Smjernice za provedbu postupka odabira projekata i Sporazum
Smjernice za provedbu postupka odabira projekata i Sporazum o suradnji Mjera 19 LEADER - CLLD Agencija za plaćanja u poljoprivredi, ribarstvu i ruralnom razvoju Ulica grada Vukovara 269 D, 10000 Zagreb
Provedba podmjere 19. 2. – provedba LRS se sastoji od 4 dijela: LAG POSTUPAK ODABIRA PROJEKATA AP DODJELE SREDSTAVA AP AP/LAG ISPLATA SREDSTAVA PROVEDBA I PRAĆENJE PROJEKTA Zakonodavstvo (EU i RH) Uredba (EU) br. : 1303/2013 – čl. 32. – 35. 1305/2013 – čl. 42. – 45. 809/2014 – čl. 48. i 60. Program Ruralnog razvoja RH 2014. – 2020. Pravilnik o provedbi podmjere 19. 2. /19. 3. /19. 4. Zakon o udrugama Ugovor o dodjeli sredstava odabranom LAG-u Sporazum o suradnji Smjernice za provedbu postupka odabira projekata
A. SMJERNICE ZA PROVEDBU POSTUPKA ODABIRA PROJEKATA Cilj smjernica ü pružiti LAG-u jasna pravila prilikom izrade internih procedura → okvir za interne procedure LAG-a (priručnici, pravilnici, itd. ) → interne procedure LAG-ova moraju biti odobrene od nadležnog tijela LAGa sukladno statutu LAG-a prije objave LAG Natječaja ü LAG-ovi su dužni držati se smjernica prilikom izrade internih procedura, ali istovremeno se daje sloboda LAG-ovima u većini postupanja (preporuke) ü olakšava LAG-ovima provedbu postupka odabira projekata zbog univerzalnosti u postupanjima → smjernice usklađuju proceduru između 54 odabrana LAG-a → komunikacija između LAG-ova u provedbi LRS ü LAG-ovi su tijela koja sudjeluju u dodjeli sredstava iz javnih izvora (EU i RH sredstva) → BITNO!!! ü smjernice obuhvaćaju cijeli postupak odabira projekata, od pripreme i objave LAG natječaja do informiranja javnosti o odabranim projektima
Provedba postupka odabira projekata se sastoji od 5 glavnih aktivnosti: PRIPREMA I OBJAVA LAG NATJEČAJA A 1. PODNOŠENJE, ZAPRIMANJE I OTVARANJE PRIJAVA PROJEKATA A 2. ADMINISTRATIVNA KONTROLA PROJEKATA (Analiza 1) A 3. OCJENJIVANJE PROJEKTA (Analiza 2) A 4. ODABIR PROJEKATA OD STRANE UO LAG-a A 5.
A 1. Priprema i objava LAG natječaja Aktivnost A 1. Priprema i objava LAG natječaja sastoji se od sljedećih podaktivnosti: Aktivacija pojedinog tipa operacije od strane AP A 1. 1. Pokretanje pripremnih aktivnosti za objavu LAG natječaja A 1. 2. Objava LAG natječaja A 1. 3. Animacijska aktivnost A 1. 4.
Podaktivnost A 1. 1. - Aktivacija pojedinog tipa operacije od strane AP ü Agencija za plaćanja izrađuje nacrt sljedećih dokumenata za svaki pojedini TO: Ø tekst LAG natječaja Ø priloge i obrasce (natječajna dokumentacija, prijavni obrazac, investicijska studija, itd. ) Ø kontrolne liste ü Agencija za plaćanja izrađuje navedene dokumente u dijelu delegiranih administrativnih provjera (pogotovo u dijelu Pravilnika koji regulira taj TO) ü Agencija za plaćanja dostavlja gore navedene nacrte dokumenata svim LAG-ovima i time se aktivira pojedini TO ü Agencija za plaćanja educira LAG-ove na način da pokazuje kako se kontrolne liste ispunjavaju, što se sve provjerava i na koji način ü cilj aktivacije operacija od AP su jednakost u postupanjima, izbjegavanje grešaka prilikom postupanja i obavljanja provjera, smanjenje administrativnog opterećenja LAG-ova, smanjenje odbijanja već odabranih projekata od AP
Podaktivnost A 1. 2. - Pokretanje pripremnih aktivnosti za objavu LAG natječaja ü nakon aktivacije pojedinog TO od Agencije za plaćanja, nadležno tijelo LAG-a sukladno statutu LAG (u pravilu UO LAG-a) donosi odluku o pokretanja pripremnih aktivnosti za objavu LAG natječaja ü zaposlenici i drugo osoblje LAG-a (LAG administratori) pripremaju nacrt LAG natječaja zajedno s pripadajućim prilozima i obrascima na dokumentaciji dobivenoj od strane Agencije za plaćanja ü LAG administratori prilagođavaju dokumentaciju dobivenu od strane Agencije za plaćanja sukladno uvjetima i kriterijima iz odabrane LRS i proceduralnom postupku odabira projekata ü izuzetno je bitno da LAG kvalitetno pripremi kriterije odabira (na koji način će se bodovati prijave projekata i iz kojih dokumenata provjeravati) prihvatljive troškove i intenzitete potpore → već sada je potrebno navedeno pripremati ü konačni nacrt LAG natječaja zajedno s prijavnim obrascima i prilozima, uključujući kontrolne liste, šalju se nadležnom tijelu LAG-a na odobrenje → nadležno tijelo odobrava ili šalje na ispravak/izmjenu LAG administratorima
