SOCILO PAKALPOJUMU SNIEDZJU PANOVRTJUMA METODIKA ANITA HZNERE Ieguldjums

SOCIĀLO PAKALPOJUMU SNIEDZĒJU PAŠNOVĒRTĒJUMA METODIKA ANITA HĀZNERE “Ieguldījums Tavā nākotnē” Šī prezentācija ir veidota ar Eiropas Savienības Eiropas Sociālā fonda un Latvijas valsts finansiālu atbalstu. Par prezentācijas saturu atbild piesaistītais eksperts kvalitātes vadības / institūciju pārvaldības jautājumos Anita Hāznere 1

SEMINĀRA MĒRĶIS Iepazīstināt ar projekta grupas izstrādātā pašnovērtējuma metodiku un tā veikšanas procesu. 2

PAŠNOVĒRTĒJUMA MĒRĶIS identificējot stipros un pilnveidojamos aspektus, attīstīties un uzlabot organizācijas pārvaldību, kā rezultātā arī sniegtā pakalpojuma kvalitāti. 3

Pārskats par projekta īstenošanu

PAŠNOVĒRTĒJUMA METODIKA IETVER 1. 2. 3. 4. Priekšnosacījumu (kritērijs, apakš kritērijs un prasība) un to izpildes līmeņu aprakstu. Rezultātu (kritērijs, apakš kritērijs un rādītāju grupa) un to izpildes līmeņu aprakstu. Priekšnosacījumu (Kritēriju, apakš kritēriju un prasību) skaidrojumu. Veidlapas novērtējumam. Atšķirīga novērtējuma veidlapa priekšnosacījumiem un rezultātiem. 5

METODIKAS STRUKTŪRA 1. Priekšnosacījumu iedalījums: 1. Galvenais kritērijs. 1. 1. Galvenā kritērija apakš kritērijs. 1. 1. 1. prasība. 2. Rezultātu iedalījums: 6. Galvenais kritērijs. 6. 1. Galvenā kritērija apakš kritērijs. 6. 1. 1. rādītāju grupa (ar rādītāju piemēriem). 6

PRIEKŠNOSACĪJUMU KRITĒRIJU VĒRTĒŠANA 1. 2. 3. 4. Vērtē katru prasību! Katrai prasībai atšķirīgs vērtējuma apraksts; Vērtējuma skala līmenī no 1 līdz 4, kur 1 – zemākais līmenis, bet 4 – augstākais; Vērtējumu veic aizpildot priekšnosacījumu vērtējuma veidlapu. 7

PRIEKŠNOSACĪJUMA NOVĒRTĒJUMA VEIDLAPA Pierādījumi 3. 1. Apakš kritērijs Vērtējums Nepieciešamie Kompetence 1 2 3 4 uzlabojumi 3. 1. KOPĀ . . . . 3. 1. 2. Prasība 8

KĀ VEIKT NOVĒRTĒJUMU - PRIEKŠNOSACĪJUMI Rūpīgi izlasiet apakš kritēriju un prasību. nepieciešams izmantojiet paskaidrojumus. Veidlapas aizpildīšana: 1. 2. Ja pierādījumi – fakti, konkrētas veiktās darbības, konkrētas izmantojamās metodikas. VISPĀRINĀJUMI nav pierādījums. Pierādījums ATBILSTOŠS prasībai. Pierādījums ir tik daudz dokuments, kā rīcība praksē, ko var apliecināt darbinieki. a) novērtējuma piešķiršana skalā no 1 līdz 4. Pēc minētajiem pierādījumiem, atrod vistuvāko atbilstošo vērtību. Ja piešķir novērtējumu nedaudz augstāku, kā liecina pierādījumi, tad noteikti jābūt plānotiem pietrūkstošajiem pasākumiem. a) 9

