile, üst yönetim, genel sekreterlik ve daire başkanlıkları gibi idari birimlerden oluşur Görevleri • Rektör tarafından yayımlanan Genelge 1’de belirtilen niteliklere haiz personeli stratejik planlama ekibinde görevlendirir • Stratejik planın uygulama etkinliğini arttırmak üzere hazırlanacak eylem planları kapsamında sorumlu oldukları hedeflere dair faaliyet ve alt faaliyetleri oluşturmak, uygulamak, izlemek ve değerlendirmesini gerçekleştirmek

STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ Yönlendirme Kurulu’nun ve Strateji Geliştirme Birimi’nin oluşturulması Strateji Geliştirme Birimi tarafından Genelge 1’in hazırlanması ve Rektörün onayına sunulması Rektör tarafından Genelge 1’in onaylanması ve yayımlanması Harcama Birimleri tarafından Genelge 1’de belirtilen niteliklere haiz personelin stratejik planlama ekibinde görevlendirilmesi Stratejik Planlama Ekibi’nin hazırlık programını oluşturması Hazırlık programının Strateji Geliştirme Birimi tarafından Yönlendirme Kurulu’na sunulması Yönlendirme Kurulu’nun hazırlık programına görüş vermesi Strateji Geliştirme Birimi tarafından hazırlık programını içeren Genelge 2’nin hazırlanması ve Rektörün onayına sunulması Rektör tarafından Genelge 2’nin onaylanması ve yayımlanması

DURUM ANALİZİ • Bu aşamada “neredeyiz” sorusunun cevabı verilir • Bu soruya yanıt vermek üzere; • Geçmişte nelerin başarıldığı, • Hangi alanlarda hedeflere ulaşılamadığı ve bunun nedenleri, • Hangi kaynaklara sahip olunduğu, • Hangi yönlerin gelişmeye açık olduğu • Üniversitenin kontrolü dışındaki olumlu ya da olumsuz gelişmelerin değerlendirilmesi yapılır • Stratejik planlama ekibi, gerekli görülmesi durumunda alt çalışma grupları oluşturmak suretiyle durum analizi çalışmalarını yürütür • Alt çalışma grupları, stratejik planlama ekibi üyelerinin liderliğinde harcama birimlerinden katılımcılarla oluşturulur

STRATEJİK PLAN DURUM ANALİZİ SÜRECİ Stratejik planlama ekibi/Alt çalışma grupları tarafından durum analizi çalışmalarının başlatılması Uygulanmakta olan stratejik planın değerlendirilmesi Mevzuat analizi Üst politika belgelerinin analizi Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerin belirlenmesi Paydaş analizi Kuruluş içi analiz Akademik faaliyetler analizi Yükseköğretim sektörü analizi GZFT analizi Hazırlık programında tanımlanan diğer analizler Tespitler ve ihtiyaçlar

GELECEĞE BAKIŞ • Geleceğe bakış sürecine üniversitenin misyon, vizyon ve temel değerler bildirimini ifade etmekle başlanır • Üniversitenin geleceğe bakışını belirlemede birinci derecede sorumlu kişiler rektör ve yardımcılarıdır • Geleceğe bakış şu sorulara cevap verir; • Hangi misyonu (ana görev ve sorumlulukları) yerine getirmek için varız? • Uzun vadede başarmak istediğimiz vizyonumuz (idealimiz) nedir? • Misyonumuzu yerine getirip vizyonumuza ulaşmaya çalışırken ne tür bir çalışma felsefesi ve değerlerini esas almalıyız?

GELECEĞE BAK IŞIN BELİRLENMESİ SÜRECİ Rektör tarafından Stratejik Planlama Ekibi’ne misyon ve vizyon bildirimlerinin oluşturulması için bir perspektif verilir Stratejik Planlama Ekibi paydaşların katkısını alarak misyon, vizyon ve temel değerlere yönelik alternatif çalışmaları hazırlar ve Strateji Geliştirme Birimi’ne sunar Strateji Geliştirme Birimi bu taslakları Yönlendirme Kurulu’nun uygun görüşüne sunar Yönlendirme Kurulu bu taslakları uygun görüşle rektörün onayına sunar Rektör alternatifleri değerlendirerek misyon, vizyon ve temel değerlere son şeklini verir ve onaylar