Podaktivnost A 1. 3. - Objava LAG natječaja ü nakon odobrenja nadležnog tijela LAG-a, konačni tekst natječaja zajedno s prilozima i obrascima objavljuje se na mrežnim stranicama LAG-a → preporučljiva je objava i u lokalnim novinama, lokalnim radio postajama i mrežnim stranicama JLS ü po objavi LAG natječaja, LAG je dužan obavijestiti i Agenciju za plaćanja → uključujući i sve daljnje izmjene/ispravke LAG natječaja ü od datuma objave LAG natječaja do datuma početka podnošenja prijave projekata mora proći minimalno četrnaest (14) dana. Razdoblje podnošenja prijava mora trajati minimalno trideset (30) dana, kako bi nositelji projekta imali dovoljno vremena za pripremu prijava projekata PRIMJER: Objava LAG natječaja: 02. 01. 2018. Rok za podnošenje prijava projekata: 16. 01. 2018. – 16. 02. 2018. ü LAG natječaj je moguće izmijeniti i/ili dopuniti najkasnije do dana početka podnošenja prijava projekata → nadležno tijelo LAG-a mora izmjene/dopune odobriti → obavještavanje Agencije za plaćanja
ü U LAG natječaju mora biti navedena e-mail adresa preko koje nositelji projekta mogu postavljati pitanja vezana za LAG natječaj ü ciljem osiguravanja jednakog tretmana, odabrani LAG ne može davati prethodno mišljenje vezano uz kriterije prihvatljivosti nositelja projekta, projekta ili određenih aktivnosti i troškova ü LAG objavljuje sve odgovore na mrežnoj stranici LAG-a i redovito ažurira listu pitanja i odgovora vezanih uz LAG natječaj Podaktivnost A 1. 4. - Animacijske aktivnosti ü LAG održava radionice posebice u područjima koji su u LRS označene kao područja sa značajnim potrebama za sufinanciranje ü LAG savjetuje i educira nositelje projekata prilikom pripreme prijave projekta ü LAG ne smije sudjelovati u ispunjavanju prijave projekta niti sudjelovati u pripremi dokumentacije → to je isključivo zabranjeno
A 2. Podnošenje, zaprimanje i otvaranje prijava projekata Aktivnost A 2. Podnošenje, zaprimanje i otvaranje prijave projekta sastoji se od sljedećih podaktivnosti: Podnošenje i zaprimanje prijava projekata A 2. 1. Otvaranje prijava i stvaranje prijavnog dosjea projekta A 2. 2. Izrada inicijalne rang liste (Princip 1 ili 2) A 2. 3.
Podaktivnost A 2. 1. - Podnošenje i zaprimanje prijava projekata Postupanje s dokumentacijom ü dokumentaciju LAG-a čine svi podatci nastali tijekom postupka odabira projekata → LAG je odgovoran čuvati i pohranjivati dokumentaciju nastalu tijekom postupka odabira projekata kako bi osigurao jasan revizorski trag → s time LAG dokazuje/potvrđuje svoje postupanje (na temelju koje dokumentacije je nositelj projekta prihvatljiv, sukladan s kriterijima odabira, itd. ) ü dokumentacija se mora čuvati u registratorima i biti dostupna svim tijelima radi praćenja, ocjenjivanja, upravljanja, provjera i revizija → LAG-ovi su tijela koja sudjeluju u postupku dodjele sredstava javne potpore → podložni mnogim RH i EU revizijama → pridržavati se pravila propisanih internim aktima sukladnim važećim zakonskim propisima (po mogućnosti Uredbe o uredskom poslovanju) ü svi službeni akti koji se otpremaju moraju imati standardnu propisanu formu i sadržaj, izrađeni u potrebnom broju primjeraka, biti odobreni ili potpisani od strane odgovorne osobe u LAG-u i biti čuvani u tiskanom izdanju
Podnošenje prijava projekata ü prijava projekta se podnosi preporučenom poštom s povratnicom ili neposredno → preporuka preporučenom poštom zbog prednosti prilikom rangiranja u slučaju nedovoljno raspoloživih sredstava ü prijava projekta se podnosi unutar zatvorenog paketa/omotnice u jednom primjerku u papirnatome obliku → prijava projekta mora biti složena na način propisan LAG natječajem ü u elektroničkom obliku se dostavljaju obrasci (npr. prijavni obrazac, poslovni plan, izračuni ponuda, itd. ) → ako su razlike, papirnata verzija se smatra vjerodostojnom ü od nositelja projekta se zahtijeva originalna dokumentacija ü način podnošenja prijave projekta mora biti jasno naznačen u LAG natječaju Zaprimanje prijave projekta ü LAG administrator svakoj pristigloj prijavi projekta dodjeljuje jedinstveni identifikacijski broj (klasa, barkod, ID) na koji se LAG poziva u svakom daljnjem postupanju ü Zaprimljene prijave projekta se evidentiraju (NE OTVARAJU) i prosljeđuju Povjerenstvu za otvaranje prijava
Podaktivnost - A 2. 2. Otvaranje prijava projekata i stvaranje prijavnog dosjea projekta Osnivanje Povjerenstva za otvaranje prijava projekata ü nakon zaprimanja prijava projekata odabrani LAG imenuje Povjerenstvo za otvaranje prijava projekata ü Povjerenstvo se sastoji od predsjednika Povjerenstva i članova Povjerenstva (LAG administratora) → broj članova određuje LAG → može i tijekom trajanja LAG natječaja Otvaranje prijava projekata i stvaranje prijavnog dosjea projekta ü Predsjednik Povjerenstva zaprimljene prijave projekta dodjeljuje članovima Povjerenstva koji: Ø su odgovorni da se pošiljke otvaraju, a da se ne ošteti njihov sadržaj, da se prilozi ne pomiješaju i da pojedini dokument ne ostane u omotnici Ø otvaraju original prijavnog dosjea u koji ulažu prijavni obrazac, cjelokupnu pristiglu dokumentaciju uz prijavu te omotnicu na kojoj je vidljiv datum slanja pošiljke važan zbog utvrđivanja pravodobnosti slanja istog Ø rade presliku dokumenata iz dosjea skeniranjem istih čime se podatci trajno pohranjuju Ø provjeravaju pravovremenost podnošenja prijave projekata. Ako je vidljivo kako nositelj projekta nije podnio prijavu projekta u razdoblju propisanome natječajem, takve prijave projekta se neće otvarati već će se iste vratiti nositelju projekta uz izdavanje Obavijesti o nepravovremenosti podnošenja prijave projekta
