Software BEACON Auditorias de LPA Proceso de auditoria

Software BEACON Auditorias de LPA

Proceso de auditoria de LPA en BEACON ¿Qué es Beacon? Beacon Es un software diseñado para administrar el proceso de auditorías de LPA, de manera fácil y rápida. ¿Requerimientos para ingresar a Beacon? Se puede ingresar desde tu celular, computadora o Tablet que tenga acceso a internet, correo electrónico de Magna SLMF. Date Author 2

¿COMO FUNCIONA BEACON? 1. Beacon de manera automática y mensual estará programando las auditorias de LPA para las diferentes estaciones de trabajo (área de manufactura) y procesos de soporte (ejemplo, proceso de LPA, Cambios de Ingenieria, Fast Response, Best practices, etc. ). 2. En el sistema ya se encuentra dada de alta la siguiente información Ø Los usuarios (auditores de LPA) de nivel 1, 2, 3 y 4. Ø Check list electrónicos por estación, específicos y de best practices Ø Los modos de falla y contramedidas Ø Plan de reacción por pregunta. Date Author 3

¿CUALES SON LAS VENTAJAS DE BEACON? 1. Programación Automática. 2. La captura de los hallazgos se realiza de forma inmediata. 3. Los reportes pueden obtenerse de manera fácil y rápida. 4. Se tiene un mejor control de la información Date Author 4

INGRESO A LA PAGINA DE BEACON ¿Cómo ingresar a Beacon? Debió llegarte un E-MAIL al correo de magna como el que se ve en la imagen, dar click en la opción SETUP MY ACCOUNT y te solicitará que generes tu contraseña. Una vez generada tu contraseña podrás tener acceso al software beacon. Dar click Date Author 5

INGRESO A LA PAGINA DE BEACON ¿Qué hacer si no encuentras el correo? Abrir internet explorer y en la barra de dirección ingresar el siguiente link https: //beacon. easeinc. com/login Entraras a la página principal de Beacon ¿Qué hacer si no recuerdas tu contraseña? 1. Ingresar dirección de correo electrónico (Debe ser el de la empresa) y dar click en olvidó su contraseña. Date Author 6

RESTABLECER CONTRASEÑA 2. Inmediatamente te solicitará tu correo electrónico (Ingresar tu correo de Magna). 3. Dar click en ENVIAR CORREO ELECTRONICO. Te llegará un e-mail al correo de magna para restablecer tu contraseña Date Author 7

RESTABLECER CONTRASEÑA 4. Dar click en RESTABLECER MI CONTRASEÑA, después te solicitará el cambio de contraseña. Date Author 5. En este paso deberás crear tu contraseña y Dar click en CAMBIAR CONTRASEÑA. 8

INGRESO A LA PLATAFORMA DE BEACON 6. Una vez creada tu contraseña podrás ingresar al sistema Beacon. Cada que sea necesario entrar al sistema deberás ingresar con tu correo y contraseña. Date Author 9

VISTA PRINCIPAL DE LA PLATAFORMA Una vez que se ingresa a la plataforma de Beacon se podrá observar la siguiente pantalla. En esta pantalla se mostrarán las auditorias programadas y que están pendientes por realizar. Para iniciar con la auditoria, dar click en el check list Date Author 10

¿COMO CONTESTAR LA AUDITORIA DE LPA? Una vez que se ingresa a realizar la auditoria, en la pantalla se mostrara el check list y su estructura Ø Nombre de la estación donde se va a realizar la auditoria Ø En pasos de la auditoria es una referencia al título de la pregunta Date Author 11

¿COMO CONTESTAR LA AUDITORIA DE LPA? Estructura de check list En esta parte encontraremos las preguntas del check list de auditoria. 1. El primer párrafo es la pregunta. 2. El segundo párrafo es el objetivo de la pregunta Date Author 12

¿COMO CONTESTAR LA AUDITORIA DE LPA? En esta parte del check list es donde deben responderse las preguntas dando click en aprobar o falla. Ø En Resultado se encuentran las siguientes opciones Aprobar: Esta aplica para cuando la información auditada cumple con lo solicitado. NOTA: La opción de NA no debería seleccionarse. En caso de que se seleccione significa que la pregunta no aplica a la estación y deberá revisarse para modificación del check list. RECORDAR que cada check list es específico y todas las preguntas aplican. Date Author Falla: Esta aplica cuando la información auditada no cumple con lo solicitado 13

¿COMO CONTESTAR LA AUDITORIA DE LPA? Respuesta OK Pregunta con resultado APROBADO, Significa que al momento de auditar se cumplió con el requerimiento Date Author 14