FARKLILAŞMA STRATEJİSİ Üniversitenin geliştirebileceği farklılaşma stratejisi şu temel tercihlerden oluşabilir: • Konum tercihi: Üniversitenin yükseköğretim sektöründe türünü belirten en genel tercihinin yapılması • Başarı bölgesi tercihi: Tercih edilen konumda rakiplerinden farklılaşarak üniversitenin başarılı olabilmesi için önceliklerinin belirlenmesi • Değer sunumu tercihi: Konum ve başarı bölgesi tercihlerini uygulamaya geçirebilmek için geliştirilecek veya öne çıkarılacak hizmet setinin belirlenmesi • Temel yetkinlik tercihi: Yapılan tercihleri uygulamaya geçirmede kurum içi kaynak ve kabiliyetlerin geliştirilmesi

FARKLILAŞMA STRATEJİSİ KONUM TERCİHİ • Konum tercihi, yükseköğretim sektörü içerisinde üniversitenin yerini belirlemesidir • Bir üniversitenin seçebileceği üç konum tercihi söz konusudur; • Eğitim odaklılık, • Araştırma odaklılık, • Girişim odaklılık

FARKLILAŞMA STRATEJİSİ EĞİTİM ODAKLI ÜNİVERSİTE ÖRNEĞİ Girişim 10% Araştırma 30% Eğitim 60%

FARKLILAŞMA STRATEJİSİ ARAŞTIRMA ODAKLI ÜNİVERSİTE ÖRNEĞİ Girişim 10% Eğitim 30% Araştırma 60%

FARKLILAŞMA STRATEJİSİ GİRİŞİM ODAKLI ÜNİVERSİTE ÖRNEĞİ Eğitim 10% Girişim 60% Araştırma 30%

FARKLILAŞMA STRATEJİSİ BAŞARI BÖLGESİ TERCİHİ • Başarı bölgesi tercihiyle üniversite, aynı konum tercihini yapan üniversitelerle kendisini karşılaştırdığında hangi bakımdan farklılaşması gerektiğini belirler • Başarı bölgesini belirlemede şu sorular yönlendirici olabilir; • Üniversite, henüz yeterince faydalanılmamış veya yeni gelişmeler ışığında ortaya çıkan fırsatlar göz önüne alındığında hangi alt alanlarda farklılaşarak aynı konumdaki üniversitelere üstünlük sağlayabilir? • Üniversitenin öncelikli veya stratejik hedef kitlesi hangi çevrelerdir? • Üniversite, hedef kitleye, diğer üniversitelere göre daha iyi hizmet sunabilmek için nasıl farklılaşmalıdır?

FARKLILAŞMA STRATEJİSİ DEĞER SUNUMU TERCİHİ • Üniversiteler konum ile başarı bölgesi tercihini belirledikten sonra hizmet sunumuna değer katmak için başarılı öğrencileri destekleme, özel sektörle işbirlikleri geliştirme, proje yönetimi gibi birtakım faktörleri ön plana çıkarak konum ve başarı bölgesi tercihlerini dinamik olarak yönetir. Bu faktörlerin ağırlıkları plan dönemindeki tercihlere göre artırılabilir, azaltılabilir; bazı faktörlerden vazgeçilebilir ya da hizmet sunumu için yeni faktörler eklenebilir Bu farklılaşma stratejisi “değer sunumu tercihi” olarak tanımlanır

FARKLILAŞMA STRATEJİSİ TEMEL YETKİNLİK TERCİHİ • Temel yetkinlik tercihi, konum, başarı bölgesi ve değer sunumu tercihinin devamı niteliğinde olup, iç çevredeki kurumsal yetkinliklerin geliştirilmesine yöneliktir. • Temel yetkinlik tercihi oluşturulurken durum analizi bulgularından yararlanılır. • Temel yetkinlik tercihi örnekleri; • Yenilik yapma kabiliyetine sahip olma (sahip olduğu laboratuvar, insan kaynağı ve süreç yönetimleriyle patent benzeri yeniliklerde öncü olma) • Çok disiplinli ve disiplinler arası çalışmalarda yetkinleşme (sahip olduğu sistem, süreç ve insan kaynağını ortak birim, platform ve çalışmalarda bir araya getirerek yeni akademik alanların oluşmasına yön verme)

STRATEJİ GELİŞTİRME: AMAÇ, HEDEF VE STRATEJİLERİN BELİRLENMESİ • Strateji geliştirme, üniversitenin vizyonuna ulaşmak için durum analizinde ortaya çıkan ihtiyaçları ile konum, başarı bölgesi, değer sunumu ve temel yetkinlik tercihlerinden oluşan farklılaşma stratejisi dikkate alınarak amaçlar ve bu amaçları gerçekleştirmeye yönelik hedeflerin belirlenmesi sürecidir