KĀ VEIKT NOVĒRTĒJUMU - PRIEKŠNOSACĪJUMI a) b) c) d) nepieciešamie uzlabojumi – norāda konkrētus uzlabojumus, ko vajadzētu veikt, lai sasniegtu augstāku līmeni; kompetence – norāda to līmeni, kas var pieņemt lēmumu attiecībā uz uzlabojumiem vai, no kura lēmumiem ir atkarīga prasības izpilde, piemēram, pati organizācija, pašvaldība vai ministrija. Detalizētāku kompetenci organizācijas iekšienē nenorāda; apakš kritērija vērtējums ailē “Kopā” – ņem attiecīgā apakš kritērija visu prasību vidējo aritmētisko vērtējumu. Noapaļo līdz vienai zīmei aiz komata; kritērija vērtējums ailē “Kopā” – ņem attiecīgā kritērija visu apakš kritēriju vidējo aritmētisko vērtējumu. Noapaļo līdz vienai zīmei aiz komata; 10

PRIEKŠNOSACĪJUMA NOVĒRTĒJUMA PIEMĒRS Pierādījumi Vērtējums Nepieciešamie uzlabojumi Kompetence 1 2 3 4 3. 1. Plānot, vadīt un uzlabot cilvēkresursu vadību (caurskatāmi un atbilstoši organizācijas stratēģijai un 3. 1. KOPĀ 2, 7 plānošanai) 3. 1. 2. attīsta un vienojas par saprotamu un skaidru personāla politiku, kas balstīta uz organizācijas stratēģiju un plānošanu. Personāla politika ietver pamatotus/objektīvus darbinieku komplektēšanas, paaugstināšanas, materiālās/ nemateriālās atzinības un vadības pienākumu sadales utml. kritērijus 1. Ir noteikta un vadības apstiprināta Personāla politika (25. 07. 2003. ), kas nosaka PV mērķi, darbinieku piesaistes un ilgtermiņa attiecību nodrošināšanas nosacījumus. , t. sk. paaugstināšanas nosacījumus, motivēšanas mehānismu, atalgojuma principus u. c. Izmaiņas veiktas 2005. un 2009. gadā. 2. Par personāla jautājumiem katru gadu kopš 2008. gada aptaujājam visus darbiniekus elektroniskā veidā. Aptaujas rezultātus analizēja personāla vadītājs un informēja direktoru. Rezultāti bija iemesls Personāla politikas izmaiņām. 3. Tiek aktualizēti un pilnveidoti (līdz ar izmaiņām PV politikā) visi ar PV politiku saistītie dokumenti - Instrukcija par darba samaksu un tās piešķiršanas kārtību; Kārtība darbinieku veselības apdrošināšanai, dzīvības apdrošināšanai nelaimes gadījumā un pabalsta piešķiršanai ārstēšanas izdevumu segšanai; darbinieku kvalifikācijas paaugstināšanas samaksas kārtība, Darba kārtības noteikumi u. c 4. Ir iekšējā audita atzinumi, ka personāla vadības politika tiek īstenota atbilstoši noteiktajiem principiem. 3 1. Personāla vadības politikas Organizācijas noteikšanā nav ņemti vērā stratēģiskie mērķi. Jāpārskata PV politikas atbilstība stratēģiskajiem mērķiem un, ja nepieciešams jāveic izmaiņas. Aptaujās nav jautājumi par darbinieku Organizācijas motivāciju. Jāpapildina aptaujas anketa un jāizvērtē rezultāti. ja nepieciešams jāpilnveido politika attiecībā uz motivēšanu. 5. 2011. gada plānā ir iekļauts izveidot darbinieku vērtēšanas sistēmu (180 Pirms sistēmas ieviešanas 2011. gadā beigās Organizācija grādi). Ir veikts projekta pirmais posms saskaņā ar projekta plānu. jāveic izmaiņas personāla politikā. 2009. un 2010. gadā darbiniekus saskaņā ar politiku vērtēja pēc brīvprātības principa ( 7 darbinieki tika vērtēti) vai pēc īpašas nepieciešamības (2 darbinieki). Sistēmu paredzēts uzsākt lietot visā organizācijā 2012. gadā. 11

RĀDĪTĀJU KRITĒRIJU VĒRTĒŠANA 1. 2. 3. 4. Vērtē katru rādītāju grupu! Visām rādītāju grupām vienāds vērtējuma apraksts; Vērtējuma skala līmenī no 1 līdz 4, kur 1 – zemākais līmenis, bet 4 – augstākais; Vērtējumu veic aizpildot rādītāju vērtējuma veidlapu. 12

