STANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BRL ESNAF VE

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ ESNAF VE SANATK RLAR MESLEK KURULUŞLARINDA ARŞİV VE DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ 1 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ SUNUMUN İÇERİĞİ ü MUAMELAT (İŞLEMLER) YÖNETMELİĞİ ü ARŞİV İŞLEMLERİ ü DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ 2 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ KÜNYE; Adı: ”ESNAF VE SANATK RLAR MESLEK KURULUŞLARI Adı: MUAMELAT YÖNETMELİĞİ” 31 Aralık 2007 Tarih ve 26743 (2. Mükerrer) sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. 3 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ YÖNETMELİĞİN BÖLÜMLERİ 1. Bölüm; Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar 2. Bölüm; Resmî Yazışmalar 3. Bölüm; Evrak Hizmetleri 4. Bölüm; Arşiv Hizmetleri 5. Bölüm; Depo Hizmetleri 6. Bölüm; Defterler, Basılı Evrak ve Makbuzlar 7. Bölüm; Çeşitli ve Son hükümler 4 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Amaç MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarınca yürütülen yazışma, evrak, depo hizmetleri, tutulan defter ve dosyalar ile bunların kayıt ve muhafazasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, 7/6/2005 tarihli ve 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunu hükümlerine göre kurulan esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarınca yürütülen birinci maddedeki muamelat hizmetlerini kapsar. 5 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Bu Durumda; Odalarımızda, Birliklerimizde, Federasyonlarımızda ve Konfederasyonumuzda yapılacak bütün iş ve işlemlerde rehberimiz ve kaynağımız bu yönetmelik olacaktır. Sizden önceki örnekler hatalı veya eski yönetmeliğe göre yapılmış olabilir. Bunları içerik olarak dikkate alın ancak yönetmeliği de incelemeyi ihmal etmeyin. 6 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Arşiv Hizmetleri; Arşiv malzemesi MADDE 34 – (1) Arşiv malzemeleri şunlardan ibarettir: a) Her türlü yazı, mesaj ve dokümanlar, b) Personel dosyaları, kayıt ve defterler, c) Toplantı tutanakları, ç) Sözleşmeler ve planlar, d) Fotoğraf ve filmler, e) CD, video ve ses bantları, f) Muhasebe kayıtları, g) Sicil kayıtları. Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP 7

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Arşive hazırlama MADDE 35 – (1) Her yılın Ocak ayı içinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme birimlerce gözden geçirilerek ayırıma tabi tutulur. Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve arşive devredilecek malzeme, birim personeli ile arşiv yetkili personeli tarafından uygunluk kontrolünden geçirilir. (2) Arşivlik malzeme, arşive kayıt defterleri veya föyleri ile teslim edilir. 8 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ İmha edilecek malzeme MADDE 37 – (1) Belli süreler sonunda saklanmasına yarar görülmeyen arşiv malzemesinin imha edilmesi gerekir. İmha edilebilecek malzemeler şunlardır: a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları, b) Elle, yazı makinesi veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsvedde, c) Resmî veya özel her çeşit zarf, ç) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistiki formlar, çeşitli çizelge ve listeler, bunlara ait yazışmalar gibi hazırlık dokümanları), Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP 9

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ İmha edilecek malzeme d) Birimlere bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, e) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzeri mevzuat değişikliği nedeniyle kullanılmayan evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, f) İsimsiz, imzası ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, g) Bilgi için gönderilen yazılar, Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP 10

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ İmha edilecek malzeme ğ) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, hasta sevk formları, h) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış başvurular ve yazılar, ı) Her türlü istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, i) Davetiyeler, bayram tebrikleri, j) İstifade edilmesi, onarılması ve yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzeri. (2) Delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyen evrak imha işlemine 3 kişiden oluşan ayıklama ve imha komisyonunca karar verilir. Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP 11

