Sre Modelleme ve Kamuda Analizi Taner ERASLAN Deneti

Süreç Modelleme ve Kamuda İş Analizi Taner ERASLAN – İç Denetçi https: //facebook. com/mevzuatdoktoru/ teraslan 76@gmail. com

NELER PAYLAŞACAĞIZ? 1. 2. 3. 4. Süreç Modelleme Nedir? Süreç Modellemede 5 N-1 K Tekniği Süreç Modellemede Yazılım Kullanılması Kamuda İş Analizi 4. 1. İş Analizi Yapılacak Alanların ve Kısıtlarının Belirlenmesi 4. 2. İş Analizi Aşamaları 4. 2. 1. Temel Kontrol Çalışması 4. 2. 1. 1. Anlaşılabilirlik Kontrolü 4. 2. 1. 2. Sembollerin ve Standartların Kontrolü 4. 2. 2. Mükerrerlik kontrolü 4. 2. 3. Boşluk analizi 4. 2. 4. Mevzuata Uygunluk Kontrolü 4. 2. 5. Verimlilik ve kalite kontrolünün yapılması

SÜREÇ MODELLEME NEDİR? “Organizasyonel birlikte çalışabilirlik kapsamında, kurumlara ait iş süreçlerinin ilişkili diğer kurumları da içerecek şekilde modellenmesiyle ilgilenilir ve kurumların amaçları ile teknik altyapıyı şekillendiren uygulama ve sistemler arasında bütünlük, diğer bir ifadeyle, paylaşılan bilginin daha etkin olarak değişimini sağlayacak şekilde oluşturulmuş iş süreçleri ve buna uygun kurumsal yapılanma hedeflenir. Ayrıca, süreçlerin yeniden mühendisliği, kurum içi ve kurumlar arasında iş akış yönetimi, süreç ve hizmetler için ihtiyaçların belirlenmesi gibi konuları içerir.

SÜREÇ MODELLEME NEDİR? Kamu hizmet süreçlerinin modellenmesi, kurum içi ve kurum dışı birimlerle etkileşimin ve süreç kapsamındaki rol ve sorumlulukların ortaya konmasını kapsamaktadır. Süreç Modelleme; -İsim, amaç, hedef kitle, sürecin başlama ve bitiş koşulları, girdi ve çıktıları, süreç kapsamındaki roller, aktiviteler ve iş kuralları gibi bilgileri içerecek şekilde kurumların süreç tanımlama sırasında kullanacakları asgari standart alanlar belirlenecektir -Süreçlerin herhangi bir aşamasında kullanılan kurumsal bilgi varlıklarının (sayısal ve sözel verilerin) atomik seviyede analizi, kullanım seviyelerinin belirlenmesi (gizlilik seviyesi, stratejik önemi, paylaşılabilirlik vb. ) ve tanımlanması,

Süreç Modellemede 5 -N ve 1 -K Yaklaşımı

MEMUR ALIM İŞLEMLERİ NASIL YÜRÜTÜLMEKTEDİR? Memur Alım İşlemlerini Yürütmek 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 50 nci maddesinin birinci fıkrasında; "Devlet kamu hizmet ve görevlerine Devlet memuru olarak atanacakların açılacak Devlet memurluğu sınavlarına girmeleri ve sınavı kazanmaları şarttır. " hükmüne, ikinci fıkrasında ise; "Sınavların yapılmasına dair usul ve esaslar ile sınava tabi tutulmadan girilebilecek hizmet ve görevler ve bunların tabi olacağı esaslar Devlet Personel Başkanlığınca hazırlanacak bir genel yönetmelikle düzenlenir. " hükmüne yer verilmiştir. Diğer taraftan, 03/05/2002 tarihli ve 24744 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu Görevlerine İlk Defa Atanacaklar İçin Yapılacak Sınavlar Hakkında Genel Yönetmeliğin 7 nci maddesinde; "Kamu kurum ve kuruluşlarının personel ihtiyacı göz önünde bulundurularak KPSS'nin yapılacağı tarihler, DPB ve ÖSYM tarafından birlikte belirlenir. ÖSYM, KPSS tarihi, başvuru tarihi ve başvurunun ne şekilde ve nereye yapılacağını Resmî Gazete'de ve Türkiye genelinde yayınlanan en yüksek tirajlı ilk üç gazetede farklı tarihlerde ilan vermek suretiyle duyurur. "

