Snitflader Aktuelle snitfladeproblematikker internt i KO og forretningen

Snitflader Aktuelle snitfladeproblematikker internt i ØKO og forretningen

Snitflader I det følgende er konkrete snitflader internt i ØKO og i forhold til forretningen behandlet med henblik på, at sikre en effektiv og kompetent sagsbehandling af disse emner. Emnerne er udvalgt da der i kraft af deres kompleksitet og involvering af flere medarbejdere og afdelinger har vist sig et behov for at få præciseret de involveredes rolle. Emnerne omfatter: • • • Administration af Tilskudsfinansieret Forskning (TF) Værdiansættelse af Vejinfrastrukturen Vedligeholdelse af Anlægskartoteket Kommunikation med Transportministeriets Departement (TRM) Økonomisk samarbejdsflade internt i ØKO De involveredes roller og ansvar beskrives ved hjælp af RASCI-modellen: • • • R – Responsible: Ansvarlig for den faktiske gennemførelse af aktiviteter A – Accountable: Ansvarlig for godkendelse af aktiviteter S – Support*: Støtter den faktiske gennemførelse af aktiviteter – herunder særligt understøttelse af R C – Consult: Parter der bør konsulteres særligt inden processen og ift. om aktiviteter gennemføres korrekt I – Inform: Parten der bør informeres både før og efter processen • Vi har nedenstående beskrivelser ikke fundet anvendelse for rollen ”Support”. Rollen er imidlertid medtaget her, da den er en del af modellen, som også anvendes i andre sammenhænge i VD og af hensyn til eventuel fremtidig anvendelse. Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 2.

Snitflader for TF-administration Forretning (projektleder) Opgaver: Udarbejder ansøgning, projektplan og budget Kontrol af projektbudget (business case) VIR (controller) BUD (controller) REGN (controller) R – Responsible: Ansvarlig for den faktiske gennemførelse af aktiviteter R C Oprette opgavehierarki R A – Accountable: Ansvarlig for godkendelse af aktiviteter R Planlægning i SAP-IP R Kontrol af planlægning i SAP-IP C Planlægning af MF i SAP-IP S – Support: Støtter den faktiske gennemførelse af aktiviteter – herunder særligt understøttelse af R R R C – Consult: Parter der bør konsulteres særligt inden processen og ift. om aktiviteter gennemføres korrekt Afrapportering af budgetopfølgning (BOF) C R Rapportering til ledelse og direktion C R Milepæle og delleverancer tilskudsgiver (Fagligt) Anmodning om udbetaling af tilskud R R C Periodisering af indtægter R C Udarbejde projektregnskab tilskudsgiver R I – Inform: Parten der bør informeres både før og efter processen C Indtaster regnskab R Overholdelse af tilskudsbetingelser R C Revision C R Beregning af medfinansiering (ved årsafslutning) Forretningspartnerrollen C Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller R Snitfladeproblematikker 3.

Snitflader for vejinfrastruktur I Opgaver: Igangsættelse af værdiansættelse af infrastrukturen Udtræk fra Vejman. dk over sporlængder og antal sideanlæg opdelt på sideanlægstyper (bestanddele) Udarbejde vejlængder for motorveje, motortrafikveje og hovedlandeveje opdelt på antal spor Kontrol/afstemning af vejlængder til statens vejlængder Indhentning af data (Antal, enhedspris, leveår og gennemsnitsalder) for aktiver indenfor hovedområderne: Vejnettet Bygværker Sideanlæg Vejudstyr Forretning (projektleder) VIR (controller) I I R C R BUD (controller) REGN (controller) R A – Accountable: Ansvarlig for godkendelse af aktiviteter C R C – Consult: Parter der bør konsulteres særligt inden processen og ift. om aktiviteter gennemføres korrekt R Indtastning af data i værdiansættelsesmodel C R Udarbejdelse af værdiansættelsesnotat C C R Sammenlign værdiansættelse fra sidst med nyt notat og forklar regulering C C R Økonomiprocesser S – Support: Støtter den faktiske gennemførelse af aktiviteter – herunder særligt understøttelse af R I – Inform: Parten der bør informeres både før og efter processen C Indhentning af data for igangværende arbejder Forretningspartnerrollen R – Responsible: Ansvarlig for den faktiske gennemførelse af aktiviteter Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 4.

