Specifika zvrench vzev a projekt v nejist sti

Specifika závěrečných výzev a projektů v nejisté části alokace Říjen 2013 Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Obsah I. Proč mají závěrečné výzvy jiný režim? II. Alokace závěrečných výzev III. V čem je tedy změna pro příjemce?

I. Proč mají závěrečné výzvy jiný režim? • ROP JV je nejrychleji čerpajícím OP • Smlouvy s příjemci a platby jsou v Kč, rozdělujeme ale částku stanovenou v eurech – kurzové riziko • Je potřeba přijmout opatření pro dočerpání alokace • Cílem je maximální využití finanční alokace programu

I. Proč mají závěrečné výzvy jiný režim? • ROP není možné tzv. přezávazkovat (uzavřít smlouvy na více prostředků než je v alokaci), neboť Regionální rady nedisponují vlastními finančními prostředky • Kurzové riziko proto v nezbytné míře musí nést příjemce.

II. Alokace závěrečných výzev • Bezpečná a nejistá část alokace • Výpočet bezpečné a nejisté části alokace je publikován na www. jihovychod. cz a je 1 x měsíčně přepočítáván

II. Alokace závěrečných výzev Finanční pásma výzvy dle přepočtu aktuálním kurzem pro říjen 2013 25, 69 Kč / 1 € Bezpečná část alokace výzvy bez realokace od 0 Kč do 164 386 Kč Část krytá kurzovým rizikem alokace výzvy bez realokace od 164 386 Kč do 186 547 659 Kč Bezpečná část alokace výzvy po schválení realokace ve výši 250 mil. Kč od 0 do 398 841 906 Kč Část krytá kurzovým rizikem alokace výzvy po schválení realokace ve výši 250 mil. Kč od 398 841 906 Kč do 437 750 388 Kč Část krytá předpokládanými úsporami z realizace projektů ze stávajících výzev po schválení realokace ve výši 250 mil. Kč od 437 750 388 Kč do cca 520 000 Kč

III. V čem je tedy změna pro příjemce Postupy pro všechny projekty v Závěrečných výzvách • Dle externího metodického pokynu č. 6/2013 Administrace projektů v režimu závěrečných výzev

III. V čem je tedy změna pro příjemce Projekty, které budou částečně kryty bezpečnou částí alokace • Před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace bude příjemce muset, nad rámec standardního prokazování finančního zajištění projektu, prokázat dostatečné finanční zajištění pro celou část projektu spadající do nejisté části alokace, a to adekvátním způsobem popsaným v platné PŽP. Nebude tedy akceptovatelné prokázání prostředků pro předfinancování pouze prvních dvou etap.

III. V čem je tedy změna pro příjemce Projekty, které budou částečně kryty bezpečnou částí alokace • Přislíbeno minimum ve výši odpovídající této bezpečné části, maximum ve výši svého požadavku. • Celkové způsobilé výdaje projektu budou odpovídat podílu ERDF, vlastní podíl žadatele bude zahrnut do nezpůsobilých výdajů, byť bude věcně způsobilý. • Tyto projekty nebudou upravovány dodatkem na standardní Smlouvy o poskytnutí dotace ani po té, co projekt už bude krytý bezpečnou částí alokace.

III. V čem je tedy změna pro příjemce Projekty NEKRYTÉ bezpečnou částí alokace Před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace bude příjemce muset, nad rámec standardního prokazování finančního zajištění projektu, prokázat dostatečné finanční zajištění pro celý projekt, a to adekvátním způsobem popsaným v platné PŽP. Nebude tedy akceptovatelné prokázání prostředků pro předfinancování pouze prvních dvou etap projektu.