Memur alımında mevzuat olarak ne düzenlemeler var? - 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 50. maddesi ve Kamu Görevlerine İlk Defa Atanacaklar İçin Yapılacak Sınavlar Hakkında Genel Yönetmelik Memur alım işlemi ne zaman başlar? - İhtiyaç analizi sonucu ortaya çıkan memur ihtiyacına ilişkin atamaya yetkili amir tarafından kararı verilmesi Memur alım nasıl yapılır? -Öncelikle alım yapılacak personel müfettiş veya diğer unvanda mı çalışacak ona karar verilir. Memur alımına ilişkin ilan nerede yayımlanır? - Resmî Gazete'de ve Türkiye genelinde yayınlanan en yüksek tirajlı ilk üç gazetede farklı tarihlerde Memur alım işleminde kimler rol oynuyor? - Atamaya yetkili amir, ÖSYM, DPB, Memur alım işlemi niçin yapılıyor? - İhtiyaç analizinden kaynaklanıyor

1. Ne? ¨ Birim olarak hangi görevleri üstlendik? ¨ Hangi görevler/faaliyetler yerine getirilmekte, hangi hizmetler sunulmaktadır? ¨ Müdürlük çalışma yönetmeliğinde bulunmayan işler de yapılmakta mı? ¨ Temel/alt/detay süreçler belirlendi mi?

NE İŞ YAPIYORUZ? Süreç Başlıkları & İşin Tanımlanması ¨ Araç kiralama ve satınalma işlemlerini yürütülmesi ¨ Sıhhi müesseselerin ruhsatlandırılması ¨ Yetkili mercilerin kararları doğrultusunda belirlenen yerler dışında kurban kesilmesinin önlenmesi ¨ Mevsimlik çiçek, soğanlı bitkiler ve her türlü ağaç ve ağaççık temininin ve dikiminin yapılması Süreç Adımları & İşin Yürütülmesi ¨ Arızalı donanımın birimden bilgi işleme taşınması ¨ Su baskını nedeniyle ilgili kurumların bilgilendirilmesi ve uyarılması ¨ Teknik şartnamesinin hazırlanması

SÜREÇ BAŞLIKLARI

2. Niçin? Neden? (gizli soru: “Sonuç? ) ¨ İşin yapılması için yasal bir zorunluluk mu var? ¨ Bir başka kurumdan veya müdürlükten istenen bir iş mi? ¨ Yaptığımızda ne oluyor? ¨ Yapmazsak yaptırımı var mı? ¨ Yapıldığı zaman raporlanıyor mu?

3. Ne Zaman? : Organizasyonda değişim ve yeniden yapılanmaya “Ne Zaman” başlanması gerektiği bir zaman planlaması yapılarak ortaya konulmalıdır. Değişim ve yeniden yapılanma sürecinde tüm yapılacak işlemlerin kilometre taşlarının bir zaman akım şeması içerisinde gösterilmesi gereklidir. ¨ Mevzuatında öngörülen bir süre var mı? ¨ İdarece belirlenen bir süre var mı? ¨

4. Nasıl? : Organizasyon içerisinde değişimin “Nasıl” gerçekleştirileceğin ilişkin bir stratejik planlama yapılmalıdır. Stratejik plan-lama organizasyonun değişim ve yeniden yapılanma ile başarmak istediği ve ulaşmayı arzuladığı amaçları ve bunun nasıl yapılabileceğini ortaya koy bir planlama ve programlama aracıdır. ¨ Sürecin adımları neler? ¨ Standart form var mı? ¨ İzin, onay veya olur alınıyor mu? ¨ İşlemlerde alternatifler, yol ayrımları ve karar noktaları var mı?

5. Nereye : Organizasyonda değişim ve yeniden yapılanma reformu ile “Nereye” ulaşılmak istendiği öncelikle organizasyonun Vizyon Bildirisi içerisinde açık bir şeklde ortaya konulmalıdır. Stratejik planlama içerisinde ayrıca organizasyonda üstlenilen misyon ile “Nereye” ulaşılma istendiğinin açık ve anlaşılır olması gereklidir. ¨ Yazı veya işlem nereye gidiyor? ¨

6. Kim? : Organizasyonda değişimi “Kim” gerçekleştirecektir. ¨ Süreçte kimler sorumlu? ¨ İşlemin yürütülmesinde, hangi birim, kurum veya idarelerin sorumluluğu bulunuyor?