STRATEJİ GELİŞTİRME: AMAÇ, HEDEF VE STRATEJİLERİN BELİRLENMESİ AMAÇLAR • Amaçlar, üniversitenin hizmetlerine ilişkin politikaların uygulanmasıyla elde edilecek sonuçların kavramsal ifadesidir HEDEFLER • Hedefler, amaçların gerçekleştirilmesine yönelik öngörülen çıktı ve sonuçların bir zaman dilimi içerisinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir PERFORMANS GÖSTERGELERİ • Performans göstergeleri belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılır • Performans göstergeleri, ölçülebilirliğin sağlanması için miktar ve zaman boyutunu içerecek şekilde ifade edilir

STRATEJİ GELİŞTİRME: AMAÇ, HEDEF VE STRATEJİLERİN BELİRLENMESİ HEDEF RİSKLERİ VE KONTROL FAALİYETLERİ • Hedeflerin belirlenmesi ve detaylandırılması aşamalarında her bir hedefe ilişkin risklerin tespit edilerek analiz edilmesi ve bu risklere ilişkin önlemlerin belirlenmesi gerekir MALİYETLENDİRME • Üniversiteler, stratejik planlarında belirledikleri hedeflerin plan dönemi için tahmini maliyetini tespit eder. Hedeflere plan döneminden önce erişilmesi öngörülüyorsa, maliyetler daha kısa bir zaman dilimini kapsayabilir

STRATEJİ GELİŞTİRME: AMAÇ, HEDEF VE STRATEJİLERİN BELİRLENMESİ HEDEF KARTI ŞABLONU ÖRNEĞİ-1 Amaç (A 1) Eğitimde Uluslararası Kalite Standartlarını Sağlamak Hedef (H 1. 1) Kalite Belgelendirmesi Çalışmalarını Arttırmak Performans Göstergeleri. Hedefe Plan 1. Yıl 2. Yıl 3. Yıl 4. Yıl 5. Yıl Etkisi Dönemi (%) Başlangıç Değeri PG 1. 1: Kalite 20 20 30 35 40 45 50 Belgelendirme Sürecine İlişkin Eğitim Sayısı PG 1. 1. 2: Belgelendirilen 80 8 24 28 32 35 40 Birim Sayısı Sorumlu Birim Kalite Koordinatörlüğü İşbirliği Yapılacak Akademik ve İdari birimler Birim(ler) Riskler Stratejiler Maliyet Tahmini Tespitler İhtiyaçlar İzleme Raporlama Sıklığı 6 ay 1 yıl Birimlerin söz konusu çalışmaları gerçekleştirme konusundaki motivasyon eksikliği Belgelendirme çalışmalarının teşvik edilmesi, bu çalışmaları tamamlayan birimlerin ödüllendirilmesi 250. 000 TL Kalite belgelendirme çalışmaları rektörlük bünyesindeki 16 idari birimde tamamlanmak üzeredir. Çalışmaların belge almayan diğer idari birimlerde de gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Birimlerin kalite çalışmalarının desteklenmesi

STRATEJİK PLANIN UYGULANMASI: EYLEM PLANI • Stratejik planda yer alan amaç ve hedefleri gerçekleştirmeye yönelik faaliyetlerin uygulanabilmesi için amaç, hedef ve faaliyet bazında sorumluların kimler veya hangi birimler olduğu ve faaliyetlerin ne zaman gerçekleştirileceğine yönelik bir eylem planı hazırlanır. • Eylem planının gerçekleşme sonuçları izleme ve değerlendirmeye temel teşkil eder • Eylem planlarının hazırlanması, onaylanması ve uygulanmasına yönelik genel koordinasyon Strateji Geliştirme Birimi tarafından sağlanır

STRATEJİK PLANIN UYGULANMASI: EYLEM PLANI Eylem Plan ı Tablosu Amaç 1: Hedef 1. 1: Performans Göstergesi 1. 1. 2 Eğitimde Uluslararası Kalite Standartlarını Sağlamak Eğitimde Kalite Belgelendirmesi Çalışmalarını Artımak Hedefe Etkisi Planın 1. Planın 2. Planın 3. Planın 4. Planın 5. Dönemi Yılı Yılı Başlangıç Değeri Belgelendirilen Birim 80 8 24 28 32 35 40 Sayısı İşbirliği Sorumlu Faaliyetler Alt Faaliyetler Yapılacak Faaliyetin Başlangıç ve Bitiş Tarihi Birim(ler) F 1. 1: Kalite Akademik 2019 -2023 belgelendirmesine Koor. ve İdari F 1. 1. 1: Birimlerin kalite belgelendirme başvuran birimler sayısını %100 çalışmalarını desteklemeye devam oranında etmek arttırmak F 1. 1. 1. 2: -- F 1. 1. 3: ----

