SPISOV A ARCHIVN SLUBA DVRYHODN ARCHIV Ing Petr

SPISOVÁ A ARCHIVNÍ SLUŽBA DŮVĚRYHODNÝ ARCHIV Ing. Petr Havlíček Ing. Miroslav Skokan PVT, a. s. , Kovanecká 30/2124, 190 00 Praha 9 tel. : 266 198 111, fax: 284 829 340 e-mail: sales@pvt. cz, www. pvt. cz 1

Profil společnosti n Jsme mezi pěti nejvýznamnějšími poskytovateli ICT v ČR. n Nabízíme řešení a služby pro oblast veřejné správy, bankovnictví, kapitálových trhů, telekomunikací, průmyslových podniků, dopravy a utilit. n Zákazníkům a klientům poskytujeme služby a komplexní oborová řešení založená na špičkovém know-how tak, aby zvyšovaly efektivnost jejich vnitřních i vnějších procesů a byly zárukou jejich prosperity a konkurenceschopnosti. n Máme zavedený systém managementu jakosti ISO 9001, certifikovaný společností Det Norske Veritas. n Garantujeme snadnou a rychlou dostupnost služeb na základě pokrytí celého území ČR prostřednictvím 34 lokalit. Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 2

Významné události roku 2004 n Definitivní dořešení majetkových vztahů - dne 1. 5. 2004 se stal stoprocentním vlastníkem PROKOM Software SA. n Tradiční zařazení mezi TOP 10 SI - potvrzení suverénní pozice mezi nejvýznamnějšími systémovými integrátory ČR. n Získání prestižního Křišťálového disku v kategorii Profesionální software za produkt Důvěryhodný archiv elektronických dokumentů. Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 3

Klíčové prvky obchodního portfolia n Bezpečnost n Řízení firemního obsahu n Podpora řídících a rozhodovacích procesů n Integrační a konzultační služby n Outsourcing n Správa podnikové infrastruktury n Vývoj zákaznického SW n Podnikové informační systémy n Čipové karty a jejich aplikace n e-solution Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 4

Nejvýznamnější partneři Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 5

Referenční zákazníci n Ministerstvo financí České republiky n Ministerstvo pro místní rozvoj České republiky n Ministerstvo spravedlnosti České republiky n Ministerstvo vnitra České republiky n Krajské úřady a magistráty n Města a obce III. typu (obce s rozšířenou působností) n Vězeňská služba České republiky Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 6

Spisová a archivní služba n Co je úkolem spisové a archivní služby? n evidence předmětu spisové služby n v papírové podobě n v elektronické podobě n sledování oběhu předmětu spisové služby n evidence předmětu spisové služby n předávání předmětu spisové služby v rámci úřadu n vyřizování předmětu spisové služby v rámci úřadu n vypravování předmětu spisové služby z úřadu n uložení předmětu spisové služby n nastavení datumu vyřízení, skartační doby a lhůty n možnost uložení v příruční spisovně Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 7

Spisová a archivní služba n Změna legislativního rámce n Zákon 499/2004 Sb. a jeho prováděcí vyhlášky 645/2004 Sb. a 646/2004 Sb. n záznam v podacím deníku doplněn o záznam o vyřazení dokumentu ve skartačním řízení n číslo jednací vždy obsahuje zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo a označení kalendářního roku n Bude vydán metodický pokyn ministerstva k vedení spisové služby Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 8

Spisová a archivní služba n Propojení SAS s externími aplikacemi n propojení s e–Podatelnou n automatická evidence n ověření elektronického podpisu n sledování stavu dokumentu n odeslání rozhodnutí elektronickou formou s elektronickým podpisem n uložení dokumentů n propojení se stavebním úřadem n evidence v SAS n STÚ realizuje řízení v externí aplikaci n automatický přenos dokumentů do SAS Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 9

Spisová a archivní služba n Poznatky z nasazování aplikace u uživatelů n neznalost vlastního prostředí n vyřízení spisu v rámci organizace n vyřizování dokumentů (označování spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami) n malé využívání úložiště elektronických dokumentů n neevidence vrácených dodejek z odeslané pošty či evidence až na odboru Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 10

Motivace V současné době u nás stále není žádným způsobem (legislativně, organizačně, procesně, …) ošetřeno, jak se mají archivovat elektronicky podepsané dokumenty. Doba platnosti těchto dokumentů je v důsledku platnosti elektronického podpisu poměrně krátká, což může být omezující v případě dokumentů, které je třeba archivovat dlouhodobě. Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 11

Co je nutné zajistit při archivaci elektronických dokumentů? n Datová integrita n Identifikace původu záznamu a z ní plynoucí neodmítnutelnost zodpovědnosti n Důvěrnost obsahu záznamu (pokud je třeba) ve vztahu k přístupovým oprávněním n Dostupnost a čitelnost n Auditovatelnost všech operací Pokud je kladen důraz na zajištění těchto vlastností, musí být obecně zajištěny dlouhodobě. Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 12

Elektronický podpis - v čem je vlastně problém? n Omezená platnost certifikátů veřejného klíče (expirace) n Možnost odvolání platnosti certifikátů n Slábnutí kryptografických algoritmů n Nedostupnost validačních dat Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 13

Důvěryhodný archiv n Systém pro dlouhodobou a důvěryhodnou archivaci elektronických dokumentů je nutné chápat jako funkční komplex zohledňující hledisko technické, technologické, organizační, finanční, legislativní i archivační. n Důvěryhodný archiv je založen na těchto principech: n identifikace tříd archivovaných dokumentů, n identifikace metod a procesů zajišťujících důvěryhodnou archivaci po celou dobu životnosti archiválií (i po nedostupnosti technologií), n specifikace možností prezentace archivovaných dokumentů a důkazních záznamů, n zavedení trvalých a jedinečných identifikátorů (metadat) pro možnost vyhledávání mezi dokumenty, n důkladný návrh přístupových oprávnění k jednotlivým elektronickým dokumentům. Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 14

Cíle systému DA n Archivace elektronických dokumentů (s možností elektronického podpisu) a analogových dokumentů převedených do elektronické podoby dle příslušných archivačních politik. n Správa životního cyklu důkazních záznamů (informací o pravosti a platnosti) archivovaných dokumentů. n Zajištění dlouhodobé dostupnosti dat do zdrojového systému, tj. aby se archivovaná data za určitých podmínek tvářila, že jsou stále v tomto systému aplikace všech možných opatření, aby byla dlouhodobá dostupnost zaručena. n Vlastní funkce DA musí být nezávislá na informačních technologiích (HW, SW, technologie), které se neustále vyvíjejí. Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 15

Funkční model archivu dle standardu OAIS Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 16

Varianta DÚ SAS - Příklad oběhu dokumentů na úřadě Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 17

Komu je důvěryhodný archiv určen? n Tomu, kdo chce dlouhodobě ukládat elektronické dokumenty, které musí být díky legislativě nebo vnitřním předpisům archivovány po několik let. n Tomu, kdo využívá informační systémy nativně využívající elektronicky podepsanou komunikaci - elektronické podatelny, spisové a archivní služby, elektronickou fakturaci apod. n Tomu, kdo chce mít jistotu, že elektronický podpis na dokumentech nebude léty prolomen a dokumenty zneužity. Produkt je především určen pro úřady provozující e-podatelny, finanční instituce, státní instituce, oblast veřejné správy, komerční organizace, notáře, státní archiv i jednotlivce. Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 18

Vaše dotazy? Děkuji za Vaši pozornost. Spisová a archivní služba/Důvěryhodný archiv www. pvt. cz 19