III. V čem je tedy změna pro příjemce • V rámci kolových výzev – projekty v nejisté části alokace budou finančně uspokojovány postupně v pořadí dle bodového hodnocení (při rovnosti bodů rozhoduje část B resp. C bodového hodnocení) • V rámci kontinuálních výzev – projekty v nejisté části alokace budou finančně uspokojovány dle data předložení

III. V čem je tedy změna pro příjemce • Celkové způsobilé výdaje = dotace = podíl ERDF. Vlastní podíl bude formálně zahrnut do nezpůsobilých výdajů • Projekty v nejisté části alokace nebudou moci využít režim modifikovaných plateb. Počet žádostí o platbu není omezen. Platby nečekají na proplacení projektu s vyšším počtem bodů, stačí, že spadnou do bezpečné části alokace

III. V čem je tedy změna pro příjemce • Povinnost všech příjemců v rámci závěrečných výzev obratem aplikovat změny do rozpočtu. Oznamovací povinnost ve lhůtě 30 dnů (informace o změnách v rozpočtu - úspory z výběrových řízení, méněpráce) • Žádosti o platbu mohou být předkládány do 31. 5. 2015. Mohou být proplaceny i po ukončení projektu.

III. V čem je tedy změna pro příjemce Soupiska účetních dokladů (výkaz výdajů) je předkládána ve standardní podobě, vlastní podíl není přesouván do nezpůsobilých výdajů. V žádosti o platbu v systému Benefit 7 je v rámci způsobilých výdajů vykazován jen dotační podíl. Přesné procento vlastního podílu příjemce zjistí v měsíčně aktualizovaném přehledu projektů v závěrečné výzvě na www. jihovychod. cz.

III. V čem je tedy změna pro příjemce Stejně tak v monitorovacích zprávách v systému Benefit 7 bude příjemce v rámci celkových způsobilých výdajů uvádět pouze dotaci. Vlastní podíl bude pro potřeby informačního systému uváděn do nezpůsobilých výdajů. Případné jiné peněžní příjmy budou v Benefit 7 vykazovány jen v poměrné části odpovídající původnímu procentu dotace.

Specifika Smlouvy o poskytnutí dotace u závěrečných výzev Říjen 2013 Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

I. Specifika společná všem závěrečným projektům v nejisté části • Dvě tabulky finančního rozpadu ve smlouvě • = tzv. finanční rámec projektu • = tzv. Stav smlouvy podle MONIT (informační pro evidenční účely)

II. Specifika smluv s minimální garancí • Stanovení nejen maximální hranice dotace • Stanovení minimální hranice dotace • Oba limity stanoveny procentem i pevnou částkou • Výše dotace je podmíněna řádným a včasným splněním všech povinností příjemcem

III. Specifika Smluv bez minimální garance • Stanovena pouze horní hranice dotace • Výslovné ustanovení o možnosti minimálního podílu dotace ve výši 0%.

Sankce Nedodržení oznamovací povinnosti o změnách v rozpočtu = podstatné porušení smlouvy = sankce: právo poskytovatele na výpověď Smlouvy = povinnost vrátit poskytnutou dotaci.

ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Potřeba koordinace a komunikace pro dodržení pravidel Je nutná součinnost všech zúčastněných • Technický dozor investora • Projektant • Koordinátor BOZP • Autorský dozor • Investiční technik • Projektový manažer • Právník – výběrové řízení • Investor !!! • ÚRR Je třeba zajistit, aby jeden chybný krok neovlivnil předchozí správný postup.

Monitorovací zprávy obecně Typy monitorovacích zpráv: • Monitorovací hlášení (průběžná monitorovací zpráva bez žádosti o platbu) • Etapová/závěrečná monitorovací zpráva (s žádostí o platbu) • Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Četnost monitorovacích zpráv: • Monitorovací hlášení/zpráva musí být předkládáno každých 6 měsíců. • Výchozím datem je datum podpisu Smlouvy • Předkládat do 30 dnů po uplynutí relevantní lhůty, pokud 30 den připadá na víkend či státní svátek, je rozhodným dnem pro předání MZ následující pracovní den • MZ předkládána na příslušném OIP (Jihlava x Brno)

