SOCIEDADE DE SO VICENTE DE PAULO Conselho Metropolitano

SOCIEDADE DE SÃO VICENTE DE PAULO Conselho Metropolitano de Goiânia OFICINA PARA FORMAÇÃO DE SECRETÁRIAS (OS)

Aos Secretários (as) de Conferências, Conselhos Particulares, Centrais e Obras Unidas Artigo 110 – São atribuições do primeiro secretário: üElaborar as respectivas atas; üLer a ata da reunião anterior, fazendo as observações necessárias; üDivulgar todas as notícias das atividades do seu Conselho üAtender as correspondências dando ciência da recebidas; üElaborar mapas estatísticos, relatório anual de atividades, contando com os demais membros de sua diretoria

ü Se fazer cumprir os prazos para entrega de relatórios anuais , como consta em regra em seus respectivos artigos, 93 III; 96 III e 99 III. ü A) até 31 de março para CP ü B) até 31 de maio para CC ü C) até 31 de julho para CM Organizar e controlar os serviços de arquivo e fichário da secretária, inclusive o arquivo patrimonial; Manter atualizada a relação das Unidades Vicentinas Vinculadas

EXEMPLOS DE CATÁLOGO VICENTINO CONSELHO PARTICULAR FUNDAÇÃO DA ENDEREÇO UNIDADE MANDATO HORÁRIOS DAS REUNIÕES SÃO JOÃO BATISTA 23 -04 -1833 RUA 217, 631 ST. UNIVERSITÁRIO 2012 -2016 PAROQUIA S. FRANCISCO DE ASSIS 08: 30 H SÃO CAMILO 08 -0 9 -1853 RUA JOSÉ CAMPOS, 88 2005 A 2009 CENTRO CATEQUÉTICO S. BERNARDO 04 -10 -1992 RUA 235 , 998 2004 A 2007 LAR DA CRIANÇA

CADASTRO BÁSICO DE QUALQUER UNIDADE NOME CARGO DATA DE ANIVERSÁRIO ENDEREÇO TELEFONE MANDATO

É NOSSO DEVER ASSUMIR A CONDUÇÃO DA REUNIÃO EM CASO DE AUSÊNCIA DO PRESIDENTE E VICE EM CASO DE VAC NCIA DOS CARGOS DE PRESIDENTE E VICE DEVEMOS ASSUMIR O COMANDO DA UNIDADE, CABENDO FAZER A CONVOCAÇÃO DE ELEIÇÃO NO PRAZO MÁXIMO DE 90 DIAS

PARA TODA DIRETORIA DE OBRAS UNIDAS CONFORME ARTIGO 116 – TODOS OS MEMBROS DE DIRETORIA QUE FOREM ASSOCIADOS, NOS TERMOS DO ARTIGO 11 NÃO ESTÃO DISPENSADOS DE SUAS OBRIGAÇÕES JUNTO AS SUAS UNIDADES (CONFERÊNCIAS) (ARTIGO 60)

D O S L I V R O S DE A T A S v. TAMANHO DOS LIVROS : RECOMENDA-SE QUE TENHA DE 50 A 100 FOLHAS NO MÁXIMO – v. POR QUE? v. TODOS SABEMOS QUE COM O TEMPO, MESMO COM MUITO CUIDADO, A CAPA VAI DESCOLANDO, AS FOLHAS TENDEM A SE SOLTAR, FICANDO EM UM ESTADO LASTIMAVÉL E QUANDO TERMINAREM IRÃO PARA ARQUIVO JUNTAMENTE COM MAIS PAPÉIS.

ATAS PRÉ FABRICADAS EXISTEM EM LIVRARIAS MODELOS DE ATAS SEMI-ACABADAS ( APENAS PARA O PREENCHIMENTO DE ESPAÇOS EM BRANCO) QUE ALÉM DE DEIXAREM UM CURTO ESPAÇO A SER UTILIZADO, NÃO PERMITEM A ASSINATURA DE UM VISITANTE QUE NOS PRESTIGIA

EXEMPLO: SE RECEBEMOS A VISITA DE UM PADRE OU BISPO NÃO PODEREMOS TER SUA ASSINATURA, POIS EXISTE POUCO ESPAÇO. OU COLOCA-SE UMA FOLHA ADICIONAL PARA PODER TER AS ASSINATURAS DOS PRESENTES ALGO QUE ESTETICAMENTE NÃO COMBINA COM O ZELO QUE NORMALMENTE TEMOS COM NOSSA ATA.

