Sminaire de formation Mthodes dAudit Cycle Ventes Clients

Séminaire de formation Méthodes d’Audit Cycle Ventes- Clients 2005 1

S O M M A I R E § Introduction ► Fondamentaux comptables ► approche de la démarche d’audit 1. Objectifs d’Audit 2. Revue du contrôle interne 3. Révision des comptes § Conclusion ► Rôle et responsabilité de l’assistant 2

Cycle Ventes – Clients 1. OBJECTIFS D’AUDIT 3

Risques généraux Fait générateur Recouvrement Garanties données DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : REALITE EXHAUSTIVITE UNICITE CONCERNE L’ENTREPRISE BONNE PERIODE BON COMPTE BON MONTANT 4

Objectifs d’audit OBJECTIFS TRAVAUX § réalité revue du contrôle interne § concerne l’entreprise contrôle de pièces § sans oubli (exhaustivité) apurement, circularisation § sans double emploi revue du contrôle interne § dans le bon compte méthodes et principes comptables § pour le bon montant contrôle de pièce, dépréciation, opérations en devises § sur la bonne période test de cut-off, 5

Cycle Ventes – Clients 2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE 6

Revue du contrôle interne 2. 1 Connaissances des opérations 2. 2 Evaluation du contrôle interne 2. 3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne 7

2. 1 Connaissance des opérations § Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel § Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité RECENSEMENT Produits commercialisés Procédés de vente Activités annexes Prise de connaissance des principes et méthodes comptables - achèvement / avancement, - évaluation, - garantie hors-bilan, - provisions, - devises / couvertures 8

2. 1 Connaissance des opérations § Principaux services intervenants Administration des ventes Crédit Manager * traitement et suivi des commandes * approbation des commandes * suivi des litiges Expédition * contrôle des autorisations préalables à la sortie de marchandises Facturation * émission de la facture Suivi des comptes * validation de la correcte imputation * suivi des règlements 9

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Principales phases du cycle § Compétences pluridisciplinaires nécessaires 10

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Principales phases du cycle Acceptation de la commande Expédition Facturation Enregistrement des factures Suivi des comptes clients des encaissements 11

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Acceptation, traitement et exécution de la commande * toutes les commandes sont traitées rapidement (pas de livraisons pouvant générer ultérieurement des litiges) * les conditions de la commande sont Le contrôle interne doit garantir que acceptables * le client est solvable * la commande est acceptée par un responsable 12

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Facturation * les factures sont toutes correctement et rapidement établies * les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux quantités Les procédures de livraison et de facturation doivent donner l’assurance que : commandées et aux quantités facturées * les prix sont correctement appliqués et que les différents rabais ou remises sont accordés en fonction des accords passés avec le client * la facture est arithmétiquement correcte 13

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Enregistrement des factures Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des factures. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates 14

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Suivi des comptes clients * les créances s’apurent « normalement » , à l’échéance de la facture (ce qui permet de déceler et d’analyser les incidents de paiements), * une procédure de relance et de mise en contentieux existe et est efficace, Le contrôle interne doit garantir que * des actions commerciales sont entreprises en cas d’impayés importants (arrêt de livraisons, etc. ), * la méthode d’évaluation de la provision pour dépréciation des créances clients est adéquate au regard du niveau de risque de non recouvrement. 15

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Suivi des encaissements * les recettes sont intégralement comptabilisées Le contrôle interne doit garantir que * les recettes sont correctement comptabilisées (bon compte individuel) 16

2. 2 Evaluation du contrôle interne § Compétences nécessaires en complément de l’audit financier 17

2. 3 Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche § Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter : ► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, ► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence § Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final ► Une procédure fiable permettra de limiter le champ de révision ► Une procédure faible conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques 18

Cycle Ventes – Clients 3. REVISION DES COMPTES 19

Révision des comptes 3. 1 Préparation du final 3. 2 Travaux de contrôle 3. 3 Mémo de synthèse 3. 4 Contrôle de l’annexe 20

3. 1 Préparation du final Préparation des circularisations * sélection des clients à circulariser à partir des balances auxiliaires, suivant l’importance du solde de clôture et du volume des opérations traitées par les clients * préparation et envoi des lettres * mise en place d’un tableau de suivi 21