SÜREÇ MODELLEMEDE MICROSOFT VİSİO KULLANIMI Karmaşık bilgilerin görselleştirmesine, bilginin daha kolay araştırılmasına ve anlaşılmasına olanak sağlayarak, iletişimde kullanmanıza yardımcı olan bir grafik ve çizim uygulamasıdır. Visio ile, anlaşılması zor metin ve tabloları bir bakışta bilgileri açıklayan görsel diyagramlara dönüştürülebilmektedir. Süreç modelleme, inşaat ve mimari, kullanıcı arabirimi tasarımı, insan kaynakları yönetimi, proje yönetimi ve diğerleri dahil olmak üzere çeşitli diyagram ihtiyaçları için Visio modern şekiller ve şablonlar sağlamaktadır. İş süreçlerini görselleştirmek ve akıcılık kazandırmak, projeleri ve kaynakları izlemek, kuruluş şeması çizmek, ağ haritaları oluşturmak, inşaat alanlarını diyagrama dökmek ve sistemleri en iyi duruma getirmek için kullanabileceğiniz çok çeşitli şablonlar (iş süreci akış çizelgeleri, ağ diyagramları, iş akışı diyagramları, veritabanı modelleri ve yazılım diyagramları gibi) sağlamak için kullanılır.

Visio İlk Başlatıldığında;

İşleri Gerçekleştiren Birimlerin Gösterimi İşlevsel süreç şemalarında süreçte görev alması gereken birimlerin isimleri çizimden önce belirlenmelidir.

Süreç Şemalarında Başlangıç ve Bitiş Süreç şemalarının başlangıcı ve bitişi kenarları ovalleştirilmiş bir dikdörtgen ile gösterilir.

İşlem Gösterimi Süreç içinde eğer bir eylem bildiren bir aşama gösterilmek istenirse bunun için dikdörtgen kullanılır ve şeklin içine gerçekleştirilen işlem açıkça yazılır.

Karar ve Kontrol İşlemleri • Sorgulama, karar ve kontrol işlemlerini ifade etmek için resimdeki gösterim kullanılır. • Genelde soru cümleleri barındırırlar. • Bu işlem iki yönlüdür. Karar sonucu verilen yanıt işlemin takip yönünü belirler.

Açıklama Ekleme «Gözden Geçir» menüsünden, yeni açıklama tıklandığında işlem adımı için gerekli bilgilendirme kutusu gelmektedir. Açıklama kutusuna metin girildiğinde, sürüklenerek işlem adımıyla ilişkilendirilmektedir.

Sayfa Genişletmek Tasarım menüsünden «boyut» tıklanarak en alttaki «diğer sayfa boyutları açılır. Sayfa yapısından «sayfa boyutu» sekmesinden «Visio sayfayı gerektikçe genişletsin « işaretlenir.

4. 1. İş Analizi Yapılacak Alanların ve Kısıtlarının Belirlenmesi İŞ ANALİZİ YAPILACAK İŞ SÜRECİ Araçların Yakıt Kullanımının Kontrol Edilmesi İŞ ANALİZİ YAPILMASINA GEREK BULUNMAYAN İŞ SÜRECİ KESİN HESAP İŞLEMLERİNİN YÜRÜTÜLMESİ

4. 2. İş Analizi Aşamaları 4. 2. 1. Temel Kontrol Çalışması 4. 2. 1. 1. Anlaşılabilirlik Kontrolü

4. 2. 1. 2. Sembollerin ve Standartların Kontrolü

4. 2. 2. Mükerrerlik kontrolü - İdarece yapılan işlemlerde tekrar eden işlemler var mı? -Başka birimler de aynı işi yapıyor mu? - İşbirliği ve işbölümü etkin çalışıyor mu?

4. 2. 3. Boşluk analizi - Mevzuat açısından yapılması gereken işlemler yapılıyor mu?

4. 2. 4. Mevzuata Uygunluk Kontrolü -Faaliyetin yürütülmesine ilişkin yayımlanmış hukuki normlara uygunluk sağlanmakta mı?

4. 2. 5. Verimlilik ve kalite kontrolünün yapılması -Kaynaklar etkili, ekonomik ve verimli kullanılıyor mu?