REZULTĀTU NOVĒRTĒJUMA PIEMĒRS Rādītājs Vērtējums Mērījumi/vērtība (vai (var norādīt papildu informāciju, 1 2 3 4 atsauce uz dokumentu ar kas paskaidro rādītāju) datu apkopojumu) 3 gadu periodā 7. 1. 4. Rādītāju grupa Veicamie uzlabojumi 13

KĀ VEIKT NOVĒRTĒJUMU - REZULTĀTI 1. 2. Rūpīgi izlasiet kritēriju, apakš kritēriju un rādītāju grupām. Veidlapas aizpildīšana : a) b) c) d) e) ailē “rādītājs” – nosauciet attiecīgās grupas rādītājus, kuri noteikti organizācijā; ailē “rādītāja mērķis” – norādiet rādītāja mērķi, t. i. to vērtību, ko jūs vēlaties sasniegt un, kas kalpo par atskaites punktu, lai novērtētu vai jūs strādājat labi vai ne tik labi, Ja rādītājam mērķis nav noteikts, aili atstājiet tukšu; ailē “mērījums/vērtība” – ieraksta tos rezultātus, kuri ir pēc fakta, veicot rādītāja mērījumu. Ja mērījumu nav atstājiet aili tukšu. ailē “vērtējums” – piešķir vērtību skalā no 1 līdz 4, izmantojiet jūsu sniegto informāciju par esošajiem rādītājiem un to mērījumiem, salīdzinot ar noteikto rādītāja mērķi. Piešķiriet vērtējumu, kur faktiskā situācija visvairāk atbilst vērtējuma aprakstam; veicamieuzlabojumi un termiņš – norāda rādītājus, ar kuriem nepieciešams papildināt attiecīgo grupu vai, kurus nepieciešams pilnveidot. Nosaka izpildes termiņu. 14

REZULTĀTU NOVĒRTĒJUMA PIEMĒRS Rādītājs (var norādīt papildu informāciju, kas paskaidro rādītāju) Rādītāja mērķis Vērtējums 1 2 3 Mērījums/vērtība 3 gadu periodā (vai atsauce uz dokumentu ar datu apkopojumu) 4 7. 1. 4. Rādītāji, kas attiecināmi uz motivāciju un apmierinātību ar karjeras veidošanu un spēju attīstīties: 2 1. Darbinieku apmierinātības ar profesionālo attīstību līmenis. Jautājums iekļauts darbinieku aptaujā, ko veic katru gadu kopš 2007. gada 2. To darbinieku, kuri aizgājuši no organizācijas, jo nav iespēja attīstīties īpatsvars (% no visiem aizgājušajiem). Jautājums tiek uzdots darbiniekiem, kuri iet prom no organizācijas. Mērīts tikai par 2010. gadu. 3. Apmācības stundu skaits vienam darbiniekam. Mērīts par 2010. gadu. 4, 0 līdz 25%. 24 stundas 2008. gadā attiecīgi 3, 4 no 5 un 3, 9 no 5 2009. gadā attiecīgi 4, 2 no 5 un 4, 1 no 5 2010. gadā attiecīgi 4, 0 no 5 un 4, 2 no 5 Dinamika vairāk neitrāla. Rezultāts – 70%. Rezultāts – 6 stundas (naudas trūkuma dēļ). Vismaz 3 darbinieki 4. To darbinieku skaits, kuri mainījuši amata vietas uz augšu divu gadu periodā. vai līdzvērtīgi. Mērīts no 2008. gada. Veicamie uzlabojumi 1. Papildināt darbinieku aptaujas anketu ar jautājumiem: -Vai ir motivēti strādāt organizācijā, - kas ir galvenie motivatori, - kas nemotivē. Mainīt 4. rādītājam iepriekš noteikto mērķi uz zemāku, jo izmaiņas ekonomiskajā vidē to ierobežo sasniegt. 2008. gadā – 1 darbinieks. 2009. gadā – 2 darbinieki. 2010. gadā – 0 darbinieku Termiņš Iekļaut 2011. gada plānā Vadītājs apstiprina 1 mēneša laikā. 15