Ø utvrđuju je li jedan nositelj projekta prijavio više projekata unutar istog tipa operacije tijekom jednog LAG natječaja, pri čemu se u obzir uzima najranije prijavljen projekt, a ostali se vraćaju nositelju projekta (ukoliko pošalje više prijava projekata) Ø utvrđuju popis nositelja projekata koji su se prijavili kako bi isti bio dostupan na uvid svim osobama koje sudjeluju u postupku odabira projekta zbog izuzimanja onih koji se nalaze u sukobu interesa Ø upisuju osnovne podatke iz svake prijave projekata u inicijalnu rang listu sukladno traženim podatcima ü po završetku svake faze u postupku odabira projekata, LAG administratori izrađuju poglavlje unutar originala prijavnog dosjea te skeniraju uloženu dokumentaciju ü Prijavni dosje projekta mora sadržavati sljedeće: Ø prijavni obrazac, cjelokupnu dokumentaciju pristiglu uz prijavu projekta te omotnicu prijave Ø ispunjene kontrolne liste sa svim pratećim radnim materijalima, komentarima, zabilježbama s jasnom poveznicom između pratećih radnih materijala i kontrolne liste Ø svaki zahtjev za dodatnom dokumentacijom ili obrazloženjem/ispravkom dokumentacije Ø cjelokupnu dokumentaciju iz koje je vidljivo poduzimanje svih radnji u svrhu savjetovanja s drugim institucijama/organizacijama radi potrebe utvrđivanja činjeničnog stanja Ø zapisnike sa sastanaka ocjenjivačkog odbora Ø zapisnike sa sjednica UO LAG-a
Ø odluke/obavijesti izdane od odabranog LAG-a Ø cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak prigovora, ako je primjenjivo Podaktivnost A 2. 3. - Izrada inicijalne rang liste (Princip 1 i 2) ü paralelno sa stvaranjem prijavnog dosjea projekta, Povjerenstvo izrađuje „Rang listu nakon zaprimanja svih prijava” (Inicijalna rang lista) koja se sastoji od sljedećih podataka po svakoj prijavi: Ø jedinstveni identifikacijski broj (BARKOD, ID, klasifikacijska oznaka) Ø naziv nositelja projekta Ø naziv projekta/ulaganja Ø zatraženi broj bodova Ø dodijeljeni broj bodova Ø ukupni iznos projekta Ø iznos prihvatljivih troškova/aktivnosti Ø intenzitet potpore Ø zatraženi iznos potpore Ø kumulativ zatražene potpore
Ø dodijeljeni iznos potpore Ø kumulativ dodijeljenog iznosa potpore Ø vrijeme podnošenja prijave projekta Ø vrijeme D/O/I ü Nakon unosa svih podataka u inicijalnu rang listu utvrđuje se da li je zatraženi iznos potpore za prijave na inicijalnoj rang listi veći od raspoloživih sredstava propisanih LAG Natječajem ü Ako NE to znači da ima dovoljno raspoloživih sredstava za sve zaprimljene prijave projekta i da se administrativna obrada obavlja po principu 1 (dovoljno raspoloživih sredstava) → JEDNOSTAVNIJA OBRADA ü Ako DA to znači da nema dovoljno raspoloživih sredstava za sve zaprimljene prijave projekata i da se administrativna obrada obavlja po principu 2 (nedovoljno raspoloživih sredstava) → KOMPLEKSNIJA OBRADA ü Kod principa 2 potrebno je odrediti prag raspoloživih sredstava i prag za administrativnu obradu ü Prag raspoloživih sredstava je crta iznad koje se nalaze svi projekti za koje postoji dovoljno raspoloživih sredstava
ü Prag za administrativnu obradu je crta iznad koje se nalaze svi projekti koji su u postupku administrativne obrade (administrativna kontrola, ocjenjivanje, itd. ) → određuje se na način da se iznos raspoloživih sredstava uveća za minimalno 20% ü prijave projekta koje se nalaze ispod praga za administrativnu obradu ne ulaze u administrativnu obradu ü određivanje praga za administrativnu obradu potrebno je zbog mogućih isključenja određenih prijava projekta i/ili ako se prijavama projekta smanji iznos zatražene potpore tijekom analize 2, kako bi se osigurao dovoljan broj pozitivno obrađenih prijava projekata u analizi 1 te se ubrzao postupak administrativne obrade ü Predsjednik Povjerenstva nakon završenog postupka potpisuje inicijalnu rang i time započinje 1. faza u postupku odabira projekata: administrativna kontrola projekata (analiza 1) ü podatci iz inicijalne rang liste se ažuriraju tijekom postupka odabira projekata s obzirom na rezultate administrativne obrade (isključeni projekti, smanjeni iznos bodova, smanjeni iznos potpore) te se sukladno tome ažurira prag raspoloživih sredstava kao i prag za administrativnu obradu
A 3. Administrativna kontrola projekata (Analiza 1) Aktivnost A 3. Administrativna kontrola projekata (Analiza 1) se sastoji od sljedećih podaktivnosti: Administrativna kontrola projekata A 3. 1. Zahtjev za D/O/I A 3. 2. Analiza 1 pozitivna/negativna A 3. 3.