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ İmha listesinin düzenlenmesi MADDE 38 – (1) İmha edilecek malzeme için, bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim yılı, mahiyeti, tarihi ve sayı numarası esas alınmak suretiyle iki nüsha olarak imha tutanağı hazırlanır. (2) Başkaları tarafından görülüp okunması mahsurlu olan gizli evrak ve malzeme özel makinelerde, okunmayacak şekilde imha edilir. (3) İmhasına karar verilen malzeme kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. 12 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Saklama işlemi MADDE 39 – (1) Saklama işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarih sırasına göre bir araya getirilir. b) Üzerinde yalnızca ay olup, günü belli olmayan evrak, sıralamada bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konur. c) Her klasör içinde yer alacak evraka 1’den başlamak üzere sıra numarası verilir. ç) Her bir klasör içerisine, o klasöre konulan evrakın dökümünü gösteren bir "dosya fihristi" konur. d) Klasörün üzerine işlem yılı yazılır. e) Hazırlanan klasörler madeni raflara veya dolaplara tasnif planına uygun olarak yerleştirilir. f) Özelliği olan dokümanlar ayrı bir tasnif sistemine tabi tutulur. g) Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır. 13 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Dokümanın korunması MADDE 40 – (1) Dokümanların korunmasında aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir: a) Ciltlenmesi gereken belge ve defterler ciltlenerek muhafaza edilmeli; toplu iğne ve benzeri gibi zamanla pas yapan şeyler kullanılmamalıdır. b) Arşiv malzemesi kapalı dolaplarda saklanmalı ve zarar görmemesi için her türlü önlem alınmalıdır. 14 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Saklama süresi MADDE 41 – (1) Arşivlenen malzemeden yazışma evrakı 5 yıl süreyle, muhasebe evrakı 10 yıl süreyle saklanır. Özelliği olan (karar defteri, sicil kayıtları, muhasebe defterleri, personel dosyaları ve benzeri) kayıt ve dokümanlar sürekli saklanır. Saklama süresi özel! “ESNAF VE SANATK RLAR ODALARI TARAFINDAN YAPILACAK KURS VE SINAVLARIN ESAS VE USULLERİNE İLİŞKİN YÖNERGE” Yazılı ve uygulamalı sınav evrakının saklanması MADDE 20 - (1) Yazılı ve uygulamalı sınavlarla ilgili evrakın tümü oda tarafından 5 yıl süre ile saklanır ve bu süre sonunda bir tutanağa bağlı olarak imha edilir. Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP 15

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Arşiv hizmetleri ile ilgili işlemlerde çözüm üretemediğiniz konularda aşağıda künyesi verilen yönetmelikten faydalanabilirsiniz. “DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK” Resmî Gazete: 16. 5. 1988/19816 16 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ DEMİRBAŞLAR VE YAPILACAK İŞLEMLER 17 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Demirbaş: Belirli bir hizmete tahsis amacıyla edinilen, belli bir süreye tâbi olmaksızın uzun süre kullanılabilen ve kullanılmakla yok olmayan, taşınırlara denir. (makineler, otomobil, masa vs. ) 18 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ Tüketim Malzemeleri: Belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen malzemelere denir. (kırtasiye malzemeleri, akaryakıt vs. ) 19 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ ALIMDA YAPILACAK İŞLEMLER: • SAĞLAM VE EKSİKSİZ OLARAK TESLİM ALINIR. • KURULUMU VEYA HİZMETE ALINMASI SERVİSİ TARAFINDAN YAPILIYOR İSE SERVİSE HABER VERİLİR. • DEMİRBAŞ DEFTERİNE KAYIDI YAPILIR. • DEMİRBAŞ NUMARASI UYGUN BİR YERE YAZILIR. (GÖRÜNÜMÜ BOZMAYACAK ŞEKİLDE OLMALIDIR. ) 20 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ 21 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ 1 Kolçaklı Sandalye 2 3 20 2011/12 16/12/2011 Y. K. Kararı 1. 200. - 22 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ DÜŞÜMDE YAPILACAK İŞLEMLER: • Kullanılamaz durumda olduğunun tespit edilmesi. (servis raporu veya kurulacak komisyon tutanağı. ) • Demirbaştan düşmesi için Yönetim Kurulu kararının alınması. • Hurdanın maddi değeri var ise paraya çevrilir ve mali raporlara yansıtılır. • İmha edilmiş veya satılmış ise bu işlemlerin tutanak ile tespit edilmiş olması gerekir. 23 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP

İSTANBUL ESNAF VE SANATKARLAR ODALARI BİRLİĞİ DÜŞÜMDE YAPILACAK İŞLEMLER: • Demirbaş defterinin ilgili bölümlerinin doldurulması. YARARLANILAN KAYNAKLAR: • 31 Aralık 2007 Tarih ve 26743 (2. Mükerrer) sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “ESNAF VE SANATK RLAR MESLEK KURULUŞLARI MUAMELAT YÖNETMELİĞİ” • Yine aynı resmi gazetede yayımlanan “ESNAF VE SANATK RLAR MESLEK KURULUŞLARI MUHASEBE YÖNETMELİĞİ” • 31/12/2005 tarihli ve 26040 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “MADDİ DURAN VARLIKLARA İLİŞKİN TÜRKİYE MUHASEBE STANDARDI (TMS 16) HAKKINDA TEBLİĞ (SIRA NO: 15)” 24 Uzm. Öğr. Muzaffer GARİP