3. 2 Travaux de contrôle (1/2) 1. Etablissement de la feuille maîtresse 2. Revue analytique des principaux postes 3. Cadrage balance auxiliaire/balance générale 4. Exploitation de la circularisation et revue des intercos, mise en place d’une procédure alternative le cas échéant 5. Tests de cut-off 6. Contrôle et apurement des AAE et des FAE 22

3. 2 Travaux de contrôle (2/2) 7. Contrôle de pièces 8. Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises (principe et tests) 9. Contrôle des clients créditeurs 10. Apurement des effets à recevoir 11. Contrôle des provisions pour dépréciation des créances ET SURTOUT : Je n ’oublie pas de prendre connaissance du mémo de section N-1 et de la synthèse intérimaire 23

3. 2. 1 Etablissement de la feuille maîtresse § Rappel rapide des principes méthodologiques § Présentation des comptes concernés : ► ACTIF : 41 - Clients et comptes rattachés 49 - Provisions pour dépréciation des comptes clients ► PASSIF : 419 - Clients créditeurs ► CR : 654 - Pertes sur créances irrécouvrables 665 - Escomptes accordés 681 - Dotations aux provisions pour dépréciation des créances 70 - Ventes 781 - Reprises de provisions pour dépréciation des créances 24

3. 2. 1 Etablissement de la feuille maîtresse 25

3. 2. 2 Revue analytique Objectifs Travaux à effectuer § Comprendre l’évolution des principaux postes § Orienter les travaux à effectuer sur le cycle § Rappel des principes méthodologiques § Réaliser un comparatif N/N-1 en valeur et/ou en % § Analyser les principales variations : par entretien, par recoupement avec les évolutions des postes de produits, § Calculer le délai de règlement clients : selon la méthode ayant le plus de pertinence pour la société (tenir compte de la nature de l’activité) § Rédiger une note intégrable directement dans le mémo de synthèse 26

3. 2. 3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale § Objectifs S’assurer de l’exhaustivité des comptes clients tels qu’ils apparaissent dans la balance générale § S’assurer de la non compensation des soldes créditeurs et débiteurs Travaux à effectuer § Rapprocher le solde de la balance générale de celui de la balance auxiliaire § Analyser les écarts (100%) § Matérialiser le rapprochement et rationaliser les écarts 27

3. 2. 4 Exploitation des circularisations § Exploitation des circularisation et revue des comptes intercompagnies § S’assurer de la réalité des créances et de l’exhaustivité de leur comptabilisation Objectifs § Isoler les risques / créances : ► litige commercial ► problème dans la chaîne de traitement comptable Exercice n° 1 28

3. 2. 4 Exploitation des circularisations Travaux à effectuer § Faire effectuer par le client une relance par § Mettre en œuvre une procédure fax si le taux de réponses obtenues n’est alternative, si nécessaire : ► analyse du détail du solde des clients pas satisfaisant. n’ayant pas répondus à la circularisation ► remonter à la pièce justificative pour les § Rapprocher le solde comptabilisé dans la éléments principaux balance auxiliaire par la société de la réponse obtenue. § § Se faire expliquer les écarts, le cas échéant. § Faire un tableau de synthèse et conclure. S’assurer qu’une procédure de rapprochement des soldes intragroupe a été mise en place. 29

3. 2. 5 Cut-off 30

3. 2. 6 FAE, AAE, PCA § Contrôle et apurement des AAE, FAE et PCA Objectifs § S’assurer de l’exhaustivité des créances comptabilisées § S’assurer de la correcte séparation des exercices Travaux à effectuer § Rapprocher les FAE des bons d’expéditions correspondants § Contrôler les quantités et les prix devant être facturés § S’assurer du correct apurement des FAE (émission des factures) sur l’exercice (ou la période) suivant(e) § Obtenir des explications auprès du service commercial pour les principaux montants d’AAE § Rapprocher les AAE des factures correspondantes § S’assurer du correct apurement des AAE sur l’exercice (ou la période) suivant(e) § S ’assurer de la pertinence des avoirs à établir émis juste après la clôture 31

3. 2. 7 Contrôle de pièces § Contrôle de pièces Objectifs § Réalité de la créance § Concerne bien l’entreprise § Correcte évaluation et bonne imputation comptable Travaux à effectuer § Contrôler que la facture a bien été émise par la société § Valider que chaque facture sélectionnée correspond à une commande autorisée par le § responsable, à une sortie de stock des bonnes quantités, à un enregistrement comptable pour § le bon montant (TTC, TVA et HT) § Contrôler la date de réalisation de la prestation et la date d ’émission de la facture 32

