SRELER TANIMLAMA FORMU Ana Srecin Ad Harcama Biriminin
İŞ SÜREÇLERİ TANIMLAMA FORMU
� Ana Sürecin Adı: Harcama Biriminin çalışma yönergesinde belirtilen sıra ile Başkanlık adının sonuna “ana süreci” ifadesi getirilerek oluşturulur. Harcama Birimine direkt bağlı birimler için “Doğrudan Yönetim Süreci” ifadesi kullanılmalıdır � Ana Süreç No: Süreç Hiyerarşisi/Süreçlerin Numaralandırılması bölümünde belirtilen şekilde Ana süreç numarası verilerek oluşturulmalıdır. � Sürecin Adı: Başkanlığa bağlı birimlerin adının sonuna “süreci” ifadesi getirilerek oluşturulmalıdır. � Süreç No: Süreç Hiyerarşisi/Süreçlerin Numaralandırılması bölümünde belirtilen şekilde Süreç numarası verilerek oluşturulmalıdır. � Sürecin Sahibi: Süreç konusunda karar verme ve iyileştirme yetkisi olan personelin görev unvanı yazılmalıdır. � Sürecin Amacı: Bu sürecin varoluş sebebi bir cümle ifade edilmelidir. Örnek: Ana Süreç No: 6 Ana Süreç Adı*: Destek Hizmetleri Ana Süreci Süreç No: 6. 2 Süreç Adı**: Mali Hizmetler Sürecin Sahibi: Mali Hizmetler Birim Uzmanı Sürecin Amacı: Müdürlüğümüz ve bağlı birimlerinde yönerge kapsamında kendisine tanımlanan tüm mali iş ve işlemlerin planlanması, yürütülmesi ve kontrol edilmesini sağlamak
� Alt Süreç Adı: Başkanlığa bağlı birimlerin işlerinin adının sonuna “alt süreci” ifadesi getirilerek oluşturulmalıdır. � Alt Süreç No: Süreç Hiyerarşisi/Süreçlerin Numaralandırılması bölümünde belirtilen şekilde alt süreç numarası verilerek oluşturulmalıdır. � Sürecin Girdileri: Alt sürecin başlamasına esas teşkil eden bilgi, belge vb. ifade edilmelidir. � Sürecin Çıktıları: Alt sürecin sonucunda ne elde edildiği ifade edilmelidir. � Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Alt süreçte belirtilen işin bir yıl içerisinde kaç kez gerçekleştirildiği sayı ile ifade edilmelidir. Eğer iş talebe istinaden gerçekleştiriliyor ve düzenli periyotlarda değil ise “Sürekli” ifadesi kullanılmalıdır. � Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Alt süreçte belirtilen işin bir yıl içerisinde hangi dönemlerde gerçekleştirildiği yazı ile ifade edilmelidir. Eğer iş talebe istinaden gerçekleştiriliyor ve düzenli periyotlarda değil ise “Sürekli” ifadesi kullanılmalıdır. Örnek: Alt Süreç No: 6. 2. 1 Alt Süreç Adı***: Kamu sağlık tesislerinin bütçe ve yatırım tekliflerinin hazırlatılması ve Bakanlığa sunulması, ilgili mevzuat çerçevesinde kamu sağlık tesislerinin gelirlerinin tahakkuk ettirilmesi, gelir ve alacakların takip ve tahsili ile harcama işlemleri ve muhasebe hizmetlerinin yürütülmesi, bütçe taleplerinin konsolide edilerek, gerçekleşmelerinin takip edilmesine ilişkin iş ve işlemlerinin yürütülmesi alt süreci Alt Sürecin Girdileri: Analitik Bütçe Alt Sürecin Çıktıları: Rapor Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Yılda 1 Kez Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Her yılın son 3 ayı (Ekim-Kasım-Aralık)
� İş Adımı: Alt Süreç ifadesinde belirtilen işin adım nasıl yapıldığı maddeler halinde ifade edilmelidir. İş adımı en ez 3 adımdan oluşmalı 3 adımdan daha az iş adımı olmamalıdır. � İş Adımı No: Süreç Hiyerarşisi/Süreçlerin Numaralandırılması bölümünde belirtilen şekilde iş adımı numarası verilerek oluşturulmalıdır. � İş Adımını Gerçekleştiren Personelin Unvanı: İş adımını gerçekleştiren personelin görev unvanı yazılmalıdır. � İş Adımı İçerisinde Kullanılan Doküman ya da Sistem Adı: İş adımı içerisinde kullanılan doküman ya da sistem ifade edilmelidir. Fiziki dokümanın uzun adı, Sistemin kısaltmalarla ifade edilen adı kullanılmalıdır. � İş Adımının Gerçekleştirilme Süresi: İş adımı ne kadar sürede gerçekleştirildiği ifade edilmelidir. Bilgi belge gelmesi gibi süresi belirtilemeyecek iş adımları “Anlık” olarak yazılmalıdır. Örnek: İş Adımı No 6. 