SPISOVODSTVO ISO 15489 ISO 15489 INFORMACIJE I DOKUMENTACIJAUPRAVLJANJE

SPISOVODSTVO ISO 15489

ISO 15489 INFORMACIJE I DOKUMENTACIJAUPRAVLJANJE SPISIMA

SPISOVODSTVO I UREDSKO POSLOVANJE n CJELOVIT SUSTAV UPRAVLJANJA INFORMACIJSKIM I DOKUMENTACIJSKIM RESURSIMA U ORGANIZACIJI, CJELOVITOST SE IZVODI IZ UKUPNOSTI POSLOVNIH FUNKCIJA STVARATELJA n RUKOVANJE DOKUMENTACIJOM U OBRADI PREDMETNIH POSTUPAKA, NE UKLJUČUJE SVE SPISE KOJE SUSTAV MORA OBUHVATITI

ISO 15489 n CILJ UVOĐENJA n KORISTI OD UPRAVLJANJA SPISIMA

CILJ UVOĐENJA n NORMIZACIJOM POSTUPAKA U UPRAVLJANJU SPISIMA POSVETITI SPISIMA POZORNOST I ZAŠTITU DA SE MOGU USPJEŠNO KORISTITI KAO IZVOR INFORMACIJA I DOKAZNO SREDSTVO

KORISTI OD UPRAVLJANJA SPISIMA SPISI OMOGUĆUJU: n UREDNO I UČINKOVITO OBAVLJANJE POSLA n DOKUMENTIRANJE DONOŠENJA ODLUKA I OBLIKOVANJA POLITIKE n UDOVOLJANJE ZAKONSKIM ZAHTJEVIMA n ZAŠTITU INTERESA ZAINTERESIRANIH STRANA n USPOSTAVU IDENTITETA n OČUVANJE PAMĆENJA

KAKO POSTIĆI TAJ CILJ n SPISOVODSTVENIM SUSTAVOM

PRIJE UVOĐENJA SUSTAVA TREBA UTVRDITI: n NORMATIVNO OKRUŽENJE n POLITIKU I ODGOVORNOSTI n ZAHTJEVE ZA UPRAVLJANJEM SPISIMA- OSOBINE KOJE SPIS MORA IMATI n OSOBINE KOJE SPISOVODSTVENI SUSTAV MORA IMATI

NORMATIVNO OKRUŽENJE n STATUT I ZAKONI n OBVEZUJUĆE NORME I POSTUPCI n PRIHVAĆENE SMJERNICE n USVOJENA PRAVILA PONAŠANJA n OČEKIVANJA ZAJEDNICE

POLITIKA I ODGOVORNOSTI n STVARATELJI TREBAJU UTVRDITI, DOKUMENTIRATI, ODRŽAVATI I OBJAVITI POLITIKU I ODGOVORNOSTI U UPRAVLJANU SPISIMA

ZAHTJEVI ZA UPRAVLJANJEM SPISIMA-OSOBINE KOJE SPIS MORA IMATI n AUTENTIČNOST n POUZDANOST n INTEGRITET n ISKORISTIVOST

OSOBINE KOJE MORA IMATI SPISOVODSTVENI SUSTAV n POUZDANOST n INTEGRITET n SUKLADNOST n CJELOVITOST n SUSTAVNOST

OBLIKOVANJE SUSTAVA: n METODOLOGIJA OBLIKOVANJA n POSTUPCI OBUHVAĆENI SUSTAVOM n NADZOR I PROVJERA n OSPOSOBLJAVANJE

METODOLOGIJA OBLIKOVANJA SUSTAVA n PRETHODNO ISTRAŽIVANJE n ANALIZA POSLOVNIH AKTIVNOSTI n IDENTIFIKACIJA ZAHTJEVA ZA SPISIMA n ANALIZA POSTOJEĆIH SUSTAVA n IDENTIFIKACIJA STRATEGIJA ZA UDOVOLJENJE ZAHTJEVIMA ZA SPISIMA n OBLIKOVANJE SPISOVODSTVENOG SUSTAVA n UVOĐENJE SPISOVODSTVENOG SUSTAVA n PROVJERA NAKON UVOĐENJA

POSTUPCI OBUHVAĆENI SPISOVODSTVENIM SUSTAVOM n ODREĐIVANJE KOJE DOKUMENTE PRIHVATITI U n n n n SUSTAV ODREĐIVANJE KAKO DUGO DRŽATI SPISE U SUSTAVU PRIHVAĆANJE SPISA U SUSTAV POHRANA I RUKOVANJE PRISTUP PRAĆENJE STAVLJANJE SPISA NA RASPOLAGANJE DOKUMENTIRANJE POSTUPAKA U UPRAVLJANJU SPISIMA

NADZOR I PROVJERA n REDOVITO TREBA PROVODITI NADZOR RADI PROVJERE JESU LI SPISOVODSTVENI POSTUPCI U UPRAVLJANJU SPISIMA U SKLADU S POLITIKOM I ZAHTJEVIMA ORGANIZACIJE I OSTVARUJU LI PRETPOSTAVLJENE CILJEVE

OSPOSOBLJAVANJE n ORGANIZACIJA TREBA ORGANIZIRATI STALNI PROGRAM OSPOSOBLJAVANJA ZA SPISOVODSTVO NAMIJENJEN SVIM POJEDINCIMA KOJI SU ODGOVORNI ZA DIO ILI ČITAVU POSLOVNU AKTIVNOST ORGANIZACIJE, STVARAJUĆI U SVOM RADU SPISE I UKLJUČUJUĆI TE SPISE U SPISOVODSTVENI SUSTAV

ODRŽAVANJE SUSTAVA n PRIRUČNIK SPISOVODSTVA n OBRAZOVNI TEČAJEVI I USAVRŠAVANJE

ORGANIZACIJA I KLASIFIKACIJA SPISA n SVRHA KLASIFIKACIJE JE DEFINIRANJE STRUKTURE DOKUMENTACIJE, n PRIKAZ HIJERARHIJSKIH ODNOSA MEĐU JEDINICAMA I VIŠIM CJELINAMA DOKUMENTACIJE n OLAKŠATI ODLAGANJE, PRETRAŽIVANJE, VREDNOVANJE I IZLUČIVANJE TE DOSTUPNOST GRADIVA

KLASIFIKACIJSKI PLAN n CJELOVIT KLASIFIKACIJSKI PLAN MORA: n OBUHVATITI SVU DOKUMENTACIJU I n TEMELJITI SE NA FUNKCIJAMA STVARATELJA

OBLIKOVANJE JEDINICA DOKUMENTACIJE DOKUMENTI KAO OSNOVNI ZAPISI UDRUŽUJU SE U VIŠE JEDINICE: n PREDMETNI SPIS n DOSJEI I SERIJE DOSJEA n SERIJE POJEDINAČNIH DOKUMENATA n SPECIFIČNE DOKUMENTACIJSKE ZBIRKE n SLUŽBENE I POSLOVNE EVIDENCIJE