¿COMO CONTESTAR LA AUDITORIA DE LPA? Respuesta NO OK Pregunta con resultado FALLA, Significa que al momento de auditar NO se cumplió con el requerimiento. En categoría de la falla elegir de la lista la categoría que aplique Elegir de la lista el modo de falla general Date Author Plan de reacción es lo que debemos hacer de manera inmediata 15

¿COMO CONTESTAR LA AUDITORIA DE LPA? Respuesta NO OK Para los hallazgos encontrados se deberá tomar una foto como evidencia de la no conformidad y adjuntarla. Dar click en navegar y adjuntar la foto de nuestros archivos En los comentarios se deberá de poner una breve descripción de lo que encontraron. MITIGACIÓN es lo Mismo que Hallazgo. Date Author 16

¿COMO CONTESTAR LA AUDITORIA DE LPA? Urgencia: hace referencia a la criticidad del hallazgo: Podemos encontrar 2 tipos según el plan de reacción: 1. Los hallazgos con urgencia NORMAL o BAJA se debe de elegir cuando el plan de reacción es notificar al líder o gerente, este tipo de hallazgos NO REQUIERE APROBACIÓN DEL GERENTE al momento del cierre, pero se debe elegir al responsable de cerrar el hallazgo para que le llegue la notificación vía correo electrónico. 2. Los hallazgos con urgencia CRITICA el plan de reacción es Paro de línea y corrección inmediata y el cierre del hallazgo SI REQUIERE APROBACIÓN DEL GERENTE NOTA: Aunque el nombre del gerente aparezca como predeterminado solo llegará un correo de manera automática cuando se cierre el hallazgo y se envié a aprobación Date Author 17

¿COMO CONTESTAR LA AUDITORIA DE LPA? La opción de corregir la no conformidad ahora se utiliza cuando el hallazgo puede cerrarse en ese momento, el auditado debe mostrar la evidencia al auditor para que se cierre. Al dar click despliega la siguiente ventana: En las contramedidas: se debe de elegir la contramedida general de la lista desplegable. En pasos de la mitigación se debe de poner de manera especifica que fue lo que se hizó para cerrar el hallazgo. Adjuntar foto de la corrección del hallazgo. Date Author Una vez terminada la auditoria dar click en siguiente 18

Resultados de auditoria Se despliega el check list con las respuestas, el auditor deberá revisar y confirmar las respuestas, una vez confirmadas dar click en enviar. Date Author 19

Contestar hallazgos Si el hallazgo no se cierra en el momento, le llegará una alerta de mitigación correo al responsable del cierre, dar click en view audit para poder ver el hallazgo. Date Author 20

Contestar hallazgos Si el hallazgo no se cierra en el momento, le llegará una alerta de mitigación correo al responsable del cierre, dar click en view audit para poder ver el hallazgo. Date Author O desde nuestro dispositivo, celular o computadora aparecerá como una actividad, dar click para poder ver el hallazgo 21

Cierre de Hallazgos Llegará un e-mail al correo del responsable de cierre, como evidencia de que el hallazgo se ha cerrado. Date Author 22

Contestar hallazgos Hallazgo abierto Date Author Se contesta el hallazgo, se adjunta evidencia de cierre y dar click en cerrar no conformidades 23

Contestar hallazgos Para los hallazgos críticos que son los que requieren CORRECCION INMEDIATA DEL HALLAZGO, Llegara un e-mail al correo del GERENTE para aprobación de la evidencia, deberá entrar a Beacon y aprobar la información Date Author 24

Contestar hallazgos El Gerente debe entrar a Beacon revisar la información y validar las evidencias una vez revisadas dar click en aprobar para cerrar el hallazgo, vía e-mail se notifica que ha sido cerrado el hallazgo Date Author 25

Emisión de Reportes El GERENTE y AGM tendrá acceso a los informes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Auditorias totales realizadas, Fallas por ubicación Estado de hallazgos Actividades por auditor Las preguntas con más fallas Porcentaje de cumplimiento a las preguntas (Aprobada o Fallada) Fallas por categoría NOTA: Esta información puede filtrarse según el requerimiento de cada Gerente o AGM, esto se realiza modificando los filtros que se muestran en la siguiente imagen Date Author 26

Emisión de Reportes Date Author 27

Emisión de Reportes Date Author 28

Emisión de Reportes Date Author 29

Gracias! Av. Frankfurt No. 201 Parque Industrial Desarrollo Logistik II Villa de Reyes, S. L. P. , CP 79526 Date Author 30