ACONSELHA-SE COLOCAR O NOME DA UNIDADE VICENTINA NA CAPA , SENDO PERMITIDO TAMBEM UMA FOTO DO PADROEIRO OU DA OBRA UNIDA. COLOCAR ETIQUETA DE IDENTIFICAÇÃO

MODELO LIVRO DE ATAS DAS REUNIÕES ORDINÁRIAS DO CONSELHO. . . ATAS N. 120 A 180 DE 8 -12 -2007 A 08 -10 -2008 LIVRO 05

CUIDADOS INTERNOS COM A ATA TERMO DE ABERTURA E DE ENCERRAMENTO NÃO EXISTE UMA FORMULA RIGOROSA PARA A ABERTURA E ENCERRAMENTO DE UM LIVRO ATA ABAIXO COLOCAREMOS EXEMPLO PRÁTICOS QUE MAIS SE ULTILIZA:

MODELO TERMO DE ABERTURA: ESTE LIVRO SE DESTINA ÀS REUNIÕES DA SSVP DO CONSELHO METROPOLITANO DE GOI NIA, REGIÃO V - CONTENDO 50 FOLHAS TIPOGRÁFICAMENTE NÚMERADAS GOI NIA, 23 DE OUTUBRO DE 2015 ----------(assinatura do secretário) ----------(assinatura do presidente) Livro n. 05

MODELO TERMO DE ENCERRAMENTO: O PRESENTE LIVRO, COM 50 FOLHAS NUMERADAS DE 01 A 50 SERVIU PARA O REGISTRO DAS ATAS DA REUNIÃO DO CONSELHO METROPOLITANO DE GOI NIA, ENTRE AS DATAS DE 08 DE MARÇO DE 2008 ATÉ 23 DE SETEMBRO DE 2015 ------------(assinatura do secretário) ------------(assinatura do presidente) LIVRO N. 05

FALHAS DE IMPRESSÃO NA ATA PODE HAVER FOLHAS FALTANDO POR ERRO DE IMPRESSÃO DA ATA DEVEMOS COLOCAR UM TERMO DE ADVERTÊNCIA EXEMPLO: Constatei estar faltando a pagina 43 do presente livro de atas da conferência São José proveniente de um defeito de fabricação.

CUIDADOS GERAIS v. RASGAR A FOLHA PULADA v. ZELO QUANDO GUARDAR A ATA v. DESCREVER FATOS MAIS IMPORTANTES DURANTE A REUNIÃO PRINCIPALMENTE O QUE DIZ RESPEITO ÀS FAMÍLIAS ASSISTIDAS

ORIENTAÇÕES GERAIS ØAPÓS A LEITURA DA ATA CABE AO PRESIDENTE (NA REUNIÃO) APROVÁ-LA, ASSINANDO-A PRIMEIRAMENTE A(O) SECRETÁRIA(O) E APÓS OS DEMAIS. ØQUALQUER PESSOA CITADA, DEVE TER SEU NOME ESPECIFICADO, BEM COMO OS VISITANTES (SEJA DE OUTROS CONSELHO OU MESMO NÃO VICENTINO). ØNÃO EXISTE NECESSIDADE DE QUE NÚMEROS SEJAM ESCRITOS POR EXTENSO.

üOS VALORES MONETÁRIOS, QUANDO CONVENIENTE DEVEM SER REGISTRADOS POR EXTENSO, PORÉM DEVEM SER COLOCADOS SEMPRE EM ALGARISMOS; EXEMPLO: R$ 16, 50 üPARA ABREVIATURAS ADOTA-SE O MESMO PRECEITO DO RB (REGULAMENTO DA SSVP DO BRASIL) EXEMPLO: SSVP; CNB; OU; CM üAPÓS OS DESFECHO DA ATA, A MESMA DEVE SER DATADA COM A DATA DA REUNIÃO, E ASSINADA DE IMEDIATO.