2. 1. 1 6. 2. 1. 2 6. 2. 1. 3 İş Adımı**** Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından her yılın son 3 ayında yayınlanan Bütçe Uygulama Rehberi doğrultusunda bağlı hastanelerin ve müdürlüğün bütçe hazırlık çalışmalarının yapılması Kamu sağlık tesislerinin bütçelerinin hazırlık çalışmalarının ilgili hastane müdürü tarafından yapılarak müdürlüğümüze gönderilmesi Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından onaylanan bütçeler çıktı alınarak Sağlık Tesislerince Müdür ve Başhekim tarafından imzalanıp İl Sağlık Müdürü onayına sunulması İş Adımını Gerçekleştiren Personelin Unvanı***** İş Adımı İçerisinde Kullanılan Doküman ya da Sistem Adı İş Adımının Gerçekleştirilme Süresi Mali Hizmetler Analitik Bütçe Birim Uzmanı 1 Ay Mali Hizmetler Analitik Bütçe Birim Personeli Anlık Destek Hizmetleri Başkanı 1 İş Günü EBYS
İŞ SÜREÇLERİ TANIMLAMA FORMU Doküman Kodu: İÇK-FR-03 Yayın Tarihi: 01/01/2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 01/01/2021 Harcama Birimi Adı: Açıklama Ana Süreç No: 6 Ana Süreç Adı*: Destek Hizmetleri Ana Süreci Süreç No: 6. 2 Süreç Adı**: Mali Hizmetler Sürecin Sahibi: Mali Hizmetler Uzmanı Sürecin Amacı: Müdürlük ve bağlı birimlerinin harcama kalemlerine ilişkin ödemeleri yapmak kayıt altına almak ve raporlama çalışmalarını yürütmek. Alt Süreç Adı***: Kamu sağlık tesislerinin bütçe ve yatırım tekliflerinin hazırlatılması ve Bakanlığa sunulması, ilgili mevzuat çerçevesinde kamu sağlık tesislerinin gelirlerinin tahakkuk ettirilmesi, gelir ve alacakların takip ve tahsili ile Alt Süreç No: 6. 2. 1 harcama işlemleri ve muhasebe hizmetlerinin yürütülmesi, bütçe taleplerinin konsolide edilerek, gerçekleşmelerinin takip edilmesine ilişkin iş ve işlemlerinin yürütülmesi alt süreci Alt Sürecin Girdileri: Analitik Bütçe Alt Sürecin Çıktıları: Rapor Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Sayısı: Yılda 1 Kez Alt Sürecin Yıl İçerisinde Tekrarlanma Dönemi: Her yılın son 3 ayı (Ekim-Kasım-Aralık) İş Adımı No 6. 2. 1. 1 6. 2. 1. 2 6. 2. 1. 3 İş Adımı**** İş Adımını İş Adımı İçerisinde İş Adımının Gerçekleştiren Kullanılan Gerçekleştiril Personelin Doküman ya da Sistem me Süresi Unvanı***** Adı Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından her yılın son 3 ayında Mali Hizmetler Analitik Bütçe yayınlanan Bütçe Uygulama Rehberi doğrultusunda bağlı hastanelerin ve müdürlüğün Birim Uzmanı bütçe hazırlık çalışmalarının yapılması Kamu sağlık tesislerinin bütçelerinin hazırlık çalışmalarının ilgili hastane müdürü Mali Hizmetler Analitik Bütçe tarafından yapılarak müdürlüğümüze gönderilmesi Birim Personeli Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından onaylanan bütçeler çıktı alınarak Sağlık Destek EBYS Tesislerince Müdür ve Başhekim tarafından imzalanıp İl Sağlık Müdürü onayına Hizmetleri sunulması Başkanı 1 Ay Anlık 1 İş Günü
GÖREV TANIMI OLUŞTURMA FORMU
Görev Tanımının Yöntemi; � Görev tanımı oluşturulurken kadro unvanları değil görev unvanları dikkate alınmalıdır. � İş Süreçleri Tanımlama Formundaki iş adımını gerçekleştiren personel için doldurulmalıdır.