Snitflader for vejinfrastruktur II Opgaver: Forretning (projektleder) VIR (controller) BUD (controller) Ajourføring af balanceposterne igangværende arbejder og Infrastruktur primo året. Indhentning af årets omklassificeringer REGN (controller) R R I Værdiberegning af årets omklassificeringer R Forlodsovertagelser ifm. anlægsprojekter fremsendes til regn R I Bogføring af forlodsgodkendelser R Kontrol af konteringer af anlægsbidrag – ikke ejet af VD R Bogføring af anlægsbidrag – ikke ejet af VD R Kontrol af konteringer vedrørende erstatninger R Bogføring og nedskrivning af infrastruktur som følge af erstatninger R Stikprøvekontrol af anlægsbidrag R Ajourføring af balanceposten Infrastruktur ultimo året. Flytning fra igangværende til færdiggjorte anlæg Rapportering til ledelse og direktion i fbm årsrapport Revision (RR) S – Support: Støtter den faktiske gennemførelse af aktiviteter – herunder særligt understøttelse af R C – Consult: Parter der bør konsulteres særligt inden processen og ift. om aktiviteter gennemføres korrekt I – Inform: Parten der bør informeres både før og efter processen R C Økonomiprocesser A – Accountable: Ansvarlig for godkendelse af aktiviteter R I R C R Opdatering af regnskabsinstruks vedr. infrastruktur Forretningspartnerrollen R – Responsible: Ansvarlig for den faktiske gennemførelse af aktiviteter R Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 5.

Snitflader for anlægskartoteket I Forretning (projektleder) Opgaver: VIR (controller) BUD (controller) REGN (controller) R – Responsible: Ansvarlig for den faktiske gennemførelse af aktiviteter Gennemgang af anlægserklæringer Initierer årlig gennemgang af anlægsbeholdning og fremsender oversigt over anlægskartotek til ordreansvarlig for afskrivningsordren. Kontrollerer indhold af oversigt og opdaterer bemærkningsfelt med nye oplysninger eller anfører ok for ingen ændringer. Fremsender oversigt og dokumentation på ændringer til REGN efter godkendelse hos afdelingsleder Kontrollerer opdatering og dokumentation (Rykkerskrivelser for manglende kontrol/dokumentation) R Forelæggelse af anlægserklæring og oversigt for relevant afdelingsleder/områdechef til underskrift A Fremsender anlægserklæring og oversigt til REGN R I R I I A – Accountable: Ansvarlig for godkendelse af aktiviteter S – Support: Støtter den faktiske gennemførelse af aktiviteter – herunder særligt understøttelse af R R R C – Consult: Parter der bør konsulteres særligt inden processen og ift. om aktiviteter gennemføres korrekt I – Inform: Parten der bør informeres både før og efter processen Opdaterer Anlægskartotek i SAP og gemmer dokumentation R Kvartalsvis skimming af anlægskartotek Stikprøvekontrol på poster på > 50. 000 kr. ikke inv. Ordre for mulige Anlægsposter. Hvis der findes nogle fremsendes anmodning om dokumentation af ordreansvarlig C Fremsendelse af dokumentation på investering til REGN R Kontrollerer opdatering og dokumentation R Opdaterer Anlægskartotek i SAP og gemmer dokumentation R Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller C Snitfladeproblematikker R (Intern revision) 6.