Monitorovací zprávy obsah Obsah monitorovacích zpráv: • Dodržování harmonogramu • Popis aktivit zrealizovaných v daném monitorovacím období a aktivit plánovaných pro další období realizace projektu • Popis realizace projektu v MZ musí odpovídat zápisům ze stavebních deníků, zápisům z kontrolních dnů a dodatkům ke smlouvě, např. SO 11 realizován v celém rozsahu“, ale ve skutečnosti méněpráce za 300. 000 Kč • Informace o výběrových řízeních • Informace o dodatcích na více a méně práce • Realizované výdaje (proplacené faktury) • Předpoklad realizovaných výdajů v dalším období • Zahájení a ukončení výběrových řízení • Naplňování monitorovacích indikátorů

Monitorovací zprávy udržitelnost Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu: • 1 x ročně do 30 dnů od data „výročí“ ukončení realizace projektu (v průběhu období udržitelnosti - tedy celkem 5 x) • Předložení na OIP do 30 dnů od konce období, za které je hlášení předkládáno. Ověření do 55 dnů od jejího obdržení • Průběžně v období pěti let od ukončení realizace projektu • Přílohy • • • Popis udržitelnosti projektu Doklady o publicitě projektu v souladu Příručkou pro publicitu Doklady z účetnictví (v případě majetku – je stále majetkem) Doklady k indikátorům (pracovní smlouvy, certifikace) Doklady k pojištění (úhrada pojistného) Přepočet finanční mezery v aplikaci e. CBA – platí projekty nezakládající veřejnou podporu nad 1 mil. Euro

Žádost o platbu • Při podání ŽOP musí být způsobilý výdaj uhrazen ze strany příjemce – doloženo bankovním výpisem (v případě nevyhnutelných plateb v hotovosti pokladním dokladem) • Nejpozději 30 kalendářních dnů po ukončení etapy/realizace projektu • Společně s etapovou/závěrečnou monitorovací zprávou s přílohami • Všechny výdaje, na které příjemce žádal dotaci, musí být realizovány, skutečná výše výdajů musí odpovídat výši výdajů deklarovaných v žádosti o platbu. • Vícepráce a vícenáklady, vzniklé nad sumu přiznané dotace, uvedenou ve smlouvě o poskytnutí dotace, je příjemce vždy povinen uhradit z vlastních zdrojů. Stejný postup platí i v případě, že se bude jednat o náklady spadající svým charakterem mezi nezpůsobilé výdaje. Všechny změny musí být popsány a zdůvodněny v monitorovacích zprávách.

Poptávka / nabídka / smlouva / dodatek / fakturace / realita V § 82 odst. 2 věty druhé zákona 137/2006 Sb. , o veřejných zakázkách je uvedeno: „Smlouvu uzavře zadavatel v souladu s návrhem smlouvy obsaženým v nabídce vybraného uchazeče“. • Návrh smlouvy v nabídce pak obvykle obsahuje informaci, že nabídka a ZD tvoří její nedílnou součást, protože upřesňují, co je dílo. Nebo je položkový rozpočet přímo uveden jako jedna z příloh návrhu smlouvy, a to ze stejného důvodu. • V dobré smlouvě je uvedeno, že fakturovat lze pouze za skutečně provedené práce poté, co došlo k odsouhlasení oprávněnosti vystavení faktury (věcné správnosti). „Pokud fakturace obsahuje položky v rozporu s nabídkou vybraného dodavatele a navazující smlouvou, jedná se o fakturaci za odlišný, smluvně nesjednaný předmět plnění, pro který neproběhlo řádné zadávací řízení. Taková fakturace je neoprávněná. “

Účetnictví projektu • Soupiska faktur: Ø správné, úplné, průkazné, srozumitelné a chronologicky řazené faktury/účetní doklady • Náležitosti faktury: Ø dle zákona o účetnictví Ø název a číslo projektu • Uchovávání dokladů souvisejících s realizací projektu a jeho financováním: Ø Na jednom místě po dobu min. deseti let od ukončení projektu Ø Zároveň však alespoň do doby uplynutí tří let od ukončení programu dle čl. 88 a následujících Nařízení Rady (ES) 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti

Účetnictví projektu • Uznání validity faktury za provedené stavební práce na základě doložení zjišťovacího protokolu s těmito náležitostmi: − Název stavby, číslo projektu − Název a číslo stavebního objektu, resp. provozního souboru − Položky rozpočtu a jejich množství, jednotková cena a cena celkem, která byla odčerpána v rámci jedné etapy, a dále množství a cena celkem za období od zahájení stavby − Doložení a rozepsání konkrétního plnění k R-položkám, kompletům

Účetnictví projektu − Potvrzení zjišťovacího protokolu: zhotovitel, objednatel zjišťovací protokol podepsán zástupcem objednatele, který je na stavbě / faktura podepsaná jeho nadřízeným na stavbě – např. správce stavby, technický dozor. − Nedoložení zjišťovacího protokolu → neproplacení způsobilých výdajů uvedených na faktuře. − Fakturace skutečně provedených prací musí být v souladu s ohledem na výběrové řízení, změny smluvních podmínek a změny předmětu díla. − Fakturace za dodatečné práce v samostatných fakturách k dodatkům.

Je možná změna v projektu? Změny jsou možné, ale mají svá pravidla. • Změna musí být ve prospěch investora. • Změny musí být náležitě zdokumentovány. • Změna musí být smluvně ošetřena. Všechny výdaje musí projít výběrovým řízením. – Pravidlo se vztahuje nejen na způsobilé výdaje, ale i na nezpůsobilé, které nelze od způsobilých výdajů projektu oddělit (např. vícepráce nad rámec plánovaných výdajů v Benefitu apod. ).

Právní aspekty změn v projektech Proč se jimi zabývat ? • Potřeba změn v projektu je dána reálnými situacemi při plnění zakázky. • Pravidla určuje ten, kdo platí = postupy a chování zadavatele platné jinde, nemusí platit (a často neplatí) u dotací. • Příjemce nakládá s veřejnými prostředky: => jeho jednání souběžně podléhá: − zákonům (o veř. zakázkách, práv. předpisům ČR) − nařízením EK a směrnicím Rady − smlouvám (s poskytovatelem dotace, s dodavatelem)

Je možná změna v projektu? • Změna nesmí ovlivnit výsledek a transparentnost původního výběrového řízení. • Pokud je nezbytné, abyste změnu provedli, je vždy vhodné změnu včas hlásit. • Nesnažte se vše vložit do způsobilých výdajů. • Mnohdy malá částka týkající se nezpůsobilých výdajů může ohrozit získání plné výše dotace a prodlužuje administraci žádosti o platbu.

Veřejné zakázky a dodatky ke smlouvě Základní princip postupu zadavatele: • Smlouva je výsledkem zadávacího/výběrového řízení = v souladu musí být: Zadávací podmínky ß Nabídka ß Smlouva s dodavatelem • „veřejná zakázka musí být realizována na základě písemné smlouvy“, tj. : ß Realizace

Základní definice Vícepráce • Vícepráce z pohledu výdajů mohou být, za splnění dalších podmínek, pouze dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby, které nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách, jejich potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídatelných okolností a tyto dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby jsou nezbytné provedení původních stavebních prací nebo pro poskytnutí původních služeb. Vícenáklady • Vícenáklady jsou dodatečným navyšováním finančního objemu již podepsané Smlouvy o dílo.

Základní definice Méněpráce • Méněpráce jsou práce, dodávky a služby, které jsou zahrnuty v předmětu díla dle projektové dokumentace, smlouvě mezi zadavatelem a zhotovitelem (uzavřené na základě řádného výběrového řízení), resp. v položkovém rozpočtu projektu, ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu). • Vícepráce tvoří vždy nový předmět plnění zakázky, přičemž do nové předpokládané hodnoty zakázky musíte vždy započítat hodnotu veškerých víceprací, v zakázce nemůže být proveden vzájemný zápočet více a méněprací.