IEVĒROJIET (1)! ailē „rādītājs” var iekļaut papildu informāciju, kas paskaidro rādītāju, piemēram, ko ar minēto rādītāju mērīs, kādā veidā iegūst rādītāja mērījumu un cik bieži to mēra; kā rādītājs jāmin rādītāja nosaukums, nevis metode, kā tas tika iegūts. Piemēram, rādītājs darbinieku apmierinātībai nav „aptaujas anketa”, bet pareizi būtu minēt „darbinieku motivācijas līmenis”. To iegūst, izmantojot aptauju ar attiecīgi iekļautu jautājumu. ailē „mērījums/vērtība” norāda faktisko mērījuma rezultātu attiecīgajā mērījuma periodā; rādītājam ir jāattiecas uz kritērijā prasīto. Piemēram, ja tiek prasīts mērīt ieinteresēto pušu , t. sk. klientu, viedokli par organizācijas vispārējo reputācija, tad rādītājs nevar būt klientu apmierinātības ar pakalpojumu līmenis. Atbilstošs rādītājs varētu būt, piemēram, to klientu īpatsvars no visiem, kuri ir vērsušies pēc pakalpojuma organizācijā, jo tā ir ieteikta. 16

IEVĒROJIET (2)! rādītāja mērījuma vienība var tikt noteikta, gan kvantitatīvā veidā, piemēram, skaits, īpatsvars vai %, gan kvalitatīvā veidā – "ir", "nav", "labi", "vidēji" vai "slikti" u. c. ; rādītāja mērījuma vienībai jāsakrīt ar mērījuma rezultātu, piemēram, ja rādītājs ir – darbinieku apmierinātības līmenis, tad mērījuma rezultāts nevar būt, piemēram, aptaujāto skaits, bet norāda apmierinātība līmeni, piemēram „ 3” (skalā 1 -4); ailē „vērtējums” liek vērtību, kas atbilst kādam no aprakstītajiem vērtējuma līmeņiem. Rūpīgi izlasiet un lieciet tikai to vērtējumu, kas atbilst. Piemēram, ja nav datu par mērījumiem trīs gadu periodā, augstākais, ko var ielikt ir 2. Līmenis. 17

KĀ VEIKT PAŠNOVĒRTĒJUMU ORGANIZĀCIJĀ 1. 2. Informējiet un paskaidrojiet darbiniekiem par novērtējumu. izveidojiet pašnovērtējuma darba grupu. Vēlams (atkarībā no organizācijas lieluma), ka tajā piedalās: a) b) c) 3. 4. vadības pārstāvis; darbinieki, kas pārzina vērtējamās jomas un var dot lielāko ieguldījumu vērtēšanā; kombinējiet grupu tā, lai tajā būtu gan kritiski vērtējoši darbinieki, gan pozitīvi vērtējoši. Grupa iepazīstas ar pašnovērtējuma metodiku un paskaidrojumiem. Vienojas par pašnovērtējuma darba organizāciju, piemēram, : a) b) c) sadala katram grupas loceklim veikt kāda kritērija pierādījumu meklēšanu. Pēc tam kopīgi pārrunā un koriģē; katru kritēriju izskata visa grupa kopā un vienojas; katrs grupas loceklis individuāli veic visu kritēriju pierādījumu meklēšanu un tad kopīgi diskutē un vienojas par rezultātu. 18

KĀ VEIKT PAŠNOVĒRTĒJUMU ORGANIZĀCIJĀ 1. 2. 3. 4. Veic pašnovērtējumu – meklē pierādījumus un piešķir attiecīgu vērtējuma līmeni. Lai iegūtu kvalitatīvāku informāciju, apjautājiet/anketējiet citus darbiniekus. Par vērtējuma līmeni vienojas grupa kopīgi – concensus princips. Vienojieties par nepieciešamajiem pilnveidojumiem. Pilnveidojumiem jābūt saprātīgiem un reāli izpildāmiem “pārskatāmā” laika periodā. Nosakot kompetences vispirms skatieties, kādus pilnveidojumus organizācija var veikt pati un meklējiet iespējas. Tai pat laikā, ja jūsu darbība atbilstoši labajai praksei ir stingri ietekmēta no izpildvaras vai likumdošanas varas, norādiet konkrētas problēmas. 19