� 1. Görev Unvanı; Görev tanımı yapılacak olan personelin görev unvanı yazılacaktır. Örneğin; Mali Hizmetler Birim Personeli (Memur, VHKİ) veya Mali Hizmetler Birim Personeli(Tekniker, Teknisyen) � 2. Başkanlık ve Birim; Görev unvanının bağlı olduğu Başkanlık ve birim yazılacaktır. � 3. Görevin Kısa Tanımı; Tek cümlelik bir paragraf olacaktır. En önemli görevleri özetleyen ortalama 5 -6 satırdan oluşan bir cümle yazılacaktır. Ø Ø Ø Cümle sonları; Yönetici unvanı için; “ilgili faaliyetleri planlamak, koordine etmek ve denetlemek. ” şeklinde, Birim sorumlusu için; “ilgili faaliyetleri yürütmek” şeklinde, Birim personeli için; “ilgili faaliyetleri yapmak” şeklinde bitirilecektir. Sekretarya için; “iletmek, bağlantılarını yapmak, yürütmek” şeklinde bitirilecektir. Destek personeli için; “takibini yapmak, dağıtımını yapmak, servis yapmak, yerine getirmek” şeklinde bitirilecektir. Örnek: Birim Personeli için; “Adana İl Sağlık Müdürlüğü yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak” biriminin yönergedeki iş ve işlemleri kapsamında kendisine tanımlanan ilgili faaliyetleri yapmak.
� 4. Görev ve Sorumlulukları; Bu bölümde, görev unvanının görev ve sorumlulukları önem sırasına göre genelden özele doğru yazılacaktır. Cümle sonları -mek, -mak olarak bitirilecektir. Örnek: Birim Personeli için; � Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. � Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. � 5. Yetkiler; Bu bölümde, görev unvanının yetkileri önem sırasına göre yazılacaktır. Örnek: Birim Personeli için; � Birim Personeli için yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. � Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanmak.
6. En Yakın Yöneticisi; Bu bölüme organizasyon şemasında bağlı olunan ilk yöneticinin görev unvanı yazılacaktır. Örnek: Birim Personeli için; Birim Uzmanı 7. Altındaki Bağlı Görev Unvanları; Bu bölüme organizasyon şemasında kendisine bağlı ilk görev unvanı/unvanları yazılacaktır. Örnek: � Başkan İçin; Başkan Yardımcısı, Birim Uzmanı, Birim Personeli, Destek Personeli � Birim Uzmanı İçin; Birim Personeli, Destek Personeli
8. Bu Görevde Çalışanda Aranan Nitelikler; Bu bölümde, varsa görev unvanı için aranan nitelikler belirtilecektir. Örnek: Birim Personeli için; � 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun’unda ve/veya ilgili mevzuatta belirtilen genel niteliklere sahip olmak. � Tercihen ……… konularında sertifika sahibi olmak.
� Eğitim: Bu görev unvanı için gerekli eğitim düzeyi yazılacaktır. Örnek: Yükseköğrenim kurumlarının dört yıllık bir bölümünü bitirmiş olmak. � Yabancı Dil: Görevin gerektirdiği yabancı dil düzeyi belirtilecektir. Örnek: Yaptığı görevin gerektirdiği düzeyde bir yabancı dil bilgisine sahip olmak. � Deneyim: Gerekli görev deneyimi yazılacaktır. Örnek: Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli görev deneyimine sahip olmak. � Özel Bilgi/Beceri: Görev unvanı için gerekli özel bilgi ve nitelikler belirtilecektir. Örnek: Faaliyetlerini en iyi şekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak.
