SOAL LATIHAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI OLEH

SOAL LATIHAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI OLEH : ENDIK MUJIANTO MULAI

MENU TUJUAN PEMBELAJA RAN MATERI EVALUASI

TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mengikuti pembelajaran : üSiswa mengetahui cara penanganan dokumen administrasi kepegawaian üSiswa mengetahui cara pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian NEXT

MATE RI NEXT Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya. 2. Mencatat : Mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. 3. Mengolah : Mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat. 4. Menggandakan : Menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan. 5. Mengirim : Kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara. 6. Menyimpan : Kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

Prosedur Penyimpanan dokumen 1. 2. 3. 4. Memberi label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP Menyusun dokumen ke dalam lemari sesuai urutan NIP Menyimpan dokumen ke dalam lemari sesuai urutan NIP Membuat laporan NEXT

1. Cara Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian 2. 3. 4. Melakukan inventarisasi dan rasionalisasi isi dokumen sesuai dengan jadwal retensi dokumen Jika terjadi mutasi di lingkungan BKD (Badan Kepegawaian Daerah) kab/kota/prov. dokumen pegawai yang bersangkutan dipindahkan sesuai unit kerja yang baru Mengendalikan jumlah dan isi dokumen secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman dan pengembalian dokumen Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup, dan membersihkan lemari tempat penyimpanan dokumen NEXT

PERATURAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 1. Biasakan menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus. 2. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya. 3. Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman. 4. Pastikan dokumen ada ditempat aman. 5. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari. 6. Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalamrak/lemari. 7. Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket. 8. Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen 9. Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya. 10. Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman denganmenggunakan scanner. MENU

EVALUASI 1. Dibawah ini yang termasuk dokumen fisik adalah… A Surat B Folder C Audio D Text

2. Berikut yang termasuk hasil data digital adalah. . . A Gambar B Grafik C Scaning D Surat

3. Yang tidak termasuk dalam dokumen kepegawaian yang bersifat fisik adalah …. A Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) B Surat Permohonan Cuti PNS C Surat Pengantar Barang D Surat Tugas

4. Memperpanjang usia dokumen, mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup. Ini termasuk dalam… A Cara pemeliharaan dokumen B Prosedur penyimpanan dokumen C Penyimpanan dan penataan dokumen kepegawaian D Cara penanganan dokumen

5. Dibawah ini yang termasuk dalam penyimpanan dan penataan dokumen kepegawaian adalah… A Pengurusan dokumen B Memberi label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP C Melakukan inventarisasi D Mengendalikan jumlah dan isi dokumen

6. Menyusun dokumen kedalam lemari sesuai urutan NIP. Ini termasuk dalam… A Pengurusan dokumen B Penyimpanan dokumen C Cara penanganan dokumen D Cara pemeliharaan dokumen

7. Berikut yang tidak termasuk dalam peraturan penanganan pemeliharaan dokumen adalah… A Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun B Hindari sesering mungkin memfotocopi dokumen C Membuat dokumen dalam bentuk digital agar salinannya juga aman D Diketahui banyak pegawai

8. Dibawah ini yang merupakan penanganan dokumen (mencatat) adalah. . . A Memperbanyak dokumen B Menyampaikan dokumen kepada pihak lain C Membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen Mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan D

9. Dua bagian dalam penanganan dokumen kepegawaian adalah …. A Pengurusan dan penggolongan dokumen B Pengurusan dan penyimpanan dokumen C Penyimpanan dan pemusnahan dokumen D Pemusnahan dan penemuan kembali dokumen

10. Dalam memelihara dokumen kepegawaian, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan, salah satunya adalah …. A Pembuatan dokumen kepegawaian B Mengirim dokumen kepegawaian ke berbagai pihak C Meminta setiap pegawai memelihara dokumennya sendiri di kantor agar lebih aman dan praktis D Memperpanjang usia dokumen dengan mengatur suhu ruangan

11. Suatu arsip yang dipinjam satu berkas/satu folderdalam proses peminjaman berkas yang demikian dipergunakan: A Tunjung silang B Out guide C Out side D Out Folder

12. Sistem temu kembali arsip dalam daur hidup arsip dilakukan pada tahap apa? A Penyimpanan arsip dokumen B Pengolahan rekod C Rencana melakukan penyusunan D Rencana melakukan penilaian

13. Yang termasuk arsip Vital adalah. . A Dinamis B Statis C Marketing dan keuangan D Semua arsip

14. Pada tahap preparadness dilakukan kegiatan. . A Perlindungan dari bencana B Mengumpulkan informasi dan membuat perencanaan C Perbaikan arsip D Pengaturan temperature ruang

15. Berikut ini adalah bagian dari metadata kecuali. . A Konteks B Isi C Struktur D Software

16. Berikut ini adalah sarana dalam pengendalian berkas, arsip dalam penemuan kembali arsip- kecuali. . A Indeks B Cross reference C Lembar disposisi D Folder

17. Jenis-Jenis pusat rekod diantaranya… A Pusat rekod kombinasi B Pusat rekod desentralisasi C Pusat rekod sentralisas D Pusat rekod komersial

18. Sistem penyimpanan rekod sentralisasi sesuai untuk… A Institusi swasta B Institusi pemerintah C Organisasi besar D Organisasi kecil

19. Sistem penyimpanan desentralisasi memberikan kemudahan yaitu… A Memudahkan dalam pengawasan B Biayanya lebih murah C SDM harus terampil D Diperlukan pangkalan daya elektronis

20. Central (ile atau pusat arsip adalah tempat… A Penciptaan arsip B Penilaian arsip C Pengolahan arsip D Penyimpanan arsip

SCORE :