ESTRUTURA DA REDAÇÃO CABEÇALHO (INÍCIO) É A INTRODUÇÃO, CONSTANDO: üSAUDAÇÃO TRADICIONAL DA SSVP üNÚMERO DA ATA üA IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE üTIPO DE REUNIÃO üLOCAL üDIA E HORA

DESENVOLVIMENTO (OU MEIO) ONDE CONSTAM: üORAÇÕES INICIAIS üPRESENTES üLEITURA ESPIRITUAL üMOVIMENTO DO CAIXA üATENÇÃO AOS VISITANTES üEXPEDIENTE (CORRESPONDÊNCIAS) üNOTÍCIAS DOS TRABALHOS DO MÊS üNOVAS ESCALAS üPALAVRA FRANCA, ORIENTAÇÕES , AVISOS E DISCUSSÕES

RODAPÉ (OU ENCERRAMENTO) üMOVIMENTO FINANCEIRO(COLETA ENTREGA DE DONATIVOS E SUBSCRITORES üENTREGA DE DÉCIMAS OU DUOCENTÉSIMAS üA IDENTIFICAÇÃO DA(O) SECRETÁRIA(O) üLOCAL E DATA DA REALIZAÇÃO E ASSINATURA DO SECRETÁRIO üO ROTEIRO BÁSICO DAS REUNIÕES ESTá DE ACORDO COM OS ARTIGOS 66 INCISO II; E 83 DO REGULAMENTO DA REGRA – EDIÇÃO 2007

REDAÇÃO DAS ATAS üAS ATAS DEVE SER UM REGISTRO CLARO DAS REUNIÕES; üTODAS AS DECLARAÇÕES QUE NELA CONSTAM DEVEM REPRESENTAR A MAIS PURA VERDADE DOS FATOS; üCOLOCAR NA ÍNTEGRA AS PROPOSTAS APRESENTADAS üOS RASCUNHOS (ANOTAÇÕES) SÃO MUITO IMPORTANTES “QUEM ANOTA NÃO ESQUECE”

üAS ATAS NÃO DEVEM SER CANSATIVAS NEM PARA QUEM LÊ E NEM PARA QUEM AS OUVE ü ATAS MUITO EXTENSAS SÃO MAIS SUSCETIVEIS A ERROS üCUIDEMOS PARA QUE NÃO HAJA ESPAÇOS EM BRANCO (PODENDO SER USADOS INDEVIDAMENTE) üLETRA LEGÍVEL üNÃO PODENDO UTILIZAR O CORRETIVO (BRANQUINHO) üPODENDO USAR AS EXPRESSÕES DIGO üASSINATURA, DEVE SER POR EXTENSO E SENDO ESPECIFICADO ALÉM DO NOME, O CARGO, EXEMPLO: ANTÔNIO DE PÁDUA, ECAFO DO CONSELHO CENTRAL DE. . .

APÓS A ÚLTIMA ASSINATURA DA ATA PODESE INICIAR A PRÓXIMA ATA, DESDE QUE MANTENHA A ESTÉTICA OU SE PASSAR UM TRAÇO PARA SEPARAR O FIM DE UMA ATA E INÍCIO DA PROXIMA. É ACONSELHAVEL COLOCAR LETRAS MAIÚSCULAS EM UM DETERMINADO ASSUNTO DA ATA COMO MOVIMENTO FINANCEIRO, PALAVRA DOS CONSELHOS.

LEITURA DA ATA É SUGERIDO QUE APÓS A NOSSA SAUDAÇÃO LOUVADO SEJA NOSSO SENHOR JESUS CRISTO A SECRETÁRIA (O) DEVE COLOCARSE EM PÉ PARA FAZER A LEITURA. NÃO FICA BEM PARA NÓS FAZERMOS A LEITURA DO NOSSO TRABALHO CURVADOS NUMA ATITUDE DISPLICENTE, POIS PODEMOS, COM ESSAS ATITUDES, LEVAR AS PESSOAS A PERDEREM O INTERESSE PELO QUE SE ESTÁ SENDO LIDO

