Soluciones en Gestin Documental Manejo del Archivo Flujo

Soluciones en Gestión Documental

• Manejo del Archivo. • Flujo de trabajo y Administración De Normas y Procedimientos

Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar y distribuir documentos (IDC). Se estima que del 15% al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados. La producción de papel en la oficina típica está creciendo a un increíble 21% al año (Giga Information Group). Un empleado administrativo destina “ 400 horas anuales ( 25% tiempo productivo ) Administrando – Buscando, Imprimiendo, Enviando

• • Se sigue utilizando formas en papel para la distribución ¿Cuantos documentos necesita para distribuir la información? Deficiencia en la atención de los usuarios Existe demora en la tramitología y seguimiento de los documentos. Ausencia de políticas claras en la organización archivística y de Gestión Documental No se administra la memoria corporativa Falta de aprovechamiento de la tecnología.

En búsqueda de la excelencia y eficiencia de su compañía, realizamos planes y programas para la homogenización, normalización y modernización de sus sistemas de documentación, recurriendo a nuevas tecnologías. Soportando su sistema de información digital con: Servicios profesionales, Software de ultima generación, Escáners, Servidores y Equipos conectados a una red; almacenando toda su documentación para ofrecer el mejor método para consultarla (a la vez que controla y protege su información y documentos).

• ALISTAMIENTO FISICO • PLANIFICACION DOCUMENTAL • DIGITALIZACION • INDEXACION “Convertimos sus documentos en imágenes para ser consultadas desde cualquier lugar del mundo ”.

ANTES DESPUES

Caja tomo Cajas de archivo inactivo Tomos empastados

“ Contamos con herramientas que permiten a su compañía distribuir y evaluar los procesos administrativos ”.

• Reducción de costos administrativos y operativos • Incrementa la productividad y optimizar el recurso humano • Seguridad en el manejo de los documentos • Crear sistemas de información estratégica, basada en datos e imágenes • Crecimiento en forma modular • Automatización de los procesos del documento • Facilitar el manejo, consulta y almacenamiento • Controlar los procesos y tramites que origina un documento • Lograr que se reduzca el uso del papel “ Oficina OPTIMA en papel ”

• Da apoyo a las Estrategias Corporativas • Genera Indicadores de Gestión • Soporta al Mejoramiento Continuo • Respalda el Futuro de la Empresa • Cambio del archivo, de una Estructura Clásica a una Estructura de conocimiento • Generar una alta satisfacción del CLIENTE INTERNO como EXTERNO Procesos Empleados Clientes y Plataforma Pla Proveedores Plataforma Integrada

Consulta Rápida 35% Reducir espacio para preservación Productividad 20% Seguridad Reducir costos 23 % 11% 7% Otros 4% Fuente : IDC

Fundamentación Planificación Documental Gestión Documental Consulta Vía Intranet / Internet Administración de Centros Documentales. Acceso a propiedades de carpetas y documentos. Ciclo Vital de los Documentos. Consulta de imágenes digitalizadas desde servidor WEB Software Identificación Estru. Documental - Series, Subseries, Tipos D - Tablas de retención doc. - Ciclo vital del Documento - Indexación Ley General de Archivos - Identificación Estru. Organizacional Dependencias. Cargos, Funcionarios - Asignación Malla de seguridad - Colas de Impresión Identificación de índices, seguridades, plantillas, retenciones Acceso seguro SSL Motor de Búsqueda hacia Documentos del sistema de calidad Mensajeria y control de correspondencia Trazabilidad Documental Administración del Sistema de Calidad ** Gobierno en Línea

Proceso de Alistamiento, Digitalización, Indexación, Publicación , Control de Calidad , Entrega Área de Indexación Área de digitalización El correo llega a: Documentos Alistamiento Preparación y Digitalización Captura inteligente Imagen Distribución electrónica * Publicación * Control de Calidad Consulta electrónica en Intranet Archivo de documento físico Entrega Documental Servidor de IMAGENES

Cliente-Servidor / WEB INTERNET Servidor de Base de Datos e Imágenes Arreglo de Discos Estación Impresión Intranet Estación Consulta Ruteador Estación Captura

Rene Guio. Director Proyectos. Tel: 2950155 E-mail: dir. proyectos@usa-laser. com