Podaktivnost A 3. 1. - Administrativna kontrola projekata (Analiza 1) ü voditelj LAG-a raspodjeljuje prijave projekta na LAG administratore → Izjava o nepristranosti i transparentnosti ü cilj analize 1 je provjera: Ø potpunosti prijave projekta Ø prihvatljivosti nositelja projekta Ø osnovnih kriterija prihvatljivosti projekta (npr. da li se projekt provodi na području LAG obuhvata, da li se ulaganje provodi u naselju ispod 5000 stanovnika) ü u postupku kontrole se postupa prema zadanim, jasnim i transparentnim pravilima, jednakim za sve nositelje projekata, obazirući se samo i isključivo na postavljene administrativne zahtjeve → ne ulazi se u sadržaj i kvalitetu samog projekta → onaj tko je pozitivan u analizi 1 je u pravilu pozitivan i u analizi 2 ü u slučaju principa 1. , administrativna obrada započinje počevši od prijava projekata s najranijim vremenom podnošenja ü u slučaju principa 2. , administrativna obrada započinje od prijava s najvećim zatraženim brojem bodova
ü LAG administratori provjeravaju potpunost i sadržaj dokumenata, prihvatljivost nositelja projekta i osnovne kriterije prihvatljivosti projekta uvidom u zaprimljene dokumente i koristeći kontrolnu listu „Analiza 1” ü određene provjere obavlja Agencija za plaćanja uvidom u relevantne baze podataka i daje povratnu informaciju LAG-u (da li je u upisniku poljoprivrednih gospodarstava, da li je dužnik Agencije za plaćanja, da li je već ostvario potporu na TO 6. 3. 1. , itd. ) → BITNO! ü ako je prijava projekta nepravovremena ili je na bilo koje eliminacijsko pitanje u kontrolnoj listi odgovor NE, prijava projekta se isključuje iz daljnjeg postupka odabira Podaktivnost A 3. 2. - Zahtjev za D/O/I ü ako je prijava nepotpuna ili ukoliko je potrebno tražiti dodatna obrazloženja/ispravke vezane uz dostavljenu dokumentaciju, LAG administrator će pripremiti Zahtjev za dopunu/obrazloženje/ispravak (u daljnjem tekstu: Zahtjev za D/O/I ü u Zahtjevu za D/O/I mora se jasno navesti dokumentacija koju nositelj projekta nije dostavio i/ili koja nije odgovarajućeg sadržaja i/ili nije razumljiva kako bi isti mogao dostaviti dokumentaciju odgovarajućeg sadržaja
ü preporučljivo je slanje preporučenom poštom s povratnicom → ukoliko ne dostavi šalje se ponovno (preporuka) ü ako nositelj projekta niti nakon ponovljene dostave ne zaprimi preporučenu pošiljku, danom dostave se smatra dan kada je odabrani LAG putem pošte uputio ponovljenu dostavu nositelju projekta ü nakon zaprimanja odgovora na Zahtjev za D/O/I, LAG administrator će nastaviti s ispunjavanjem kontrolnih pitanja gdje je odgovoreno s D/O/I ü ukoliko dokumentacija tražena putem Zahtjeva za D/O/I nije dostavljena/nije dostavljena u propisanome roku/nije potpuna/nije odgovarajuća, takvi projekti se isključuju iz daljnjeg postupka odabira ü vrijeme potrebno nositelju projekta za odgovor na Zahtjev za D/O/I je bitno prilikom rangiranja projekata (u slučaju jednakog broja bodova) ü Postupanja kod D/O/I moraju biti jasno propisana LAG natječajem
Podaktivnost A 3. 3. - Pozitivna/negativna analiza 1 ü Ako je prijava projekta u analizi 1 prije/poslije D/O/I pozitivna, odnosno prijava projekta je potpuna, nositelj projekta ispunjava temeljne uvjete prihvatljivosti i osnovne kriterije prihvatljivosti projekta te je odgovor na sva kontrolna pitanja DA ili NIJE PRIMJENJIVO (N/P), LAG administrator će završiti s analizom 1 i obavijestiti voditelja LAG-a o pozitivnom rezultatu analize 1 ü Ako je analiza 1 poslije D/O/I negativna, odnosno na bilo koje pitanje je odgovor NE, prijava projekta se isključuje iz daljnjeg postupka odabira ü u slučaju nedovoljno raspoloživih sredstava, nakon završetka analize 1 za sve one koje se nalaze iznad praga za administrativnu obradu projekata, sastaje se UO LAG-a kako bi potvrdili isključenje projekata iz analize 1 ü za prijave projekta koji su pozitivni u analizi 1 započinje: 2. faza u postupku odabira projekata: ocjenjivanje projekata (Analiza 2. )
A 4. Ocjenjivanje projekata (Analiza 2) Aktivnost A 4. Ocjenjivanje projekata (Analiza 2) se sastoji od sljedećih podaktivnosti: Ocjenjivanje projekata (Ocjenjivački odbor) A 4. 1. Zahtjev za O/I A 4. 2. Analiza 2 pozitivna/negativna A 4. 3.
Podaktivnost A 4. 1. - Ocjenjivanje projekata (Analiza 2) ü cilj analize 2 je provjera: Ø Ø prihvatljivosti projekta sukladno uvjetima i kriterijima iz odabrane LRS sukladnosti kriterijima odabira (utvrđivanje broja bodova po projektu) utvrđivanje prihvatljivih troškova i iznosa istih sukladno odabranoj LRS utvrđivanje intenziteta i iznosa potpore ü kod pojedinih TO (npr. 6. 3. 1. , 6. 1. 1. ) usklađenost projekta s nacionalnim pravilnikom se obavlja na LAG razini iz razloga što nema postupka nabave, opravdanosti troškova, dozvola, vlasništva → ekonomsko – financijska analiza je jednostavna i planira se još pojednostaviti ü gore navedene provjere, odabrani LAG može obavljati i tijekom analize 1, ali preporuka je tijekom analize 2 s obzirom da nema smisla da se određene provjere obavljaju ukoliko nositelj ne ispunjava temeljne administrativne kriterije ü iznimno, ukoliko je bodovanje subjektivne prirode, mora se obavljati od strane Ocjenjivačkog odbora jer je nužno imati minimalno 3 ocjenjivača te se gleda prosječno ostvareni broj bodova po svakom ocjenjivaču
