Spisov a archivn sluba Spisov d spisov pln

Spisová a archivní služba Spisový řád, spisový plán, skartační řízení Bc. Eva Martinková, odbor školství, mládeže, tělovýchovy a sportu Krajský úřad Libereckého kraje 26. 4. 2011

Základní pojmy Právní úprava • Zákon č. 499/2004 Sb. , o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů • Novelizován zákonem č. 424/2010 Sb. , změna § 63 odst. 3, …. obce a školy vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. • Vyhláška č. 191/2009 Sb. , o podrobnostech výkonu spisové služby

Základní pojmy Archiv • síť veřejných archivů Spisovna • slouží k dočasnému uložení dokumentů Příruční registratura • dokumenty uložené v kanceláři Správní archivy • při ministerstvech Komerční spisovny • zajištění spisové služby pro jiné organizace Typový skartační rejstřík

Typy archivů Národní archiv (NA) • Uloženy všechny dokumenty národních institucí a úřadů Státní oblastní archiv (SOA) + Státní okresní archiv (SOk. A) • Dokumenty bývalých krajských správních institucí Archiv města (AM) • Dokumenty soukromých škol – skartační řízení probíhá u SOA • Dokumenty veřejných škol

Zásady spisové služby • Uzamčená skříň s uloženými dokumenty • Jednací protokol (podací deník, nelze nahradit knihou přijaté a odeslané pošty) • Skartační řízení

Základní pojmy • • Spisový řád Spisový plán Podací deník (jednací protokol) Spisový znak Skartační lhůta Spisová rozluka Krizové vedení spisové služby

Skartační znak Typ „A“ (archiv) • dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu Typ „V“ (výběr) • dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S Typ „S“ (stoupa) • dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení

Skartační lhůta • Doba vyjádřená počtem let, po které je vyřízený dokument uložen ve spisovně • Počítá se od 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém dokument vznikl, resp. byl vyřízen nebo pozbyl pro organizaci význam Př. Organizační řád 2000 – 2010 – „A 3“ – Platnost skončila 2010 – Počítá se od 2011, tzn. návrh na skartaci 2014

Spisový řád • Vnitřní směrnice školy (srozumitelná) • Konzultace s příslušným archivem • Rozdělení na části – Příjem, oběh, ukládání, vyřazování dokumentu, spisová rozluka, • Povinná příloha - spisový plán • Nepovinné přílohy – – – vzory hlavičkových papírů skartační návrhy likvidační dokumenty vzory podacích razítek vzory předávacích protokolů

Spisový řád - Příjem dokumentů • • Evidence pouze úředních podání Kdo přijímá poštu (sekretariát, podatelna…) Obecná a jmenovitá e-mailová adresa Podací deník • Elektronický jednací protokol • • www. spisovka 2. cz stažení a použití zdarma

Spisový řád – ukládání dokumentů • • • Ukládáme na základě skartačních znaků a lhůt Vždy záleží na konkrétních podmínkách dané školy Neukládat dokumenty v půdních a sklepních prostorách (nestálé teploty, zaplavení) Oddělit dokumenty typu A Hasicí přístroj

Spisový řád – vyřazení dokumentů • Vyvolává původce 1 x za rok • Podání skartačního návrhu na příslušný archiv • Přílohou je seznam dokumentů, které jdou do skartace (A, S, případně V) • Vypsáni členové skartační komise (ředitel + 2 pracovníci) • Archivář vybere z dokumentů typu „A“, poté souhlas ke skartaci • Provedení skartace po uplynutí doby pro podání námitek • Veškeré dokumenty související se skartací jsou typ„A“, nikdy se neskartují

Spisová rozluka • Zánik, sloučení škol • Nutno ošetřit ve spisovém řádu, kdo převezme dokumenty (dlouhé skartační lhůty) • Provádí původce nebo likvidátor a v případě zániku vyvolá skartační řízení • Příslušný archiv převezme „A“, na „S“ s uplynulými lhůtami dá povolení ke skartaci • Zřizovatel, jednatel převezme„S“ s neuplynutými skartačními lhůtami • Není vyřešeno v případě soukromých škol, kdy není právní nástupce • Komerční spisovny ( nebezpečí zániku, platba za uložení)

Krizové vedení spisové služby Nenadálá událost (výpadek el. energie, živelná pohroma…), • Vedení spisové služby náhradním způsobem • Výluka kratší než 48 hodin – Dokumenty z náhradní evidence se přeevidují do řádné evidence • Výluka delší než 48 hodin – Evidence dokumentů zůstává v náhradní evidenci

Spisový plán • Seznam druhů dokumentů, který může být hierarchicky členěn • U každého druhu dokumentů se uvede skartační režim a skartační lhůta • Možno využít Typový skartační rejstřík (rok vydání 2010 – oranžové)

Konkrétní příklady Základní dokumenty o postavení školy • „A 10“ Výroční zprávy, souhrnná hlášení • Vždy je „A 10“ Drobnější dílčí zprávy, výkazy • „S 5“ Inspekční zpráva ČŠI • „A 10“ Ostatní dokumenty o kontrolách • „V 10“

Konkrétní příklady Školní matrika • „A 45“ Doklady o přijímání dětí, žáků, studentů… • SŠ – přijímací zkoušky „S 10“, bez přijímacích zkoušek „S 5“ • Katalogové listy „A 45“ (pak přechází do archivu) ŠVP • „ A 10“ Časové tématické plány • „S 5“

Konkrétní příklady Duplikáty vysvědčení, zkažená vysvědčení • „S 1“ Maturity + závěrečné zkoušky • „A 45“ Písemné maturitní práce • „V 5“ (provést výběr – vzorek, který se archivuje a zbytek jde do skartace) Písemné čtvrtletní práce a drobné prověrky • Uloženy u daného učitele po dobu…. pak se znehodnotí • Není nutné uvádět ve spisovém plánu

Konkrétní příklady Třídní knihy • „S 10“ Třídní výkazy • SŠ 1. – 4. ročník „A 45“ • ZŠ 1. , 8. , 9. , třída „A 45“ • Ostatní „S …. “ Rozvrhy • Nemusí být součástí, pokud ano tak „S 1“

Konkrétní příklady Kniha úrazů • „A 5“ Záznamy o úrazech • Těžké a smrtelné „A 10“ • Vše ostatní „S 10“ Lékařské posudky • dle závažnosti max. „S 5“ Posudky z PPP • „V 5“ (pozor na citlivá data)

Konkrétní příklady Systemizace, popisy prací a funkcí • „A 10“ Osobní spisy zaměstnanců • „S 45“ BOZP a PO • Klíčové dokumenty „A“ Inventarizace • „A“ vznik, reorganizace, zánik, mimořádné • „S 10“ ostatní

Konkrétní příklady Ekonomická agenda • • Vše co je roční, závěrky, rozbory „A 10“ Faktury, kniha faktur (po uzavření) „S 5“ Mzdové listy „S 30“ (doporučuje se delší lhůta „S 45“) Statistiky mezd a platů „A 5“

Užitečné odkazy Typový skartační rejstřík • www. montanex. cz • Pomůcka pro posuzování dokumentů provozní povahy Adresář českých archivů • www. cesarch. cz Státní okresní archiv Liberec • http: //www. soalitomerice. cz/content/soka-liberec • Mgr. Robert Filip Státní oblastní archiv v Litoměřicích, pracoviště Státní okresní archiv Liberec, Archivní inspektor, zástupce ředitelky • tel. : +420 488 577 816 e-mail: filip@soalitomerice. cz