Snitflader for anlægskartoteket II Opgaver: Forretning (projektleder) VIR (controller) BUD (controller) REGN (controller) Aktivering af anlæg/anlægsstyring Registrerer køb på investeringsordre Kontrollerer fakturaoplysninger Kontrollerer konteringsoplysninger og opretter anlægsaktiv i SAP Afstemmer anlægskartotek og afsender anlægsblanket til ordreansvarlig Tjekker indhold og underskriver anlægsblanket og fremsender til VIR Tilføjer investerings-ID og fremsender anlægsblanket til REGN, samt nedskriver investerings pipeline R R R Arkiverer godkendt anlægsblanket R R – Responsible: Ansvarlig for den faktiske gennemførelse af aktiviteter A – Accountable: Ansvarlig for godkendelse af aktiviteter S – Support: Støtter den faktiske gennemførelse af aktiviteter – herunder særligt understøttelse af R C – Consult: Parter der bør konsulteres særligt inden processen og ift. om aktiviteter gennemføres korrekt I – Inform: Parten der bør informeres både før og efter processen Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 7.

Snitflader ved forretningens kommunikation med eksterne (TRM/FM/RR) I Opgaver: Forretning (projektleder/ejer) VIR (forretningscontroller) BUD (kontoansvarlig) Svar på bestilling fra TRM via DIR-KVA R C C Svar på bestilling fra TRM via BUD C C R Oprettelse og opdatering af stamblade til politiske forhandlinger R C C Igangsættelse af projekter fra Forligskreds/regering I C R Notater til Dep. f. eks. ifm. projektændringer/fordyrelser af større/mindre anlægsprojekter eller midlertidigt finansierede aktiviteter der overgår til drift, herunder hvis VD fremsætter finansieringsforslag til disse. R C A VD tager initiativ til ansøgning om puljemidler mv. R C A Henvendelser fra FM Typisk går kommunikation med FM gennem TRM. Kun i særlige tilfælde er direkte dialog med FM efter aftale med TRM. C C R Henvendelser fra Rigsrevisionen C C C REGN (? ) Projektoplæg, finansieringsforslag mv. R R – Responsible: Ansvarlig for den faktiske gennemførelse af aktiviteter A – Accountable: Ansvarlig for godkendelse af aktiviteter S – Support: Støtter den faktiske gennemførelse af aktiviteter – herunder særligt understøttelse af R C – Consult: Parter der bør konsulteres særligt inden processen og ift. om aktiviteter gennemføres korrekt I – Inform: Parten der bør informeres både før og efter processen Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 8.

Snitflader ved forretningens kommunikation med eksterne (TRM/FM/RR) II Eksempler på kommunikation hvor VIR/BUD skal inddrages • Overslag på anlægsudgifter til nyt tilslutningsanlæg (TSA) – Bodumvej, Vejen øst. 50% af udgiften skulle betales af kommunen. Her havde man kun fået medregnet fællesomkostningerne af VD’s andel (50%). Derved mangler finansiering til 50% af projektets fællesomkostninger. • Udgifter til VVM på nyt stort anlægsprojekt • Finansieringsforslag til finansiering af ITS – nedlæggelse af rastepladser • PLA har anvist ledige midler fra vindmølletransporter som indspil til havnepakke • AD i dialog med TRM om tilskud til forsøg med klimavenlig asfalt 9.

Økonomisk samarbejdsflade internt i VD Opgaver: Forretning (projektleder/ejer) VIR (forretningscontroller) BUD (kontoansvarlig) Oprettelse af budgetsag R C I Behandling af budgetsag (indstilling til DIR) I R R R C C REGN (? ) Budgetsager ved BOF* Direktionssager mellem BOF Alle direktionssager med økonomisk indhold eller påvirkning skal forbi ØKO med henblik på validering af finansieringskilde og koordinering med andre sager inden fremsendelse til direktionen * Alle opskrivninger af budgettet på prioriterbare midler og CF/DF skal være fulgt af en budgetsag. Alle parter har pligt til gensidig orientering når potentielle budgetsager identificeres. R – Responsible: Ansvarlig for den faktiske gennemførelse af aktiviteter A – Accountable: Ansvarlig for godkendelse af aktiviteter S – Support: Støtter den faktiske gennemførelse af aktiviteter – herunder særligt understøttelse af R C – Consult: Parter der bør konsulteres særligt inden processen og ift. om aktiviteter gennemføres korrekt I – Inform: Parten der bør informeres både før og efter processen Forretningspartnerrollen Økonomiprocesser Økonomistyringsaktiviteter – og roller Snitfladeproblematikker 10.