ü Primjer A. : Kriteriji odabira provjerljivi i mjerljivi (može se obaviti i u analizi 1) A KRITERIJI ODABIRA 1. EKONOMSKA VELIČINA NOSITELJA PROJEKTA 2. 000 € - 3. 999 € 4. 000 € - 7. 999 € Max 15 10 15 Primjer B. Subjektivna dodjela bodova (obavlja se u analizi 2) A KRITERIJI ODABIRA 1. 2. Max 24 USKLAĐENOST S CILJEVIMA LRS i PRR Max 8 Provjera usklađenosti s lokalnom razvojnom strategijom LAG-a, te dokumentima, doprinos ciljevima i fokus područjima Programa ruralnog razvoja 0 -8 PROCJENA DOPRINOSA PROJEKTA URAVNOTEŽENOM REGIONALNOM RAZVOJU Max 8 Procjena doprinosa projekta uravnoteženom razvoju regije „XY“ 3. UKLJUČENOST LOKALNE ZAJEDNICE U REALIZACIJI PROJEKTA Projekt kroz realizaciju obuhvaća više ciljanih skupina lokalnih dionika 0 -8 Max 8 0 -8 ü Analizu 2 obavlja Ocjenjivački odbor kojeg imenuje odabrani LAG → ocjenjivači ne smiju biti članovi niti jednog tijela LAG-a koje sudjeluje u postupku odabira projekata zbog jasne raspodjele dužnosti → posebice članova UO LAG-a ili tijela nadležnog za prigovore ü preporuka je da se Ocjenjivački odbor sastoji od minimalno 3 ocjenjivača → Izjava o nepristranosti i transparentnosti
ü ocjenjivači tijekom analize 2 provjeravaju usklađenost projekta s uvjetima prihvatljivosti i kriterijima odabira iz LRS, utvrđuju se prihvatljivi troškovi/aktivnosti i iznosi, intenzitet i iznos javne potpore, broj bodova po projektu uvidom u zaprimljene dokumente koristeći kontrolnu listu „Analiza 2“, u skladu s pojašnjenjima koji su sastavni dio te kontrolne liste Podaktivnost A 4. 2. – Zahtjev za O/I ü ako je bilo koji odgovor tijekom analize 2 “OBRAZLOŽENJE/ISPRAVAK“ ocjenjivač će postupiti na način kako je propisano podaktivnošću A 3. 3. → samo obrazloženje/ispravak bez dopune ü provjera potpunosti prijave projekta se obavlja u analizi 1 iz razloga što ocjenjivači trebaju ocijeniti projekte na temelju potpune prijave ne opterećujući se temeljnim administrativnim kriterijima i potpunosti dokumentacije → iznimno, ocjenjivači mogu i tijekom analize 2 tražiti dokumentaciju ukoliko je potrebna za donošenje ocjene projekata ü vrijeme potrebno nositelju projekta na odgovor na Zahtjev za O/I nije mjerodavno prilikom rangiranje → vrijeme iz Analize 1
Podaktivnost A 4. 3. – Analiza 2 pozitivna/negativna ü ako je prijava projekta prije/poslije O/I pozitivno ocijenjena, odnosno svi odgovori na kontrolna pitanja su DA, ocjenjivač će završiti s analizom 2 i obavijestiti voditelja LAG-a o pozitivnoj analizi 2 te napisati preporuku članovima UO LAG-a o opravdanosti projekta ü ako je prijava projekta prije/poslije O/I negativno ocijenjena, odnosno projekt ne udovoljava uvjetima prihvatljivosti ili ne prolazi minimalni prag prolaznosti sukladno kriterijima odabira, projekt će biti isključen iz daljnjeg postupka odabira. U toj situaciji, ocjenjivači moraju jasno naznačiti zašto je projekt negativno ocijenjen. ü u slučaju negativno ocijenjenih projekata i/ili smanjenja broja bodova u odnosu na traženo i/ili smanjenja iznosa tražene potpore, ažurira se rang lista sukladno novonastaloj situaciji → mogućnost da određeni projekti ulaze u analizu 1 ü rezultati analize 2 (pozitivno/negativno) moraju biti odobreni ili odbijeni od strane UO LAG-a → izdavanje odluka zavisi o dovoljno ili nedovoljno raspoloživih sredstava, odnosno principu 1 ili principu 2
RANGIRANJE Pravila prilikom rangiranja ü u LAG natječaju se jasno mora naznačiti da se nositelju projekta neće dodijeliti veći broj bodova po pojedinom kriteriju odabira kao ni iznos potpore veći od traženog u prijavnom obrascu ü olakšava administrativnu obradu u slučajnu nedovoljno raspoloživih sredstava → u protivnome sve prijave projekta se moraju obraditi → TO JE CILJ IZBJEĆI ü prednost na rang listi imaju prijave projekata s ostvarenim većim brojem bodova tijekom administrativne obrade ü u slučaju da dva projekta imaju isti ostvareni broj bodova prednost na rang listi imaju projekti prema kriterijima kako ih je za takve slučajeve odabrani LAG naveo u svojoj LRS ü ako je odabrani LAG u svojoj LRS naveo prioritetne kriterije odabira isti jasno moraju biti naznačeni u LAG natječaju i sukladno istima provesti rangiranje
ü Ako dvije ili više prijava projekata i nakon takve provjere imaju isti broj bodova i isto vrijeme podnošenja prijave, provest će se postupak izvlačenja slučajnim odabirom u prisutnosti javnog bilježnika ü gore navedena pravila moraju biti jasno naznačena u LAG Natječaju ü u slučaju dovoljno raspoloživih sredstava, odnosno ako je iznos zatražene potpore manji od iznosa raspoloživih sredstava propisanih LAG Natječajem, administrativna obrada se obavlja po Principu 1 ü u slučaju nedovoljno raspoloživih sredstava, odnosno ako je iznos zatražene potpore veći od iznosa raspoloživih sredstava propisanih LAG Natječajem, administrativna obrada se obavlja po Principu 2. ü administrativna obrada po principu 1 ili 2 utvrđuje se nakon izrade inicijalne rang liste