OBSERVAÇÕES üNÃO SE ACONSELHA COLOCAR POSSÍVEIS CORREÇÕES NO FINAL DA ATA E SIM NA ATA SUBSEQUENTE. üNÃO HÁ MOTIVO ACEITÁVEL PARA JUSTIFICAR A PARALISAÇÃO DA LEITURA DA ATA. üSOMENTE EM ELEIÇÕES SE FAZ NECESSÁRIO QUE A ATA DEVA SER REDIGIDA DURANTE A REUNIÃO, PARA A ASSINATURA DOS PRESENTES. üNO CASO DE ASSEMBLÉIAS E ACLAMAÇÕES EM QUE O PRESIDENTE ACHE NECESSÁRIO A ELABORAÇÃO DE ATA, ELA PODERÁ SER ASSINADA POR ALGUMAS PESSOAS PRESENTES. üNÃO CABE A NÓS COLOCARMOS A ATA SOB DISCUSSÃO E SIM AO PRESIDENTE OU COORDENADOR.

OBRIGATORIEDADE DA ASSINATURA EM REUNIÃO REGULAR (CONFERÊNCIA, CONSELHOS, O. U, COMISSÕES) SÓ ASSINARÁ A ATA QUEM POR VONTADE PRÓPRIA O QUISER, NÃO HAVENDO NENHUMA OBRIGATORIEDADE. PORÉM EM REUNIÕES DE TODOS OS ESCALÕES E EVENTOS EM QUE FOREM FEITAS ELEIÇÕES (EM ESPECIAL MEMBROS NATOS, COM DIREITO A VOTO) DEVEM ASSINAR A RESPECTIVA ATA QUE É ELABORADA DURANTE O PROCESSO DE ELEIÇÃO, CONSTANDO SEUS RESPECTIVOS CARGOS.

üANTES DOS COMPETENTES REGISTROS EM CARTÓRIO DE REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS DAS PESSOAS JURÍDICAS DAS COMARCAS ONDE ESTÃO SITUADAS AS UNIDADES VICENTINAS A ATA DEVE SER HOMOLOGADA (APROVADA) PELO CONSELHO HIERARQUICAMENTE SUPERIOR. ü DEVE-SE UTILZAR O LIVRO PRÓPRIO PARA ASSEMBLÉIAS GERAIS NÃO PODEM SER FEITAS EM LIVRO DE ATAS DE REUNIÕES ORDINÁRIAS. SEGUNDO A REGRA NOS TERMOS DO ITEM 3. 4 LETRA C.

AS ATAS DE ASSEMBLÉIAS GERAIS DE ELEIÇÕES DE PRESIDENTES E CONSELHOS FISCAIS, DEPENDEM DE HOMOLOGAÇÃO DOS SEUS CONSELHOS SUPERIORES (RECEBENDO CÓPIA DA MESMA PARA ANÁLISE, CONFORME ARTIGO DA REGRA ATAS ELABORADAS POR MEIOS ELETRÔNICOS SEGUEM O MESMO PADRÃO, OBEDECENDO MEDIDAS E LAYOUT ESPECÍFICOS QUE CONSTA NESTE MANUAL

FALHAS DA SECRETARIA q NÃO GUARDAR CORRESPONDÊNCIAS, NEM FICHAS DE CADASTROS E OUTROS DOCUMENTOS q. NÃO UTILIZAR MATERIAL COMPLEMENTAR DE LEITURA, PASSADO PELAS UNIDADES SUPERIORES q. NÃO FAZER O MAPA MENSAL, COLETANDO DADOS FINANCEIROS COM O TESOUREIRO q. NÃO AJUDAR NA ELABORAÇÃO DO MAPA ANUAL q. EM CASO DE FALTA NÃO PASSAR O MATERIAL PARA O 2º SECRETÁRIO (A)

É RECOMENDADO UM LIVRO ATA ESPECÍFICO PARA O REGISTRO DE PATRIMÔNIO, NORMA ESTA NO CASO DE UNIDADE COM PERSONALIDADE JURÍDICA

EM TODAS AS UNIDADES O 1º SECRETÁRIO RECEBERÁ O AUXILIO DOS DEMAIS SECRETÁRIOS, SE POR QUALQUER MOTIVOS SE FIZER NECESSÁRIO UM SECRETÁRIO E O MESMO ESTIVER AUSENTE, IMEDIATAMENTE OUTRA PESSOA PODERÁ ASSUMIRA FUNÇÃO “AD HOC” OU SEJA “ PARA O MOMENTO”

Não nos enganemos: “toda a nossa missão consiste em agir”. SÃO VICENTE DE PAULO