9. Çalışma Koşulları; Bu bölümde, unvana ait çalışma koşulları belirtilecektir. Ø Çalışma Ortamı: Ağırlıklı olarak çalışmaların gerçekleştirildiği ortam yazılacaktır. Örnek: Büro/Atölye/Depo/Açık hava ortamında çalışmak. Ø Çalışma saatleri: Çalışmaların normal (Kurumun tabi olduğu) çalışma saatleri ya da vardiyalı düzene uygun olarak yapıldığı yazılacaktır. Örnek: Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. Ø Fazla Mesai: Çalışma saatleri dışında yapılması gereken çalışmalar varsa yazılacaktır. Örnek: Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Ø Seyahat Durumu: Görev gereği seyahat edilmesi gerekiyorsa yazılacaktır. Örnek: Görevi gereği seyahat etmek
GÖREV TANIMI OLUŞTURMA FORMU Doküman Kodu: İÇKFR-04 Yayın Tarihi: 01/01/2020 Revizyon No: Revizyon Tarihi: 01 01/01/2021 Harcama Birimi Adı: Açıklama 2020 -2021 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı E. 2. 6. 6 eylemi için doldurulacaktır. (bknz: Görev Tanımı Oluşturma Rehberi) Bu form İş Süreçleri Tanımlama Formunda iş adımını gerçekleştiren personel için doldurulacaktır. Görev Unvanı Başkanlık ve Birim Görevin Kısa Tanımı Görev ve Sorumlulukları Mali Hizmetler Birim Personeli (Memur, VHKİ) Destek Hizmetleri Başkanlığı/ Mali Hizmetler Birimi Müdürlüğümüz yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak birimin yönergedeki iş ve işlemleri kapsamında kendisine tanımlanan faaliyetleri yürütmek • Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak. • Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. • Yaptığı görevin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen görevin kalitesini kontrol etmek • Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Yetkileri • En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı Görev Unvanları Bu Görevde Çalışanda Aranan Nitelikler Eğitim Yabancı Dil Mali Hizmetler Birim Uzmanı Mali Hizmetler Destek Personeli Birim Personeli için yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. • Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanmak. Deneyim Özel Bilgi / Beceri Çalışma Koşulları Çalışma Ortamı Çalışma Saatleri En az lise mezunu olmak Yaptığı görevin gerektirdiği düzeyde bir yabancı dil bilgisine sahip olmak. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli görev deneyimine sahip olmak. Kamu İhale mevzuatı konusunda sertifika sahibi olmak. Büro ortamında çalışmak. Normal çalışma saatleri içinde görev yapmak. Fazla Mesai Gerektiğinde normal çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Seyahat Durumu Görevi gereği seyahat etmek
İŞ TAKVİMİ FORMU
� Bu form Birim düzeyinde hazırlanacaktır. � İlgili iş için çalışma yapılması öngörülen ay(lar) "X" ile işaretlenecektir. � * Bir birimde yıl içerisinde yapılan işler yazılacaktır. (Günlük olarak yapılan işler hariç) � ** 1. çeyrekte 13. 6. 1 eylemine eklenen bu formun sonuç alanı 4. çeyrekte doldurularak 13. 6. 2 eylemine eklenecektir. Bu alana, ilgili iş planlanan tarihte tamamlandı ise Tamamlandı yazılmalı; tamamlanmadı ise Tamamlanmama gerekçesi belirtilmelidir.
İŞ TAKVİMİ Doküman Kodu: İÇK-FR-10 Yayın Tarihi: 01/01/2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 01/01/2021 Harcama Birimi Adı: Daire Başkanlığı / Başkanlık Adı: Destek Hizmetleri Başkanlığı Birim Adı: Mali Hizmetler Birimi Açıklama 2021 - 2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı E. 13. 6. 1 ve E. 13. 6. 2 eylemleri için doldurulacaktır. Bu form Birim düzeyinde hazırlanacaktır. Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık * Bir birimde yıl içerisinde yapılan işler. (Günlük olarak yapılan işler hariç) Ocak İlgili iş için çalışma yapılması öngörülen ay(lar) "X" ile işaretlenecektir. X X X X X X ** 1. çeyrekte 13. 6. 1 eylemine eklenen bu formun sonuç alanı 4. çeyrekte doldurularak 13. 6. 2 eylemine eklenecektir. Bu alana, ilgili iş planlanan tarihte tamamlandı ise Tamamlandı yazılmalı; tamamlanmadı ise Tamamlanmama gerekçesi belirtilmelidir. İşin Adı* Müdürlük personelinin mutemetlik işlemlerini yürütmek. İl ve İlçe Sağlık Müdürlükleri ile birinci basamak sağlık kurum ve kuruluşlarının nöbet ücretleri ile ek ödeme uygulamalarını takip etmek, performans ölçütlerini geliştirmek ve sürekliliğini sağlamak, ek ödeme ilgili diğer iş ve işlemleri yapmak. İç kontrol iş ve işlemlerini yürütmek. X X Sonuç** (Gerçekleşme Durumu)
ÜÇ AYLIK DURUM RAPORUNUN HAZIRLANMASI
�Başkanlık düzeyinde görev alanı ile ilgili Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanacaktır. �Sorumlu Birim: İl Sağlık Müdürlüklerinin tüm Başkanlıkları (Üç Aylık Durum Raporunu Her Başkanlık Ayrı olacak şekilde hazırlayacaktır. ) �Tamamlama Tarihi: 1. 2. 3. 4. Çeyrek Dönem
�Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Kadro Standartları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönerge’ de
- Slides: 26