Princip 1 (Dovoljno raspoloživih sredstava) ü ne utvrđuje se prag raspoloživih sredstava i prag za administrativnu obradu → za sve zaprimljene prijave projekta ima dovoljno raspoloživih sredstava → redoslijed na rang listi nije presudan prilikom ostvarivanje prava na javnu potporu ü analiza 1 započinje s obradom projekata po redoslijedu zaprimanja ü ako je analiza 1 pozitivna za prvu prijavu projekta nad kojima je provedena administrativna obrada, LAG može imenovati Ocjenjivački odbor i obaviti analizu 2 → nakon pozitivne analize 2 može se sazvati sjednica UO LAG-a kako bi članovi odobrili/odbili predloženi projekt ü prednost takvog modela je brzo izdavanje odluka i podnošenje Zahtjeva za potporu u AP → negativna strana takvog modela je ta što bi se UO LAG-a morao sazvati više puta u vrlo kratkim rokovima (par puta tjedno) ü preporuka je da se što više prijava projekata obradi u analizi 1 i 2 i da se potom sazove sjednica UO LAG -a kako bi članovi UO LAG-a odobrili/odbili veći broj projekata
Princip 2 (Nedovoljno raspoloživih sredstava) ü utvrđuje se prag raspoloživih sredstava i prag za administrativnu obradu → za sve zaprimljene prijave projekta nema dovoljno raspoloživih sredstava → redoslijed na rang listi je bitan prilikom ostvarivanja prava na javnu potporu ü analiza 1 započinje s obradom projekata koji imaju najveći zatraženi broj bodova ü analiza 1 se obavlja na svim prijavama projekta koji se nalaze iznad praga za administrativnu obradu ü kada je analiza 1 završena za sve projekte koji se nalaze iznad praga za administrativnu obradu, a ujedno su i pozitivni, započinje analiza 2 ü paralelno sa početkom analize 2, saziva se sjednica UO LAG-a kako bi se potvrdilo isključenje projekata iz analize 1 ü u slučaju da nositelj projekta nije podnio prigovor na Odluku o odbijanju projekta ili je prigovor odbijen, takvi projekti imaju status pravomoćnosti te se iznos zatražene potpore po tim projektima trajno isključuje. Ako tada iznos zatražene potpore bude manji od iznosa raspoloživih sredstava, administrativna obrada se može nastaviti po principu 1
ü nakon završetka analize 2, za svaki pozitivan i/ili negativan projekt članovi UO LAG-a moraju provesti glasovanje ü završiti analizu 2 kada su sve prijave projekta iznad praga raspoloživih sredstava pozitivne → u slučaju da su sve žalbe odbijene i/ili se nositelji projekta nisu žalili, projekti koji se nalaze iznad praga raspoloživih sredstava bili bi odabrani ü na odabranom LAG-u je izbor o učestalosti sazivanja sjednica UO LAG-a ü preporuka je da se sjednica UO LAG-a sazove kada su svi projekti koji se nalaze iznad praga raspoloživih sredstava pozitivni/negativni nakon analize 2 ü u slučaju da se projekt nalazi na prvom mjestu ispod praga raspoloživih sredstava te njegova zatražena potpora nadmašuje iznos raspoloživih sredstava, odabrani LAG može predložiti nositelju projekta da s preostalim raspoloživim sredstvima provede prijavljeni projekt, ukoliko to ne utječe na ciljeve i rezultate projekta ü ukoliko nositelj projekta pristane na navedeno, isti se smatra odabranim projektom → ako ne, navedena mogućnost se predlaže sljedećem nositelju projekta
A 5. Odabir projekata od strane UO LAG-a Aktivnost A 5. Odabir projekata od strane UO LAG-a se sastoji od sljedećih podaktivnosti: Sjednice UO LAG-a A 5. 1. Izdavanje Odluka A 5. 2. Postupak prigovora A 5. 3. Informiranje javnosti A 5. 4.
Podaktivnost A 5. 1. – Sjednice UO LAG-a ü nakon što su prijave projekta isključene iz analize 1/analize 2 ili su pozitivne nakon analize 2, odabrani LAG saziva sjednicu UO LAG-a kako bi članovi UO LAG-a za svaki pozitivan i/ili negativan projekt mogli provesti glasovanje i time započinje 3. faza u postupku odabira projekata: Odabir projekata od strane UO LAG-a ü sjednice UO LAG-a mogu se održavati za svaku pojedinačnu prijavu projekta ili za više prijava projekata ü voditelj LAG-a ili druga odgovorna osoba prije održavanja sjednice LAG-a (preporuka 7 dana prije dana održavanja sjednice) elektroničkim putem obavještava sve članove UO LAG-a o održavanju sjednice navodeći vrijeme i mjesto održavanja sjednice te temu sjednice → preporuka je da se članovi telefonski kontaktiraju ü zajedno s elektroničkom obavijesti šalje se i popis nositelja projekata prijavljenih na LAG Natječaj kako bi članovi UO LAG-a mogli zatražiti izuzimanje u slučaju sukoba interesa
ü član UO LAG-a unaprijed obavještava odabrani LAG o sljedećem: Ø hoće li moći prisustvovati sjednici UO LAG-a Ø nalazi li se u sukobu interesa Ø hoće li glasovati pisanim postupkom, ako nije u mogućnosti prisustvovati sjednici UO LAG-a ü svaki pojedinačni član UO LAG-a može maksimalno jednom (1) u četiri (4) uzastopne sjednice glasovati pisanim postupkom ü ako se član UO LAG-a izjasni da će glasovati pisanim postupkom šalju mu se materijali prije sjednice UO LAG-a, te isti mora glasovati najkasnije do početka sjednice UO LAG-a, u suprotnom će se smatrati suzdržanim ü članovi UO LAG-a moraju imati relevantnu dokumentaciju prilikom odlučivanja → na zahtjev UO LAG-a ocjenjivači ili LAG administratori mogu prisustvovati sjednicama kako bi jasnije obrazložili rezultate administrativne obrade ü zapisnici sa sastanaka UO LAG-a bilježe se i pohranjuju u svaki prijavni dosje projekta ü u zapisnicima mora jasno biti naznačeno koji članovi UO LAG-a su imali pravo glasa prilikom odlučivanja i rezultati samog glasovanja po svakom članu UO LAG-a pojedinačno