3. 2. 8 Créances en devises § Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises Objectifs § S ’assurer que les créances en devises sont valorisées au cours de clôture, § S ’assurer que les écarts de conversion n ’ont pas été compensés, § S ’assurer que le risque de change latent sur l ’écart de conversion actif est provisionné. Travaux à effectuer § Obtenir le recensement des créances en devises, triées par devises. § Valider les cours retenus pour la valorisation des soldes en devises significatifs. § Recouper avec le détail des comptes de conversion (actif / passif). § Contrôler que l ’écart de conversion actif est l ’objet d ’une provision pour risques du même montant. Exercice n° 2 33

3. 2. 9 Clients créditeurs § Contrôle des clients créditeurs Objectifs § S ’assurer que ces comptes sont suivis et ne sont pas la manifestation d ’un litige ou d ’un risque latent. Travaux à effectuer § Obtenir le détail des comptes clients créditeurs. § Apprécier leur nature, leur bien fondé (risque latent, litige? ) § Valider leur montant par rapprochement avec les flux de trésorerie. § Obtenir des informations sur leur dénouement. 34

3. 2. 10 Apurement des effets à recevoir § Apurement des effets à recevoir Objectifs 3 S ’assurer de l ’exhaustivité, de la réalité et de l ’évaluation des effets à recevoir Travaux à effectuer Obtenir le détail des effets par banque et par échéance. 3 Rapprocher leur montant des soldes confirmés par les banques (réponses à la circularisation). 3 Contrôler leur apurement sur les relevés de comptes bancaires. 3 Obtenir des explications pour les rejets significatifs (litiges? Risque latent sur un client? ) 3 35

3. 2. 11 Contrôle des provisions pour dépréciations § Contrôle des provisions pour dépréciations Objectifs S ’assurer que les provisions pour dépréciation des créances sont correctement évaluées et couvrent suffisamment le risque client. 3 Travaux à effectuer Pour les clients douteux : Obtenir le détail, valider les principales variations (pièces justificatives du redressement judiciaire, de la mise en liquidation…), valider la pertinence des soldes à la clôture (avancement dans la procédure, jugements, …) et contrôler que le taux de dépréciation est en adéquation avec le niveau de risque. 3 Pour les clients « sains » : Obtenir la balance âgée, analyser par entretien le risque des créances les plus anciennes et s ’assurer que les incidents de paiement ne présentent pas un risque latent pour la société. S ’assurer que le mode de dépréciation selon l ’ancienneté de la créance est appliqué et est adéquat avec les risques identifiés. Par ailleurs, les créances les plus significatives peuvent être analysées, même si elles ne sont pas anciennes. 3 36

3. 3 Mémo de synthèse § Rappel des objectifs poursuivis § Présentation des données chiffrées : ► présentation synthétique ► éléments de la revue analytique - commentaires § Récapitulatif des travaux effectués : ► indexé avec les sous sections § Points notés (indexés avec les travaux) § Conclusion Exercice n° 3 37

3. 4 Contrôle de l’annexe § Revue des principes et méthodes comptables : tout changement de principes et méthodes doit être mentionné en annexe et l’impact sur les comptes doit être expressément présenté § Etat des échéances des créances : ► valeur brute ► part à moins d’un an ► entre 1 et 5 ans ► plus de 5 ans 38

3. 4 Contrôle de l’annexe § Tableau de provision de l’actif circulant § Montant des créances avec les entreprises liées (interco) § Détail des produits constatés d’avance § Si les montants sont significatifs, un tableau sur les engagements donnés et/ou reçus : ► dépôts de garantie, ventes de marchandises à terme, promesses de ventes, effets escomptés et non échus. . . 39

3. 4 Contrôle de l’annexe § Ventilation du chiffre d’affaires ► par secteur géographique ► par secteur d’activité ► identification du chiffre d’affaires réalisé avec les entreprises liées § Traitement du chiffre d’affaires libellé en devises § Explications de certaines variations significatives ► évolution du marché ► changement d’activité 40

Conclusion Rôle de l’assistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au préfinal : ► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo d’approche ► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les contrôle alternatifs 41