Spisov a archivn sluba SAS podek v psemnostech

Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech Petra Benediktová E - S V Ě T S E T O Č Í S T Á L E R Y C H L E J I. S T A Č Í T E M U ? 1 www. pvt. cz

Spisová a archivní služba n Co je úkolem spisové a archivní služby? n evidence předmětu spisové služby n v papírové podobě n v elektronické podobě n sledování oběhu předmětu spisové služby n evidence předmětu spisové služby n předávání předmětu spisové služby v rámci úřadu n vyřizování předmětu spisové služby v rámci úřadu n vypravování předmětu spisové služby z úřadu n uložení předmětu spisové služby n nastavení datumu vyřízení, skartační doby a lhůty n možnost uložení v příruční spisovně 2 www. pvt. cz

Základní terminologie Spisová a archivní služba n Spisový uzel n místo, kde se zajišťuje evidence předmětů spisové služby n podatelna (popř. výpravna) n odbory n Pošta n pohyb předmětu spisové služby na úřadu n externí – komunikace s externím partnerem n interní – komunikace uvnitř úřadu n Podací deník n evidence veškeré došlé, odeslané a odmítnuté pošty n přehled externí i interní pošty 3 www. pvt. cz

Základní terminologie Spisová a archivní služba n Písemnost – předmět spisové služby n jednoznačný záznam o písemnosti (její profil) v evidenční kartě n externí – doručená od externího partnera n interní – vznik na úřadu n Složka n svazek jedné nebo více písemností, které k sobě logicky patří n spis nebo referátník n Pořadač n má stejnou funkci jako šanon pro papírové dokumenty n Adresář n společný pro celý úřad 4 www. pvt. cz

Základní terminologie Spisová a archivní služba n Číselná řada n jednotná pro celý úřad n Evidenční číslo n tvořeno z jednotné řady pro celý úřad n pořadové číslo písemnosti/složky v rámci roku lomeno rokem (např. 564/2004) n Číslo jednací n tvořeno dle přání zákazníka v libovolném tvaru n základním tvarem čísla jednacího je většinou zkratka odboru lomeno číselná řada v rámci odboru lomeno rok (např. KP/26/2004) n může být například rozšířeno o číselnou řadu v rámci typu písemnosti (v rámci úřadu nebo v rámci odboru) 5 www. pvt. cz

Spisová a archivní služba Podací deník 6 www. pvt. cz

Práce s písemností / složkou Spisová a archivní služba n Evidence n externí nebo interní písemnosti n zarezervování písemnosti n stornování chybně evidované písemnosti n Založení n do složky n do pořadače n Další možnosti n přiložení hlavního elektronického dokumentu n přiložení libovolného počtu elektronických dokumentů jako příloh n označování souvisejících písemností 7 www. pvt. cz

Práce s písemností / složkou Spisová a archivní služba n Odesílání n interní pošta - uvnitř úřadu n přes podatelnu nebo rovnou na odbor n odeslání originálu nebo kopie n interní pošta přes externího dopravce n předávání pošty na detašovaná pracoviště pomocí externího dopravce (např. České pošty) n externí pošta – vypravení pošty z úřadu n přes podatelnu nebo rovnou z odboru n možnost vypravit písemnost na více adresátů 8 www. pvt. cz

Spisová a archivní služba Evidenční karty písemností 9 www. pvt. cz

Rozdělení spisových uzlů v SAS Spisová a archivní služba n Podatelna / výpravna n evidence došlé pošty (dopolední pošta) a její předání běžným spisovým uzlům n evidence odeslané pošty (odpolední pošta), zadání výplatného, tisk poštovního předávacího archu a vypravení pošty n předávání pošty mezi spisovými uzly n Běžný spisový uzel (odbor) n příjem došlé pošty z podatelny n evidence došlé pošty přímo na odboru n evidence vlastních písemností n evidence odeslané pošty n interní v rámci úřadu n vypravení externí pošty 10 www. pvt. cz

Práva pro práci v SAS Spisová a archivní služba n Nastavení v aplikaci Administrátor n libovolná architektura spisových uzlů n vychází z organizační struktury n možnost zadat více podatelen n nastavení práv pro uživatele SAS n přebírání pošty n odesílání pošty nebo pouze její příprava n zadávání vyřizujících pracovníků n zobrazení pouze části podacího deníku (např. pro oddělení v rámci odboru) n zastupování n přístup do více podacích deníků 11 www. pvt. cz

Integrace SAS s Microsoft Office 2000 n Evidence písemností do systému SAS přímo z prostředí MS Spisová a archivní služba Outlook, MS Word, MS Excel a MS Power. Point 12 www. pvt. cz

Moduly Spisová a archivní služba n Modul skenování n určen pro převod papírových dokumentů do elektronické podoby prostřednictvím skenovacího zařízení (skeneru) n uložení naskenovaného dokumentu do úložiště s možností konečných grafických úprav (např. vyčištění, změna orientace) n skenování jednotlivých dokumentů nebo dokumentů v dávce (využití čárového kódu) n Modul čárového kódu n čárový kód lze vytisknout na libovolné tiskárně n s využitím snímače čárového kódu lze písemnost vyhledat nebo převzít n tisk čárového kódu přímo na vypravované obálky umožní podatelně přebírat poštu s přípravou pro poštovní předávací arch nebo propojením na frankovací stroj 13 www. pvt. cz

Spisová a archivní služba Čárový kód 14 www. pvt. cz

HW požadavky Spisová a archivní služba n Server: n Intel Pentium III s MS Windows 2000 Server (1 GB RAM) n Relační databáze MS SQL 7. 0, MS SQL 2000 nebo Oracle 9. 2. 0. 1 n Klient: n Intel Pentium II s Windows 98, NT nebo 2000 (128 MB RAM) n Pro použití s databází Oracle nutnost Oracle klient 9. 2. 0. 1 (jako jediný Oracle klient s Oracle OLEDB Providerem na stanici) n Kapacita HDD cca 50 MB 15 www. pvt. cz

Spisová a archivní služba Děkuji za Vaši pozornost 16 www. pvt. cz