STAKEHOLDERS PROYEK Proyek dan Stakeholder Stakeholder memiliki berbagai

STAKEHOLDERS PROYEK

Proyek dan Stakeholder

• Stakeholder memiliki berbagai tingkat tanggung jawab dan wewenang ketika berpartisipasi dalam suatu proyek. Level ini bisa berubah selama siklus hidup proyek. • Beberapa stakeholders juga dapat mengurangi keberhasilan proyek, baik secara pasif maupun aktif. • Stakeholder ini membutuhkan perhatian manajer proyek selama siklus hidup proyek • Identifikasi stakeholders adalah proses berkelanjutan sepanjang seluruh siklus hidup proyek. • Mengidentifikasi pemangku kepentingan, memahami tingkat pengaruh relatif mereka pada suatu proyek, dan menyeimbangkan tuntutan, kebutuhan, dan harapan mereka sangat penting untuk keberhasilan proyek. • Kegagalan untuk melakukannya dapat menyebabkan keterlambatan, kenaikan biaya, masalah tak terduga, dan konsekuensi negatif lainnya termasuk pembatalan proyek

Contoh Stakeholder • Sponsor adalah orang atau kelompok yang menyediakan sumber daya dan dukungan untuk proyek dan bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek. • Sponsor mungkin eksternal atau internal manajer proyek organisasi • Dari konsepsi awal hingga penutupan proyek, sponsor mempromosikan proyek. Ini termasuk melayani sebagai juru bicara manajemen tingkat yang lebih tinggi untuk mengumpulkan dukungan • Sponsor memimpin proyek dimulai secara resmi, dan memainkan peran penting dalam pengembangan awal ruang lingkup. • Untuk masalah yang berada di luar kendali manajer proyek, sponsor bertindak sebagai jalur eskalasi. • Sponsor juga dapat terlibat dalam masalah penting lainnya seperti otorisasi perubahan dalam ruang lingkup, tinjauan akhir fase, dan keputusan go / no-go ketika risiko sangat tinggi

• Custumers and Users. Pelanggan adalah orang atau organisasi yang akan menyetujui dan mengelola produk, layanan, atau hasil proyek. Pengguna adalah orang atau organisasi yang akan menggunakan proyek produk, layanan, atau hasil. • Pelanggan dan pengguna mungkin internal atau eksternal dari organisasi dan mungkin juga ada di beberapa lapisan. Misalnya, pelanggan untuk produk farmasi baru dapat mencakup dokter yang meresepkannya, pasien yang menggunakannya dan perusahaan asuransi yang membayarnya. • Dalam beberapa area aplikasi, pelanggan, dan pengguna adalah identik, sedangkan di yang lain, pelanggan merujuk pada entitas memperoleh produk proyek, dan pengguna merujuk pada mereka yang akan langsung memanfaatkan produk proyek.

• Seller, juga disebut vendor, pemasok, atau kontraktor, adalah perusahaan eksternal yang masuk ke dalam perjanjian kontrak untuk menyediakan komponen atau layanan yang diperlukan untuk proyek. • Business Partner adalah organisasi eksternal yang memiliki hubungan khusus dengan perusahaan, kadang-kadang diperoleh melalui proses sertifikasi. Mitra bisnis menyediakan spesialisasi keahlian atau mengisi peran tertentu seperti instalasi, penyesuaian, pelatihan, atau dukungan. • Organization Group adalah pemangku kepentingan internal yang dipengaruhi oleh kegiatan dari tim proyek. Contoh berbagai elemen bisnis organisasi yang mungkin terpengaruh proyek ini meliputi pemasaran dan penjualan, sumber daya manusia. Kelompok-kelompok ini mendukung lingkungan bisnis tempat proyek dilaksanakan, dan dipengaruhi oleh kegiatan proyek • Functional Manager adalah individu kunci yang memainkan peran manajemen di dalam area administratif atau fungsional bisnis. • Other Stakeholders. Pemangku kepentingan tambahan, seperti entitas pengadaan, lembaga keuangan, regulator pemerintah, ahli materi pelajaran, konsultan, dan lainnya, mungkin memiliki kepentingan finansial proyek, berkontribusi input ke proyek, atau memiliki minat pada hasil proyek.

Predictive Life Cycle • Siklus hidup prediktif (juga dikenal sebagai fully-plan driven) adalah siklus di mana ruang lingkup proyek, waktu serta biaya yang diperlukan untuk memberikan ruang lingkup itu, ditentukan sedini mungkin dalam siklus hidup proyek. • Proyek-proyek ini berlanjut melalui serangkaian fase berurutan atau tumpang tindih, dengan setiap fase umumnya berfokus pada subset kegiatan proyek dan proses manajemen proyek. • Pekerjaan yang dilakukan di setiap fase biasanya berbeda sifatnya dengan fase sebelumnya dan selanjutnya, oleh karena itu, keterampilan yang dibutuhkan oleh tim proyek dapat bervariasi dari fase ke fase.