İZLEME VE DEĞERLENDİRME • İzleme ve değerlendirme süreci, kurumsal öğrenmeyi ve buna bağlı olarak faaliyetlerin sürekli iyileştirilmesin i sağlar • İzleme ve değerlendirme faaliyetleri sonucunda elde edilen bilgiler kullanılarak stratejik plan gözden geçirilir; hedeflenen ve ulaşılan sonuçlar karşılaştırılır. Bu karşılaştırma sonucunda gerekli görülen durumlarda stratejik planın güncellenmesi kararı verilebilir

İZLEME VE DEĞERLENDİRME Strateji Geliştirme Birimi hedef kartında yer alan raporlama sıklığı çerçevesinde izleme ve değerlendirme raporlarını harcama birimlerinden ister Harcama birimleri izleme ve değerlendirme sonuçlarını Strateji Geliştirme Birimi’ne raporlar Strateji Geliştirme Birimi izleme ve değerlendirme raporlarını konsolide eder ve rektöre sunar Rektör altı aylık dönemlerde izleme toplantıları yapar

STRATEJİK PLANIN SUNULMASI • Stratejik plan taslağı rektörün onayını takiben değerlendirilmek üzere Kalkınma Bakanlığı’na gönderilir. Kalkınma Bakanlığı’nın değerlendirme raporunda belirttiği hususlar dikkate alınarak planda gerekli düzeltmeler yapılır • Üniversitelerde hazırlanacak stratejik planlar, Kalkınma Bakanlığı’na gönderilecek olanlar ve kamuoyuna açıklanacak olanlar olmak üzere iki farklı şablonda sunulur

STRATEJİK PLAN ŞABLONU-1 REKTÖR SUNUŞU STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ Kalkınma Bakanlığı’na Gönderilecek Kamuoyuna Açıklanacak Olan Nihai Olan Taslak Planda Yer Alacak Stratejik Planda Yer Alacak Bölümler ve Tablolar --- Azami bir sayfa Planlama sürecinin organizasyonuna odaklanılır. Azami iki sayfa DURUM ANALİZİ Sayfa sınırlaması bulunmamaktadır Azami 15 sayfa Kurumsal Tarihçe Özet bilgilere yer verilir Uygulanmakta Olan Stratejik Planın Özet bilgilere yer verilir Mevzuat Analizi Detaylı bilgilere yer verilir Özet bilgilere yer verilir Üst Politika Belgelerinin Analizi Detaylı bilgilere yer verilir Özet bilgilere yer verilir Değerlendirilmesi Faaliyet Alanları ile Ürün ve Hizmetlerin Özet bilgilere yer verilir Belirlenmesi Paydaş Analizi Detaylı bilgilere yer verilir Özet bilgilere yer verilir Kuruluş İçi Analiz Detaylı bilgilere yer verilir Özet bilgilere yer verilir Akademik Faaliyetler Analizi Detaylı bilgilere yer verilir Özet bilgilere yer verilir Yükseköğretim Sektörü Analizi Detaylı bilgilere yer verilir Özet bilgilere yer verilir GZFT Analizi Özet bilgilere yer verilir

STRATEJİK PLAN ŞABLONU-2 Tespit ve İhtiyaçların Belirlenmesi Tespit ve ihtiyaçlar tablosuna yer --verilir GELECEĞE BAKIŞ Azami iki sayfa Misyon x x Vizyon x x Temel Değerler x x FARKLILAŞMA STRATEJİSİ Detaylı bilgilere yer verilir STRATEJİ GELİŞTİRME Özet bilgilere yer verilir Her bir hedef için hedef kartı Her bir hedef kartı azami bir sayfa Amaç ile Hedef Kartları Hedeflerden Sorumlu ve İşbirliği Yapılacak Birimler Tablosu, Hedef kartı Hedef Riskleri ve Kontrol Faaliyetleri kartı Hedefe İlişkin Risk ve Kontrol --Faaliyetleri Maliyetlendirme İZLEME VE DEĞERLENDİRME Tahmini Maliyet Tablosu Azami iki sayfa