Důvody změn Neočekávatelné vícepráce • Vznikají na základě objektivně nepředvídatelných okolností. • Předem proběhly kroky k jejich eliminaci. Opomenuté položky • Vznikají chybou projektanta. • Jsou vždy předmětem plnění nové zakázky. Požadavky investora • Nové plnění na základě požadavku investora. • Úprava předmětu plnění. Navržené dodavatelem • Úprava předmětu plnění.

Dokumentování změn Poptávka / nabídka / smlouva / dodatek / fakturace / realita: • • účetní doklady (zaúčtované), doklady o zaplacení, soupiska faktur; dokumenty k zadávacímu řízení včetně smlouvy s dodavatelem; dokumentaci k R - položkám, kompletům a nesoutěženým položkám; dokumenty k zadávacím řízením na vícepráce; u stavební deník; u staveb zápisy z kontrolních dnů; změnový protokol stavby; změna projektové dokumentace.

Postup administrace změn na stavbě 1. Požadavek na změnu 2. Podání oznámení o změně slovní popis, zdůvodnění, předběžné finanční vyjádření změny - vícepráce x méněpráce, změna materiálu, výrobků 3. Schválení/neschválení změny nejčastěji v první fázi pouze po obsahové stránce = možnost změnu provádět 4. Vypracování „změnového listu stavby“ (může probíhat zároveň s bodem 3) 5. Zadání (více)prací – vynucená či nevynucená změna (může probíhat zároveň s bodem 4) objednávka, jednací řízení bez uveřejnění, jiný typ zadání uzavření dodatku, nová smlouva 6. Realizace stavebních prací vyplývajících ze změn 7. Fakturace

Doporučení • Kontrola PD a výkazu výměr před zadáním zakázky • Rozhodnutí o konečné podobě projektu nejpozději před zadáním zakázky (nahlášení změn) • Realizace co nejméně změn na stavbě • Nebo alespoň pouze vynucené změny (nepředvídatelné)

Dokumentování realizace a změn – stavební deník • • Způsob vedení stavebního deníku a jeho náležitosti řeší § 157 stavebního zákona (zákon o územním plánování a stavebním řádu č. 183/2006 Sb. ) a § 6 vyhlášky č. 499/2006 Sb. , o dokumentaci staveb, resp. jsou uvedeny v příloze č. 5 této vyhlášky. Tato povinnost je na dodavateli stavebního díla, případně na pověřené osobě. Doporučujeme příjemcům, aby po dodavatelích jednoznačně vyžadovali dodržování způsobu vedení stavebního deníku a jeho náležitostí. Pokud bude stavební deník řádně veden, pomůže to urychlit administraci Vašich žádostí o platbu a odpadne případné vyzívání k doplnění ze strany administrátorů žádostí o platbu a doplňování informací ze strany příjemců.

Stavební deník • Stavební deník je spolu se zjišťovacími protokoly faktur a zápisy z kontrolních dnů (technických dokumentačních komisí apod. ) důležitou auditní stopou, na základě které je – mimo jiné – posuzována způsobilost skutečně vynaložených výdajů. Většina stavebních deníků kontrolovaných OIP není dostatečně podrobná, na což bylo poukázáno i audity Evropské komise a Evropského účetního dvora, které proběhly v loňském roce. • Nedostatečné podrobné vedení stavebních deníků může mít za následek krácení způsobilých výdajů z důvodu neprůkaznosti provedených a fakturovaných prací a dodávek.

Stavební deník Nejčastěji se vyskytujícím pochybením je nedostatečná podrobnost zápisů. Chybí zejména – popis a množství provedených prací a montáží a jejich časový postup; – dodávky materiálů, výrobků, strojů a zařízení pro stavbu, jejich uskladnění a zabudování; V praxi to znamená, že není možné porovnat fakturované objemy, množství a částky za provedené práce či dodávky s dokumentací ve stavebních denících nebo s jinými údaji o provádění díla. – zahájení prací, případně termíny a důvody jejich přerušení a obnovení, včetně technologických přestávek; Příklad: Příjemce v monitorovací zprávě odůvodnil prodloužení termínu dokončení stavby nepříznivými klimatickými podmínkami, tato skutečnost však v stavebním deníku není dostatečně nebo vůbec zdokumentována.

