SOSMethode Festlegung berprfung der Projektrahmenbedingungen Vorlagen und Ausfllbeispiele

S-O-S-Methode© Festlegung / Überprüfung der Projektrahmenbedingungen – Vorlagen und Ausfüllbeispiele – Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement (CC GroßPM) Version 3. 1 März 2021 Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 1

Inhalte Übersicht • Projektcharta 1 – Vorlage • Projektcharta 2 – Vorlage • Projektgrobplanung 1 – Beispiel • Projektgrobplanung 2 – Beispiel • Projektorganisation 1 – Vorlage • Projektorganisation 1 – Beispiel • Projektsteckbrief – Vorlage • Projektsteckbrief – Ausfüllhinweise Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 2

Projektcharta 1 – Vorlage Ziel des geplanten Projekts Empfohlene Entscheidung Zu erwartende Ergebnisse Geschätzter Aufwand Rahmenbedingungen Zeitrahmen Umsetzung Benötigte Ressourcen Wesentliche Stakeholder/innen Zu beachtende Risiken Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 3

Projektcharta 2 – Vorlage Projektbezeichnung Ausgangslage / Problemstellung Nutzen Ziele Nichtziele (Out-of-Scope) Beteiligte Zeitplan Zentrale Stakeholder und Stakeholderinnen Beginn Gesamtprojektleitung Meilenstein 1 Projektsponsoren Meilenstein 2 Leitung Teilprojekt 1 Meilenstein 3 Leitung Teilprojekt 2 Meilenstein 4 Leitung Teilprojekt 3 Meilenstein 5 PMO Meilenstein 6 Geplantes Ende Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 4

Projektgrobplanung 1 – Beispiel Projektvorgang Q 1/20 Q 2/20 Q 3/20 Q 4/20 Q 1/21 Q 2/21 Q 3/21 Q 4/21 Q 1/22 1 Lösungsalternativen Identifikation, Evaluation 2 Ausschreibung Vorbereitung Durchführung, Zuschlag 15. 06. : Vorbereitung fertig 01. 12. : Zuschlag erteilt 3 Implementierung Vorbereitung 15. 02. : Umsetzungskonzept fertig Durchführung 4 Abschluss Übergang Regelbetrieb 31. 12. : Regelbetrieb funktioniert Evaluation & KVP 31. 03. : PG aufgelöst Legende: Meilenstein Sammelvorgang Einzelvorgang Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 5

Legende: Meilenstein Projektgrobplanung 2 – Beispiel 2020 2021 Arbeitspaket(AP) Bemerkungen Geplante Lenkungsausschuss Termine(LA) Grobplanung PM Feinplanung Implementierung Vorstudie Vergabe Folgevergaben AP 1 -2 AP 1 -3 AP 1 -1 AP 2 -2 Aufbau Review QS TP 2 TP 1 Gesamtprojekt LA 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 2019 Vorgang Review Aufbau Heute AP 1 -5 AP 2 -3 AP 2 -4 Arbeitspakete in den Teilprojekten (TP) AP 2 -5 Laufende Qualitätssicherung (QS) R 1 Meilenstein (MS)1: Projektauftrag AP 1 -4 Nachbereitung Balkendicke = relativer Aufwand in Personentagen (PT) (nur bei Gesamtprojekt -Darstellung) R 2 R 3 R 4 Steuerung MS 2: Erteilung Zuschlag Abschluss MS 3: Abschluss Rollout MS 4: Übergabe Regelbetrieb Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 6

Projektorganisation 1 – Vorlage Übergeordnete behördliche Funktionen Lenkungsausschuss Besetzung Auftraggeberseite Gemeinsame Besetzung Einzubindende Unterlenkungsausschuss Gesamtprojektleitung z. B. Integrationsausschuss Zentrale Projektfunktionen Übergreifende Fachbereiche Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 7

Projektorganisation 1– Beispiel Lenkungsausschuss Übergeordnete behördliche Funktionen Gleichberechtigung Datenschutz IT-Sicherheit Besetzung Auftraggeberseite Gemeinsame Besetzung Einzubindende <eventuell Namen der Mitglieder> Einkauf Unterlenkungsausschuss Personalvertretung <eventuell Namen der Mitglieder> Architektur- und Integrationsausschuss Gesamtprojektleitung <Projektleitung AN>, <stellv. PL AN> Zentrale Projektfunktionen Projektcontrolling <Leitung AN>, <Mitarb. AN> <Leitung AG>, <Mitarb. AG> Qualitätsmanagement <Leitung AN>, <Mitarb. AN> <Leitung AG>, <Mitarb. AG> <Projektleitlung AG>, <stellv. PL AG> <Namen der Mitglieder> Architektur- u. Integrationsbüro Risikomanagement <Leitung AN>, <Mitarb. AN> <Leitung AG>, <Mitarb. AG> <Leitung AN>, <Mitarb. AN> Schulung <Leitung AN>, <Mitarb AN> Projektmanagementbüro <Leitung AG>, <Mitarb. AG> Teilprojekt 1 <Teil-PL AN>, <stellv. Teil-PL AN> <Leitung AG>, <Mitarb. AG> <Teil-PL AG>, <stellv. Teil-PL AG> <Leitung AN>, <Mitarb. AN> <Leitung AG>, <Mitarb. AG> Teilprojekt 2 <Teil-PL AN>, <stellv. Teil-PL AN> <Teil-PL AG>, <stellv. Teil-PL AG> Übergreifende Fachbereiche Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 8

Projektsteckbrief – Vorlage Starttermin Endtermin Dauer Aufwand (PT) Anteil Extern (Min/Max) Themenfeld Projektsponsoren Umsetzungsverantwortung Zu-/Mitarbeitende Ziel des Projekts Kurzbeschreibung Inhaltliche Arbeitspakete Endprodukte Abhängigkeiten von anderen Projekten Zulieferungen zu anderen Projekten Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 9

Projektsteckbrief – Ausfüllhinweise Starttermin Endtermin Dauer Aufwand (PT) Anteil Extern (Min/Max) Themenfeld Projektlogo / Projekt-ID Projektsponsor Umsetzungsverantwortung Zu-/Mitarbeitende Ziel des Projekts Inhaltliche Arbeitspakete Abhängigkeiten von anderen Projekten Kurzbeschreibung Endprodukte Grundsätze: (1) Das Projekt ist aus Portfoliosicht zu beschreiben. (2) Zielsetzung ist die Einordnung des Projekts in das (strategische) Gesamtprogramm. Zulieferungen zu anderen Projekten Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 10

Kontakt Bundesverwaltungsamt Barbarastraße 1 50735 Köln Ansprechperson Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement grosspm@bva. bund. de www. bundesverwaltungsamt. de www. grosspm. bund. de Tel. +49 (0) 22899358 -3900 Fax +49 (0) 22899358 -2808 Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 05. 06. 2021 | Seite 11