SPORZDZANIE I UKAD PISMA WYCHODZCEGO Mariusz Mysiakowski Warszawski

SPORZĄDZANIE I UKŁAD PISMA WYCHODZĄCEGO Mariusz Mysiakowski Warszawski Uniwersytet Medyczny

PODSTAWY PRAWNE ü Wprowadzenie blankietów korespondencyjnych (papierów firmowych) w instytucji publicznej reguluje instrukcja kancelaryjna wprowadzana na mocy art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 roku (Dz. U. Nr 38, poz. 173), ü Zarządzenie Nr 4/2007 Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego z dnia 17 stycznia 2007 r. w sprawie: wprowadzenia "Instrukcji Kancelaryjnej" oraz "Instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum Akademii Medycznej w Warszawie" , ü Zarządzenie Nr 20/2009 Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego z dnia 2 marca 2009 r. w sprawie: wprowadzenia nowych wzorów papierów firmowych obowiązujących w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym,

OMÓWIENIE WZORÓW PAPIERÓW FIRMOWYCH 1. NAGŁÓWEK 2. STOPKA

OMÓWIENIE WZORÓW PAPIERÓW FIRMOWYCH 1. NAGŁÓWEK 2. STOPKA

OMÓWIENIE WZORÓW PAPIERÓW FIRMOWYCH 1. NAGŁÓWEK 2. STOPKA

OMÓWIENIE WZORÓW PAPIERÓW FIRMOWYCH 1. NAGŁÓWEK 2. STOPKA

PRZYKŁADOWE PISMO WYCHODZĄCE CZĘŚCI SKŁADOWE PISMA WYCHODZĄCEGO • blankiet korespondencyjny, • znaki powoławcze, • nagłówek - nazwa własna adresata, • tytuł sprawy, • powitalny zwrot grzecznościowy, • treść pisma wychodzącego, • pożegnalny zwrot grzecznościowy, • wykazanie ilości załączników, • podanie do wiadomości, • parafa referenta.

BLANKIET KORESPONDENCYJNY

ZNAKI POWOŁAWCZE

ZNAKOWANIE SPRAW (PISM) Znak pisma: APF Dziekanat Wydziału Farmaceutyczne go 0850 Przekazywanie akt do Archiwum APF-0850 -1 -09 1 Numer sprawy w spisie spraw 09 Skrócona cyfra roku

NAGŁÓWEK - NAZWA WŁASNA ADRESATA

TYTUŁ SPRAWY

POWITALNY ZWROT GRZECZNOŚCIOWY

TREŚĆ PISMA WYCHODZĄCEGO

ANALIZA TREŚCI PISMA

POŻEGNALNY ZWROT GRZECZNOŚCIOWY

WYKAZANIE ILOŚCI ZAŁĄCZNIKÓW

PODANIE DO WIADOMOŚCI

PODANIE DO WIADOMOŚCI – ZASADA I

PODANIE DO WIADOMOŚCI – ZASADA II

PARAFA REFERENTA

OGÓLNE CECHY PISMA WYCHODZĄCEGO W zasadzie każde pismo wychodzące powinno być: ü ü sformułowane w sposób jasny i zrozumiały, przejrzyste, opracowane ze szczególną starannością, zredagowane zgodnie z obowiązującymi zasadami pisowni, ü utrzymane w uprzejmej formie, ü sformułowane w sposób ścisły i zwięzły, ü powinno dotyczyć jednej sprawy.

STOSOWANIE SKRÓTÓW W PIŚMIE WYCHODZĄCYM inż. prof. doc. kpt. ul. np. poz. godz. inżynier profesor docent kapitan ulica na przykład pozycja godzina dr a/a ad acta (odłożyć do akt) m metr ca circa (około, prawie) kg kilogram etc. et cetera (itd. ) pleno titulo (pełnym tytułem) P. T. mgr doktor magister nr numer pkt punkt wg według cm centymetr t tona zł złoty

STOSOWANIE SKRÓTOWCÓW W PIŚMIE WYCHODZĄCYM bhp. itd. itp. ww. (także w/w) cdn. tzn. bezpieczeństwo i higiena pracy i tak dalej i temu podobne wyżej wymieniony ciąg dalszy nastąpi to znaczy

PODSUMOWANIE – UWAGI KOŃCOWE ü po pierwsze, przy konstruowaniu pisma należy zastanowić się nad stylem wizualnym; w układzie blokowym, odstęp między wierszami jest pojedynczy, pismo pisze się równo od lewego do prawego marginesu, tekst jest wyjustowany, a poszczególne myśli oddziela się podwójną interlinią; w układzie wierszowanym odstępy są co 1, 5 linii, tytuły i podtytuły występują na środku, także nagminnie stosuje się akapity (wcięcia), są one zawsze tej samej wielkości, ü Po wtóre, należy pamiętać o znakowaniu pisma, w naszym systemie kancelaryjnym na znak pisma składa się akronim (kod) komórki organizacyjnej (np. A), symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt (np. 0032 – narady administracyjne), kolejny numer sprawy (pisma) i aktualny rok kalendarzowy, ü Po trzecie, bezwzględnie należy stosować blankiety korespondencyjne (papiery firmowe), to one decydują o naszej tożsamości, wyróżniają nas z otoczenia, świadczą o znajomości tajników pracy biurowej, mówią wreszcie o naszej kulturze i szacunku do siebie i adresata.

Dziękuję za uwagę, do zobaczenia na stronach pism…