PERENCANAAN PROYEK

PROSES PROYEK Proses proyek dilakukan oleh tim proyek dengan interaksi stakeholders umumnya terdiri dari dua kategori utama: • Proses manajemen proyek. Proses ini memastikan aliran efektif proyek di seluruh siklus hidupnya. Prosesproses ini mencakup alat dan teknik yang terlibat dalam menerapkan keterampilan dan kemampuan • Proses yang berorientasi produk. Proses ini menentukan dan membuat produk proyek. Berorientasi pada produk proses biasanya ditentukan oleh project life cycle

Interaksi Proses Manjemen Proyek

Project Boundaries

THE PREMILIMINARY PROJECT PLAN (PPP) • Pendahuluan Perencanaan Proyek adalah langkah awal, sumber daya, biaya dan jadwal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. • PPP adalah dokumen internal sehingga tidak perlu ditunjukkan kepada user

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) • Kunci berbagai rencana adalah memecah kegiatan yang diperlukan ke dalam sebuah bagian yang lebih kecil. • Rincian Struktur Kerja diawalai degan menyusun komponen-komponen utama proyek. • WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top down dan secara hierarki menerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan dengannya.

ILUSTRASI WBS • Structure Diagram

ILUSTRASI WBS. . . • Hierarki

KEUNTUNGAN MODEL WBS • Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan • Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasi sumber daya, menyusun jadwal dan menghitung biaya • Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun proyek

SISTEM PENOMORAN WBS • Level 0 adalah Judul Proyek “ 0. 0” • Pada Level 1 masing-masing item diberi nomor “N. 0” Contoh: “ 1. 0” ; “ 2. 0” • Pada Level 2 dibawah item “N. 0” pada Level 1 diberi nomor “N. 1”, “N. 2”, dst Contoh: Dibawah level 1 item yang bernomor “ 2. 0” diberi nomor “ 2. 1”, ” 2. 2”, . . . , dst • Pada Level 3 ditambahkan titik dan digit dari nomor di Level 2. Contoh: dibawah “ 2. 1” diberi nomor “ 2. 1. 1”, ” 2. 1. 2”, . . . , dst

CONTOH STRUKTUR WBS • Proyek Pembangunan Intranet

FLOW TIME • Daftar pekerjaan pada WBS akan dapat memperkirakan waktu untuk menyelesaikannya • Beberapa model pendekatan untuk perkiraan waktu yang diperlukan: 1. Most Optimistic: Merupakan waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan segala sesuatu berjalan lancar dan sempurna 2. Most Likely: Merupakan waktu yang dibutuhkan pada kondisi kebanyakan, tipikal dan normal 3. Most Pessimistic: Merupakan waktu yang dibutuhkan kerika keadaan paling sulit terjadi

PERT (Program Evalution Review Technique) • Adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalab, mengatur dan mengjoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada dalam suatu proyek • Tujuannya adalah pencapaian taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalan penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek

METODOLOGI PERT • Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek • Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone) • Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan

Aturan Diagram PERT • Satu kegiatan hanya boleh diwakili satu anak panah • Tidak ada 2 kegiatan yang ditunjukkan oleh ekor kejadian dan kepada kejadian yang sama. • Untuk mengatasi masalah seperti di atas dibuat kegiatan dummy : (tidak ada)

BAGAN JARINGAN • Kegiatan A dan B merupakan kegiatan Pendahuluan • Kegiatan C dikerjakan setelah kegiatan A • Kegiatan D dikerjakan setelah kegiatan B • Kegiatan E dikerjakan setelah kegiatan C dan D

Langkah Melakukan Perencanaan dengan PERT • Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone). • Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan. • Membuat suatu diagram jaringan (network diagram). • Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas • Menetapkan suatu jalur kritis (critical path), yaitu : ES – Early Start EF – Early Finish LS – Latest Start LF – Latest Finish

KARAKTERISTIK PERT • Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.

MANFAAT PERT • Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek. • Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan. • Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek. • Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan. • Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

CONTOH DIAGRAM PERT • • Kegiatan A, B, C kegiatan bersama Kegiatan A mendahului kegiatan D Kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G Kegiatan B dan C mendahului kegiatan G Kegiatan D dan E mendahului kegiatan H dan J Kegiatan F mendahului kegiatan I Kegiatan G mendahului J

• • Jalur A, D, H = 10 + 22 + 8 = 40 Jalur A, D, J = 10 + 22 + 15 = 47 Jalur B, E, H = 8 + 27 + 8 = 45 Jalur B, E, J = 8 + 27 + 15 = 50 → Jalur kritis Jalur B, F, I = 8 + 27 + 20 = 35 Jalur B, G, J = 8 + 15 = 38 Jalur C, G, J = 12 + 15 = 42

CRITICAL PATH METHOD/ Metode Jalur Kritis (CPM) • CPM adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan. • CPM merupakan analisis jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan

Ciri Jalur Kritis • Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses. • Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya. • Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.

Teknik Menggunakan CPM • Buat daftar semua aktifitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan project. • Buat daftar waktu yang diperlukan oleh masing-masing aktifitias tersebut untuk menyelesaikan tugasnya. • Buat daftar ketergantungan antara aktifitas tersebut dalam project.

Beda PERT & CRM • PERT digunakan pada perencanaan dan pengendalian proyek yang belum pernah dikerjakan, sedangkan CPM digunakan untuk menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas yang sudah pernah dikerjakan sehingga data, waktu dan biaya setiap unsur kegiatan telah diketahui oleh evaluator.