Ostatní důležité povinnosti • Dohodnout se svými dodavateli fakturační podmínky vypovídající podrobně o předmětu faktury (doporučujeme, mít ke každé fakturaci informace ve zjišťovacím protokolu / faktuře o tom, kolik se vysoutěžilo – kolik bylo fakturováno – kolik se aktuálně fakturuje – kolik zbývá) – nechte si předkládat v elektronické podobě • Poskytovat součinnost a umožnit kontrolu • Uchovávat originály veškeré dokumentace k projektu • Pojištění majetku

Porušení smlouvy • Porušení povinností ze smlouvy může znamenat nevyplacení části či celé dotace, popř. postihy spojené s prokázáním porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb. , o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů • Porušení rozpočtové kázně - jednání příjemce, které má za následek neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků poskytnutých poskytovatelem

Závěr • Veškerá dokumentace musí být konzistentní a musí zobrazovat skutečný stav (auditní stopa) • Veškeré změny musí být řádně zdokumentovány, pozor, některé změny mohou ovlivnit i předchozí kroky realizace projektu • V průběhu realizace bude kontrolována hospodárnost, účelnost a efektivnost realizace projektu

Nepřímé náklady v podmínkách ROP JV Pouze pro oblast podpory 3. 3

Co jsou nepřímé náklady? Jedná se o stávající doplňkové výdaje rozdělené na 4 kategorie: 1. Výdaje na lidské zdroje, 2. Výdaje na výběrová řízení, 3. Výdaje na poradenské a právní služby, 4. Ostatní nepřímé výdaje (zejména finanční a bankovní poplatky).

Co to pro vás znamená před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace z ROP JV? - Oznámením o schválení dotace z ROP JV budete mimo jiné informováni také o procentu (paušálu) nepřímých nákladů na přímých nákladech. - Doplňkové výdaje je třeba sloučit do jedné položky rozpočtu v Benefitu tak, aby suma doplňkových výdajů zůstala nezměněna. Provede ÚRR. - Z této sumy doplňkových výdajů bude stanoven podíl na přímých (hlavních) výdajích. Toto procento (paušál) bude zaneseno do Smlouvy o poskytnutí dotace z ROP JV a zůstává po celou dobu realizace projektu neměnné.

Co to pro vás znamená po podpisu Smlouvy o poskytnutí dotace z ROP JV? - Nepřímé výdaje nebudou kontrolovány ze strany ROP JV ani ze strany auditu, stejně tak nebudou dokladovány příjemci. - Nebude kontrolováno skutečné plnění, Řídící orgán má za to, že prostředky deklarované příjemcem byly využity na projekt

Nepřímé náklady Důležité informace U každé Žádosti o platbu bude na tyto výdaje uplatněno příslušné procento uvedené ve Smlouvě o poskytnutí dotace z ROP JV. V případě úspor na přímých nákladech dochází k reálné úspoře na nepřímých nákladech. V nejbližších dnech bude vydán Metodický pokyn k nepřímým nákladům s veškerými detaily včetně příkladů a po schválení finální verze ÚRR JV bude k dispozici na našich webových stránkách www. jihovychod. cz Tento systém k nepřímým nákladům schválila Evropská komise za účelem zjednodušení administrace a jsme jediný program v ČR, který tento systém využívá a patříme také mezi první programy v Evropě.

Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod Kounicova 13, 602 00 Brno www. jihovychod. cz Děkuji za pozornost Ing. Erika Šteflová vedoucí Odboru implementace projektů Jihlava tel. 532 193 600 steflova@jihovychod. cz