ü članovi UO LAG-a prilikom glasovanja se moraju izjasniti pozitivno (DA) ili negativno (NE) → suzdržanost prilikom glasovanja nije dozvoljena ü u svrhu izbjegavanja sukoba interesa i osiguravanja načela ravnopravnosti prilikom odlučivanja mogu se aktivirati zamjenski članovi UO LAG-a: Ø preduvjet je imenovanje zamjenskih članova UO LAG-a od strane skupštine LAG-a → na njih se primjenjuju svi uvjeti prihvatljivosti iz čl. 6. Pravilnika (mora se nalaziti na području LAG-a, itd. ) Ø imenovanje više zamjenskih članova po sektorima radi fleksibilnosti, a ne zamjena pojedinačnog člana ü članovi UO LAG-a kod kojih je utvrđen sukob interesa u potpunosti se izuzimaju iz odlučivanja i umjesto njih dolaze zamjenski članovi UO LAG-a → time se osigurava ravnopravnost prilikom odlučivanja jer kod svakog pojedinačnog glasovanja o projektu, zadovoljeno je pravilo da bilo koja interesna skupina ne posjeduje više od 49% glasačkih prava prilikom odlučivanja → prednost je u tome što je prilikom glasovanja u potpunosti eliminiran sukob interesa ü ako se članovi UO LAG-a ne slažu s isključivanjem prijava projekata iz analize 1 ili 2 ili odobrenjem projekata, isti moraju jasno dokazati vlastitom provjerom i na temelju činjenica da je prijava projekta (ne)prihvatljiva → u prijavnom dosjeu mora biti zabilježen jasan trag o navedenom postupanju
Podaktivnost A 5. 2. – Izdavanje Odluka ü nakon odabira ili odbijanja projekata od strane UO LAG-a izdaju se Odluke nositeljima projekata na sljedeći način: 1. U slučaju dovoljno raspoloživih sredstava (Princip 1. ) Ø Odluka o odbijanju projekta, u slučaju ako je prijava projekta negativna u analizi 1 ili 2 • ako je prigovor prihvaćen, prijava projekta se ponovo vraća u administrativnu obradu i izdaje se Odluka o odabiru projekta Ø Odluka o odabiru projekta, u slučaju ako je prijava projekta pozitivna u analizi 1 ili 2 • ako je prigovor prihvaćen, prijava projekta se ponovo vraća u administrativnu obradu i izdaje se Izmjena Odluke o odabiru projekta ü Nakon pravomoćnosti svih odluka, rang lista se objavljuje na mrežnim stranicama LAG-a
2. U slučaju nedovoljno raspoloživih sredstava (Princip 2. ) Ø Odluka o rezultatu administrativne kontrole, u slučaju da je projekt pozitivan, ali su ili zatraženi bodovi ili potpora smanjeni tijekom administrativne obrade Ø Odluka o odbijanju projekta, u slučaju ako je prijava projekta negativna u analizi 1 ili 2 ü Nakon rješavanja prigovora i provjere dostatnosti sredstava izdaju se sljedeće odluke/obavijesti: Ø Odluka o odabiru projekta, za one za koje postoji dovoljno raspoloživih sredstava Ø Obavijest o odbacivanju prijave zbog nedovoljno raspoloživih sredstava, za one za koje ne postoji dovoljno raspoloživih sredstava ü Navedene odluke/obavijesti su pravomoćne i nositelj projekta nema pravo podnijeti prigovor ü Preporuka je da odabrani LAG nakon pravomoćnosti svih Odluka o rezultatu administrativne kontrole ili Odluka o odbijanju projekata obavlja test dostatnosti sredstava i izdaje Odluke o odabiru projekata ili Obavijesti o odbacivanju prijave zbog nedovoljno raspoloživih sredstava → IZBJEGAVANJE IZDAVANJA POGREŠNIH ODLUKA
Podaktivnost A 5. 3. – Prigovori ü na odluke koje donosi odabrani LAG nositelj projekta ima pravo podnijeti prigovor tijelu LAG-a nadležnom za prigovore ü odabrani LAG imenuje članove tijela LAG-a nadležnog za prigovore, a isti ne smiju sudjelovati u niti jednoj od faza u postupku odabira projekata ü prigovor se podnosi preporučenom poštom na adresu LAG-a, te cijeli postupak podnošenja prigovora mora biti naveden u LAG natječaju ü odluke tijela LAG-a nadležnog za prigovore moraju biti jasne i konačne i ne mogu ni na koji način biti promijenjene od strane UO LAG-a ü odabrani LAG-a obavještava nositelja projekta o odluci tijela LAG-a nadležnog za prigovore
Podaktivnost A 5. 4. – Informiranje o odabranim projektima ü rang lista se objavljuje nakon pravomoćnosti svih odluka ü popis projekata se objavljuje zajedno s rang listom i minimalno sadrži sljedeće: Ø naziv nositelja projekta Ø naziv projekta i njegov kratak opis i Ø intenzitet potpore i iznos potpore.
NAČELA Sektorska zastupljenost ODLUČIVANJE METODA ZAMJENSKIH ČLANOVA Napomena: zamjenski članovi se uključuju umjesto članova koji su u sukobu i imaju pravo glasa kod svih projekata Gospodarski UKUPNO ČLANOVA Osiguranje kvoruma (51% fizički prisutni) Javni Sektorska Najmanje 51% članova UO LAG-a zastupljenost mora imati pravo glasa prilikom (ravnopravnost odlučivanja nakon isključenja prilikom odlučivanja članova kod kojih je utvrđen sukob - pravilo 49%) interesa Odluke su donosene nadpolovičnom većinom Najmanje 50 % glasova pripada partnerima koji ne pripadaju tijelima javne vlasti Vrijednost Odluke su donosene nadpolovičnom većinom Ostvarenje uvjeta (DA/NE) Civilni Apsolutni udio Relativni (%) 33% 5 33% Vrijednost Ostvarenje uvjeta (DA/NE) 67% DA DA 87% DA Broj članova UO LAG-a (redovan): 15 5 Isključenje zbog sukoba interesa: 3 1 1 1 Zamjenski članovi (uključenje): 3 1 1 1 Broj članova UO-a LAG s pravom glasa (nakon utvrđivanja sukoba interesa): 15 5 33% Broj UO LAG-a (s pravom glasa nakon utvrđivanja sukoba interesa): Fizički nazočni: 10 Pisani postupak: 3 Nije se pojavilo: 2 13 4 31% 5 38% 4 31% PRIMJER: Broj članova UO LAG-a koji su glasovali za projekt (ispunjavanje uvjeta) 8 3 37, 50% 4 50% 1 12, 50% 62% DA DA PRIMJER: Broj članova UO LAG-a koji su glasovali za projekt - neispunjavanje uvjeta (manje od 51% glasovali za projekt) 6 2 33% 3 50% 1 17% 46% NE DA PRIMJER: Broj članova UO LAG-a koji su glasovali za projekt - neispunjavanje uvjeta (50% - javna vlast) 8 2 25% 5 63% 1 13% 62% DA NE
B. SPORAZUM O SURADNJI ü temelji se na Uredbi (EU) br. 809/2014 (čl. 48. i čl. 60) ü administrativne provjere na svim zahtjevima za potporu, zahtjevima za isplatu propisane su člankom 48. Uredbe (EU) br. 809/2014 → tako i na projektima preko LRS ü predmet delegiranja su provjere iz čl. 48. st. 2. Uredbe (EU) br. 809/2014: Ø provjera prihvatljivosti korisnika (nositelja projekta) Ø provjera sukladnosti s kriterijima odabira ü ostale administrativne provjere iz čl. 48. st. 2 Uredbe (EU) br. 809/2014 mogu se delegirati kod TO gdje se iznos potpore dodjeljuje u paušalnom iznosu (TO 6. 3. 1. , TO 6. 1. 1. , TO 6. 2. 1. ) Ø nema postupka nabave (niti javne), nema provjere opravdanosti troškova, nema provjera sukladnosti sa Zakonom o gradnji, ostalim standardima Ø poslovni plan jednostavan i provjere ne zahtijevaju teže ekonomsko-financijske izračune (ISR; NSV) ü kod M 4, M 7, M 8 (i ostalih gdje postoje postupci nabave) ostale provjere ostaju u nadležnosti AP
ü zadaće koje LAG mora obavljati prilikom provođenja delegiranih administrativnih provjera Ø sastavlja i primjenjuje odgovarajuće postupke i kriterije za obavljanje delegiranih administrativnih provjera Ø prikuplja, unosi, pohranjuje i razvrstava podatke o svakom prijavljenom projektu u svrhu praćenja, financijskog upravljanja, provjera i revizije, a posebno za evaluaciju odabrane LRS Ø sudjeluje u provedbi aktivnosti sprječavanja, otkrivanja i ispravljanja nepravilnosti, uključujući sumnju na prijevaru Ø uspostavlja sustave i postupke kojima se osigurava da se svi dokumenti koji su potrebni za osiguravanje odgovarajućeg revizijskog traga pohranjuju u skladu s zahtjevima članka 72. točke g) Uredbe (EU) br. 1303/2013 Ø izrađuje interne procedure sukladno smjernicama Ø suradnja s nadležnim tijelima Ø obavlja posjetu lokaciji ulaganja minimalno jednom tijekom razdoblja provedbe projekta Procedure ü interne procedure LAG-a (npr. priručnik, pravilnik) moraju biti usklađene sa smjernicama → ujednačuje se procedura između LAG-ova ü ako Agencija za plaćanja izmjenjuje smjernice, LAG je obvezan interne procedure uskladiti sukladno izmjenama/dopunama smjernica ü interne procedure LAG-a moraju biti odobrene prije objave LAG Natječaja i od strane nadležnog tijela LAG-a
Sumnje na nepravilnost i/ili prijevaru ü u slučaju sumnje na nepravilnost i/ili prijevaru, odabrani LAG o tome odmah obavještava Agenciju za plaćanja dostavom detaljnog opisa i dostupne dokumentacija Razmjena informacija i podataka ü međusobna suradnja u razmjeni podataka i informacija → sve razmijenjene informacije smatrati će se povjerljivima → odredbe Sporazuma o povjerljivosti Izjava o ispunjavanju sporazumnih obaveza ü izjava se dostavlja do 15. veljače godine „n” za godinu „n-1” tijekom trajanja Sporazuma ü izjavom odabrani LAG potvrđuje da ispunjava svoje obveze propisane Sporazumom ü ako LAG ne dostavi izjavu u roku, ostavlja se rok od (10) dana od dana pisanog upozorenja na dostavu ü izjava je sastavni dio Sporazuma
Kontrola rada LAG-a ü obavlja se prilikom podnošenja Zahtjeva za potporu u AGRONET sustav ponavljajući administrativne provjere i/ili posjetom lokaciji na terenu ü cilj je utvrditi da li odabrani LAG obavlja delegirane provjere na propisani način i da li se prilikom istih drži internih procedura koje moraju biti usklađene sa smjernicama (pohrana, revizijski trag. . ) Suspenzivni učinak ü ako se kontrolom rada LAG-a utvrdi da LAG ne ispunjava sporazumne obveze šalje se pisano upozorenje ü u pisanom upozorenju navode se činjenice koje su dovele do neispunjavanja sporazumnih obveza (npr. ne postoje dokumenti s kojima je LAG utvrdio da je nositelj projekta prihvatljiv ili uvidom u dokumente se utvrdi da nositelj projekta uopće nije prihvatljiv) ü LAG ima 10 dana da otkloni nedostatke u sustavu upravljanja kontrole i kvalitete dostavom odgovarajuće dokumentacije (izmijenjen procedure, pojačana kontrola djelatnika) i/ili navodi rok u kojem planira otkloniti nedostatke
Ø ako LAG u 10 dana ne otkloni nedostatke u sustavu upravljanja i kvalitete i/ili navede duži rok, Agencija šalje obavijest o privremenoj obustavi provedbe operacija u okviru odabrane LRS → s time se privremeno obustavljaju svi postupci koji su u izravnoj i/ili neizravnoj vezi s provedbom delegiranih administrativnih provjera Ø ako LAG otkloni nedostatke dostavom odgovarajuće dokumentacije Agencija za plaćanja izdaje suglasnost Ø LAG nema pravo na provedbu operacija iz odabrane LRS od dana zaprimanja obavijesti do dobivanja suglasnosti
Raskid Sporazuma ü Agencija za plaćanja će raskinuti Sporazum ako: Ø se utvrdi da odabrani LAG provodi operacije u okviru odabrane LRS unatoč privremenoj obustavi provođenja operacija Ø odabrani LAG onemogućava posjet lokaciji na terenu ü Agencija za plaćanja može raskinuti Sporazum ako: Ø Ø se nakon otklanjanja nedostatka u sustavu upravljanja i kontrole ponovno utvrde propusti dođe do povrede Sporazuma o povjerljivosti nisu dostavljeni dokumenti i informacije zatražene od strane Agencije za plaćanja u ostavljenom roku nije dostavljena Izjava o ispunjavanju ü raskidom Sporazuma o suradnji, raskida se i Ugovor sa svim pravnim posljedicama koji iz njega proizlaze Sporazum o povjerljivosti ü sastavni dio Sporazuma → LAG ne smije davati informacije i podatke dobivene od strane Agencije za plaćanja, niti ih prenositi trećim stranama
Zahvaljujemo na pažnji!
- Slides: 48
